vehículos Hortifrut y propuestas Situación actual de vehículos Hortifrut y propuestas de mejora

OBJETIVO CUANTIFICAR IDENTIFICAR PROPONER ACORDAR Vehículos O & M SS.GG Gerencia Contabilidad Vehículos CUANTIFICAR Los vehículos de la empresa IDENTIFICAR política de uso y rendiciones de gastos PROPONER política de uso y mejoras en rendiciones de gastos ACORDAR con Gerencia las bases para definir política de empresa

Viveros Hortifrut Chile S.A. VEHÍCULOS HORTIFRUT SEPTIEMBRE, 2009 Hortifrut S.A. 18 Vehículos Hortifrut Chile S.A. 29 Vehículos Agrícolas Asociadas 10 Vehículos Hortifrut Comercial 2 Vehículos Viveros Hortifrut Chile S.A. 5 Vehículos 64 Vehículos

VEHÍCULOS HORTIFRUT HORTIFRUT CHILE

VEHÍCULOS HORTIFRUT HORTIFRUT S.A.

VEHÍCULOS HORTIFRUT AGRICOLA ASOCIADOS

VEHÍCULOS HORTIFRUT VIVERO HORTIFRUT S.A. HORTIFRUT COMERCIAL S.A.

VEÍCULOS HORTIFRUT Tipo de Gasto Tipo de Vehículo Combustible Vehículos compañía Vehículos arrendados Vehículos particulares Peaje Estacionamiento Lavado Vehículo Mantenciones Reparaciones Permiso Circulación Seguro Obligatorio Revisión Técnica Seguro vehículo

Peaje, Estacionamiento, Lavado vehículo Mantenciones, Reparaciones VEHICULOS HORTIFRUT Tipo Vehículo Combustible Peaje, Estacionamiento, Lavado vehículo Seguros Mantenciones, Reparaciones Empresa Tarjeta Copec Rendiciones Factura Centraliza en casa matriz Declaración SII SI Particular (contrato) CLP / Km (Rendición) CLP / Km (Rendición) NO - Arrendado Rendición Cumple Ley 825 No Cumple Ley 825

VEHÍCULOS HORTIFRUT COMENTARIOS: 1.-Vehículos comprados por una sociedad que se encuentran asignados a personal que trabajan en otra empresa asociada 2.-Vehículos asignados a personal que ya no trabajan en la empresa o no tienen un responsable directo 3.-Inventario de activos fijos en SAP no esta actualizado de acuerdo al listado 4.-Vehículos vendidos o comprados no se informan en forma oportuna al departamento de Contabilidad 5.-Vehículos que se dan de baja no se informa formalmente su situación 6.- Vehículos que se utilizan pero ya cumplieron su vida útil y generan mayor gasto 7.- Vehículos asignados a personal administrativo (Ej: Vivero) 8.- Variedades de modelos y marcas

VEHÍCULOS HORTIFRUT COMENTARIOS: 9.- Asignación parcial de tarjetas de combustible (Copec) a los vehículos de la empresa 10.- Vehículo utilizado por personal externo de la compañía 11.- Rendiciones de gastos por personal externo de la compañía 12.- Uso de petróleo asignado para maquinaria es utilizado en vehículos asignados a agrícolas 13.- No existen políticas y procedimiento de uso y responsabilidades de vehículos 14.-Se realizan rendiciones que no pueden declararse como gastos antes el SII (Ej. Contratación personal con vehículo propio, vehículo arrendado que no cumpla Ley 824 / 825) 15.- Carga de trabajo para departamento contabilidad para gestionar rendiciones

VEHÍCULOS HORTIFRUT PROPUESTA: Actualización formal de listado Vehículos: 1.- Validar en terreno de ubicación de vehículos y responsable a cargo 2.- Actualizar activos fijos en SAP (Listado oficial empresa) RESPONSABLE: Jorge Saez Wilfredo Brevis FECHA COMPROMISO: Validar disponibilidad de recursos para realizar esta operación

VEHICULOS HORTIFRUT B) PROPUESTA: Definir políticas y procedimientos en 5 ítem: 1.- Tipo de Vehículo y Cargos relacionados Vehículos cumplan Ley 824 y 825 Marca, Modelo, Combustible, Seguridad, Equipamiento Cargos relacionados con modelo de vehículo 2.-Compra y recepción de vehículo Responsable de generar la solicitud de la necesidad de un vehículo Aprobación la solicitud de compra Responsable de obtener documentación legal (Inscripción, Permisos, Seguros) y que el vehículo cumpla con los requisitos de la empresa (Logos, u otros) Entrega formal al responsable del vehículo (Normas de uso, inventario del vehículo, Formulario recepción conforme) Informar entrega de vehículo a contabilidad

