Inspírate etb.com.co VICEPRESIDENCIA INFRAESTRUCTURA SOPORTE ADMINISTRATIVO 31 de Marzo de 2015.

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1 Inspírate etb.com.co VICEPRESIDENCIA INFRAESTRUCTURA SOPORTE ADMINISTRATIVO 31 de Marzo de 2015

2 Los Soportes Administrativos son el puente entre el área consumidora y la Vicepresidencia Administrativa (áreas financieras) FUNCIONES DE LOS SOPORTES ADMINISTRATIVOS 1. Conocer y aplicar efectivamente las políticas, procesos y procedimientos relacionados con los sistemas SAP en los temas contables, presupuestales, tributarios y de costos y el del sistema de Contratación (SGC). 2. Verificar si la necesidad de los distintos usuarios está contemplada en el plan de compras y si cuenta con los recursos económicos para la adquisición de acuerdo con el presupuesto de la Vicepresidencia. 3. Creación de las Cestas de Compras (compromisos de recursos) para dar inicio a los procesos nuevos de contratación o a la adición de recursos a contratos existentes. 4. Generación de números de pedidos para la adquisición de bienes o servicios, los cuales son solicitados por medio del aplicativo SGC. (fases comprometido – final)

3 5. Realizar los cambios que sean necesarios dentro de los registros presupuestales, para así garantizar la causación. 6. Realiza actualización en los sistemas SGC de cambio de supervisores y se incluyen en los modulos SAP las novedades presentadas con respecto a temas presupuestales. 7. Actualización de la base de datos de contratos con las novedades de cada mes 8. Revisión y respuesta a las novedades presentadas en el EMRF. 9. Informe de validación de cifras para la liquidación de contratos

4 CONCEPTOS BASICOS Registro Presupuestal : Documento creado en SAP que garantiza la Apropiación de los recursos que se van a ejecutar y que permite dar certeza sobre la existencia de una apropiación disponible y libre de afectación para el cumplimiento de un compromiso. Proyecto de Inversión: Están los recursos asociados a la creación de un nuevo negocio, reemplazo de la tecnología, lanzamiento de un nuevo producto, ampliación del negocio, etc, son labores que generarán ingresos a la Compañía. Ampliación de la infraestructura Renovación de la Infraestructura Concejo Superior de la Judicatura Despliegue FTTH Avantel LTE

5 CONCEPTOS BASICOS Cuentas de Gasto: Están los recursos asociados a realizar la administración adecuada del negocio con el mantenimiento, operación y soporte necesarios para garantizar el optimo desarrollo del objeto social de la Empresa. Mantenimiento Líneas redes y ductos Cuentas de Alquileres Mantenimiento de maquinaria y equipos Licenciamientos DE NINGUNA MANERA SE PODRAN REALIZAR TRASLADOS PRESUPUESTALES ENTRE GASTO E INVERSION. UN CONTRATO QUE ESTE PACTADO EN PESOS Y EN DOLARES, MANEJARA NUMERACION INDEPENDIENTE Y LOS RECURSOS NO PODRAN SER TRALADADADOS A MENOS QUE EL CONTRATO LO PERMITA.

6 CONCEPTOS BASICOS Centro Gestor: Es una unidad organizativa que representa la estructura de la empresa en forma jerárquica. Estos centros gestores están asociados desde la concepción del presupuesto y se utilizan para la Inversión. CG- RI001 – Vicepresidencia de Infraestructura CG- EG001 – Vicepresidencia de Empresas Centro de costo: Es una unidad mas pequeña de la unidad jerárquica, que está determinando las área de la Empresa y que son los responsables de los costos y gastos, asociadas a esas cuentas. Gerencia Provisión Productos Servicios y SolucionesRI500 Dirección Diseño de soluciones y viabilidadRI510 Dirección Implementación y Provisión de Productos, Servicios y Soluciones CorporativasRI520

7 Control de los recursos comprometidos para pedidos desde la materialización de la necesidad en las áreas usuarias desde SAP. RESERVA PRESUPUESTAL – RECURSOS COMPROMETIDOS

8 Mejoramiento del proceso para solicitud de pedidos Manual de cargue de procesos en SGC Instructivo_Reporte_Presupuesto_Comprometido_v 1 (2).docx Formato de solicitud creación de pedidos/reservas Formato_Pedido_Unidad_Consumidora.xlsx Implementación mejora al proceso Pedido final – Acta de pago

9 INFORMACIÓN ENCABEZADO DOCUMENTO DE PAGO EMPRESA DE TELECOMUNICACIONES DE BOGOTÁ S.A. E.S.P. NIT No. 899999115-8 VICEPRESIDENCIA XXXXXXXXX (cuando se trate de Servicios Móviles siempre se debe indicar “Equipo de Movilidad”) CONTRATO No. 46000XXXXX ACTA No. XX – PEDIDO No. XX (cuando aplique) BIENES (DESCRIPCIÓN GENERAL) Ó SERVICIOS (DESCRIPCIÓN GENERAL) (esta descripción debe coincidir con la indicada en la Factura) PROGRAMA (TRADICIONAL, NPLAY OPERACIÓN, NPLAY FTTC, WIFI, POTENCIALIZACIÓN DE REGIONALES, GESTIÓN ESTRATÉGICA DE LA INFORMACIÓN, EXCELENCIA EN EL SERVICIO o SERVICIOS MÓVILES LTE)

10 CRONOGRAMA MODIFICACIONES Y/O CONFIRMACIONES DE PEDIDOS SGC MES RADICACION MODIFICACIONES Y/O CONFIRMACIONES DE PEDIDOS SGCFECHA CIERRE VENTANILLA DESDEHASTA ENEROviernes, 02 de enero de 2015miércoles, 14 de enero de 2015viernes, 23 de enero de 2015 FEBREROsábado, 24 de enero de 2015viernes, 06 de febrero de 2015lunes, 23 de febrero de 2015 MARZOLunes, 23 de febrero de 2015viernes, 06 de marzo de 2015viernes, 20 de marzo de 2015 ABRILsábado, 21 de marzo de 2015jueves, 09 de abril de 2015jueves, 23 de abril de 2015 MAYOviernes, 24 de abril de 2015viernes, 08 de mayo de 2015viernes, 22 de mayo de 2015 JUNIOsábado, 23 de mayo de 2015viernes, 05 de junio de 2015martes, 23 de junio de 2015 JULIOmiércoles, 24 de junio de 2015martes, 07 de julio de 2015jueves, 23 de julio de 2015 AGOSTOviernes, 24 de julio de 2015lunes, 10 de agosto de 2015viernes, 21 de agosto de 2015 SEPTIEMBREsábado, 22 de agosto de 2015lunes, 07 de septiembre de 2015miércoles, 23 de septiembre de 2015 OCTUBREjueves, 24 de septiembre de 2015miércoles, 07 de octubre de 2015viernes, 23 de octubre de 2015 NOVIEMBREsábado, 24 de octubre de 2015viernes, 06 de noviembre de 2015viernes, 20 de noviembre de 2015 DICIEMBREPOR CONFIRMAR

11 Gracias