Administración del Cambio Noviembre 2005

“El Cambio requiere de individuos y organizaciones que piensen, actúen y se desempeñen de una forma diferente”.

brindan retroalimentación sobre el desempeño, ofrecen capacitación, ¿Por qué ? Quienes desean impulsar un cambio (en sus empresas, comunidades, familias, etc...), se esfuerzan porque las personas mejoren su desempeño y cambien sus conductas inefectivas En respuesta a este desafío, los impulsores del cambio emprenden diversas acciones: brindan retroalimentación sobre el desempeño, ofrecen capacitación, ponen a disposición de las personas más recursos y tecnología y ensayan diferentes medios para motivarlas Sin embargo, en más de una ocasión estas medidas no resultan en un cambio sustancial y sostenible. ¿Por qué ?

Responder de manera individual y por escrito, por favor antes de Actividad IDENTIFICACIÓN DE EXPECTATIVAS   Responder de manera individual y por escrito, por favor antes de Comenzar escriba su nombre, Empresa o Institución, puesto y la fecha: ¿ Qué sabe de Administración del cambio ? ¿ Cómo creo que opera? ¿ Cómo me podría ayudar en mi trabajo ? Yo creo que es: útil inútil no sé

Contenido Administración del Cambio Introducción Enfoque ¿Por qué Administración del Cambio? Cuantificación del Cambio y la Aceptación Metodología de Administración del Cambio Mitos Comunes sobre Administración del Cambio Comunicación (más detalles)

Introducción Administrar el Cambio: Consiste en preparar a las personas involucradas para asumir el cambio (en cualquiera de sus modalidades) a través de diversas acciones como: Apoyo (a través de todo el proceso) Empatía con sus emociones y sentimientos Compartir las ventajas y los beneficios del cambio Información del proyecto y del proceso de un cambio Involucrarlos, hacerlos partícipes, escucharlos Lograr en conjunto los objetivos de Negocio El nivel requerido para lograr el éxito en cualquier cambio que se emprenda va directamente proporcional a la adecuada planeación y ejecución de las estrategias de cambio y al verdadero compromiso de los líderes del proyecto

Aceptación Interna – Es fundamental para el éxito de cualquier cambio . Las iniciativas de cambio organizacionales generan preocupación y resistencia, por ejemplo, las personas tienden a pensar que puede ocurrir: Una reducción en la plantilla del personal Reducción en los tramos de control Mas trabajo por el mismo sueldo Cambio en las responsabilidades de la posición Estos pensamientos combinados con la resistencia “universal” al cambio, constituye uno de los retos para el éxito del cambio Cuando las personas entienden lo que se está cambiando, cuál será su nuevo rol y vislumbran las ventajas del mismo, la resistencia al cambio se minimiza y los resultados planeados por la empresa se pueden lograr

Aceptación Externa . Se recomienda una campaña de mercadotecnia que logre posicionar y vender las ventajas competitivas del cambio, así como el logro del mismo, con el compromiso del personal

Administración del Cambio Enfoque Administración del Cambio Utiliza la metodología propia de Deloitte. con varias estrategias, herramientas y técnicas enfocadas a la gente y a la organización Aplicadas adecuadamente dan como resultado un cambio fundamental y sustentable en la cultura de la organización, en los comportamientos deseados y el desempeño planeado

Enfoque (contínua) El proceso de cambio pasa a través de varias etapas. El enfoque de administración del cambio abordan cada etapa en un esfuerzo para minimizar los efectos y disminuir las barreras: Se consideran a todos los niveles de la organización: ejecutivos, gerentes, posiciones staff. Todos tienen diferentes responsabilidades y son impactados y reaccionan en forma diferente eant el cambio Se focalizan acciones, se relacionan con las etapas del proceso

El ciclo de cambio - Estrategias Terminar Explorar Empezar Ser parte del cambio Definir metas personales Hacer seguimiento Conocer lo que viene Estudiar posibilidades Ser flexible Escuchar Pedir ayuda Informarse Retroalimentar Respetar el pasado Estamos aquí

