Manejando los Inventarios en Forma Eficiente

Algunas Preguntas para Contestar… ¿Cómo pronosticamos la demanda de producto? ¿Qué nivel de servicio debe proveerse a los clientes? ¿Debemos mantener stock de todos los productos que comercializamos? ¿Qué cantidades deben reponerse y para cuando se necesitan? ¿El stock debe centralizarse o descentralizarse? ¿Qué prácticas operativas en el abastecimiento y la distribución debemos aplicar? ¿Qué controles debemos implementar? ¿Qué herramientas / sistemas necesitamos ?

Objetivos y Propósito del Stock Nivel de servicio adecuado a los clientes. Minimizar costos. Propósito: Desacoplar la demanda del suministro de producto. Anticipar una demanda esperada o planificada. Conseguir ventajas a través de la explotación del mercado. Lograr un equilibrio eficiente en la utilización de los recursos de la empresa.

Típica Red de Inventarios FLUJO DE INFORMACION ORDENES SISTEMA PLAN DE PEDIDOS DE COMPRA MRP PRODUCCION PROVEEDO- COMPRAS Y DISTRIBUCION RES ABASTECIMIENTO PLANTA FISICA CLIENTES FLUJO DE MERCADERIAS DRP SISTEMA ‘ PUSH ’ SISTEMA ‘ PULL’ PROACTIVO REACTIVO PLANIFICADO RANDOM PEDIDOS

Equilibrio en la Gestión de Inventarios “Nivel de Servicio” a los Clientes Eficiencia Operativa Costo Financiero Nivel de Servicio Gestión de Demanda Presupuestación Stock de Seguridad Punto de Pedido “Lead-Time” Set up de lineas de producción Sincronismo en las operaciones Costos asociado s al stock Herramientas para la Gestión de Stocks Red de distribución Lotes de compra Precios y condición de pago Costo del capital de trabajo en inventario Inversiones

El Impacto del Inventario Costo del Acarreo Costo del capital inmovilizado. Costos operativos: almacén, movimientos, transporte, mano de obra y equipamientos asociados, el espacio utilizado, etc. Costos administrativos. Costo de obsolescencia. Costos x deterioros, robos y mermas. Impuestos, seguros y pago de servicios. Otros gastos.

Los Costos de la Orden Son los costos fijos incurridos en la reposición de un lote en el stock. Pueden incluir: Los costos de preparación, terminación y mermas iniciales asociados con la fabricación de un lote. Los costos de gestión y emisión de una orden de compra. Los costos de transporte del lote. Los costos de recepción y almacenaje. La flexibilización de los procesos de manufactura, las modernas prácticas de abastecimiento. Los sistemas informáticos han reducido la incidencia relativa de estos costos.

Los Costos por Quiebre de Stock Son los costos asociados con las pérdidas de ventas por la falta de producto cuando es demandado: No tienen las mismas implicancias para todas las empresas ni en todas las situaciones. No están explícitos en el cuadro de resultados En algunos productos, conviene medir el impacto a través de estudios y encuestas a consumidores.

Los Costos Ocultos   Abarcan los costos logísticos que la gestión no tiene claramente identificados y cuantificados. Tienen impacto en la gestión de inventarios. Algunos posibles costos ocultos: • Las no aceptaciones • Las devoluciones • Las urgencias • Las reprogramaciones • No encontrar el producto • La apertura de cajas • Las diferencias de inventario La responsabilidad por su ocurrencia puede ser difusa.

¿Qué Determina la Calidad de los Inventarios ? 1) La exactitud de los registros (concordancia entre los datos registrados en los sistemas, identificación de los productos, lotes de fabricación, cantidades, locaciones- y la realidad física). Factores importantes: El sistema de identificación de los productos. El registro de los movimientos y las localizaciones (utilización de códigos de barras, transacciones “on line”, documentación impresa, etc). El control cíclico de los stocks. El cuidado aplicado a las tareas de empaque y conversión realizadas en el depósito.

