Inducción General Sistema de Gestión de Calidad y Sistema de Gestión en Seguridad BASC 10/05/10 Sistema de Gestión de Calidad

10/05/10 Sistema de Gestión de Calidad

Tabla de contenido Sistema de Gestión de Calidad 10/05/10 Presentación .................................................................................................................... I. Definición y estructura del Sistema de Gestión de la Calidad, SGC ............. II. Definición y estructura del Sistema de Gestión en seguridad BASC .......... VI. Glosario ............................................................................................. 10/05/10 Sistema de Gestión de Calidad

Presentación Sistema de Gestión de Calidad 10/05/10 La apertura y globalización de mercados en los que permanentemente opera Carlos E. Campuzano hacen que sea cada vez más necesario ser competitivos a nivel de calidad y seguridad de los procesos de intermediación aduanera, así mismo se requiere garantizar el cumplimiento de las Normas y Decretos del estado como parte fundamental del funcionamiento de la Empresa. La finalidad de estos modelos es contribuir al cumplimiento de los fines esenciales del de la empresa en un marco de eficiencia y eficacia,, enmarcados en la calidad y la ética institucional. Los dos modelos planteados, abordan el quehacer institucional desde diferentes enfoques, así: El Sistema de Gestión de Calidad (SGC), desde el logro de resultados en relación con los objetivos de calidad, para satisfacer las necesidades, expectativas y requisitos de los clientes y partes interesadas en procura de la mejora continua. El Sistema de gestión en seguridad desde la participación en la cadena de exportación en un entorno seguro libre de contaminación con drogas yo contrabando hacia el exterior, cumpliendo con las directrices de la NORMA BASC . 10/05/10 Sistema de Gestión de Calidad

Sistema de Gestión de Calidad Estructura del Sistema de Gestión de la Calidad bajo la norma NTC ISO 9001:2008 El SGC está basado en procesos y estructuras, siguiendo la metodología del ciclo PHVA (Planear, Hacer, Verificar y Actuar). Como se observa en la gráfica, el SGC es la herramienta que satisface las necesidades de los clientes a través de la gestión óptima de los recursos, el desarrollo de las competencias del talento humano, la adecuación, documentación y estandarización de los procesos para la prestación del servicio su constante medición, análisis y mejora y el compromiso de la alta dirección, evidenciado en la definición de la política y objetivos de gestión. 10/05/10 Sistema de Gestión de Calidad

¿Qué es un Sistema de Gestión de Calidad? El SGC es una herramienta de gestión sistemática y transparente que permite dirigir y evaluar el desempeño institucional en términos de calidad y satisfacción en la prestación de los servicios a cargo de la entidad. Se enmarca en el Plan Estratégico, para la implementación del SGC en las entidades del Estado los pasos a seguir son: planificación de la calidad, enfocada al establecimiento de la política y los objetivos de calidad, la definición de los procesos necesarios para la operación, la disposición de los recursos, la evaluación y seguimiento con el fin de establecer las acciones de mejora y así cumplir con los objetivos de calidad. 10/05/10

Principios en los que se basa el Sistema de Gestión de la Calidad El Sistema de Gestión de la Calidad se enmarca, integra, complementa y desarrolla dentro de ocho principios de calidad, cuyo fin es conducir la entidad hacia la mejora en su desempeño, convirtiéndose en los pilares fundamentales para todos los servidores de la empresa, así: 1. Enfoque hacia el cliente: Prestar servicios dirigidos a satisfacer al usuario/ Cliente de Carlos E. Campuzano, determinando sus expectativas actuales y futuras. 2. Liderazgo: Desarrollar una conciencia hacia la calidad implica que la alta dirección de cada entidad es capaz de lograr la unidad de propósito dentro de ésta, generando y manteniendo un ambiente interno favorable, en el cual los empleados puedan llegar a involucrarse totalmente en el logro de los objetivos de la empresa. 10/05/10 Sistema de Gestión de Calidad

