MANUAL DE OPERACIÓN SISTEMA TDL (TRAYECTORIA DIAGITAL EN LÍNEA) Versión 1.0 / 2009

INGRESO AL SISTEMA TDL Para ingresar al sistema de TDL, se debe ingresar al siguiente link www.asellerator123.com, el cual esta conectado al sistema de VIDA GAS En el sistema TDL de Asellerator, deben dar clic en VIDA GAS, para ingresar al sistema.

Al ingresar a VIDA GAS se visualiza el INGRESO DE USUARIOS; cada persona tendrá un Usuario y clave, que se le asignará según el Rol y Perfil. Nota: Este usuario y clave es única, personal e intransferible, y será monitoreado al ingresar al sistema de VIDA GAS. Si presenta alguna inconsistencia , por favor notificar la al correo electrónico: soportevidagas@asellerator.com Se debe digitar el usuario y la clave que se le asigne. Para acceder a la información del sistema se debe dar clic en INGRESAR

Encontramos las opciones del sistema de acuerdo al rol y del perfil de acceso que tenga cada uno de los usuarios, así mismo el número de usuarios conectados y la versión de la TDL. MENÚ PRINCIPAL

MI PANEL Esta opción nos permite ver la información del usuario, permite cambiar Contraseñas, también pueden observar el rol y perfil asignado

Se puede realizar la modificación de la contraseña; se debe car clic en el cuadro de MODIFICAR CONTRASEÑA se debe tener en cuenta que al cambiarla debe tener como requisito * y números Se visualiza información de nombre y ciudad donde pertenece el usuario. Se puede agregar la dirección, teléfono y el mail para actualizar la información. Al modificar o agregar información se debe dar clic en GUARDAR CAMBIOS para que quede en el sistema.

CONTRATOS: Se divide en 3 módulos, Que permiten hacer la respectiva digitación para el Contact Center, oficinas de VIDA GAS y el departamento de contabilidad de VIDA GAS.

2.1. CAPTURA DE CONTRATOS: Este módulo se aplica para el departamento de Contabilidad de VIDA GAS, en donde se adiciona información general del cliente e información contable.

Para buscar información se puede realizar por contrato y se da Aceptar. Después de haber realizado la búsqueda arroja la información de los Datos Básicos y Datos del Cliente (información contable). Si se realiza alguna modificación o se agrega información se debe dar Clic en Aceptar para que guarde la información Nos ayuda a buscar y a guardar la información

2.1. CAPTURA SIMPLE DE CONTRATOS: Este módulo se aplica para el ingreso de la información básica suministrada en los contratos físicos.

Para el ingreso de los contratos, se debe buscar por contrato para verificar que no se encuentre digitado en el sistema. Si se encuentra registrado el contrato con información de cliente se puede realizar modificación y agregar. Para buscar otro contrato se da clic en Limpiar para que la información que se encontraba se borre. Para guardar los cambios se debe dar en Aceptar.

2.2. CONSULTA DE CONTRATOS: Este modulo permite la búsqueda de contratos para validación de ellos. Se visualiza información general del cliente y contable

Se debe buscar por contrato, el sistema arroja la información de los Datos Básicos del cliente y así mismo la información contable que se tenga de él.

INFORMES: Este Menú muestra 3 tipos de informes, se permitirá el acceso a cada uno de ellos según el perfil y/o rol que tenga cada usuario.

3.1. INFORMES GERENCIALES: Son informes gráficos y detallados de 4 grandes grupos : Cilindro, Móviles, Contratos y Ventas, se podrán visualizar por el rol y/o perfil que tenga el usuario.

3.1.1. CILINDROS: Este módulo permite verificar los procesos que manejan los Cilindros, se subdivide en 4 informes: 3.1.1.1. Informe Cilindros por Edades. 3.1.1.2. Informe Cilindros por Zona. 3.1.1.3. Informe Cilindros por Estado de Traza. 3.1.1.4. Informe Cilindros en Móvil.

