MANUAL DE FUNCIONAMIENTO MATERIALES UNIDAD DE RECURSOS MATERIALES Ana Luna Caballero Jefe de Unidad de RR/MM H.G.U.Gregorio Marañón
OBJETIVO GENERAL Asegurar un uso eficaz, eficiente y racional de los recursos materiales de enfermería. A fin de mantener los niveles óptimos de calidad para favorecer el cuidado de los pacientes.
ESTRUCTURA Ubicación Recursos humanos Recursos materiales
FUNCIONES / ACTIVIDADES Asistencial Coordinar la adquisición de productos Docente Canalizar la formación del uso adecuado de aparaje mobiliario Investigadora Realizar estudios de investigación sobre nuevos productos Administrativa Coordinar tramites administrativos
CIRCUITOS DE ACTUACIÓN Adquisición de productos por concurso público Solicitud artículo por compra directa Dotación de recursos en unidades en remodelación o de nueva apertura Seguimiento de calidades de productos adquiridos Desarrollo plan de necesidades anual
ADQUISICIÓN DE PRODUCTOS POR CONCURSO PÚBLICO 1 Realización de ficha técnica (Anexo I) Cada ficha se elabora haciendo revisiones bibliográficas y revisando la documentación técnica de las casas comerciales 2 Envío al Servicio de Compras Para aportar cantidades y precio de salida del concurso público 3 4 Envío de la documentación a la Dirección de Enfermería para su firma Publicación del concurso público por parte del Servicio de Compras 5 Formación de la Comisión Técnica con personal relacionado con el uso del producto (Anexo II) 6 Valoración por la Comisión Técnica del producto presentado por las distintas casas comerciales (características técnicas y funcionales definidas y condiciones económicas) PRODUCTO CONOCIDO VALORACIÓN POSITIVA PRODUCTO NO CONOCIDO VALORACIÓN POSITIVA 7 8 Aprobación de la adquisición Realización de la prueba piloto 9 Protocolo de la prueba piloto (Anexo III) Informe de la prueba piloto para la adquisición o rechazo del producto (Anexo IV) 10 11 Envío del informe final al Servicio de Compras Revisión y aceptación del acta técnica final por el Servicio de Compras 12 13 Envío del acta técnica a la Dirección de Enfermería para su firma Archivo dossier documentación (Anexo V) 14
ANEXO I FICHA TÉCNICA DE MATERIALES PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS DESCRIPCIÓN TÉCNICA DEL PRODUCTO MARCADO CE CÓDIGO DEL PRODUCTO SUMINISTRO DEL PRODUCTO
ADQUISICIÓN DE PRODUCTOS POR CONCURSO PÚBLICO 1 Realización de ficha técnica (Anexo I) Cada ficha se elabora haciendo revisiones bibliográficas y revisando la documentación técnica de las casas comerciales 2 Envío al Servicio de Compras Para aportar cantidades y precio de salida del concurso público 3 4 Envío de la documentación a la Dirección de Enfermería para su firma Publicación del concurso público por parte del Servicio de Compras 5 Formación de la Comisión Técnica con personal relacionado con el uso del producto (Anexo II) 6 Valoración por la Comisión Técnica del producto presentado por las distintas casas comerciales (características técnicas y funcionales definidas y condiciones económicas) PRODUCTO CONOCIDO VALORACIÓN POSITIVA PRODUCTO NO CONOCIDO VALORACIÓN POSITIVA 7 8 Aprobación de la adquisición Realización de la prueba piloto 9 Protocolo de la prueba piloto (Anexo III) Informe de la prueba piloto para la adquisición o rechazo del producto (Anexo IV) 10 11 Envío del informe final al Servicio de Compras Revisión y aceptación del acta técnica final por el Servicio de Compras 12 13 Envío del acta técnica a la Dirección de Enfermería para su firma Archivo dossier documentación (Anexo V) 14
ANEXO II COMPOSICIÓN DE LA COMISIÓN TÉCNICA JEFES DE DEPARTAMENTO DE ENFERMERÍA (SI SE PRECISA) JEFES DE UNIDAD DE ENFERMERÍA ENFERMERAS AUXILIARES DE ENFERMERÍA A.O.S (SI SE PRECISA) SUBDIRECTOR DE GESTIÓN JEFE DE DEPARTAMENTO DE COMPRAS JEFE DE UNIDAD DE COMPRAS MÉDICOS JEFES DE UNIDAD DE RRMM