VEHICULOS HORTIFRUT B) PROPUESTA: Definir políticas y procedimientos en 5 ítem: 3.- Normas uso y prohibiciones Uso del vehículo (trabajo y/o particular, Horarios, Solo Personal HF, Tercero de HF o sólo responsable) Respetar normas vigentes y licencia conducir al día Bitácora de uso y Mantenciones Aseo y mantenciones del vehículo Responsabilidad de mantenciones del vehículo Evaluación alternativas para ejecutar reparaciones Utilizar concesionarias o talleres asignados por la empresa Responsabilidad frente a infracciones de transito Utilizar seguro frente a siniestros Informar cuando se da de baja un vehículo asignado Prohibiciones Anexar las definiciones al contrato de trabajo

VEHICULOS HORTIFRUT B) PROPUESTA: Definir políticas en 5 ítem: 4.- Política de gastos de viajes Solicitud de Viajes Viajes Terrestres Vehículos propios Vehículos arrendados (empresas precontratos) Otros Informe de gastos 5.- Control uso de vehículos Control GPS de vehículos Incluir en Programa de inventario activos fijos (vehículos) Control de bitácoras de uso y mantenciones Control cumplimiento Normas de uso y prohibiciones Formalizar reportes de control (Ej. Consumo combustible tarjeta Copec)

VEHICULOS HORTIFRUT RESPONSABLES: Alejandra Lara Elaboración de políticas 30 Noviembre Carlos Jara Aprobación Gerencias 10 Diciembre Jorge Saez Publicación 15 Diciembre Christian Doberti

VEHICULOS HORTIFRUT C) PROPUESTA: Rendición de Gastos: 1.- Homologar uso tarjeta Copec para todos los vehículos de la empresa 2.- Reemplazar rendiciones de gastos incorporando en remuneraciones Ítem arriendo vehículo, Ítem Combustible que se aceptan como gastos ante SII y en empleado no tributa este ingreso RESPONSABLE: Alejandra Lara Evaluar factibilidad 30 Marzo 2010 Wilfredo Brevis Aprobación Gerencias 10 Abril 2010 Carlos Jara Publicación 15 Abril 2010 Implementación 1 mayo 2010

VEHICULOS HORTIFRUT COMBUSTIBLE Compañía uso interno Compañía uso externo Arrendado Particular SITUACION ACTUAL Factura Deficiente control de consumo interno Tarjeta Copec Rendiciones Uso petróleo del campo No definido el tipo de auto y personal Valor por km ($ 100–137) Remuneración (Item) Se acepta como gasto y el IVA crédito sólo con planilla consumo Uso petróleo del campo no se acepta como gasto No se acepta como gasto vehículos que no cumplan Ley 824/825 No se acepta como rendiciones de gasto vehículos particulares PROPUESTA Mejorar control interno de consumo 100% Tarjeta Copec Agencia tarifas y vehículos Política de gastos de viajes (RRHH) Remuneraciones Ítem Combustible Ítem Arriendo auto Se acepta como gasto y el IVA crédito Se acepta como gasto Se acepta como gasto vehículos cumplan Ley 824 / 825 Se acepta como gasto y personal este ingreso no renta

VEHICULOS HORTIFRUT PEAJE, ESTACIONAMIENTO, LAVADO VEHICULO Compañía uso externo Arrendado Particular SITUACION ACTUAL Rendiciones Se acepta como gasto No se acepta como gasto vehículos que no cumplan Ley 824 / 825 No se aceptan como gastos PROPUESTA Remuneraciones (ítem) Agencia tarifas y vehículos Política de gastos de viajes (RRHH) Se acepta como gasto y personal este ingreso no renta Reduce carga trabajo en Contabilidad Se acepta como gasto vehículos cumplan Ley 824 / 825

VEHICULOS HORTIFRUT MANTENCION Y REPARACIONES Compañía uso externo Particular SITUACION ACTUAL Factura Rendiciones Falta formalizar concesionaria y taller oficiales para realizar estas labores Rendiciones Valor por km ($ 100–137) Remuneraciones (Item) Se acepta como gasto No se acepta como gasto las rendiciones de vehículos particulares PROPUESTA Formalizar concesionarias y talleres oficiales en Chile para estas labores Se aceptan como gastos y personal este ingreso no renta

Norma uso y prohibiciones VEHICULOS HORTIFRUT REVISION TECNICA, PERMISO CIRCULACION, SEGURO OBLIGATORIO Compañía uso externo SITUACION ACTUAL Rendiciones Se acepta como gasto PROPUESTA Norma uso y prohibiciones

Remuneraciones (Item) VEHICULOS HORTIFRUT SEGURO AUTOMOTRIZ Compañía uso externo Particular SITUACION ACTUAL Tramite lo realiza Carlos Jara para todos los vehículos de la compañía Tramite lo realiza Carlos Jara para todos los vehículos externos de la compañía Se acepta como gasto No se acepta como gasto para vehículos que no son de la empresa PROPUESTA Remuneraciones (Item) Se aceptan como gastos y personal este ingreso no renta

RENDICION DE GASTOS PROPUESTA: 1.- Evaluar las modificaciones de rendiciones de gastos 2.- Implementar RESPONSABLE: Georg Sternal Wilfredo Brevis Alejandra Lara Christian Doberti FECHA COMPROMISO: