DEPARTAMENTO DE COMPRAS Y SUMINISTROS MARIA DEL PILAR GALAT

OBJETIVO Realizar la adquisición de bienes y servicios de acuerdo con el plan de necesidades de las unidades académicas y administrativas de la Universidad La Gran Colombia de manera, ágil, oportuna y eficaz, que permita brindar el apoyo administrativo a la institución en el cumplimiento de su misión institucional

DEPARTAMENTO DE COMPRAS Y SUMINISTROS

COLABORADORES MARCELA DIAZ

COLABORADORES LEONARDO BENITES

COLABORADORES JUAN CARLOS ROJAS

COLABORADORES LUZ YADIRA VARGAS

COLABORADORES AMPARO JIMENEZ

COLABORADORES MARIA DEL PILAR GALAT

CLASIFICACION DE LAS SOLICITUDES MEDIOS AUDIOVISUALES CENTRO DE MEDIOS AUDIOVISUALES

CLASIFICACION DE LAS SOLICITUDES TECNOLOGIA Y SOFTWARE INFORMATICA Y SISTEMAS

CLASIFICACION DE LAS SOLICITUDES LIBROS BIBLIOTECA

CLASIFICACION DE LAS SOLICITUDES PUBLICIDAD COMUNICACIÓN Y MERCADEO

CLASIFICACION DE LAS SOLICITUDES PUBLICIDAD

MUEBLES –MANTENIMIENTO CLASIFICACION DE LAS SOLICITUDES MUEBLES –MANTENIMIENTO Y ASEO Y CAFETERIA PLANTA FISICA SERVICIOS GENERALES

ARCHIVO GENERAL E HISTORICO CLASIFICACION DE LAS SOLICITUDES EMPASTE DE LIBROS ARCHIVO GENERAL E HISTORICO DESARROLLO HUMANO DOTACIONES EVENTOS COMPRAS

DESCRIPCION DE ACTIVIDADES EL PROCESO DE COMPRAS Y SUMINISTROS No RESPONSABLE DESCRIPCION DE ACTIVIDADES 1 Usuarios SOLICITUD DE PEDIDO Realizan la solicitud de pedido, la cual debe estar autorizada por el responsable del área. 2 Asistente de Compras RECEPCION DE SOLICITUD Revisa que las solicitudes contengan todas las especificaciones completas y claras. Verifica el inventario del sistema para saber si hay en stock el producto para así poder efectuar la entrega con el documento correspondiente. En caso de que no haya el elemento se inicia el proceso de adquisición. 3 Secretaria de Compras SOLICITUD DE COTIZACION Digita los elementos en el formato de solicitud de cotizaciones y procede a enviar por correo electrónico a los proveedores según la línea a la que corresponda. 4 Proveedor COTIZACION DEL PROVEEDOR Realizan la respectiva cotización y la hacen llegar por correo electrónico o fax. 5 RECEPCION DE COTIZACIONES Selecciona ítem por ítem y realiza el cuadro de adjudicación. 6 Jefe de Compras y Suministros APROBACION DE SELECCIÓN DE PROVEEDORES Revisa y aprueba la adjudicación y lo lleva para el respectivo visto bueno del autorizador del gasto. De acuerdo al literal 2.1. 7 GENERACION DE LA ORDEN DE COMPRA Realiza la orden de compra, con las cotizaciones y/o el cuadro de adjudicación debidamente aprobado y firmado, por los autorizadores del gasto. 8 ENVIO DE ORDEN DE COMPRA Envía vía fax la orden de compra al proveedor seleccionado. Entrega 1 copia de la orden de compra al almacenista y dos para la secretaria de compras (AZ orden de compra (provisional) y AZ entradas mensuales). 9 Almacenista RECEPCION Y VERIFICACION DEL PRODUCTO O SERVICIO Recibe la mercancía, confrontando físicamente con la orden de compra y la factura. Si esta conforme procede a ingresar al sistema de información, relacionando orden de compra y número de factura. Luego envía el documento de entrada y la factura ingresada a la oficina de compras para el respectivo tramite de pago. Igualmente se informa telefónicamente a la dependencia que realizó la solicitud de pedido, que los productos solicitados se encuentran en el Almacén. En caso de que el producto no cumpla con las especificaciones requeridas se hará devolución al proveedor. 10 ENTREGA DE PRODUCTO O SERVICIO Se realiza la respectiva salida de almacén a cada centro de costos y le entrega el producto o servicio solicitado al usuario. 11 Usuario RECEPCION DE PRODUCTO O SERVICIO Recibe los productos comprados.