Principios en los que se basa el Sistema de Gestión de la Calidad 3. Participación activa de los servidores: Es el compromiso de los empleados que ejercen funciones en todos los niveles, que permite el logro de los objetivos de la entidad. 4. Enfoque basado en los procesos: En las entidades existe una red de procesos y subprocesos, la cual al trabajar articuladamente, permite generar valor. Un resultado deseado se alcanza más eficientemente cuando las actividades y los recursos relacionados se gestionan como un proceso. 5. Enfoque del sistema para la gestión: El hecho de identificar, entender, mantener, mejorar y, en general, gestionar los procesos y subprocesos y sus interrelaciones como un sistema contribuye a la eficacia, eficiencia y efectividad de las entidades en el logro de sus objetivos. 10/05/10 Sistema de Gestión de Calidad

Principios en los que se basa el Sistema de Gestión de la Calidad 6. Mejora continua: Consiste en identificar e implementar mejores prácticas en la realización de las actividades propias de la entidad para la prestación del servicio. 7. Enfoque basado en hechos para la toma de decisiones: En todos los niveles de la empresa las decisiones eficaces, se basan en el análisis de los datos y la información, y no simplemente en la intuición. 8. Relaciones mutuamente beneficiosas con los proveedores de bienes y servicios: Las entidades y sus proveedores son interdependientes; una relación beneficiosa, basada en el equilibrio contractual aumenta la capacidad de ambos para crear valor. 10/05/10 Sistema de Gestión de Calidad

Sistema de Gestión de Calidad Aspectos claves para la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad Identificación y establecimiento de: 1. Los requisitos y necesidades de los usuarios / clientes. 2. Los procesos que le permitan a la entidad cumplir con la misión asignada (mapa de procesos). 3. La secuencia e interacción de los mismos. 4. Los recursos necesarios para que la operación y control de los procesos sean eficaces y eficientes. 5. Las competencias del talento humano con base en la educación, formación, habilidades y experiencia apropiados. 10/05/10 Sistema de Gestión de Calidad

Sistema de Gestión de Calidad Aspectos claves para la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad Documentación de: 1. La política de calidad. 2. Los objetivos de calidad. 3. El manual de calidad. 4. Los seis procedimientos obligatorios requeridos por la norma. 5. Los manuales, procedimientos, protocolos, guías, instructivos y formatos. requeridos para asegurar la eficaz operación y control de los procesos. 6. Los registros requeridos por la norma que evidencian el actuar institucional. Implementación: Hace referencia a que todos los servidores día a día apliquen los requisitos de la norma documentados en el manual de calidad. 10/05/10 Sistema de Gestión de Calidad

Sistema de Gestión de Calidad Aspectos claves para la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad Mantenimiento: Significa que a través del seguimiento y control a los procesos se detecten y ejecuten acciones preventivas o correctivas para corregir desviaciones potenciales o reales, según corresponda. Mejora: Con base en los resultados de los indicadores de gestión que arrojen los procesos, los objetivos de calidad, las auditorias internas y en general todo el SGC, se deben proponer acciones con el fin de aumentar la capacidad para cumplir los requisitos de los usuarios y de la entidad, optimizando así el desempeño institucional. 10/05/10 Sistema de Gestión de Calidad

Documentación esencial en los dos modelos Calidad y BASC El manual de calidad y seguridad. Contiene y referencia documentos relativos a Política de Calidad y Objetivos de calidad. Mapa de procesos y sus interrelaciones (caracterizaciones), Procedimientos, protocolos, instructivos, guías y formato, y la matriz de política y objetivos de calidad. Mapas de riesgos: Donde se identifican las posibles vulnerabilidades en seguridad que la empresa pueda tener y proponer acciones preventivas. El manual de procedimientos. Referencia, además de los citados en el manual de calidad, el código de ética, el código de buen gobierno y las políticas de operación, mapa de riesgos, planes de comunicación organizacional, informativa y de medios de comunicación. Planes de mejoramiento. Estos documentos requieren ser conocidos por todos los empleados, mantenerse actualizados, controlados y estar disponibles en los puntos de uso. 10/05/10 Sistema de Gestión de Calidad

Mapa general de procesos 10/05/10

Política y objetivos de calidad y seguridad ISO 9001:2008 – BASC Política de Calidad y Seguridad Lograr un mejoramiento continuo en el desempeño de nuestro sistema de gestión para satisfacer en forma permanente las necesidades de nuestros clientes mediante la prestación de servicios de agenciamiento aduanero en los términos de oportunidad, confiabilidad y seguridad (Prevención contra actividades ilícitas) acordados. Buscando la optimización de recursos en nuestros procesos operativos. Contamos para ello, con un equipo humano idóneo capacitado y motivado que actúa dentro de parámetros éticos y morales establecidos. Objetivos de calidad 1. Aumentar la satisfacción del cliente 2. Disminuir los costos de fallas imputables a la SIA. 3. Mejorar la oportunidad en la intermediación aduanera 4. Disminuir los errores en digitación que generen multas, aprensiones o requisiciones. 5. Mejorar las competencias de personal operativo 6. Mejorar el clima organizacional 10/05/10 Sistema de Gestión de Calidad