3.1.1.1. Informe Cilindros por Edades: Nos permite visualizar el tiempo de uso del cilindro en Estado de Cliente, para verificar la periodicidad. Se subdivide en 4 edades: Menor a 30 Días. Entre 30 y 60 Días. Entre 61 y 120 Días. Mayor a 120 Días.

Cuando se selecciona cualquier rango de edad, en la parte izquierda superior, se tiene acceso a las ciudades, total de registros y el tiempo que llevan con el cliente: Al seleccionar cualquier ciudad, nos aparecerá la información de los clientes que estén registrados , y los días que llevan con el cilindro:

3.1.1.2. Informe Cilindros por Zona: Permite ver la gráfica con la información de las plantas de embasado, donde se encuentran los cilindros, con su total y el porcentaje.

Cuando se selecciona en la gráfica cualquiera de las plantas de embasado, nos aparece discriminado los centros de operaciones que se manejan, y el total de cilindros que tienen.

Al dar clic en la gráfica a cualquier centro de Operaciones, podemos visualizar la gráfica de las rutas de mercado , con su total y porcentaje:

Para ver discriminado por Estados de traza, debemos dar clic en cualquiera de los estados, nos aparecerá el total de cilindros que tiene cada uno de ellos y el detalle

Para ver la información detallada de cada cliente con el respectivo cilindro, se da clic en cualquier estado que se quiera obtener la información (este informe se puede exportar a un archivo plano) Se debe dar clic y permite exportar la información a un archivo plano

3.1.1.3. Informe Cilindros por Estado de Traza: Permite ver la información sobre los estados en los que se encuentran los cilindros, y el porcentaje que tiene cada uno sobre el sistema

Al dar clic en la gráfica a cualquier estados de cilindro, nos direcciona a las plantas de embasado, con la totalidad de cilindros que tiene cada una

Cada planta de embasado, tiene relacionada rutas de mercado, las cuales se visualizan seleccionando en la gráfica con un clic, el cual nos permite ver la información gráfica, total y porcentaje

Para ver la información detallada de cada Cilindro, se debe dar clic en la ruta de mercado a la cual se quiere tener acceso y nos muestra el informe con el NIF del cilindro, Tipo y el día que fue Sembrado:

3.1.1.4. Informe Cilindros en Móvil: Este reporte nos permite revisar por fecha los cilindros que han sido entregados a los móviles. El cual se tiene la opción del rango de fecha y móvil, al cual queremos ver. Después de seleccionar la fecha y el móvil se debe dar clic en Buscar para que nos brinde la información

Nos muestra gráficamente las rutas que tiene el móvil y el total de cilindros que ha tenido por esa ruta, para ver la información discriminada se da clic en cualquiera de las rutas:

Este informe nos muestra la información del tipo de cilindro, ruta, fecha y hora en la cual se entrego al móvil:

3.1.2.1 Informe de Móviles por Zona: Nos permite ver la información de los móviles por ruta rutas de mercado 3.1.2.1 Informe de Móviles por Zona: Este informe nos muestra gráficamente las rutas de mercado por plantas, para ver la información detallada se debe dar clic en cualquiera de ellos.

Al seleccionar en la gráfica cualquiera de las plantas por ruta de mercado, nos direcciona a las rutas de los móviles por ciudades:

Al seleccionar cualquier móvil por ruta nos brinda la información de los móviles, planta, sector (barrio) y Ruta de Mercado

3.1.3 CONTRATOS: Nos permite ver los reportes de los contratos por planta, rangos de fecha, digitados y los que aún están sin entrega, se subdivide en 4 informes: 3.1.3.1. Informes de Contratos General por Planta. 3.1.3.2. Informes de Contratos General por Planta y Fecha. 3.1.3.3 Informes de Contratos Sin Entrega. 3.1.3.4 Informes de Digitación de contratos por Fecha

3.1.3.1. Informe de Contratos General por Planta: Muestra información gráfica de los contratos que se tiene por cada una de las plantas y el total de cada contrato relacionado: En esta tabla permite ver información de cada una de las plantas con su total de cilindros, para ver información de cada uno se debe dar clic a la planta y nos direcciona a la información de las ciudades en las cuales se han realizado contrato