ADQUISICIÓN DE PRODUCTOS POR CONCURSO PÚBLICO 1 Realización de ficha técnica (Anexo I) Cada ficha se elabora haciendo revisiones bibliográficas y revisando la documentación técnica de las casas comerciales 2 Envío al Servicio de Compras Para aportar cantidades y precio de salida del concurso público 3 4 Envío de la documentación a la Dirección de Enfermería para su firma Publicación del concurso público por parte del Servicio de Compras 5 Formación de la Comisión Técnica con personal relacionado con el uso del producto (Anexo II) 6 Valoración por la Comisión Técnica del producto presentado por las distintas casas comerciales (características técnicas y funcionales definidas y condiciones económicas) PRODUCTO CONOCIDO VALORACIÓN POSITIVA PRODUCTO NO CONOCIDO VALORACIÓN POSITIVA 7 8 Aprobación de la adquisición Realización de la prueba piloto 9 Protocolo de la prueba piloto (Anexo III) Informe de la prueba piloto para la adquisición o rechazo del producto (Anexo IV) 10 11 Envío del informe final al Servicio de Compras Revisión y aceptación del acta técnica final por el Servicio de Compras 12 13 Envío del acta técnica a la Dirección de Enfermería para su firma Archivo dossier documentación (Anexo V) 14
ANEXO III ESTUDIO DE LA PRUEBA PILOTO DESCRIPCIÓN DEL PRODUCTO ANTECEDENTES Y SITUACIÓN ACTUAL OBJETIVOS METODOLOGÍA UNIDAD DONDE SE REALIZARÁ LA PRUEBA PROCEDIMIENTO DE LA PRUEBA FICHA DE VALORACIÓN DEL NUEVO PRODUCTO
ADQUISICIÓN DE PRODUCTOS POR CONCURSO PÚBLICO 1 Realización de ficha técnica (Anexo I) Cada ficha se elabora haciendo revisiones bibliográficas y revisando la documentación técnica de las casas comerciales 2 Envío al Servicio de Compras Para aportar cantidades y precio de salida del concurso público 3 4 Envío de la documentación a la Dirección de Enfermería para su firma Publicación del concurso público por parte del Servicio de Compras 5 Formación de la Comisión Técnica con personal relacionado con el uso del producto (Anexo II) 6 Valoración por la Comisión Técnica del producto presentado por las distintas casas comerciales (características técnicas y funcionales definidas y condiciones económicas) PRODUCTO CONOCIDO VALORACIÓN POSITIVA PRODUCTO NO CONOCIDO VALORACIÓN POSITIVA 7 8 Aprobación de la adquisición Realización de la prueba piloto 9 Protocolo de la prueba piloto (Anexo III) Informe de la prueba piloto para la adquisición o rechazo del producto (Anexo IV) 10 11 Envío del informe final al Servicio de Compras Revisión y aceptación del acta técnica final por el Servicio de Compras 12 13 Envío del acta técnica a la Dirección de Enfermería para su firma Archivo dossier documentación (Anexo V) 14
ANEXO IV INFORME DE LA PRUEBA PILOTO ANÁLISIS DE DATOS DE LAS ENCUESTAS REALIZADAS PERIODO DE PRUEBA NÚMERO DE LAS ENCUESTAS REALIZADAS CATEGORÍA PROFESIONAL DE LOS ENCUESTADOS UNIDADES DONDE TRABAJAN LAS PERSONAS ENCUESTADAS VALORACIONES REALIZADAS A CADA PREGUNTA DE LA ENCUESTA OBSERVACIONES APARECIDAS EN LA ENCUESTA CONCLUSIONES NOTA: Siempre se guardará un ejemplar del material de prueba realizado
ADQUISICIÓN DE PRODUCTOS POR CONCURSO PÚBLICO 1 Realización de ficha técnica (Anexo I) Cada ficha se elabora haciendo revisiones bibliográficas y revisando la documentación técnica de las casas comerciales 2 Envío al Servicio de Compras Para aportar cantidades y precio de salida del concurso público 3 4 Envío de la documentación a la Dirección de Enfermería para su firma Publicación del concurso público por parte del Servicio de Compras 5 Formación de la Comisión Técnica con personal relacionado con el uso del producto (Anexo II) 6 Valoración por la Comisión Técnica del producto presentado por las distintas casas comerciales (características técnicas y funcionales definidas y condiciones económicas) PRODUCTO CONOCIDO VALORACIÓN POSITIVA PRODUCTO NO CONOCIDO VALORACIÓN POSITIVA 7 8 Aprobación de la adquisición Realización de la prueba piloto 9 Protocolo de la prueba piloto (Anexo III) Informe de la prueba piloto para la adquisición o rechazo del producto (Anexo IV) 10 11 Envío del informe final al Servicio de Compras Revisión y aceptación del acta técnica final por el Servicio de Compras 12 13 Envío del acta técnica a la Dirección de Enfermería para su firma Archivo dossier documentación (Anexo V) 14