Sistema de Gestión de Calidad Glosario de términos A continuación se presenta el vocabulario técnico con el cual ustedes deben familiarizarse para facilitar la comprensión de los requisitos de las normas NTC ISO 9001:2008 y la Norma BASC versión 2008. Acción Correctiva: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la (s) causa (s) de una no conformidad detectada u otra situación indeseable. La acción correctiva se toma para evitar que algo vuelva a suceder. Acción Preventiva: Acciones tomadas para eliminar la (s) causa (s) de una no conformidad potencial u otra situación potencialmente indeseable. La acción preventiva se toma para prevenir que algo suceda. Alta Dirección: Persona o grupo de personas que dirigen y controlan al más alto nivel una entidad. Calidad: Grado en el que un conjunto de características inherentes cumplen los requisitos. Documento: Información y su medio de soporte. 10/05/10 Sistema de Gestión de Calidad

Glosario de términos Sistema de Gestión de Calidad 10/05/10 Caracterización: Formato en el cual se describen los procesos o subproceso suministradores, entradas, principales actividades, salidas, receptores, mecanismos de seguimiento y control, documentos, recursos utilizados, indicadores de gestión, la valoración de los riesgos. Controles: Conjunto de acciones o mecanismos definidos para prevenir o reducir el impacto de los eventos que ponen en riesgo la adecuada ejecución de los procesos, requeridos para el logro de los objetivos de la entidad. Se clasifican en preventivos y correctivos. Cliente/Usuario: Organización, entidad o persona que recibe un producto y/o servicio. Los clientes/usuarios se clasifican en internos y externos. Internos los servidores, y externos, la sociedad en su conjunto. Evidencia: Datos que respaldan la existencia o veracidad de algo. Indicador de Gestión: Expresión cuantitativa y/o cualitativa sujeta a la medición, que permite observar y conocer la situación y las tendencias de cambio generadas. 10/05/10 Sistema de Gestión de Calidad

Glosario de términos Sistema de Gestión de Calidad 10/05/10 Mapa de Procesos: Describe gráficamente los macroprocesos de la entidad, clasificándolos en: estratégicos, misionales, de apoyo, de seguimiento y mejora. Refleja sus respectivas interrelaciones. Proceso: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan para generar valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados. Procedimiento: Conjunto de especificaciones, relaciones y ordenamiento de tareas requeridas para cumplir con las actividades de un proceso. Establece los métodos para realizar las tareas y la asignación de responsables en la ejecución de las actividades. Riesgo: Representa la posibilidad de ocurrencia de un evento que pueda entorpecer el normal desarrollo de las funciones de la entidad y afectar el logro de sus objetivos. BASC: Alianza de negocios para un Comercio Seguro ISO: Organización internacional de estandarización. 10/05/10 Sistema de Gestión de Calidad

Glosario de términos Sistema de Gestión de Calidad 10/05/10 Seguridad: Es una actividad encaminada a conseguir la protección de personas, bienes inmuebles y muebles e información, ante cualquier amenaza. Para conseguir esta protección es preciso contar con medios humanos y materiales; de cuyo funcionamiento, organización y despliegue dependerá en mayor o menor grado la consecución del fin perseguido. 10/05/10 Sistema de Gestión de Calidad

Principios de la Norma BASC versión III - 2008 Qué es BASC? BASC (Bussiness Alliance for Secure Commerce) es una asociación sin fines de lucro que opera como un programa de cooperación voluntaria entre el sector empresarial, autoridades aduaneras, entidades gubernamentales y organismos internacionales, para fomentar prácticas seguras en la cadena de suministros del comercio internacional de mercancías. Es un sistema integral de gestión y administración de la seguridad y control de las actividades de una organización, de adopción Voluntaria, para el mejoramiento continuo de los estándares de seguridad aplicados en las empresas. 10/05/10

