Plan de Gobernabilidad Gestión Documentaria y Sitios Colaborativos con SharePoint

“La gobernabilidad involucra a personas, procesos, tecnología y políticas con el fin de definir un servicio, resolver una ambiguedad y mitigar conflictos en las organizaciones” Fuente: The Burton Group

Plan de Gobernabilidad VPR ¿Porqué un plan de Gobernabilidad para SharePoint? Plan de Gobernabilidad VPR “Incrementar la colaboración mediante el uso efectivo de SharePoint”

Componentes del Plan de Gobernabilidad Personas Roles y responsabilidades Procesos Como se realizarán las tareas cotidianas como la creación de un Nuevo sitio y los requerimientos de negocio. Tecnología Brindar características y herramientas para el refuerzo de las políticas – ¿Cuando Realizar backup? ¿Como desplegar las aplicaciones? Políticas Grupo de Principios – ¿Quien será el administrador del sitio? ¿Que pueden y no pueden hacer los Administradores de sitio?, ¿Como se debe de solicitar la creación de nuevas funcionalidades?

Equipo de Estrategia Equipo Táctico Personas – Roles y Responsabilidades Equipo de Estrategia Coordinador General Gerente Ejecutivo Gerentes Directivos Equipo Táctico Administrador de Operaciones Administrador de Soporte Líder de Desarrollo

Procesos

Políticas – Modelo de Continuidad Control de T.I. Control del Usuario Control En Exceso Pérdida De control Descentralización Centralización Federación

Políticas - Jerarquía de Sitios y Permisos Control de T.I. Control del Usuario

Procesos - Crecimiento de Sitios Actualización de Datos Permanentes por Gestión y Desarrollo Humano Noticias Eventos Cumpleaños Reconocimientos Blogs Foros Home Intranet Aplicaciones VPR Intranet Sitios Colaborativos Controlado por TI Responsabilidad de actualización de una área Lineamientos para la creación por Gestión Humana y TI Sitios a Demanda Lineamientos de Colaboración Lineamientos de Diseño Lineamientos de Seguridad El responsable será cada propietario del sitio Responsabilidad a cargo del Líder de Cada área Audtoría de TI Modelo de Gobernabilidad de SharePoint

Enfoque de crecimiento de una Intranet Intranet Informativa Sitios de Colaboración Bibliotecas de Documentos Gestión de Tareas Foros Blogs Encuestas Wikis Intranet Colaborativa VPR Intranet Home Gestión Doc. Y Workflows Gestión de Trámite Documentario Workflows de Procesos y solicitudes Digitalización de documentos Búsqueda Empresarial

Políticas – Creación de Nuevos Sitios Definición de Política Recomendación Solicitud a través de formato de creación formato con los siguientes datos: Nombre y Objetivo del Site Contenidos a cargar (Listas y Bibliotecas) Grupos de usuarios y permisos (Propietarios, Aprobadores, Colaboradores, Visitantes.) Actualización de Datos Presentación de cronograma de actualización de contenidos y responsables (6 meses o 1 año) Responsabilidad de Accesos Propietario de Cada Site (No al área de TI. TI y GDH cumplen rol de Auditoría) Política de Entrenamiento Entrenamiento Virtual con Evaluaciones Seguimiento del Site 1 vez al mes por el Coordinador del Portal Cuotas del Site Blogs/ Wikis 1GB Site Colaboración sin repositorio de documentos 5Gb Site Colaboración con repositorio de documentos 10Gb Solicitud de Nuevos Permisos

Plantilla Ejemplo para Sitios Colaborativos

Plantilla Propuesta para Vía Parque Rimac

Políticas de Gobernabilidad Siguientes pasos: Preparación del Documento de Gobernabilidad Preparación de la Plantilla de Sitio Revisión y Aprobación Difusión y seguimiento del Plan de Gobernabilidad

Recomendaciones Finales Trabajar primero con las áreas de la empresa organizadas, y organice las otras áreas antes de implementar la solución Intranet Entrenar a usuarios TI onsite Desarrollar el material virtual para las capacitaciones a usuarios finalez Trate a su Intranet como un servicio de alta disponibilidad Brinde a los usuarios un seguimiento del uso del internet y promocione su actualización Obtenga comentarios de los usuarios finales y aplique ideas novedosas para motivar el constante uso de su Intranet