ANEXO V DOSSIER FINAL DOCUMENTACIÓN CONCURSO PÚBLICO PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS CON Nº DE EXPEDINTE VALORACIÓN ECONÓMICA PRESENTADA POR LAS CASAS COMERCIALES HOJA DE FIRMAS DE LOS PARTICIPANTES EN LA EVALUACIÓN TÉCNICA INFORME TÉCNICO FINAL FIRMADO POR LA DIRECCIÓN CORRESPONDIENTE
Si valoración negativa Si valoración positiva SOLICITUD ARTICULO POR COMPRA DIRECTA A B C ROTURA NUEVA ADQUISICIÓN INCREMENTO DE LA ACTIVIDAD Solicitar informe a Ingeniería de no reparación por la Jefe de Unidad Realizar petición con volante de solicitud de compra de articulo nuevo (Anexo II) y volante de compra por la Jefe de Unidad (Anexo I) Realizar informe justificativo de necesidad de compra por la Jefe de Unidad Realizar petición en volante de compra (Anexo I) adjuntando informe de Ingeniería Realizar petición en volante de compra (Anexo I) y adjuntar informe Enviar solicitud a la Jefe de Unidad de Recursos Materiales Valoración de la solicitud realizada Si valoración negativa Si valoración positiva Envío del informe negativo a la Jefe de Unidad Envío de la documentación a la Subdirección de Enfermería de Procesos Ambulatorios y Orientación al Cliente Presentación por la Subdirección en la Comisión de Compras Si valoración negativa Si valoración positiva Compra del producto por el Servicio de Compras
ANEXO I
Si valoración negativa Si valoración positiva SOLICITUD ARTICULO POR COMPRA DIRECTA A B C ROTURA NUEVA ADQUISICIÓN INCREMENTO DE LA ACTIVIDAD Solicitar informe a Ingeniería de no reparación por la Jefe de Unidad Realizar petición con volante de solicitud de compra de articulo nuevo (Anexo II) y volante de compra por la Jefe de Unidad (Anexo I) Realizar informe justificativo de necesidad de compra por la Jefe de Unidad Realizar petición en volante de compra (Anexo I) adjuntando informe de Ingeniería Realizar petición en volante de compra (Anexo I) y adjuntar informe Enviar solicitud a la Jefe de Unidad de Recursos Materiales Valoración de la solicitud realizada Si valoración negativa Si valoración positiva Envío del informe negativo a la Jefe de Unidad Envío de la documentación a la Subdirección de Enfermería de Procesos Ambulatorios y Orientación al Cliente Presentación por la Subdirección en la Comisión de Compras Si valoración negativa Si valoración positiva Compra del producto por el Servicio de Compras
Si valoración negativa Si valoración positiva SOLICITUD ARTICULO POR COMPRA DIRECTA A B C ROTURA NUEVA ADQUISICIÓN INCREMENTO DE LA ACTIVIDAD Solicitar informe a Ingeniería de no reparación por la Jefe de Unidad Realizar petición con volante de solicitud de compra de articulo nuevo (Anexo II) y volante de compra por la Jefe de Unidad (Anexo I) Realizar informe justificativo de necesidad de compra por la Jefe de Unidad Realizar petición en volante de compra (Anexo I) adjuntando informe de Ingeniería Realizar petición en volante de compra (Anexo I) y adjuntar informe Enviar solicitud a la Jefe de Unidad de Recursos Materiales Valoración de la solicitud realizada Si valoración negativa Si valoración positiva Envío del informe negativo a la Jefe de Unidad Envío de la documentación a la Subdirección de Enfermería de Procesos Ambulatorios y Orientación al Cliente Presentación por la Subdirección en la Comisión de Compras Si valoración negativa Si valoración positiva Compra del producto por el Servicio de Compras
DOTACIÓN DE RECURSOS EN UNIDADES EN REMODELACIÓN O DE NUEVA APERTURA Valoración conjunta entre la Jefe de Unidad, Jefe de Departamento y Jefe de Unidad de Recursos Materiales de las necesidades de aparataje y mobiliario de la Unidad Realización del informe de las necesidades detectadas y su coste económico final Envío del informe a la Subdirección de Enfermería
