Toma Física de Inventarios Noviembre 26 de 2011

El éxito no se logra sólo con cualidades especiales; es sobre todo un trabajo de constancia, de método y de organización. J.P Sergent 2

Objetivo: Validar la existencia física, del inventario que se encuentra registrado en los estados Financieros de la institución y verificar los controles que permitan garantizar el adecuado manejo y custodia de los mismos

Etapas para la realización de la toma física de inventarios

Responsables del Almacén Separar los artículos según su código en recipientes o cajas, con el fin de agrupar en un solo lugar aquellos que tengan la misma referencia. Organizar los estantes, de acuerdo al grupo que pertenece, si es el caso o por la ubicación que se tenga en cada uno de los servicios. Verificar antes de la toma física, que los artículos a contar coincidan con los listados del sistemas. Completar paquetes o cajas para facilitar su conteo de acuerdo con la unidad de empaque. Revisar uno a uno los artículos y marcar los que tengan fecha de vencimiento antes de los tres meses (28 de febrero/12) Posterior a la toma física del inventario, revisar las diferencias presentadas y realizar las respectivas justificaciones a los ajustes del inventario.

Responsables del Conteo Todos los artículos se deben contar y chequear en dos oportunidades por parejas diferentes (principal- auxiliar). 2. Las personas que registran en los listados lo harán con letra clara y legible. 3. Debe estar seguros de la identificación del artículo y registrar el total de unidades contadas; en caso de presentarse dudas debe consultarse con el responsable del área. 4. No podrá haber enmendaduras o tachones, en caso de hacerlo solicitar visto bueno del auditor. 5. En caso de presentarse diferencias en los conteos, se hará un tercer conteo dirigido por el auditor. 6. Los participantes deben escribir su nombre (no firma) en los listados utilizados.

Responsables del Conteo 7. Ningún participante se podrá retirar del sitio de trabajo hasta la terminación completa del inventario, del servicio asignado. 8. Los participantes del inventario tendrán sumo cuidado de dejar los productos en la misma forma y el mismo lugar en que los encontraron. 9. Durante la toma física no debe realizarse movimientos de artículos, a menos que sea un caso de urgencia, determinado así por el auditor. 10. Se debe verificar las fechas de vencimiento, que las cajas estén completas y agregar aquellos artículos que físicamente se encuentran, pero no están en el listado y marcar con los stiker del color que corresponda según el conteo, los artículos ya contados.

Aspectos a tener en cuenta para el conteo¡¡¡ El conteo se inicia barriendo la estantería de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo. Se debe tener la certeza de explorar cada bandeja o entrepaño para garantizar que no queden artículos sin conteo. Las cajas selladas originalmente, se cuentan por su unidad de contenido sin necesidad de abrirlas, excepto cuando se sospeche que ya han sido abiertas y por lo tanto se requiera verificar su contenido. Los listados deben ser diligenciados con bolígrafo.

Auditores 1. Confirmar previamente la asistencia de los colaboradores asignados al inventario del servicio a auditar. 2. Verificar que las parejas asignadas para los conteos, estén integradas, por lo menos con un colaborador del servicio que conozca. 3. Entregar los listados para los conteos y al recibirlos verificar el consecutivo de las hojas. 4. Revisar que las parejas asignadas para los conteos estén marcando correctamente los productos ya contados. 5. Dar el visto bueno a las correcciones de los listados. 6. Verificar que se realicen los 2 conteos del inventario y por parejas diferentes. 7. Hacer el comparativo entre el conteo 1 y 2, con el fin de identificar las diferencias para realizar el conteo 3 y entregarlo para la digitación. 8. Verificar que las parejas no dejen registro de lo contado en las estanterías. 9. El Auditor debe ser el puente con el área de sistemas para generación de informes.

Digitadores Control interno será el encargado de solicitar al área de sistema autorización para los cmed de todos los digitadores. Seguir la ruta enviado por pandión previamente al inventario: 1. Servinte/Suministros/digitar Cmed y clave de acceso. 2. Movimientos/Inventario Físico. 3. Tener en cuenta: *Verificar que el código del servicio sea el correcto *siempre se utiliza la opción “cantidad en fracción” *Grabar constantemente Una vez terminado cada uno de los conteos, las parejas hacen entrega de los listados a los auditores para que ellos verifiquen la información del conteo 1 y 2 y suministren las pautas para el ingreso al sistema. Comunicar al auditor, cualquier inconveniente o inconsistencia presentado con la digitación de los listados o con el sistema.

Gracias 11