EL PROCESO DE COMPRAS Y SUMINISTROS

SISTEMA DE INFORMACION

LISTADO CENTRO DE COSTOS-FUENTE/FUNCION DEPENDENCIAS DE LA UNIVERSIDAD SISTEMA DE INFORMACION LISTADO CENTRO DE COSTOS-FUENTE/FUNCION DESTINOS DEPENDENCIAS DE LA UNIVERSIDAD DESTINO FONDO FUNCION 1 3009901 Rectoria Dr. Jose Galat Noumer 151 2 3099901 Fondo Unigran Dra. Mª del Pilar Galat 3 5059901 Seguridad y Vigilancia 4 3119901 Fundacin Ictus TV Amiga 5 3129901 Incubar Colombia 6 3029901 Secretaria general Dr. Carlos A Pulido 7 3020101 Archivo G/ral e Hist Dra. Doris C Donado 8 3020201 Archivo y C/dencia Dr. Carlos A Pulido 9 3059901 Planeacion Dr. Humberto Lisarazo 10 3079901 Asesoria Juridica Dr. Marco T Calderon 11 3039901 Control Interno Dr. Roberto Sanchez G 12 2009901 Consiliatura Dr. German D Ledesma 13 4009901 Vice-rectoria Academica Dra. Mª Eugenia C 121 14 4039901 Direccion y Docencia Dr. 15 1009901 Secretaria H Plenum Dra. Luz M Toro B 16 5019901 Division Financiera Dra. Martha A ParejaT 17 5020101 Aprendices Sena Dr Alvarao Camargo 18 5010101 Contabilidad Dra. Maryorie Cibides Vega 19 5010201 Presupuesto Dra. Edna Muñoz 20 5010401 Cartera Dra. Deisy Alarcon 21 5010301 Pagaduria Sra. Cecilia Carreño 22 5009901 Vice-rectoria Ad/tiva Dr. Juan C Botero 23 5089901 C/ión M/deo y Publicacion Diana Carolina cortez 24 5079901 Centro de Medios Audiovisuales - Cemav 25 5029901 Recursos Humanos Dr. Alvaro Camargo 26 5040101 Procesamiento Datos Ing. Pedro Sevillano 27 5039901 Planta Fisica Arq. Ivan Zapata R 28 5030101 Servicios Generales Arq. Andrea C Rivera 29 3089901 Hacienda Santa Maria Sr. Ivan Acevedo 30 5069901 Compras Dra. Mª del Pilar Galat 31 4210501 universidad virtual 32 1019901 Revisoria Fiscal Dra. Luz Myriam Vargas 33 4049901 Division de Inv/nes Dr. Julian Escobar solar 111 34   PROYECTOS DE INVESTIGACION 112 35 INVESTIGACION 36 4029901 D/cion P/cion Social Dr. Pablo Emilio Florez 141 37 PROYECTOS PROYECCION SOCIAL 143 38 4059901 D/sion de S/s U/tarios Dra. Mery Castañeda 39 4069901 Bienestar U/tario Dra. Dalia Blanco 131 40 4050201 Biblioteca Dr Jonh Garzon M 41 4050101 Registro Admisiones Dra. Mery Castañeda 42 4409901 Fac P/grados y F/cion C. Dr. Jose Romero 43 4019901 Pastoral Unversitario P. Juan G Garcia 44 3109901 Centro de Etica Dr. 45 4209901 Fac de Arquitectura Dr. Francisco Beltran R 46 4219901 Fac C/cia de la Ed/cion Dra. Ana C Osorio 47 4210201 Centro de Idiomas Dra. Saide P Acevedo 48 4210301 Liceo Julio C Garcia Dra. Rosalba Osorio 49 5049901 Centro de Computo Academico Claudia R 50 4210401 Bachillerato Virtual Dra. Ana C Osorio 51 4220101 Centro Innovacion y talento Dr Victor M Perez A 52 4240201 Centro de Conciliacion Y Arbitraje Dr Diana C Gutierrez A 53 4400201 Fac de Contaduria Dra. Emma Carrion 54 4400202 Fac de Derecho Dra. Gloria Quiceno 55 4229901 Fac de Economia Dra. Jazmith Rojas 56 4259901 Fac de Ingenieria Dr. German Urdaneta 57 Consultorio Juridico Gloria Maecha 58 3060101 C/venios Inst/nales Florangela de Rodriguez 59 Convenio Fuerza Publica Dr. Jorge Serpa 60 3030101 control Academico Roberto Sanchez 61 4060201 salud Ocupacional Jaime saul Prada 62 4060101 Servicio Medico/psicologico Gustavo Vera-Olga lucia Martinez 63 Conmuntador 64 3069901 Proyectos especiales cesar riazcos 65 3049901 Oficina de relaciones internacionales Angelica Gutierrez 66 4020201 Egresados Gilma Guerra 142 DATOS IMPORTANTES CONCEPTO DESTINO FUNCION INVESTIGACION 2 111 PROYECTOS DE INVESTIGACION 112 DOCENCIA 121 BIENESTAR UNIVERSITARIO 131 PROYECCION SOCIAL 141 EGRESADOS 142 PROYECTOS PROYECCION SOCIAL 143 APOYO ADMINISTRATIVO-FACULTADES APOYO ADMINISTRATIVO-ADMON 1 151 UTILES PAPELERIA Y FOTOCOPIAS PARA ACREDITACION 164

REGISTRO DE SOLICITUD

REGISTRO DE SOLICITUD

CONSULTA SUMINISTRO

FORMATO DE PEDIDO

DEVOLUCION DE ELEMENTOS

PRODUCTO NO CONFORME

EVENTOS

EVENTOS

RECUERDE Un pedido comienza su proceso , en el momento en que se recibe en la oficina del Departamento de Compras Solicitar sus pedidos de acuerdo al plan de compras para cada semestre Pedir los productos con todas las especificaciones y cantidades claras El tiempo de entrega depende del producto, que se este comprando, que mínimo será de 10 días hábiles

MUCHAS POR SU ATENCION