Enfoque (continúa) Se proporcionan diferentes formas para comunicar e informar Se reafirmar y confirmar que la gente comprenda las razones del cambio. Se trabaja para que las personas conozcan, describan su nuevo rol y comprendan su valor agregado Se enfocan las primeras etapas de la estrategia en la efectividad del objetivo del cambio y no tanto en la eficiencia (tiempo y costo) Se debe considerar a administración del cambio no sólo como parte del proyecto, sino como un sustento (engrane, piedra medular) para la fluidez y éxito del mismo

Enfoque (continúa) La metodología Deloitte de administración del cambio utiliza un enfoque integral que considera todos los aspectos que se requieren en un proyecto, durante todas las etapas del proceso de transformación. Propone: cambios comportamientos a través de la sensibilización promueve nuevas habilidades y conocimientos mediante, capacitación y entrenamiento planes de administración del desempeño, que acompañen y permitan un adecuado desenvolvimiento sugiere planes de motivación e incentivos no monetarios etc.

¿Por qué Administración del Cambio? 36% 41% 43% 44% 46% 54% 65% 72% 82% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% Sin integración con sistemas Sin visión de procesos Sin plan de Administración del Cambio Cambio de alcance Equipo con habilidades inadecuadas Imperativo de cambio poco convincente Administración del proyecto inadecuada Expectativas poco realistas Apoyo insuficiente de la Dirección Resistencia al cambio % de Empresas Directamente relacionadas con Administración del Cambio Fuente: Encuesta Deloitte de segunda ola

Cuantificando del Cambio y la Aceptación Administración del Cambio acortará el ciclo del tiempo para logar el éxito, minimizará la perdida de productividad y optimizará los beneficios de la implantación. Medir en donde se encuentra la gente en la curva del cambio provee información valiosa sobre el progreso. Práctica pro-activa de Administración del Cambio Maximiza el ROI Nivel esperado de Desempeño Organizacional ( estado deseado) Escenario 3: Enfoque Pro-activo Admón. Cambio Inicia la implantación de la Iniciativa Regresa el Equilibro Retorno Inversión (ROI) Equilibrio Organizacional (estado actual) Escenario 2: Enfoque Reactivo Admón. Cambio “El Valle de la Desesperación” Escenario 1: Sin Administración del Cambio

Sin Administración del Cambio, las posibles barreras son : Liderazgo inefectivo Confusión acerca del propósito del cambio Enfoque en el corto plazo Los líderes no tienen claro el imperativo del cambio y no lo promueven No se observan comportamientos modelo en los líderes Dirección e instrucciones confusas Personal no preparado Grupos compitiendo Las personas no apoyan el cambio Resistencia, miedo a lo desconocido Falta de habilidades de cambio en las personas Falta de información Expectativas poco realistas Falta de compromiso por cotos de poder establecidos Intereses particulares “silos” – enfoque funcional de las acciones Iniciativas compitiendo Cultura incongruente BARRIERS TO CHANGE HR, which operates across the organization, is a good litmus for how people feel of the impact of competing initiatives. Can sense people’s tolerance for multiple initiatives, neutral group. Cultura no promueve el cambio Valores y normas incongruentes con el cambio Realizan los cambios en la misma forma que siempre los han hecho No están abiertos a ideas nuevas

Metodología de Administración del Cambio Noviembre 2005

Metodología

Gestión de Involucrados Metodología de Administración del Cambio Deloitte propone el uso de nuestra metodología de Administración del Cambio del cambio que da como resultados una alineación efectiva entre las personas, procesos y tecnología permite que las conductas y comportamientos de los involucrados se adecuen para soportar un nuevo modelo operativo a implantarse . Capacitación Desempeño Organización Liderazgo Cultura Gestión de Involucrados Comunicación Gente Procesos Tecnología

Metodología de Administración del Cambio (continúa) Administración al cambio mide el nivel de resistencia y las barreras al cambio de cada uno de los grupos involucrados, con el fin de aplicar programas que permita la transición de un estado actual a un estado deseado. Esto se logra mediante: el conocimiento de las expectativas e inquietudes de las personas la información, en tiempo y forma, de las ventajas y beneficios del proyecto, así como de los avances y dificultades del mismo fomentar el compromiso y la participación de las personas involucradas en el proyecto Acciones, que en su conjunto permiten disminuir el riesgos del rechazo al cambio.