¿Qué Determina la Calidad de los Inventarios ? 2) La existencia de los productos en las cantidades que se corresponden con una eficiente gestión. Factores importantes: La interrelación con proveedores y clientes (internos y externos). El consenso en los niveles de servicio. El pronóstico y gestión de la demanda. Las técnicas de reposición y control aplicadas. La disponibilidad y visibilidad de la información. El manejo de productos obsoletos y de baja rotación.

¿Qué Determina la Calidad de los Inventarios ? 3) El cuidado ejercido en el almacenaje, movimiento y rotación de los productos. Factores importantes: La disponibilidad de equipos fijos y móviles adecuados. Los métodos de trabajo. El cumplimiento de las condiciones de almacenaje (temperatura, humedad, segregación, etc). La rotación y no vulneración de las fechas de vencimiento de los productos. El manejo de las devoluciones.

Análisis ABC de Productos CLASIFICACIÓN ABC DE VENTAS DE VENTAS POR MOVIMIENTOS DEL VOLUMEN DE VENTAS POR DE CONTRIBUCIÓN MARGINAL DE COMPOSICIÓN DEL INVENTARIO 20 40 60 80 100 % ARTÍCULOS % VALOR A B C

Conceptos Generales de los Sistemas de Reabastecimiento El modelo del “Lote Económico de Reposición” balancea los costos asociados con la orden de un lote con los costos de mantener el producto en inventario. Costos de la orden para productos comprados: De procesar y negociar la orden de compra De transporte De recepción, control de calidad y almacenaje Costos administrativos del pago de factura Costos adicionales para artículos fabricados: Costo de preparación, cambios de producción, defectos y mermas de la puesta del proceso en régimen.

El Modelo de Wilson TAMAÑO DEL LOTE C O S T Costo de mantenimiento del inventario Costo de la orden Costo total El lote económico de la orden se verifica en el punto en el que el costo de las órdenes de reposición iguala al costo de mantenimiento del inventario.

El Lote de Reabastecimiento Debería ser… El que minimiza el costo de mantener y ordenar El que acuerdan Fabricación y Distribución El que optimiza el precio de compra El que repone lo consumido El que optimiza el costo del transporte El que optimiza el reaprovisionamiento de múltiples artículos El adecuado por la vida útil El que está de acuerdo con la capacidad de almacenaje El que determina el criterio general

Distribución de Frecuencias (Artículos de movimiento rápido)   Analicemos durante un lapso de tiempo, las ventas de un articulo de movimiento rápido día a día. Las ventas varían debido a factores independientes del mercado. 40 30 20 10 Frecuencia (veces) Unidades de Venta 100 300 500 700 900 La distribución normal describe los fenómenos que tienen la característica de ser el resultado de la acción de muchos factores variables e independientes, cuya mutua acción se compensa y hace muy improbable la ocurrencia de resultados extremos, preponderando los términos medios.

. .. .... ...... ........ .......... Distribución de Frecuencias (Artículos de movimiento rápido) .. . .... ...... .......... ........ La distribución de los valores medidos puede asimilarse a un patrón que ha sido estudiado. Las distribuciones se caracterizan por su valor medio y por la dispersión de sus valores. Dos distribuciones pueden responder a un mismo patrón y diferir en su valor medio y/o en la dispersión de sus valores

Relación entre los Niveles de Inventario y Servicio Nivel de inventario Nivel de servicio 80% 90% 100%

Modelo de Reposición S.S. Stock P.P. Q T.R. Tiempo Se determina un punto de pedido, que es el stock en el cual se dispara la reposición del stock. En el modelo tradicional la determinación del lote de reposición Q se basa en el análisis del lote económico de reaprovisionamiento. El stock de seguridad se establece para sostener un determinado nivel de servicio.

MPS = Plan Maestro de Producción Propósito: Nos indica las cantidades y momentos en que se necesita disponer del producto. El MPS no es un pronóstico de ventas, sino un pronóstico de producción. No es lo que queremos o necesitamos producir, sino lo que podemos hacer. Se abastece de información del pronóstico de ventas de varios meses, situación del producto terminado y de políticas de stock. xxxx-x 120 30 55 20 15 25 20

MRP = Planificación de Requerimientos de los Materiales ‘‘ Es un proceso de planeamiento que proporciona una programación de la necesidad de componentes de un producto terminado a través de la producción o compra de acuerdo con los requerimientos emanados de un Plan Maestro de Producción “

M.R.P. – Demandas Dependientes e Independientes Items de demanda independiente. Productos terminados. Componentes para repuestos. Items de demanda dependiente. Sub-ensambles. Items componentes. materias primas.