Al seleccionar las plantas nos direcciona a las ciudades con el total de contratos que tienen: Cuando seleccionamos la ciudad en la cual queramos ver la información de ella nos aparecerá la información detalla del cliente:

3.1.3.2. Informe de Contratos General por Planta y Fecha: Se manejará la información por rangos de fecha para una búsqueda más rápida Al dar buscar por el rango de fecha nos direcciona información de los contratos por planta que se obtengan

Al dar clic en la gráfica de las plantas nos direcciona al informe detallado de Contratos

3.1.3.3. Informe de Contratos Sin entrega: En este informe podremos visualizar la cantidad de contrato que en el momento no tienen siembra Al dar buscar por el rango de fecha nos direcciona información de las planta y el total de los contratos que no tienen ninguna compra

Cada planta nos mostrará gráficamente y detalladamente la información de los contratos que no tienen siembras por ciudad

3.1.3.4. Informe de Digitación de Contratos por Fecha: En este informe se puede ver los contratos que se han digitalizado, el cual se pueden visualizar por rango de fecha; para realizar cortes de fecha y hacer mediciones Al dar buscar por el rango de fecha nos direcciona a la gráfica de contratos por centro de operaciones.

Podemos visualizar gráficamente cada centro de operación, con su total y el porcentaje de contratos digitados a nivel nacional. Al seleccionar cualquiera de los centros de operaciones nos direcciona a las zonas que han realizado la digitación de los contratos y así mismo la información de los clientes.

Para ver detalladamente la información la información de los clientes que han digitalizado, se debe dar clic en la gráfica de contratos por zona

Para ver detalladamente la información de los clientes que han digitalizado, se debe dar clic en la gráfica de contratos por zona

3.1.4 VENTAS: Muestra los informes de las ventas realizadas por cada una de las plantas, móviles, con la opción de seleccionar un rango de fecha.

3.1.4.1 Informe de Ventas por Planta y Fecha: Nos permite seleccionar por rango de fechas para tener visible la información gráfica de las plantas que han realizado la venta. Al dar buscar por el rango de fecha nos direcciona a la gráfica de las ventas realizadas por ciudad

Este informe permite ver gráficamente el total de ventas por ciudades y el porcentaje que tiene cada uno de ellos a nivel nacional

Al seleccionar en la gráfica de ciudades cualquiera de ellas, nos direcciona al gráfico de cilindros por ciudad con el total de ventas y el porcentaje que maneja cualquier planta en el gráfico nos discrimina la información por ciudad:

Al seleccionar las ciudades nos aparece información del Id del cilindro, información del cliente, tipo del cilindro y la fecha en la cual se vendió:

3.1.4.1 Informe de Ventas por Planta: Es similar al numeral “a”, el cual en este informe no se puede manejar por rango de fechas, ya que toma las ventas en general que se han realizado.

Al seleccionar cualquier ciudad nos arroja la información gráfica de cilindros por ciudades

Si queremos ver la información detallada de los cilindros que hay en las ciudades, solamente debemos dar un clic en la gráfica para ver la información

3.1.4.2 Informe de Ventas por Móvil: En este informe se maneja por rangos de fecha para ver la de las ventas por departamento, de los móviles que tengan asignados: Al dar buscar por el rango de fecha nos direcciona a la gráfica de móviles por departamento

Nos permite ver la información gráfica de las ventas, por móviles, por departamento, con su totalidad y porcentaje correspondiente

Al seleccionar cualquier departamento, nos direcciona al reporte discriminado de las ventas realizadas por los móviles en las ciudades.

Al ver escoger cualquier ciudad nos muestra las ventas por móvil, o sea, las placas de cada móvil de la ciudad, sus realizadas y el porcentaje de ellas en la ciudad

Si se quiere ver detalladamente la información de las ventas, o sea del cliente al cual se le vendió el cilindro se debe dar un clic en el móvil al cual queremos tener la información.

