La administración del tiempo. Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva

TODO MUNDO, ALGUIEN, NADIE Y CUALQUIERA. Cuando había un trabajo importante que hacer; TODO MUNDO estaba seguro que ALGUIEN lo haría, CUALQUIERA pudo haberlo hecho pero NADIE lo hizo. Cuando NADIE lo hizo, TODO MUNDO se enojaba porque el trabajo era de TODO MUNDO. TODO MUNDO pensó que alguien lo haría, pero NADIE se dio cuenta que NADIE lo haría. Así es que terminó de tal manera que TODO MUNDO culpó a ALGUIEN cuando NADIE hizo lo que CUALQUIERA pudo haber hecho desde un principio.

El tiempo. Dice Webber: “….el tiempo es más importante que el dinero. El tiempo es la vida misma. Al fin y al cabo, el hombre desea administrar el tiempo eficientemente, no tanto para hacer más dinero sino con el propósito de llevar a cabo sus aspiraciones más sublimes.”

El cambio SIGNIFICA CON FRECUENCIA DESTRUIR ALGO QUE EXISTE, POR LO MENOS EN PARTE, PARA LUEGO CONSTRUIR OTRA COSA.

Resistencia al cambio. La expresión implícita o explícita de reacciones negativas ante la iniciativa de cambio. Algunas fuentes de resistencia al cambio. La personalidad. El Sistema Social. El modo de implantación del cambio.

Resistencias ligadas a la personalidad. Los hábitos. La satisfacción de las necesidades. La identificación de la situación actual. El miedo a lo desconocido. Los paradigmas. “es mejor lo viejo conocido, que lo nuevo por conocer” “nadie come letras”

Resistencias ligadas al Sistema Social. La conformidad con las normas. La coherencia de un sistema. Los intereses y derechos adquiridos. El carácter sagrado de ciertas cosas. El rechazo de lo extraño.

Resistencias por el modo de implantar el cambio. El respeto hacia las personas y las facultades. El tiempo y los medios proporcionados para integrar el cambio. La credibilidad del Agente de cambio.

Que hacer frente a la resistencia al cambio. Escuchar las expresiones de resistencia. Difundir apropiadamente los cambios. Ajustar los períodos de implantación a las necesidades y capacidades de las personas. Proporcionar los medios. Destacar las ventajas sin ocultar las dificultades o puntos débiles.

La creatividad para el cambio. Todos nosotros sin excepción tenemos una habilidad innata para el pensamiento creativo, pero el problema es que no la usamos lo suficiente ni constantemente, tanto en el ambiente familiar como el laboral. Para el pensamiento creativo no existe una respuesta única, por el contrario, hay muchas respuestas posibles para el mismo problema.

Requisitos de los creativos. Estar dispuesto a tomar riesgos. Estar dispuesto a fracasar y poseer la capacidad para aprender de los fracasos. Estar dispuestos a aceptar una diversidad de resultados posibles. Ser espontáneo y asimismo disciplinado. Aceptar favorablemente los cambios como inevitables. Mostrar independencia y no ser conformista. Una habilidad que puede perfeccionarse.

Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva. Descripción Resultados Proactividad. Tomar la iniciativa Hábito de la responsabilidad, conforme principios y valores. Listas para escoger respuestas a los estímulos. 2. Empezar con un fin en la mente. Hábito del liderazgo personal. Tener una visión. Sentido de la vida. 3. Establecer primero lo primero. Hábito de la administración personal. Dedicarse a lo que realmente da sentido. Priorizar lo importante vs. lo urgente. Establecer prioridades. 4. Pensar en ganar/ganar. Hábito del beneficio mutuo. La vida es juego de suma cero. Bien común. Equidad.

