SENA: CONOCIMIENTO PARA TODOS LOS COLOMBIANOS AUDITORIA PASO A PASO SENA: CONOCIMIENTO PARA TODOS LOS COLOMBIANOS

FASE: PLANEACIÓN Desde la Dirección General, la Oficina de Control Interno, con el apoyo del Grupo de Mejora Continua de la Gestión Institucional de la Dirección de Planeación y Direccionamiento Corporativo, formula el Programa de las auditorias internas de calidad o de gestión para cada vigencia.

FASE: PREPARACION A partir del programa, es necesario elaborar y comunicar el plan de auditorias. El auditor líder debe elaborar el plan de auditorias internas, el cual contiene el detalle de las actividades a desarrollar. Este plan debe ser concertado con el personal a auditar y dado a conocer 8 días antes de la realización de la auditoria in situ. Plan de auditoría Descripción de las actividades y de los detalles acordados de una auditoría

El equipo auditor debe preparar las listas para la verificación de los procesos a auditar y los documentos para registro de la información. Para la auditoria se podrán utilizar técnicas como la observación, inspección, entrevistas u otras técnicas conocidas por el equipo auditor. Para las auditorias internas de calidad el equipo auditor debe utilizar todos los documentos del Modelo de Mejora Continua y los requeridos para verificar los resultados deseables del proceso a auditar, la información que considere necesaria y tener en cuenta el ciclo PHVA. FASE: PREPARACION

FASE: PREPARACION Se efectúa la reunión de apertura en la que el auditor líder presenta el objetivo y alcance de la auditoria, los participantes, y confirmar la programación descrita en el plan de auditoria, la fecha de cierre de la auditoria, criterios para auditoria y documentación necesaria. Durante la auditoria el líder del equipo comunica periódicamente los progresos e inquietudes al auditado y, cuando sea apropiado, al Subdirector, Director Regional, Director de Área o Jefe de oficina y en caso de presentarse algún inconveniente para la ejecución de una de las actividades planificadas, se deben realizar y aprobar los ajustes correspondientes.

vs FASE: EJECUCIÓN Evidencia de la auditoría Criterios de auditoría Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que son pertinentes para los criterios de auditoría y que son verificables. NOTA La evidencia de la auditoría puede ser cualitativa o cuantitativa Criterios de auditoría Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos. vs Hallazgos de la auditoría Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría recopilada frente a los criterios de auditoría . NOTA Los hallazgos de la auditoría pueden indicar tanto conformidad o no conformidad con los criterios de auditoría como oportunidades de mejora. En la ejecución de la auditoria, los auditores internos recolectan las evidencias que demuestran la conformidad del Modelo de Mejora Continua o de la gestión institucional frente al proceso, programa o proyecto auditado y documentan los hallazgos (aspectos por mejorar, aspectos relevantes o no conformidades) en los documentos de trabajo elaborados

FASE: EJECUCIÓN Se procede a notificar las oportunidades de mejora, fortalezas, no conformidades u otras situaciones que afecten la calidad del servicio para su análisis, para lo cual el equipo se consulta periódicamente entre si, e intercambian información para evaluar el progreso de la auditoria y la reasignación de tareas si es necesario. Las no conformidades o situaciones que afecten la calidad del servicio deben ser informadas al auditado para realizar el análisis de las causas y establecer las acciones de mejora correspondientes en el formato “Acción Correctiva y Preventiva”.

FASE: CIERRE El equipo auditor se reúne antes de la reunión de cierre para revisar los hallazgos e información recopilada frente a los objetivos de la auditoria, acordar las conclusiones y preparar las recomendaciones a través de la elaboración y presentación del informe de auditoria interna de calidad o de gestión. En esta fase se realiza la reunión de cierre y se concerta el intervalo de tiempo que requiere el auditado para presentar el plan de acciones preventivas y correctivas. Cualquier opinión divergente relativa a los hallazgos de la auditoria o a las conclusiones de la misma entre el equipo auditor y el auditado deben ser argumentadas por ambas partes y en lo posible solucionarse, si no se resuelven las opiniones deben registrarse en el informe.

FASE: CIERRE El informe de las auditorias, es entregado máximo 15 días después de la auditoria y se presenta por el auditor líder al directivo correspondiente para su revisión y aprobación. Una vez aprobado, este informe se remite copia al Grupo de Mejora Continua, en el caso de las auditorias al Modelo de Mejora Continua o a la Oficina de Control Interno, en caso de las auditorias de gestión, y debe contener los hallazgos encontrados durante las auditorias, así como las fortalezas y debilidades para el funcionamiento eficaz del Modelo de Mejora Continua o de la gestión institucional y las dificultades y/o conclusiones en el proceso de realización de las auditorias.

FASE: SEGUIMIENTO Posterior a la auditoria es necesario realizar actividades de seguimiento cuando se haya identificado la necesidad que el auditado emprenda acciones preventivas, correctivas o de mejora. En este caso el equipo auditor realiza el seguimiento a la implementación de acciones y verifica la eficacia de las mismas según las fechas acordadas y asegurando la eliminación de las causas de No Conformidades o situaciones que afecten la calidad del servicio registradas en el formato “Acción Preventiva y Correctiva”. En caso de no registrarse avance en la implementación de las acciones propuestas, se informa por escrito al Subdirector de Centro, Director Regional o Director de área para que tome las medidas pertinentes.