ESTADOS FINANCIEROS DE 2007 SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES ESTADOS FINANCIEROS DE 2007

AGENDA Circular externa 004 de 2007 Formulario Empresarial Descripción de los conceptos fundamentales Ejemplo del nuevo software Envío de la información Registrar y actualizar los datos de la sociedad ¿Qué es?, ¿Cómo funciona? La firma digital Preguntas

CIRCULAR EXTERNA Número 004 de 2007 OBLIGACIÓN DE PRESENTAR LA INFORMACIÓN PLAZO PARA LA PRESENTACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS PRESENTACIÓN OTROS TIPOS DE INFORMES

OBLIGACIÓN DE PREPARAR Y DIFUNDIR ESTADOS FINANCIEROS Por lo menos una vez al año, el 31 de diciembre, las sociedades deberán cortar sus cuentas y preparar y difundir Estados Financieros de propósito general. Art. 34 ley 222/95

PLAZO La información deberá ser enviada teniendo en cuenta los dos últimos dígitos del NIT, sin incluir el de verificación, y en los plazos que mediante Circular Externa número100-004 del 28 de diciembre 2007 fijó la Entidad. (Punto 3o. de la Circular Externa) 25 DE MARZO 01 - 05 Los plazos señalados para el envío de la información son improrrogables.

PLAZO OTROS TIPOS DE INFORMES ESTADOS FINANCIEROS FIN DE EJERCICIO LIQUIDACIÓN JUDICIAL En su condición de vigiladas las sociedades que se encuentren adelantando un proceso de Liquidación Judicial a 31 de diciembre de 2007, deberán enviar los estados financieros de fin de ejercicio, a más tardar el día 31 de marzo de 2008, en el tipo de informe que le corresponde. IMPORTANTE: Valores en pesos (Punto 4o. de la Circular Externa) RENDICIÓN DE CUENTAS LIQUIDACIÓN OBLIGATORIA De conformidad con el artículo 168 de la Ley 222 de 1995, presentarán la Rendición de Cuentas y el Estado de Patrimonio Liquidable a 31 de diciembre de 2007, a mas tardar el 31 de marzo de 2008, en el tipo de informe que le corresponde. ESTADOS FINANCIEROS CONSOLIDADOS Las Matrices o Controlantes además de los estados financieros individuales, deberán presentar los ESTADOS FINANCIEROS CONSOLIDADOS, dentro de los cinco (5) primeros días hábiles del mes de mayo de 2008, en el tipo de informe que le corresponde. (Punto 5o. de la Circular Externa). ESTADOS FINANCIEROS FIN DE EJERCICIO LIQUIDACIÓN VOLUNTARIA. Las Sociedades vigiladas y/o controladas que se encuentren en liquidación voluntaria, deberán enviar los estados financieros de fin de ejercicio, dentro de los cinco (5) primeros días hábiles del mes de mayo de 2008, en el tipo de informe que le corresponde. (Punto 6o. de la Circular Externa)

REGISTRO Y ACTUALIZACIÓN DE DATOS ES OBLIGATORIO para todas las sociedades vigiladas, controladas e inspeccionadas, que deben remitir la información en los plazos señalados entre el 25 de marzo y 21 de abril de 2008. Fechas para el registro y la actualización: Entre el 18 de febrero y el 14 de marzo de acuerdo con los dos últimos dígitos del NIT

FORMAS DE ENVÍO DE LA INFORMACIÓN Portal de internet www.supersociedades.gov.co En CD USB En disquete

DOCUMENTOS ADICIONALES Notas a los estados financieros. (envío físico o por Internet). Certificación suscrita por el Representante Legal, Contador y Revisor Fiscal (si lo hubiere).

FORMULARIO EMPRESARIAL Diseñado con base en la codificación y la denominación de las cuentas del Plan Único de Cuentas para Comerciantes (Decreto 2650/93 y sus modificatorios) Está conformado por: Carátula 20 Anexos Estado de Resultados (Sin proyección) Estado de Flujo de Efectivo (Sin proyección) Balance General comparativo

CARÁTULA Contiene la información general de la sociedad, comprende seis bloques: Datos Básicos Información General Actualización de datos Representación legal Revisoría Fiscal y Contador Junta Directiva

ANEXOS Los anexos son en total 20 Del anexo 1 al 12 solicita la información contable. El anexo 14 solicita información sobre pensiones de jubilación, únicamente para las sociedades que tienen pensionados a cargo. Los demás son anexos especiales

FORMULARIO EMPRESARIAL

FORMULARIO EMPRESARIAL DEFINICIÓN Sistema de supervisión y control que permite, reportar y validar información estructurada. Información que una vez recibida y aceptada, puede ser consultada fácil y ágilmente. 14

CARACTERÍSTICAS Sistema matricial. Creación de formularios dinámicos estandarizados. Pre-validación en las oficinas del sujeto de control. Validación y recepción en línea. Información consultable tan pronto es recibida. 15

OBJETIVOS Y VENTAJAS Estandarizar el mecanismo de diligenciamiento de la información solicitada a las sociedades. Facilitar el procesamiento de la información requerida unificando además del diligenciamiento, su forma de diseño, presentación y consulta. Validar y verificar la integridad y consistencia de la información en las oficinas de las sociedades con un entorno gráfico y amigable que funciona a través de ventanas y con mouse. Brindar ayuda en línea a los encargados de ingresar la información, indicando que clase de datos se solicita para cada celda. Agilizar el proceso de diligenciamiento permitiendo compartir información mediante copiar y pegar con otras aplicaciones como hojas de cálculo y editores de texto. 16

