SECRETARIA GENERAL INFORME No 1-2013 PROCEDIMIENTO DE CONTRATACION DIRECTAseptiembre - diciembre 2012.

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1 SECRETARIA GENERAL INFORME No 1-2013 PROCEDIMIENTO DE CONTRATACION DIRECTAseptiembre - diciembre 2012

2 TEMARIO 1) Informe de actividades septiembre-diciembre 2012 2) Dificultades en el proceso 3) Planteamiento de proyectos 4) Tiempos en la Contratación 5) Equipo de trabajo

3 INFORME DE ACTIVIDADES El Grupo de contratación entre septiembre y noviembre realizo los siguientes procesos de acuerdo a las solicitudes de los centros de gasto que tiene a cargo: PROCESOS OFICINA DE CONTRATACIÓN MES SOLICITUDES REVISADAS CONTRATOS ELABORADOS VALOR EJECUTADO SEPTIEMBRE178142 $ 734.634.758 OCTUBRE218195 $ 582.408.674 NOVIEMBRE222193 $ 514.033.497 TOTAL $ 1.831.076.929 PROMEDIO MENSUAL 206177 $ 610.358.976

4 INFORME DE ACTIVIDADES El 22 de octubre, se expidió una circular por parte de la Vicerrectoría Administrativa y Secretaria General, informado a los Centros de Gastos sobre las fechas de cierre financiero y de contratación de acuerdo a cada actividad:

5 INFORME DE ACTIVIDADES Durante el mes de diciembre se ejecutaron: contratos elaborados 171, entre el 1 y el 26 de diciembre. Valor ejecutado: $1.222.453.341 (equivale al 200% del promedio mensual) En el mes de diciembre Compromisos : hasta el 26 de diciembre

6 INFORME DE ACTIVIDADES A DICIEMBRE 2012 Las solicitudes revisadas, se discriminan así: SCP 88 (77,87%) Inferior a 6 smmlv SDC 16 (14,15%) Superior a 6 smmlv SDS 6 (5,3%) Superior a 6 smmlv SDV 3 (2,6%) Adiciones

7 NOVIEMBRE VICERRECTORIA DE PROYECCIONFACULTAD DE CIENCIAS JURIDICAS OBJETOCANT SOLICITUOBJETOCANTIDAD ARRENDAMIENTOS1ALIMENTACION1 COMPRA DE EQUIPOS1DOTACION TECNOLOGICA1 5HORAS DOCENCIA18 PAPELERIA5IMPRESOS Y PUBLICACIONES3 HOSPEDAJE1SERVICIOS PROFESIONALES14 IMPRESOS Y PUBLICACIONES9 MANTENIMIENTO1 MUEBLES Y ENSERES2 OTRAS COMPRAS3 OTROS SERVICIOS3 SERVICIOS PROFESIONALES17 TIQUETES2 TRANSPORTE1 TOTAL51TOTAL37 VALOR EJECUTADO$ 55.837.783VALOR EJECUTADO $ 196.423.618 CONTRATOS REALIZADOS42CONTRATOS REALIZADOS19 SCP47SCP35 SDC1 1 SCM3SDS1

8 DICIEMBRE VICERRECTORIA DE PROYECCIONFACULTAD DE CIENCIAS JURIDICAS OBJETOCANTIDADOBJETOCANTIDAD TEXTILES1 DOTACION TECNOLOGICA1 ARRENDAMIENTOS1HORAS DOCENCIA3 DOTACION TECNOLOGICA2 IMPRESOS Y PUBLICACIONES2 6 SERVICIOS PROFESIONALES6 INSUMOS DE ASEO1TIQUETES1 INSUMOS DE FERRETERIA1 INSUMOS DE LABORATORIO1 MODULO ACADEMICO1 OTRAS COMPRAS1 PAPELERIA1 SERVICIOS PROFESIONALES15 TOTAL31TOTAL13 VALOR EJECUTADO$ 223.652.499VALOR EJECUTADO $ 71.677.879 CONTRATOS REALIZADOS43 CONTRATOS REALIZADOS19 SCP30SCP12 SDC1 1

9 Dificultades Recibos a satisfacción, con fecha posterior a las vacaciones colectivas Recibos a satisfacción sin haber cumplido la totalidad del objeto contractual. Facturas recibidas incluso después de la fecha de cierre de recibo de la oficina financiera. Supervisores nombrados y se encontraban en vacaciones, para legalizar órdenes. Tiempos cortos para la presentación de propuestas en las respectivas invitaciones. Algunos proveedores no presentaron propuestas, por lo que se declaran desiertas las invitaciones.

10 Dificultades Renuncia a términos, con respecto a adjudicación de contratos. Administración de archivo y documentos. Demora en las firmas del centros de gastos Por otra parte, la etapa de planeación en contratación requiere agotar ciertos requisitos tales como: Plan de compras

11 Dificultades Vistos buenos: Publicidad- Vicerrectoría de Proyección Equipos de computo y software- Sistemas Desarrollos Web – Comité Web Contratos de prestación de servicios- Certificación de Gestión Humana y tabla de honorarios Obra Civil- Comité de Obra Equipos que requieren espacio- Oficina de Planeación Cdps sin recursos Contratos de prestación de servicios Vrs Servicios de Apoyo Administrativo

12 PROYECTOS /ACTIVIDADES ANTITRAMITES 1) Modificación de la contratación de docentes tutores 2) Modificación en la forma de cancelar la estampilla 3) Proyecto modificación contratación de docentes para posgrados 4) Proyecto nuevo procedimiento para la compra de tiquetes 5) Proyecto administración delegada para los contratos de obra civil 6) Proyecto Estudios de Mercado: Solo para cuando se invita a un proveedor 7) El nuevo procedimiento de contratación directa, se actualizara a partir del primero de marzo de 2013 en el SIG 8) Informar desde ya a los proveedores la fecha máxima de recibo de facturas en el mes de diciembre

13 TIEMPO UTILIZADO EN CONTRATACION CONTADO DESDE LA SOLICITUD HASTA LA LEGALIZACION (NOVIEMBRE - DICIEMBRE) CUANTIATOTAL DIASCENTRO DE GASTOPRESUPUESTOCONTRATACIONCONTRATISTA INFERIOR A 6114142 SUPERIOR A 6226196 TIEMPO UTILIZADO EN CONTRATACION CONTADO DESDE LA SOLICITUD HASTA LA LEGALIZACION (SEPTIEMBRE) CUANTIATOTAL DIASCENTRO DE GASTOPRESUPUESTOCONTRATACIONCONTRATISTA INFERIOR A 6178243 SUPERIOR A 63292912 TIEMPOS EN LA CONTRATACION

14 EQUIPO DE TRABAJO - Laura Muñoz- Provisional - Ismenia López- Provisional - Amparo Giraldo- Planta - María Eugenia Arango- Planta - Carlos Alberto Cárdenas- Seltempo - Jessica Zuluaga- Seltempo - Marcela García- Seltempo - Diana María Galvis - Seltempo - Juan Sebastián Gutiérrez – Junta de Compras - Lina Pérez- Convenios - José David Rodas- Judicante - Luz Miryam Orozco- Líder de Grupo