Dirección Académica de la RZMM Propuesta Documentos Tec Para: José Rafael López, Dirección de Bibliotecas del Sistema Tecnológico de Monterrey Por: Alejandro Garza Liliana Araujo Miguel Arreola

Dirección Académica de la RZMM Objetivo de la Propuesta Evoluciónar de un proyecto de digitalización a un Programa de Documentos Tec mejorando y fortaleciendo la estructura y procedimientos actuales. Lograr conjuntar toda la producción intelectual generada en todo el Sistema Tecnológico de Monterrey, complementando la información externa disponible a la comunidad Tec a través de la Biblioteca Digital.

Dirección Académica de la RZMM  Con la ayuda de otras entidades del Sistema Tec, habrá mas documentos para alimentar la Colección de Documentos Tec en la Biblioteca Digital.  Para atender este hecho, y para mejorar la calidad del proceso así como emprender nuevos proyectos, proponemos cambiar:  Los métodos de obtención de documentos.  La estructura organizacional. Resumen

Dirección Académica de la RZMM Visión Hoy: Recibimos y procesamos 300 documentos semestralmente. Dependemos de envíos voluntarios de autores. Requerimos firma del autor de un permiso escrito. Buena parte del tiempo se usa en buscar nuevas fuentes de documentos, y tratar de convencerlos de la importancia de la Colección DocTec. Recibimos archivos con passwords desconocidos, formatos “raros”, en fragmentos, etc. Limitaciones para procesar ciertos materiales (libros raros, grandes, etc). Mañana, queremos... Procesar al menos 1000 documentos semestralmente.1000 Que el envío sea requisito en algunos casos. Que se simplifique con una “firma electrónica”. Que la Colección Documentos Tec sea vista como el lugar oficial para consultar, permanentemente y rápidamente, la producción intelectual e historia del Tec. Recibir principalmente archivos en ciertos formatos (ej.: PDF, Word). Contar con equipamiento y procesos para procesar cualquier material sin ponerlo en riesgo.

Dirección Académica de la RZMM ¿Cómo? (1/2) La Vicerrectoría Académica:  Solicitará integrar al proceso de graduación de un alumno, la entrega de versión digital de su trabajo recepcional (tesis, proyecto de campo, etc.)  Promoverá el proyecto como estratégico y distingo del Instituto.  Involucrará al área de Asesoría Legal para encontrar la mejor forma de continuar obteniendo permisos de autores. La VITI:  Creará herramientas de apoyo para:  Agilizar y facilitar el envío de documentos.  Integrar la entrega de trabajos recepcionales al proceso de graduación.

Dirección Académica de la RZMM ¿Cómo? (2/2) El Programa Documentos Tec realizará cambios organizacionales para:  Contar con personas capaces de administrar el cambio y planear el futuro.  Tener la fuerza laboral suficiente para enfrentar la demanda.  Consolidar Documentos Tec como estrategía del instituto.

Dirección Académica de la RZMM Cambios en Personal Documentos Tec Hoy: Es un proyecto. Se tienen 5 plazas:  2 asistentes de apoyo (medio tiempo)  3 eventuales (8 horas diarias) Se pagan colegiaturas de 2 asistentes. Personas de medio tiempo administran y hacen control de calidad. No hay capacidad para planeación. Eventuales realizan tareas repetitivas y manuales. Propuesta: Ser un programa. Tener 4 plazas:  1 profesionista con planta (8 horas diarias)  1 auxiliar con planta (8 horas diarias)  2 auxiliares eventuales (8 horas diarias) No hay pago de colegiaturas. Profesionista de tiempo completo administra y planea proyectos futuros. Asistente con planta realiza control de calidad estricto. Eventuales participan en auto- evaluación de calidad.

Dirección Académica de la RZMM ¿Qué esperamos lograr? Con las medidas anteriores, a fines del 2007 recibiríamos (anualmente) al menos:  2,000 trabajos recepcionales nuevos anualmente  110 fascículos de revistas del año publicadas por el Tec. Además, se propondrán a través del tiempo proyectos para agregar documentos retrospectivos  Tesis, documentos históricos del Tec, etc.

Dirección Académica de la RZMM Estimación de capacidad disponible y demanda En la propuesta, hay 2,466 horas- hombre al semestre exclusivas para procesar material.2,466 A la derecha se estima cuanto nos tardaríamos en procesar el material esperado. Cambian las cantidades pues pensamos que cada vez llegarían documentos en formatos fáciles de procesar, evitando el uso del scanner. Con el diferencial de horas- hombre disponibles y las requeridas se emprenderán proyectos de captura retrospectiva. Tipo de proceso requerido: Ene-Jun 2007 Jul-Dic 2007 A. Archivo 510 hrs1600 hrs B.1 Escaneo Automático B/N 62.5 hrs250 hrs B.2 Escaneo Automático Color o Grises 150 hrs0 C.1 Escaneo Manual B/N 70 hrs350 hrs C.2 Escaneo Manual Color o Grises 750 hrs0 Total de horas hombre necesarias para procesar todo el material este semestre 1,543 hrs 2,200 hrs

Dirección Académica de la RZMM Costos Hoy: Costo semestral del proyecto: $262,000 pesos. Propuesta: Costo semestral $262,000 pesos. En ciertos semestres se debe renovar equipo y licencias al cabo de 3 años. Se dedica un monto para paquetería, para envío de materiales físicos.