3.2 INFORMES OPERATIVOS Estos informes serán visualizados y manejados directamente por la dirección del Contact Center. Este informe se subdivide en 3 grupos: 3.2.1 Informes de Digitación. 3.2.2 Informe de Logística. 3.2.3 Informes de Sistemas.

3.2.1. Informe de Digitación: Nos permite tener acceso al informe de los contratos que están digitados y las ventas que sean realizado de los cilindros por Operador (aún no esta activo)

3.2.2. Informe de Logística: En este informe se maneja la información de la periodicidad de los cilindros en los móviles y los pedidos por fecha.

3.2.2.1. Edades de cilindros en Móvil: En este informe se puede visualizar las plantas de embazado con la periodicidad de los cilindros, el cual se divide en 4 grupos: De 0 a 3 días. De 16 a 30 días De 4 a 15 días Más de 30 días

Para ver la información detallada del tiempo de los cilindros en lo móviles se debe escoger la Planta y nos mostrará El nombre del móvil, nombre de la planta, y el total de cilindros que se tiene por cada rango de tiempo

3.2.3. Informes de Sistemas: En este informe se puede ver la información del ingreso al sistema TDL de VIDA GAS y los usuarios que se encuentran en ella.

3.2.3.1. Visitas/Ingresos al Sitio: Se visualiza los reportes gráficos de visitas por día y de ingreso.

3.2.3.2. Uso del Sistema por Rol: Se visualizará la información de cada uno de los rol y/o perfil para poder ingresar al sistema.

3.2 INFORMES DE COMUNICACIONES Estos informes serán visualizados y manejados directamente por la dirección del Contact Center. Este informe se subdivide en 3 grupos: Resumen del día Resumen detallado

Resumen Día: Se debe seleccionar la fecha y nos muestra el total de llamadas atendidas, los minutos al aire, total de llamadas abandonadas y el tiempo de espera

Resumen Día Detallado: Se debe seleccionar la fecha y nos muestra las llamadas realizadas, recibidas y/o abandonadas por hora en el día.

4. VENTAS/PEDIDOS: En este modulo se puede digitar las ventas y ver información de los pedidos realizados.

4.1. Venta Cilindros: Este módulo se utiliza para digitar la información de clientes nuevos, Que Se estén realizando en línea Móvil-Contact Center o de clientes que ya están en la base de datos , pero están realizando venta. Se puede realiza búsqueda por Cil. que recoge y por contrato Para verificar si ya existe algún cliente.

4.2. Consultar Pedidos: Podemos ver la información de cuantos pedidos ha realizado cada cliente y por el móvil entregado:

5. CONTROL DE OPERACIONES: Este modulo nos permite ver información de clientes, cilindros, aperturas y cierres a los móviles. Así mismo permite actualizar la información

5.1. ARCHIVOS: Permite Cargar y generar archivos de móviles y de las plantas. Se divide en 3 archivos: 5.1.1. Cargar Plano Móvil. 5.1.2. Cargar Excel Fábrica. 5.1.3. Generar Archivos Planos.

5.1.1. Cargar Plano Móvil: Permite cargar la información a los móviles. Se debe seleccionar el archivo con los campos establecidos. Cuando termine de cargar los registros sale un total. Este modulo se utilizará en caso de emergencia, o sea, cuando las máquinas Honeywell presenten algún daño. Cuando se tiene la ruta del archivo se debe dar clic en Cargar para que pueda subir al sistema móvil Busca la ruta de acceso al archivo el cual se quiere exportar la información.

5.1.2. Cargar Excel fabrica: Permite cargar la información de los cilindros que entregan de Fabrica. Se debe seleccionar el archivo con los campos establecidos. Cuando termine de cargar los registros sale información del Tipo, a que Planta van direccionada y móvil.

5.1.3. Generar Archivos Planos: Permite exportar información de clientes y cilindros en un archivo plano. Cuando VIDA GAS requiera de algún reporte en especifico debe solicitarlo a Asellerator para que sea publicado en el sistema.

