Curso: Administración Eficaz del Tiempo

I. ¿Qué es el Tiempo? Es una DIMENSIÓN El Tiempo es VIDA El Tiempo es ENERGIA

Clases de Tiempo Tiempo Físico: Es el que buscamos medir. Tiempo Psicológico: Es el que percibimos. Tiempo Espiritual: Tiempo que perdura y permanece, crecimiento interior, permite aprender y apresar experiencias de vida.

II. ¿Para qué queremos organizar nuestro Tiempo? Finalidad de Vida Enunciar nuestra Finalidad requiere un conocimiento profundo de nosotros mismos de lo que somos como seres humanos y lo que queremos lograr.

El secreto es encontrar: Nuestra Finalidad. Para administrar el tiempo la Finalidad debe ser Clara, Concreta y Concisa. Nuestras acciones deben estar relacionadas con la Finalidad. (Eficacia) La Finalidad es la proyección que hacemos de nosotros mismos.

¿Qué es importante para mi? A lo largo de nuestra vida asumimos diversos Roles que requieren atención y demandan tiempo.

El equilibrio está en atender estos Roles Familiar Laboral Intelectual FINALIDAD Social Personal ¿Cuánto tiempo de tu 100% le dedicas a c/u de estos Roles?

La Finalidad es espiritual, algo más que lo material… Nos marca el Rumbo, nos Orienta.. Debemos saber dosificar nuestra Energía… Con el stress se pierde Energía… La Finalidad es Dosificar estos Roles para entonces poderle dar Energía

Practica 1: Escribe tu Finalidad ______________________________ Pensando en mantener un equilibrio de los Roles: Laboral, Familiar, Social, Personal, Intelectual

III. ¿Hacia donde nos dirigimos? Recordando la Finalidad: Establecemos Objetivos. Los Objetivos son un Herramienta: ¿Qué es lo que quiero lograr?

Los Objetivos son: Específicos: Algo concreto Medibles: Indicador de Medida Factibles: Posible de ser realizado Realizable en el Tiempo: ¿En cuanto tiempo? Orientados a Resultados: ¿Qué quiero lograr?

Practica 2: Anota tus Objetivos Rol Personal: _____________ ………………………………………………………………….. ……………………………………………………………….…. Rol Laboral: _____________ …………………………………………………………….……. Familiar, Intelectual y Social

IV. Desafíos respecto al Tiempo Listas de tareas: No productivas, sin prioridad ni propósito. Agendas: Distribuye tiempo, sin metas. Organizar y ejecutar según prioridades: Compara la importancia de las actividades diarias pero se centra en lo urgente, crea tensión. Personalidad Eficaz: El desafío está en administrarnos a nosotros mismos, equilibrio entre lo que queremos y nuestra capacidad para lograrlo.

V. Desarrollo de una Personalidad eficaz La voluntad es la capacidad de los seres humanos que les mueve a hacer cosas de manera intencionada. Permite al ser humano gobernar sus actos, decidir con libertad y optar por un tipo de conducta determinado. La voluntad es el poder de elección con ayuda de la Conciencia.

Desarrollo de una Personalidad eficaz La Voluntad de forma Consciente, es todo esfuerzo por realizar determinadas cosas: Terminar un informe a pesar del cansancio, Levantarse a pesar del sueño, etc. Se llega a la decisión de actuar contando con los inconvenientes. La voluntad es fundamental para el ser humano. Sin voluntad y disciplina no se pueden lograr objetivos planeados.

¿Qué potencialidades debería desarrollar para cumplir mi trabajo de manera eficaz? ……………………………………………………………… …………………………………………………….……….

¿Qué actividades debería dejar de hacer que no contribuyen a la eficacia? ……………………………………………………………… …………………………………………………….……….

VI. Organizar y Ejecutar según prioridades

“Matriz de la Administración Eficaz del Tiempo” URGENTE NO URGENTE (en este instante – ahora - ¡ya!) (puede esperar) IMPORTANTE I. Vida del Bombero II. Vida del Triunfador Hacen lo importante sin presión Planifican, preparan, previenen Pueden ver el futuro y oportunidades Visión, equilibrio y control Tienen iniciativa, son proactivos “Disfrutamos lo que hacemos” Todo se hace a última hora Tendencia a Reaccionar Quita la capacidad de iniciativa Genera estrés, agotamiento Vive apagando incendios NO III. Vida del Camaleón IV. Vida del Irresponsable IMPORTAN No quieren pensar más. Buscan un escape del cuadrante I. Trivialidades y acciones que representan perdida de tiempo. Se hacen irresponsables. Desisten, abandonan, despidos. Hacen cosas para otros por quedar bien Le dicen NO a lo importante Actividades rutinarias Ya que insistes “Vamos”