MRP Elementos de un Proceso MRP Entradas: Presupuesto de ventas / proyección de demanda. Pedidos pendientes. Lista de materiales y niveles de fórmula. Restricciones productivas (incluye calendario). Producción Pendiente. Niveles de stock ( PT, MP e insumos, P. Proceso). Políticas de stock. Ordenes de compra. Lead time de proveedores. Salidas: Cantidad y oportunidad de producción / compra por ítem. Necesidades de compra / abastecimiento de MP, insumos o prod. Intermedios. Transferencias / movimientos de stock MRP Este proceso depende de factores dinámicos en general. Esto significa que puede repetirse cada vez que se crea necesario.

Beneficios Principales del MRP A diferencia del punto de reorden o pedido, el MRP trabaja con la demanda futura, lo que implica en general un menor stock de seguridad. Permite análisis y simulaciónes. Identificación de cuellos de botella. Fácil y rápida respuesta a variaciones en demanda, fórmulas, etc. Reducen posibilidad de error y ahorran tiempo debido a la automatización de procesos. Fácil de integrar en la cadena de abastecimiento.

¿ Qué es el MRP II ? MRP II = MRP + CRP ( Plan de recursos de ( Planificación ( Planeamiento de manufactura ) de requerimientos requerimientos de materiales ) de capacidad ) CRP: Permite planificar la utilización de líneas de producción y capacidades industriales como así también de recursos humanos y otros. Permite realizar análisis de costos productivos.

Just In Time (JIT) ‘‘Es una filosofía que apunta a la excelencia, eliminando todo aquello que no agrega valor al producto’’. Se basa fundamentalmente en: * Cero defecto. * El lote ideal es uno. * La producción rápida no agrega valor. * El stock de seguridad no agrega valor. * El inventario es un problema. * Los proveedores son socios. * Mantenimiento preventivo. * El tiempo de ‘‘set up’’ debe ser cero. * Capacitación amplia y contínua. Piense una aplicación en la vida real

KANBAN ‘‘Es un sistema que permite manejar eficientemente, por medio de señales, el flujo de trabajo a través de una perfecta sincronización de los recursos’’. Algunas Reglas Básicas: ^ No trabaje fuera del sincronismo del sistema. ^ Trabaje para mantener el sistema en régimen. ^ Nunca deje pasar un error detectado. ¿ En que proceso logístico Ud. Utilizaría el KANBAN ?

DRP -” Planeamiento de Recursos para Distribución” Es un modelo de enfoque global de corto plazo a partir de la demanda prevista del mercado para: Administrar niveles de inventario de productos terminados en cada depósito para la atención a clientes. Definir necesidad de espacio, equipamiento y mano de obra por localización. Determinar origen y destino del stock de P.T., cantidad y oportunidad del tráfico. Costos de transporte. Auxiliar a la planificación y programación de la producción.

Logística de Distribución, Fabricación y Compras MRP (Compras) Clientes Proveedores FLUJO DE MATERIALES FLUJO DE INFORMACIÓN PARA PLANIFICACIÓN MPS (Fabricación) DRP (Logística) La integración del DRP con el MPS y el MRP ofrecen un sistema único y continuo alineando el proceso abastecimiento.

Principales Objetivos de una Red de Distribución Que la mercadería se mueva en el sistema en los tiempos y momentos requeridos. Que haya disponibilidad de productos en los puntos de la red que contemplen las demanda regional. Que los costos operativos sean los mínimos de acuerdo al nivel de servicio estipulado. Que el capital inmovilizado en la red de inventarios, sea el mínimo compatible con el nivel de servicio a prestar. Que la distribución opere en forma sincronizada con el proceso de producción y abastecimiento.