Si la incidencia es de calidad enviar muestra del producto defectuoso SEGUIMIENTO DE CALIDADES DE PRODUCTOS ADQUIRIDOS Informe de la Jefe de Unidad con la irregularidad detectada (Anexo I) Si la incidencia es de calidad enviar muestra del producto defectuoso Envío del informe a la Unidad de Recursos Materiales Valoración de la irregularidad detectada por la Unidad de Recursos Materiales Envío del informe a la Subdirección de Enfermería de Procesos Ambulatorios y Orientación al Cliente Envío del informe al Jefe de Servicio de Compras para solucionar el problema con la casa comercial Informar a la Jefe de Unidad de Recursos Materiales de la solución tomada Informar a la Jefe de Unidad afectada y a la Subdirección de Enfermería de Procesos Ambulatorios y Orientación al Cliente
Registro para DETECCIÓN DE INCIDENCIAS en el suministro de RECURSOS MATERIALES En relación a Cantidad Calidad Servicio Fecha --/--/---- Nº orden Artículo Cod. almacén Modelo - Marca Proveedor Nº lote INCIDENCIA Servicio GFH Teléfono D/Dña Categoría Fdo. Vº Bº del Jefe de Unidad
Si la incidencia es de calidad enviar muestra del producto defectuoso SEGUIMIENTO DE CALIDADES DE PRODUCTOS ADQUIRIDOS Informe de la Jefe de Unidad con la irregularidad detectada (Anexo I) Si la incidencia es de calidad enviar muestra del producto defectuoso Envío del informe a la Unidad de Recursos Materiales Valoración de la irregularidad detectada por la Unidad de Recursos Materiales Envío del informe a la Subdirección de Enfermería de Procesos Ambulatorios y Orientación al Cliente Envío del informe al Jefe de Servicio de Compras para solucionar el problema con la casa comercial Informar a la Jefe de Unidad de Recursos Materiales de la solución tomada Informar a la Jefe de Unidad afectada y a la Subdirección de Enfermería de Procesos Ambulatorios y Orientación al Cliente
DESARROLLO PLAN DE NECESIDADES ANUAL Valoración por la Jefe de Unidad de las necesidades de aparataje, mobiliario y/o instrumental para el año en curso Priorización por la Jefe de Departamento de las necesidades planteadas Envío de las necesidades a la Unidad de Recursos Materiales Análisis de las necesidades recibidas Valoración técnica y económica de asignación de recursos solicitados Realización del informe de recursos asignados Adecuación de los recursos asignados al presupuesto económico del Hospital Aprobación final por la Subdirección de Enfermería correspondiente Envío de solicitud de compra conjunta al Servicio de Compras Compra de los productos solicitados Distribución por GFH por parte del Almacén
RELACIÓN CON Otras Unidades y Servicios Clientes
CADENA DE VALOR Desarrollo tecnológico Aprovisionamiento Actividades que producen un valor añadido a una organización Desarrollo tecnológico Informa a las unidades de los productos adecuados Aprovisionamiento Facilita RRMM adecuados Logística externa Asesora sobre peticiones Procesos Actualización de registros Logística interna Atención y evaluación de las necesidades
CLIENTES Externos Internos Casas comerciales Jefes de Unidad de RRMM de otros hospitales Internos Dirección de Enfermería Jefes de Unidad y Jefes de Departamento de Enfermería División de Gestión División Medica
IMPACTO DE LA UNIDAD Beneficios esperados por el cliente Disponer de RRMM suficientes y de calidad Beneficios aportados por la unidad Identificar, coordinar y facilitar RRMM Facilitar información sobre nuevos productos Repercusión en las unidades de Enfermería Satisfacción de los profesionales Utilizar productos de calidad Facilitar la gestión de comprar bien
EVALUACIÓN Nº de productos adquiridos Nº de comisiones Nº de personal asistente Nº de productos valorados Nº de productos en prueba Nº de productos de compra directa Nº de unidades en remodelación Nº de unidades de nueva creación Nº de productos que presentan incidencia