VII. Debemos eliminar las actividades que nos hacen perder tiempo

VIII. La Planificación Semanal Es importante hacer todo aquello que aporte a nuestra finalidad y objetivos: Destinar un día y una hora Estar tranquilos, solos y lúcidos Tocar todos los Roles de su vida Día y Hora: ……………………………………………. Lugar: ……………………………………………………

Ciclo de la Planificación Semanal Programación De las Tareas o Actividades de la Semana Seleccionar y unir tareas para la semana Selección de Objetivos para La Semana Manejo de imprevistos Revisión De la Finalidad Evaluación

Revisión de nuestra Finalidad: ¿Por qué hacemos las cosas Revisión de nuestra Finalidad: ¿Por qué hacemos las cosas? ¿Qué nos hace felices?. Selección de Objetivos de la Semana: De acuerdo a los Roles. Algunos se repiten todas las semanas otros solo algunas. Tareas: Para lograr los Resultados. Algunas son Verticales, debemos seguir los pasos sin saltarse. Otras son Horizontales, podemos juntarlas. Podemos juntar tareas sin importar los Roles de acuerdo al lugar o actividad.

Programación de actividades: Momento y cantidad de Tiempo de cada actividad. Agrupar Tareas: De mantenimiento, Con otras personas, De planificación y resolución de problemas. Manejo de imprevistos: Entre las actividades debe de haber holgura. La evaluación: Es al final del día. ¿Qué se hizo y que no? ¿Se puede reprogramar? ¿Cuánto tiempo le he destinado para cada actividad?.

HOJA DE TRABAJO SEMANAL PLANIFICACION SEMANAL HOJA DE TRABAJO SEMANAL Finalidad Roles Objetivos Semanales Tareas Laboral Social Personal Intelectual “Pensar a donde me van a llevar estas tareas”

PROGRAMACIÓN DE ACTIVIDADES EN LA AGENDA Domingo Lunes Martes Miércoles Jueves Viernes Sábado Compromisos / Tareas 6 7 8 9 10 11 12 13 6 7 8 9 10 11 12 13 6 7 8 9 10 11 12 13 6 7 8 9 10 11 12 13 6 7 8 9 10 11 12 13 6 7 8 9 10 11 12 13 6 7 8 9 10 11 12 13

IX. Estrategias para optimizar el Tiempo La Confrontación Saber Delegar Reuniones Efectivas Saber decir que NO

La Confrontación La confrontación entre lo que quiero hacer y lo que debo hacer por miedo al cambio. Tendencia a hacer el mínimo esfuerzo Distracciones / interrupciones frecuentes Dejar para más tarde las tareas

Claves para superarlo: Siempre estar consientes de lo que queremos lograr. Ser disciplinados. Terminar la tarea que comienzas Atención y concentración Ser organizados Planificar Orden

Saber Delegar La delegación significa desarrollo para las personas y para la organización. Decida qué delegará Escoja la persona adecuada Capacite Brinde apoyo Seguimiento continuo.

Saber Delegar Cuando uno delega puede hacer más cosas, uno crece, la organización crece, se delega con tiempo, necesitamos conocer el proceso, contar con un equipo. El Líder nato organiza a las personas. Ley de la Colaboración: “más vale una unión que muchas manos”

Reuniones efectivas Permiten brindar información, puntos de vista, ideas, motivar al equipo y tomar decisiones. Tener una agenda de los temas a tratar Convocatoria (quienes participan) Horarios (moderador) Cuando y Donde. Acta de Reuniones (todos los acuerdos)

Saber decir que NO Tenemos una idea prefijada que NO es malo, pero decir NO es un SI para nuestros objetivos o lo que sea importante para mi. Comunicación: Pasiva: Yo pierdo - Tu Ganas Agresiva: Yo gano – Tu Pierdes Asertiva: Yo gano – Tu ganas

Cumplir con nuestros objetivos dando apertura a los demás. ¿Cómo ser asertivos? Cumplir con nuestros objetivos dando apertura a los demás. 1° Agradecer por habernos considerado 2° Breve explicación del porque no. 3° Dar una opción (si está en nuestras manos) dar una solución. “Las puertas siempre se abren por dentro”

Muchas Gracias !