FORMULARIO EMPRESARIAL Internet BASE DE DATOS Supervisados Entidad Central --------- Rendición de Cuentas Recepción, validación, Alertas e Indicadores Auditor En Visita 17

ARQUITECTURA DE LA INFORMACIÓN 18

ASIGNACIONES Consisten en tomar de una celda o calcular con varias un valor para presentarlo en una nueva celda. 19

CELDA TOTAL – COL 1 DEBE SER MAYOR QUE 100 VALIDACIONES Permiten asegurar que cierta información cumpla un mínimo de requisitos y se mantenga dentro de un rango. FORMULARIO 1 FORMULARIO 2 CELDA TOTAL – COL 1 DEBE SER MAYOR QUE 100 FORMULARIO 1 FORMULARIO 2 50 > 100 = ? 500 > 100 = ? ERROR REVISAR CORRECTO 20

METODOS DE INSTALACIÓN La Superintendencia de Sociedades ha habilitado dos maneras de instalar el nuevo software para el diligenciamiento de información financiera. Descargando el archivo Instalándolo desde el CD

PROCEDIMIENTO OPERATIVO ¿Como funciona?

ENVÍO DE INFORMACIÓN

PASOS PARA EL ENVÍO DE INFORMACIÓN

PASOS PARA EL ENVÍO DE INFORMACIÓN

RESPUESTA DEL SERVIDOR

PASOS PARA VERIFICAR EL ENVÍO DE INFORMACIÓN

PASOS PARA VERIFICAR EL ENVÍO DE INFORMACIÓN

PASOS PARA VERIFICAR EL ENVÍO DE INFORMACIÓN

DESCANSO 10 MINUTOS

REGISTRO DE SOCIEDADES En la página de la Superintendencia de Sociedades se encuentra un vínculo para que las empresas ingresen la información requerida y llenen todo el registro, este procedimiento es obligatorio para todas las sociedades vigiladas, controladas e inspeccionadas.

CONTROLADAS Y VIGILADAS INSPECCIONADAS CONTROLADAS Y VIGILADAS

FIRMA DIGITAL

DILIGENCIAMIENTO DE DATOS

RESPUESTA DEL SERVIDOR

AL INGRESAR AL VINCULO

AL INGRESAR AL VINCULO

DESCARGA DEL CERTIFICADO

PROCESO DE INSTALACIÓN DEL CERTIFICADO

PROCESO DE INSTALACIÓN DEL CERTIFICADO

PROCESO DE INSTALACIÓN DEL CERTIFICADO

PROCESO DE INSTALACIÓN DEL CERTIFICADO

PROCESO DE INSTALACIÓN DEL CERTIFICADO

PROCESO DE INSTALACIÓN DEL CERTIFICADO

PROCESO DE INSTALACIÓN DEL CERTIFICADO

DESCARGA DEL PROGRAMA PARA FIRMAR Y VERIFICAR ARCHIVOS FIRMADOS DIGITALMENTE

http://www.certicamara.com

PROCESO DE INSTALACIÓN DE CERTIFIRMA

PROCESO DE INSTALACIÓN DE CERTIFIRMA

PROCESO DE INSTALACIÓN DE CERTIFIRMA

PROCESO DE INSTALACIÓN DE CERTIFIRMA

PROCESO DE INSTALACIÓN DE CERTIFIRMA

CERTIFIRMA INSTALADA

PROCESO PARA FIRMAR UN DOCUMENTO

PROCESO PARA FIRMAR UN DOCUMENTO

PROCESO PARA FIRMAR UN DOCUMENTO

PROCESO PARA FIRMAR UN DOCUMENTO

PROCESO PARA FIRMAR UN DOCUMENTO

PARA VERIFICAR LA FIRMAR EN EL DOCUMENTO

VERIFICAR LA FIRMA

RESULTADO DE LA VERIFICACIÓN

Contrato de Adhesión Firma del contrato de adhesión Como evidencia de entrega y correcto funcionamiento del certificado digital generado al usuario, este deberá firmar el contrato de adhesión de servicios de certificación digital publicado en la siguiente dirección: http://www.certicamara.com/supersociedades/contrato_adhesion.doc El usuario deberá proceder a descargar este documento, firmarlo digitalmente, de acuerdo con el proceso detallado en el parágrafo anterior, y enviarlo a Certicámara por medio del servicio publicado en la siguiente dirección: http://www.certicamara.com/supersociedades/recepcion/contratos_adhesion/ Si el usuario no realiza esta operación las 24 horas siguientes a la generación del certificado, Certicámara procederá a revocar el certificado digital asumiendo la no aceptación de los términos de prestación del servicio de certificación digital y las prácticas de certificación digital definidas en la DPC de Certicámara.

Soporte Cliente Cuando el problema es con el Certificado Digital: Telefónico Soporte Técnico: 3 83 03 50 / 3 83 03 00 ext 2582/2583/8103 Lunes a Viernes de 8:00 am a 5:00 pm Vía Web (www.certicamara.com) a través de chat, FAQ’s, videos documentación técnica de soporte, se encuentran disponibles 7X24X365. Vía correo electrónico: soporte@certicamara.com

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