Cross-Docking F1 F2 F3 T1 T2 T3 T4 DIRECTO F1 F2 F3 T1 T2 T3 T4 CON BREVE ALMACENAJE La Mercadería puede ser recibida de las siguientes formas: Lotes de artículos sumarizados para todos los destinos. Mercadería preparada en origen por destino final.

“Ahorrar dinero a través del retraso de una “La Posposición” Propósito: “Ahorrar dinero a través del retraso de una determinada etapa de producción o distribución sin desmejorar el nivel de servicio brindado”. Impacto en inventarios x la centralización de los mismos (reducción y calidad de inventarios) Impacto en costo de distribución (reducción de costos x operaciones más simples, ágiles y eficiencia en el transporte)

Racionalización de Portafolios “ La variedad es un requisito para ser competitivos, pero más allá de ciertos límites, no es buena para los resultados de la operación” “ El problema no está frecuentemente relacionado con la introducción de nuevos productos, está normalmente asociado con la decisión de dar de baja los productos que no contribuyen, ni a los objetivos estratégicos ni a la rentabilidad de la empresa”

Ventajas y Desventajas de la Centralización de Inventarios Desde el punto de vista de la gestión de los inventarios las ventajas de centralizar y descentralizar son: CENTRALIZAR DESCENTRALIZAR Menor stock de seguridad Menor tiempo de reposición

Estrategia para la Ubicación de Stocks Si se analiza el rango de productos a comercializar a través de una red de distribución, los factores a tener en cuenta son: * Demanda en cada localización. * Costo de los artículos. * Nivel de Servicio. El Stock de seguridad para un determinado NS, varía de acuerdo a la raíz cuadrada de las locaciones (*): SStotal = SScentralizado . V nro. de ubicaciones Si la demanda varía según la locación ( a%, b%, etc) : SStotal = SScent . Va% + SScent . Vb% + … (*) Siempre que se cumplan las siguientes hipótesis: 1) No hay transferencia de inventario entre locaciones; 2) LT constantes ; 3)NS similar en todas las locaciones; 4) La demanda en cada locación responde a una distribución normal.

Posibles Beneficios de la Centralización de Stocks Evitar manipuleos del producto. Mejor aprovechamiento de vehículos. Simplicidad administrativa. Reducción de costos operativos. Liberación de espacios para los locales. Focalización de las inversiones. Consolidación / Facilidad para la trazabilidad. Ahorro de tiempo, factor importante en el servicio y en productos de “shelf life” corto.

Criterios para Definir un Modelo de Gestión de Inventarios Definir objetivos de nivel de servicio. Fijar niveles de inventarios mínimos compatibles con éstos objetivos. Medir el nivel de servicio ofrecido y el percibido ( este último servirá para redefinir los objetivos). Analizar todos los factores que pueden quitar validez a los tratamientos analíticos vistos anteriormente y considerar sus efectos racionalmente. Realimentar la indispensable intuición o experiencia, con el conocimiento de la teoría y el análisis de la gestión de inventarios que se tiene a cargo

Algunas Pautas para el Mantenimiento del Sistema de Inventarios: El dato debe ser claro y único. Los indicadores de medición deben ser los mismos a los largo de todo el proceso. Tener políticas claras para la administración de los stocks críticos y la asignación de recursos productivos. Es necesario aplicar/utilizar módulos que permitan una presupuestación con mayor confiabilidad y certeza. Se deben medir y analizar errores para realimentar el sistema. Revisar periódicamente técnicas y parámetros empleados. Es fundamental disponer de bases de datos históricos. No atarse exclusivamente al presupuesto, sino hacer un seguimiento de la demanda. Medir constantemente el nivel de servicio.

Herramientas para la mejor Gestión de Demanda En los últimos años, mucho se ha avanzado en herramientas y/o técnicas que le bajan la incertidumbre a la demanda a través del trabajo conjunto entre proveedores y clientes. Intercambio electrónico de datos (EDI). Implica flujo de pedidos, catálogo de productos, gestión de cobranza, facturas, etc. Co-administración de inventarios (CMI) entre clientes y proveedores. Gestión de pedidos a cargo del vendedor (VMI) Planeamiento, presupuesto y reabastecimiento colaborativo cliente- proveedor (CPFR)

FIN !!! 41