Principios de la Norma BASC versión III - 2008 Beneficios de implementar el sistema BASC? Certificación de su Sistema de Gestión en Control y Seguridad (SGCS) con re certificaciones anuales que garantizan el mantenimiento de las prácticas de seguridad. Representatividad y facilitación de contactos con autoridades vinculadas al comercio exterior.  Mayor confianza por parte de clientes y autoridades. Disminución de costos y riesgos derivados del control a sus procesos. Transferencia de conocimiento y experiencia en seguridad de la cadena de suministro. Apoyo en el mantenimiento del Sistema de Gestión en Control y Seguridad (SGCS). Facilitación de contactos en diferentes países a través de los Capítulos BASC. Tarifas preferenciales para la participación en eventos programados por BASC. 10/05/10 Sistema de Gestión de Calidad

Estándares de Seguridad Norma BASC versión III – 2008 Requisitos legales Constitución legal de la compañía Autorizaciones legales que permitan la operación. Listado de Requisitos legales. . Sistema de Gestión Diagnostico o revisión inicial. Evaluación de riesgos. Política de Seguridad y Objetivos de seguridad. Mapa de procesos, Caracterización de los procesos. Equipo de auditores internos competentes. Revisión Gerencial, Auditorias internas y acciones correctivas y preventivas. Manual de seguridad. 10/05/10 Sistema de Gestión de Calidad

Estándares de Seguridad Norma BASC versión III – 2008 Administración de Personal Selección Identificación de posiciones criticas. Estudio de seguridad de posiciones críticas. Visita domiciliaria a posiciones críticas. Contratación Inducción y entrenamiento. Seguridad social de orden laboral. Carné de identificación empresarial y procedimiento para la recuperación, reposición y anulación del carné Mantenimiento y capacitación Pruebas de Confiabilidad. Sensibilización y Capacitación Sobre el Sistema. Procedimientos para informar incidentes sospechosos. Capacitado y entrenado de seguridad en los sistemas de información. Programa de concientización sobre consumo de alcohol y drogas Actualización de datos, archivo fotográfico, registro de huellas dactilares y firma. 10/05/10 Sistema de Gestión de Calidad

Estándares de Seguridad Norma BASC versión III – 2008 Sistema de seguridad Sistemas electrónicos de seguridad. Áreas restringidas señalizadas. Controles de acceso, identificación de Personal Visitante. Ejercicios Prácticos y Simulacros de evacuación. Personal entrenado para desempeñar labores de seguridad Logística del recibo y despacho de la carga Desarrollar el sistema de manera que permitan trazabilidad. Empleo de sellos y precintos de seguridad. Sellos de alta seguridad (ISO/PAS 17712). Registro fílmico y fotográfico. Reporte de la entrega de la carga en destino. Almacenamiento de mercancía peligrosa. Inspección a los vehículos de carga. 10/05/10 Sistema de Gestión de Calidad

Estándares de Seguridad Norma BASC versión III – 2008 Control de materias primas y material de empaque NO APLICA A LAS SIA. Control de documentos y de la información Control de documentos. Entrega y archivo de la Información. Seguridad del archivo. Documentación soporte de la carga protegidos. Información Mínima sobre la Carga Seguridad informática. Respaldo de la Información. Protección a la propiedad intelectual. 10/05/10 Sistema de Gestión de Calidad

Estándares de Seguridad Norma BASC versión III – 2008 Selección de clientes y proveedores CLIENTES Procedimiento documentado de selección de clientes Documentación sobre los clientes. Verificación de clientes Visita a clientes PROVEEDORES Procedimiento documentado de selección de proveedores. Proveedor calificado como operador económico autorizado. Visita a proveedores. Acuerdos y responsabilidades con los proveedores. 10/05/10 Sistema de Gestión de Calidad

Estándares de Seguridad Norma BASC versión III – 2008 Alianzas estratégicas y de seguridad Acuerdos de seguridad con gremios y autoridades Reporte de actividades sospechosas Procedimiento para el reporte de actividades sub.-estándar. Comunicación con representantes de autoridades. 10/05/10 Sistema de Gestión de Calidad

Distribuya este documento con el personal de su sucursal Gracias por su atención Preparado por: Juan Guillermo Gómez Rodríguez Coordinador de sistema de Gestión 10/05/10