Metodología de Administración del Cambio Comunicación Objetivo: Crear e implantar estrategias y planes de comunicación, así como dirigir eventos de comunicación. Apoyar a difundir los mensajes del proyecto a las diferentes audiencias identificando los medios más eficientes para impactar positivamente a los personas involucradas en el proyecto. Evaluar Infraestructura de Comunicación Desarrollar plan específico de Comunicación Difundir, Comunicar Organización Objetivo: Analizar el impacto de la tecnología, procesos, estructura para diseñar acciones que ayuden al personal a transitar este cambio. Analiza dentro de la estructura los puestos, perfiles para alinear el modelo e identificar a las personas correctas en el puesto para el proyecto. Evaluar el impacto del cambio de Estructura Organizacional Diseñar acciones para alinear a las personas a la nueva Estructura Organizacional Desarrollar Estrategia de Transición Organizacional

Metodología de Administración del Cambio Desempeño Objetivo: Diseñar estrategias Institucionales de administración del desempeño que estén alineados con lasnuevas metas y objetivos estratégicos del proyecto. Evaluar Administración del Desempeño actual Diseñar Marco de Administración del Desempeño Medir el impacto de la Administración del Desempeño Desarrollar Marco de Administración del Desempeño Alinear Sistema de Administración del Desempeño

Metodología de Administración del Cambio Cultura Objetivo: Identificar normas y comportamientos de la cultura actual Identificar la predisposición al cambio mediante herramientas y métodos que facilitan la identificación de riesgos potenciales para la implantación del proyecto. Evaluar Cultura Organizacional Identificar resistencias al cambio Desarrollar Plan para la mitigar el riesgo de la resistencia al cambio Gestión de involucrados Objetivo: Identificar a las personas involucradas en la iniciativa de implantación del proyecto. Asegurar que líderes y personal involucrado en la iniciativa tengan la información, capacidades y herramientas que necesiten para evaluar opciones, planear e implantar programas de transformación Identificar Grupos clave Involucrados Preparar planes para los Grupos clave Involucrados - Realizar actividades con Grupos Involucrados

- Preparar Liderazgo -Involucrar Liderazgo -Apoyar Liderazgo Metodología de Administración del Cambio Liderazgo Objetivo: La metodología conlleva una visión estratégica del proyecto y es el equipo directivo la que lo determina (ayuda de Value Map) El involucramiento y participación activa de patrocinadores y líderes es fundamental para el éxito del proyecto. Lograr el nivel de alineación del equipo gerencial y generar su alineación, motivación y compromiso con la iniciativa del proyecto. Proveer asesoría individual e Institucional a los líderes, así como facilitar el uso de un liderazgo efectivo para mejorar el desempeño y cumplir con los objetivos y lineamientos del proyecto - Preparar Liderazgo -Involucrar Liderazgo -Apoyar Liderazgo Capacitación Objetivo: Crear estrategias Institucionales de aprendizaje, facilitar el diseño de nuevos procesos de aprendizaje. Proveer servicios relacionados con el entrenamiento para la implantación de sistemas, desarrollo de contenido y administración global de la capacitación. Desarrollar Estrategia y Programas de Aprendizaje para el Usuario Final Desarrollar Estrategia y Plan de Transferencia del Conocimiento Desarrollar Enfoque de Capacitación para Equipo del Proyecto Monitorear Programas de Aprendizaje

Mitos Comunes sobre la Administración del Cambio REALIDAD Se pueden hacer todas las actividades de cambio 30 días antes de salir en vivo Se requiere tiempo para que la gente entienda y se prepare para el cambio. Necesitamos saber todas las respuestas posibles a las preguntas antes de comunicar Se requiere estar comunicando continuamente. Se debe comunicar lo que se sabe en cada etapa/ punto. Es correcto decir que se esta trabajando en las respuestas. La comunicación del proyecto debe ser pro-activa para evitar que la comunicación informal sea el “boletin del proyecto”. Esperemos para informar a la organización, ya que así será demasiado tarde para estar en desacuerdo. Los usuarios finales son expertos en como “darle la vuelta al sistema”. La gente sabe …….. ya tienen el correo electrónico. El mismo mensaje requiere de ser enviado mas de una vez, por diferentes medios.

Laura Trejo, ltrejo@dttmx.com, 5080 6543 ó 7104 A member firm of Deloitte Touche Tohmatsu ©2005 Deloitte & Touche/Galaz, Yamazaki, Ruiz Urquiza, S.C. Todos los Derechos Reservados