….continuación. Hábito Descripción Resultados 5. Procurar primero comprender y luego se comprendido. Hábito de la comunicación y relaciones humanas efectivas. Respeto a los demás. Convivencia. 6. Sinergizar. Hábito de interdependencia. Valorar la diversidad. Logros de trabajo en equipo. Innovación. 7. Afilar la sierra. Hábito de la mejora continua. Renovarnos siempre. Balance en todas las dimensiones de la vida. Balance. Renovación. Efectividad en los diferentes roles. “Las personas con hábitos de efectividad son la piedra angular para formar organizaciones altamente efectivas”

La administración del tiempo. La esencia del mejor pensamiento del área de la administración del tiempo puede captarse en una única frase: Organizar y ejecutar según prioridades. El desafío no consiste en administrar el tiempo, sino administrarnos a nosotros mismos. Las expectativas se centran en preservar y realizar las relaciones y en alcanzar resultados.

Administración a nosotros mismos implica….. El objetivo de la administración personal consiste en organizar nuestras vidas con efectividad: Desde un centro de principios sólidos. Desde el conocimiento de nuestra misión personal, visión y valores de acuerdo con los diferentes roles. Concentrándose en lo importante y en lo importante. Dentro del marco del equilibrio entre el incremento de nuestra producción y el aumento de nuestra capacidad de producción.

Matriz de la administración del tiempo. Urgente: significa que se necesita una atención inmediata, “ahora”. REACCIONAMOS. Importante: tiene que ver con los resultados. Si algo es importante realiza un aporte a nuestra misión, a nuestros valores, a nuestras metas de alta prioridad. ACTUAMOS.

Establecer primero lo primero (Stephen R. Covey) URGENTE NO URGENTE I M P O R T A N E CUADRANTE I: Atención inmediata. Estrés. Agotamiento Administración de crisis Siempre apagando incendios. Problemas apremiantes. Proyectos cuyas fechas vencen CUADRANTE II: (Personas efectivas) Corazón de la administración efecrtiva. Planes. Control, supervisión. Relaciones, coordinación. Previsiones. Visión prospectiva. Equilibrio, disciplina. Pocas crisis Orientación a las oportunidades. CUADRANTE III: Concentración en plazos cortos. Suponer que lo urgente es importante. Atender prioridades de otros. No dar importancia a planes y metas. CUADRANTE IV: Irresponsabilidad. Atención a cosas triviiales. Pérdida de tiempo. Actividades agradables. Despidos.

Herramientas del cuadrante II Un organizador del cuadrante II tendrá que satisfacer seis criterios. Coherencia. Armonía e integridad entre visión y misión, roles y metas. Equilibrio. Ayudar a mantener el equilibrio en la vida, a identificar sus diversos roles. Dimensión humana. Tener en cuenta a las personas. Flexibilidad. La planificación tiene que ser su sierva, pero nunca su ama. Portátil. La planificación debe estar presente en todo lo que se haga. Prioridad. Claridad en la identificación de oportunidades

La organización del cuadrante II implica cuatro actividades. Identificación de roles. Establecer con claridad los roles claves para cada período. Selección de metas. Dos o tres resultados importantes que se tiene que alcanzar para cada rol. Programación temporal. trasladar cada meta a un día especifico con una asignación que puede ser horaria, semanal, mensual o anual. Adaptación. Cada día revisar el avance de resultados.

Consideraciones sobre la Administración del tiempo. No existe el tiempo libre. Todo tiempo tiene un valor. El tiempo es invisible y por eso no recibe el respeto suficiente. El robo del tiempo ni siquiera se considera un delito. Para optimizar el tiempo, se debe asignar un tiempo a cada actividad. Las actividades se deben hacer antes de que sean absolutamente necesarias, antes de caer en crisis.

…..continuación. Si se tienen muchas prioridades, no todas pueden ser prioridades. Las personas exitosas revisan su lista de prioridades constantemente. Frente a las presiones impuestas por el cambio, se debe revisar el rendimiento (productividad). A medida que se elimina la crítica, la posición defensiva y otros factores negativos, se incrementa la energía y aumenta el rendimiento. Se debe admitir que no se puede hacer todo, por lo tanto hay que mejorar la técnicas para delegar.