Dirección Académica de la RZMM Costos... desglose Los sueldos se incrementan por ajustes anuales (estimamos un 3% anual). Ene-Jun 2007 Jul-Dic 2007 Ene-Jun 2008 Jul-Dic 2008 Ene-Jun 2009 Jul-Dic 2009 Sueldos $194,594$200,432 $206,445 $212,639 Colegiaturas $0 Equipo Equipo (PCs, Scanner) $700 $0 $24,000 $21,000 Licencias Software Licencias Software (OCR) $13,400$12,800 $0 $9,000$8,000 $0 Papeleria $500 Paquetería (25 tesis de 12 campus) $2,796 $211,990$216,528$203,728$242,741$241,741$236,935

Dirección Académica de la RZMM Además... Proponemos que el personal dependa organizacionalmente de la VA o VITI. El lugar de trabajo y la administración directa podría continuar como responsabilidad de Biblioteca-MTY.

Dirección Académica de la RZMM Calendario propuesto: Agosto-Diciembre 2006 Ago 23-30: JRL, AGG, ¿otros? revisarán esta propuesta para aceptar o generar contrapropuesta. Ago 30: JRL entrega presupuesto DocTec Ene-Jun 2007 a la VITI Sep 1-Oct 30: VITI produce herramienta para entrega digital de trabajos recepcionales. Sep 1-Sep 30: JRL acuerda con Asesoría Legal nuevos requisitos para permisos de trabajos recepcionales (¿firma electrónica?) Sep 15: AGG Entrega a Bibliotecas de paquete informativo sobre Documentos Tec. Sep 15-Oct 15: AGG realizará “censo” de colecciones candidatas a ingresar a Documentos Tec disponibles en los Campus. Oct 1-Oct 30: JRL, AGG, VITI acuerdan con Escolar proceso para integrar requisito de entrega de trabajo recepcional de forma digital en el proceso normal de graduación. Nov 1: AGG propone a JRL y Comité BibDig proyectos de digitalización retrospectiva para Nov 1-Nov 15: Campaña de información con Bibliotecas y direcciones de posgrado sobre entrega de trabajos recepcionales. Nov 1-Dic 15: AGG/VITI: Implementación “piloto” de nuevo proceso de entrega de trabajo recepcional integrado al proceso de graduación.

Dirección Académica de la RZMM Calendario propuesto: Enero-Junio:  Nuevas contrataciones y/o reorganización de puestos, con nuevas funciones.  66% más producción (en # de documentos) que semestre anterior.  Inicia primer proyecto de digitalización retrospectiva.  Primera corrida final y oficializada del proceso de entrega digital de trabajos recepcionales a Documentos Tec, como requisito de graduación. Julio-Diciembre:  100% más producción que semestre anterior.  Continúan proyectos de digitalización retrospectiva.

Dirección Académica de la RZMM Anexos

Dirección Académica de la RZMM Anexo 1: Graduados de Posgrado Total de alumnos de posgrado graduados durante los últimos 12 meses* *Para Monterrey se promediaron los últimos 3 años. CD DE MEXICO532 CHIHUAHUA41 CUERNAVACA44 EDOMEX265 GUADALAJARA75 LEÓN14 MONTERREY*532 MORELIA74 PUEBLA0 QUERÉTARO50 SAN LUIS32 SANTA FE87 TOLUCA140 UNIVERSIDAD VIRTUAL204 Total2090

Dirección Académica de la RZMM Anexo 2: Desglose horas-hombre disponibles Auxiliar eventu al Auxiliar planta Profesionist a planta Totales Cuantas personas? 3115 Horas diarias por persona Dias en el semestre (quitando vacaciones) Horas en el semestre por persona ,600 Horas-hombre por semestre de todas las personas de este puesto 2, ,360 Horas-hombre por semestre de todas las personas para procesar documentos 1, ,466.4

Dirección Académica de la RZMM Anexo 3: Desglose de sueldos Sueldos Sueldo por persona por quincena (incluye 35% prestaciones) # de personas Ene-Jun 2007 Auxiliar eventual$2, $89, Auxiliar planta$2, $31, Profesionista planta$6, $72, $194,594.40

Dirección Académica de la RZMM Anexo 4: Desglose de costos software Software Ene-Jun 2007 Jul-Dic 2007 Ene-Jun 2008 Jul-Dic 2008 Ene-Jun 2009 Jul-Dic 2009 Acrobat$0$12,800$0 $8,000$0 Abby Finereader$13,400$0 $9,000$0 $13,400$12,800$0$9,000$8,000$0

Dirección Académica de la RZMM Anexo 5: Desglose de costos equipo Equipo Ene-Jun 2007 Jul-Dic 2007 Ene-Jun 2008 Jul-Dic 2008 Ene-Jun 2009 Jul-Dic 2009 Computadoras$0 $24,000 $12,000 Scanner$0 $9,000 Accesorios$700$0 $700$0 $24,000 $21,000