KM EN PAN AMERICAN ENERGY Mejores Prácticas Gente –Procesos -Tecnología IAPG 12 – 13 de Junio del /2008

KM –Proceso - Revisión contínua ¿Cómo estamos accediendo a la información antes, durante y después de los eventos? ¿Cómo asegurarnos que la información capturada es aplicable para nuestra operación y procesos futuros? ¿Cómo compartimos la información con otros grupos internos de la empresa? C A P T U R E C A P T U R E C A P T U R E CAPTURAR B R O A D C S T B R O A D C S T V A L I D T E V A L I D T E Gestión del Conocimiento DIFUNDIR VALIDAR Knowledge Management Knowledge Management = = = = F O L W U P PEOPLE PEOPLE GENTE M A N G E x x F O L W U P + PROCESOS PROCESS PROCESS M A N G E SEGUIMIENTO x + x ¿Qué sistema / Base de datos estamos usando para administrar el conocimiento simple y efectivamente? TECHNOLOGY TECHNOLOGY TECNOLOGIA ¿Qué mecanismos aseguran el valor del proceso de aprendizaje? GERENCIAR E M B D E M B D INTEGRAR ¿Cómo estamos utilizando el conocimiento para mejorar el desempeño en nuestra operación y gestión diaria? 2

Gestion del Conocimiento -Procesos involucrados y herramientas utilizadas Capturar el conocimiento Sitio KM Estandarización de su registro Template de Lecciones Aprendidas Validación de su contenido Proceso de revisión Integración con otros procesos Indice de conocimientos y red de expertos Conversión del conocimiento en acción Acciones críticas y seguimiento Incorporación en los procesos de trabajo KM Plan 1 2 3 4 5 6 3

1.- Capturar el conocimiento Sitio KM Conocimiento Explícito (codificable) Bases de Datos, Captura y re-utilización, edición, distribución, etc. Conocimiento Tácito (valor intangible en la gente) Compartir, dialogar, mapeo de conocimientos en redes de expertos, aprendizaje por cercania (Foros) 4

Lecciones Aprendidas - Piloto 10 años de “Compartir” –Aprox 500 trabajos, 250 Lecciones Identificadas de SSA (2004-2008) en eB, Análisis de Fallas de Integridad y Mantenimiento en Sitio web, GO-Card Operaciones de Petróleo, Registro de Lecciones de diferentes sectores como Perforación, Operaciones de Gas, etc.

2. Estandarización de su registro Template de Lecciones Aprendidas Codificación estandarizada Integración con otras bases de datos.

2. Estandarización de su registro Template de Lecciones Aprendidas Permite: Brindar información que permita definir el contexto en que ocurrió el hecho Analizar el problema “a fondo” Ayudar a pensar porqué pasó y como evitar que se repita. Evaluar posibles riesgos previo a la implementación de posibles soluciones. Aprender de los fallas y/o identificar oportunidades de mejoras Qué estaba haciendo ? Qué pasó ? Porqué pasó ? Cuál fue la razón ? Qué aprendimos? Análisis de Riesgo

3. Validación de su contenido Proceso de revisión Autor Revisor Evaluador Publicador Gestor KM Individuo, representante de un equipo de trabajo. Referente KM de un Sector Supervisor / Referente Operativo / Tecnico Autoridad Técnica según tema/ disciplina especifica Autoridad de Ingeniería Difusión, seguimiento y cierre Status de la Lección "REVISADA" "VALIDADA" "PUBLICADA" "CERRADA"

4. Integración con otros procesos 4. Integración con otros procesos Indice de Conocimientos y Red de Expertos Revisión de la Lección Aprendida por Referentes Operativos Evaluación de las Acciones Críticas por Autoridades Técnicas según especialidad 9

5. Conversión del conocimiento en acción 5. Conversión del conocimiento en acción Acciones críticas y seguimiento Acción 1 Modificación de documentos existentes a fin de incorporar el aprendizaje obtenido Acción 2 Creación de nuevos documentos que reflejen el aprendizaje obtenido Accion 3 Distribución Difusión del aprendizaje obtenido Accion 4 Seguimiento y Cierre Garantizar cumplimiento Acciones Críticas

6. Incorporación en los Procesos de Trabajo KM Plan Tanto para un proyecto, pozo importante, programa de pozos pequeños o programa de trabajo anual, el KM plan define: KM Plan Cómo se manejará el conocimiento? Qué conocimiento se necesitará? De donde obtendremos ese conocimiento crucial? Cuándo lo haremos? Quién lo hará? Programa de Perforación

6. Incorporación en los procesos de trabajo

Modelo de Gestión de Conocimiento y requerimientos funcionales PUSH de conocimiento y lecciones con conocimiento para ofrecer. PULL de conocimiento y lecciones a quien necesita conocimientos. TRANSFER de conocimiento tácito por medio de la comunicación. TRANSFER de conocimiento explícito almacenado en la Base de Conocimiento. En el marco de un clima corporativo definido por las expectativas del Management y análisis de la performance Conocimiento Tácito COMUNICAR KPIs F O L W U P Knowledge Management = PEOPLE x PROCESS TECHNOLOGY E M B D A N G V I T C R S Gestión del Conocimiento GENTE + PROCESOS TECNOLOGIA INTEGRAR GERENCIAR DIFUNDIR CAPTURAR VALIDAR SEGUIMIENTO PUSH PULL RECOLECTAR ORGANIZAR BUSCAR / PUBLICAR Conocimiento Explícito

Requerimientos de la aplicación de KM y especificaciones generales Integrar todas las funcionalidades en una sola aplicación para garantizar integridad contextual y de información Manejo de Información y documentación en múltiples formatos y accesible desde Intranet e Internet Aplicación de KM Sistema de Lecciones Aprendidas Acciones criticas y seguimiento Biblioteca de conocimiento Foros Páginas amarillas Flexibilidad para expandir funcionalidad e integrabilidad incluso con Manejo de Cambio Integración con aplicaciones e información de PAE Búsqueda por Taxonomías u otros criterios dentro de la lección y dentro de los attachments (FTR) Automatización del workflow de aprobación y manejo de acciones criticas

Modelo de Evolución en la Empresa Records Management 15

Esquema general de la solución Utilización de la Plataforma de Document Management (Enterprise Informatics eB) Utilización de la Plataforma de Manejo de Procesos de Negocios (Singularity SPP) Base de Datos Oracle 10g Sistema de control de versiones Intranet PAE Sitio KM BPM Oracle DB Vaults con Archivos Otras aplicaciones

Funcionalidad completa del Site KM .Lecciones aprendidas Biblioteca Foros Paginas Amarillas -Lecciones aprendidas -Biblioteca -Foros -Paginas amarillas

Sistema de búsqueda dinámico sobre la base de lecciones aprendidas Búsqueda Avanzada Permite manejar varios filtros especificos para acotar resultados Búsqueda Rápida Busca por cualquier palabra dentro de la lección –todos los campos- y en adjuntos –los contenidos –FTR_

Búsqueda Rápida -A través d e todos los ámbitos. - Ejemplo Biblioteca de Estándares.

El resultado de la búsqueda permite ver datos de la lección y documentos adjuntos

Foros Foros Ambito de discusión organizado por Tema/subtema Dos versiones: Abierto sin workflow, Controlado por workflow Contenido de las discusiones se almacena en el mismo repositorio de KM

Muchas Gracias !!! Preguntas ?

Filosofía del eB CERTIFIED! Collaborative Workspace Management CAD e-mail Web Office LoB ERP EAM Project Management Requirements Management Closed Loop Change Management Records Management Document Management Item Management CERTIFIED! 23