Formación Finanzas, Contratos y Auditorias 22 de junio 2011 Delegación de la Unión Europea en Rep. Dom./ DIGECOOM/ KPMG REPUBLICA DOMINICANA

Sección de Finanzas, Contratos y Auditoría Orientaciones prácticas para el archivo financiero y de documentos de soportes contractuales de los proyectos relativos a las acciones de la ayuda exterior bajo la responsabilidad de la Delegación de la Unión Europea en la República Dominicana Presentado por Yenny Gil Sección de Finanzas, Contratos y Auditoría

ARCHIVOS DEL PROYECTO ¿Dónde se conservan los documentos? ¿Cuándo se transfieren a la Delegación ¿Qué se transfiere a la Delegación?

LISTA DE COMPROBACION PARA ENTREGA DE DOCUMENTOS AL CIERRE DE LOS PROYECTOS Es necesario documentar el proceso de entrega de documentos a la Delegación al momento del cierre de los proyectos, esto se hace mediante una acta oficial de entrega que debe ser revisada y firmada por el personal de Documentación de la DIGECOOM, antes de proceder al envío a la Delegación UE. Archivar separadamente los fondos FED y los fondos GOB (Se envía a la Delegación solamente los documentos relacionados al fondo FED) Archivar cada compromiso por separado, identificándolo por Presupuesto Programa/Contrato con su número contable completo; este puede contener varias carpetas, para identificarlas sugerimos colocar el mismo título y número contable completo, y agregarle una numeración que indique la cantidad de cajas que son (Ej. 1/3, 2/3, 3/3..) y detalles de su contenido (Ej.: para PP's: informes técnicos, financieros, justificantes de gastos período del xx al xx, licitación yyy, etc.) Si al momento del cierre oficial del proyecto, queda algún compromiso abierto al cual le falte poco tiempo para concluir, deberán enviar todos los documentos a la DIGECOOM para su seguimiento y finalización; dicha entidad a su vez los remitirá a la Delegación tan pronto hayan cerrado definitivamente.

TIPOS DE DOCUMENTOS A CONSERVAR: Procedimiento Contrato / Licitación I. Expediente de licitación incluyendo términos de referencia/Especificaciones técnicas Correspondencia relacionada Otros documentos II. Preaviso de licitación con prueba de publicación Aviso de Licitación y correcciones, ambos con prueba de publicación Acta de Nominación del panel para la lista corta Informe de conformación de lista corta incluyendo anexos y aplicaciones recibidas Prueba de publicación de la lista corta Cartas a los candidatos no retenidos

TIPOS DE DOCUMENTOS A CONSERVAR: Procedimiento Contrato / Licitación III. Invitación a Licitaciones o equivalente Expediente de llamada a licitación incluyendo anexos, clarificaciones, minutas de las reuniones y prueba de publicación Acta de Nominación comité de evaluación Reporte apertura de Licitaciones incluyendo anexos Reporte de evaluación /negociación incluyendo anexos y ofertas recibidas Otros documentos IV. Carta de notificación Documentos de soporte Carta de envío de remisión del contrato Cartas a los candidatos no ganadores Aviso de atribución /cancelación incluyendo prueba de publicación Contrato firmado, addenda, ordenes administrativas y correspondencia relevante

TIPOS DE DOCUMENTOS A CONSERVAR: Subvenciones/Procedimiento de Llamado a propuestas I. Convenio de Financiación / Decisión Addenda al Convenio de Financiación /decisión Directrices que incluyan comentarios relevantes de las secciones /unidades afectadas Otros documentos II. Programa anual de trabajo con prueba de publicación Directrices con pruebas de publicación, correcciones, clarificaciones y minutas de las reuniones de información III. Actas de nominación del comité de evaluación Reporte de apertura y verificación administrativa incluyendo anexos y solicitudes recibidas Reporte de evaluación de la "nota corta“ Cartas a los solicitantes ganadores y no ganadores etapa fase "nota corta“ Reporte de evaluación de las solicitudes completas fase "solicitud completa“ Cartas a los solicitantes ganadores y no ganadores IV. Revisión de elegibilidad y documentos de soporte Cartas a los solicitantes ganadores y no ganadores con la lista reservada aprobada Carta de envío de remisión del Contrato Aviso de atribución / cancelación incluyendo prueba de publicación Contrato firmado, addenda, ordenes administrativas, y correspondencia relevante

TIPOS DE DOCUMENTOS A CONSERVAR: Solicitudes de pago: Facturas /solicitudes de pagos a DIGECOOM/ Delegación Documentos de soporte de las facturas / solicitudes de pago, dependiendo del tipo de contrato (reportes financieros, certificados de auditoría, facturas, tickets de viajes, reportes de aprobación de suministros o trabajos, la primera página de los reportes técnicos mostrando aprobación por parte de los gerentes operacionales afectados, copia de garantía de pago de avance, copia de garantía para pago de cantidades retenidas, etc.) Formulario de identificación bancaria / hoja de información financiera que da lugar a la creación del archivo de terceros Correspondencia importante relacionada con las facturas o solicitudes de pagos Compromiso de Cierre: Documentos relacionados con resolución de cualquier disputa con los contratistas. Prueba de transferencia o posesión de bienes, Reportes de evaluación Reportes de auditorías, etc.

TIPOS DE DOCUMENTOS A DESCARTAR: Documentos producidos por otras instituciones, que no sean parte oficial del proyecto, Ejemplares redundantes de documentos oficiales y /o publicaciones internas distribuidas en grandes cantidades (Ej. Volantes, folletos, guías, memorias, etc.), Referencias literarias como periódicos, libros, revistas semanales, mensuales, anuales, Cronos in /out: Estos son archivos de correspondencia duplicada para tener una secuencia de todo lo que salió o entró al proyecto, Consolidar los expedientes: esto es eliminar los documentos sin valor real (copias utilizadas por diferentes secciones o duplicados y borradores enviados a la Delegación previamente). El período de conservación de los documentos oficiales de un Proyecto es de 7 años después del cierre contable del mismo, razón por la cual ningún proyecto puede eliminar sus archivos al finalizar sus funciones como tal. Luego de este período, los documentos históricos del proyecto serán conservados en Bruselas y se puede proceder con la destrucción del resto.

ENVIO DE DOCUMENTOS A LA DELEGACION AL MOMENTO DEL CIERRE DEL PROYECTO Para el envío de esta documentación sugerimos el uso de cajas de cartón para archivo "tipo maletín" (distribuye Todo Cartón). Deberán colocar la documentación sin las carpetas, para optimizar el espacio. Las cajas deberán estar identificadas en al menos 2 lados con la información que contienen en su interior: Siglas del Proyecto Título del Compromiso individual (Ej.: PP2 DGCP) Número contable (CRIS- Ex OLAS (X ACP DO XX/XX)) Ej: Decisión No. 017-928/ Contrato CRIS No.195-273 (Ex 9 ACP DO 11/16) Contenido: Correspondencias, informes técnicos trimestrales, licitación, documentos contractuales, facturas, justificaciones de gastos, planos, etc.

Comentarios / Preguntas? La Sección Finanzas, Contratos y Auditorias agradece su participación y atención