5.2. Actualización de Clientes: Nos permite buscar al cliente por varios campos y hacer la modificación de algún dato. Para que los cambios que se realicen sean modificados, debe darse clic en Guardar Cambios, el cual se activa al tener la información del cliente. 5.2. Actualización de Clientes:

5.3. Periodicidad de Clientes: Se puede ver el periodo en el cual dura un cilindro por cliente, o sea, se establece la variación porcentual del consumo habitual

5.4. Búsqueda de Cilindros: Nos permite buscar por el NIF en que Estado se encuentra el cilindro y los datos detallados del cliente cliente

5.5. Historial de Cilindros: Nos permite visualizar los ciclo de vida del cilindro desde que salió de planta un cilindro hasta el estado cliente

5.6. Apertura Diaria: Información de la carga diaria que tiene cada uno de los móviles. Se escoge el móvil al cual se le va a entregar planilla y cargue Se debe ingresar la fecha del día del cargue. Para visualizar los cilindros del día se da clic en VER TODOS y se imprime

La información que se visualiza al dar clic en VER, permite que se pueda imprimir y hacer entrega a cada móvil, para que ellos al finalizar su labor diaria hagan entrega de los datos de cliente y el número del cilindro (Nif) que reciben por parte del cliente

5.7. Cierre Diario: Nos permite seleccionar cada móvil para así mismo digitar la información que ellos entregan al finalizar de la labor diaria:

6. ADMINISTRACIÓN: Es el panel de administración donde se crean y modifican: Fabricas, plantas de envasado, centros de operaciones, rutas de mercado, móviles, usuarios del sistema, precios etc.

Este módulo nos permite ver el Panel de Mantenimiento, se divide en: 6.1. Plantas 6.2. Centro de Operaciones 6.3. Rutas de Mercado 6.4.Usuarios 6.5. Precios

6.1. Plantas: Este panel es el administrador de las Plantas de VIDA GAS, el cual se maneja una tabla con las que se encuentran a nivel nacional, también se puede crear las Plantas que se deseen. Este módulo será manejado exclusivamente por el administrador del Sistema de VIDA GAS. Se da clic para realizar la creación de la planta que se requiera Se da clic y se puede editar la información de la planta.

6.2. Centro de Operaciones: Este panel es el administrador de los Centros de Operaciones de VIDA GAS, la información visualizada en a nivel nacional, también se puede crear los Centros de Operaciones. Este módulo será manejado exclusivamente Por el administrador del Sistema de VIDA GAS. Se da clic para realizar la creación de la planta que se requiera

6.3. Rutas de Mercado: Este panel es el administrador de las Rutas de Mercado de VIDA GAS, la información visualizada en a nivel nacional, también se puede crear las Rutas de Mercado. Este módulo será manejado exclusivamente Por el administrador del Sistema de VIDA GAS. Se da clic para realizar la creación de la planta que se requiera

6.4. Usuarios: Este panel es el administrador de Usuarios de VIDA GAS, la información visualizada son los usuarios con sus perfiles y/o roles a nivel nacional, también se puede crear nuevos Usuarios. Este módulo será manejado Exclusivamente por el administrador del Sistema de VIDA GAS. Se da clic para realizar la creación de la planta que se requiera

6.5. Precios: Este panel es el administrador de los Precios para los cilindros de VIDA GAS, la información visualizada es a nivel nacional, también se puede crear los precios por el sistema. Este módulo será manejado exclusivamente por el administrador del Sistema de VIDA GAS. Se da clic para realizar la creación de la planta que se requiera

7. CERRAR SESIÓN: Para salir de la aplicación, todo usuario debe dar clic en Cerrar Sesión. Además de esto se puede visualizar el número de usuarios conectados en TDL (Trayectoria Digital en Línea) y la versión que se este manejando.

Cualquier inquietud favor enviarla a soportevidagas@asellerator.com GRACIAS !!!! Cualquier inquietud favor enviarla a soportevidagas@asellerator.com