Comprender la Gestión Financiera de su Acuerdo de Cooperación Quito, Ecuador Del 13 al 16 de octubre 2009

Desmitificación de la Jerga Financiera Monto máximo de la adjudicación Monto obligado Fondos obligados por incurrir Índice de agotamiento Modificación financiera Gastos devengados

Fundamentos de Administración Financiera Monto del Convenio Monto Obligado Saldo obligado Monto total que USAID espera se gaste En la ejecución durante la vida del proyecto Monto que USAID ha comprometido para gastos del proyectoto El monto de fondos obligados pero aun no gastados $3,000,000 $2,000,000 Obligación $ 2,000,000 – Expenses $ 1,500,000 Saldo oblidado $ 500,000 Tasa de Agotamiento Tasa a la que se gasta la obligación. Da una indicación cuantos meses les durará el saldo antes de recibir una nueva obligación NOTA: Es responsabilidad del beneficiario Hacer seguimiento de los fondos gastados Cuando se ha gastado 75% de los fondos obligados se debe informar a USAID $1,500,000/24 meses = $125,000 mensual # de meses antes que la obligacion se agote = $500,000 /$125,000 = 4 Meses

Ciclo de Reportes Financieros del Proyecto 1 Oct Sep 2010 Informe Financiero SF 269 Liquidación SF Dic 0931 Mar Junio SF 1034 Anticipo de Fondos 3 SF 1034 Anticipo de Fondos 3 SF 1034 Anticipo de Fondos 3 SF 1034 Anticipo de Fondos 3 SF 1034 Anticipo de Fondos Informe Financiero SF 269 Liquidación SF 1034 Informe Financiero SF 269 Liquidación SF 1034 Informe Financiero SF 269 Liquidación SF 1034 Informe Financiero SF 269 Liquidación SF 1034

Seguimiento del presupuesto Herramienta que muestra el progreso de un proyecto No es sólo de utilidad financiera, sino una herramienta de importancia para el personal técnico también El índice de agotamiento fluctuará en el transcurso de la duración del proyecto Las proyecciones precisas son importantes y requieren buena comunicación

Formulario Estándar Reportes trimestrales del estado financiero – FS 269 Presentado dentro de los 30 días después del cierre de cada trimestre Demuestra cómo se han utilizado los fondos de USAID Hace un seguimiento de los aportes de costo compartido Refleja los fondos del proyecto obligados y aun no gastados

FS-269: Pasos para completar este formulario (Información administrativa) 1. USAID/GH/OHA 2. Número del Acuerdo de Cooperación 3. Información de la organización 4. EIN, según lo asignó el IRS 5. Número interno de referencia 6. Reporte final – Sí o de progreso - No 7. Se recomienda efectivo

FS-269: Pasos para completar este formulario (Información administrativa) 8. Fechas de inicio y cierre del Acuerdo de Cooperación 9. Periodo cubierto por el informe 10. Ejercicio de estudio de caso 11. Remítase al Acuerdo de Cooperación, según sea aplicable 12. Certificación de un Signatario Autorizado

1 de diciembre de de noviembre de 2009 Cuatro opciones: 1.1 de octubre 2.1 de enero 3.1 de abril 4.1 de julio Cuatro opciones: 1.31 de diciembre 2.30 de marzo 3.30 de junio 4.30 de septiembre

Debería identificar lo que se ha gastado (tanto el USG como costos compartidos) acumulado al inicio del trimestre sobre el cual se está reportando. Este recuadro debería ser el total de las dos columnas que aparecen a continuación combinadas. Este recuadro representa el costo compartido gastado al comienzo del trimestre sobre el cual se está reportando. Este recuadro representa los dólares USG gastados a comienzos del trimestre sobre el cual se está reportando.

Esto debe identificar lo que se ha gastado (tanto el USG como costos compartidos) a lo largo del trimestre que se muestra en #9 (Este recuadro debería ser el total de las dos columnas que aparecen a continuación combinadas). Este recuadro representa el costo compartido gastado en el trimestre presentado en #9. Este recuadro representa los dólares del USG gastados en el trimestre presentado en #9.

Total de fondos del USG gastados hasta la fecha (con la inclusión del trimestre que se muestra en #9). Los dos recuadros son iguales (IIIc & IIIg). Se trata de la totalidad de fondos del USG obligados hasta la fecha (con la inclusión del trimestre que se muestra en #9). Se trata del resto de todos los fondos del USG obligados hasta la fecha, con la inclusión del trimestre que se muestra en #9) – los fondos obligados por incurrir.

Ejercicio SF-269 “Su ONG” ha incurrido en el siguiente gasto – favor completar el SF 279 por el periodo enero-marzo 2010: El monto total del Convenio es $4,000,000 y el monto obligado a la fecha es $3,000,000 Desde el inicio del Convenio hasta Diciembre de 2009 Enero Marzo 2010 Gastos totales$ 2,500,000$ 500,000 Monto de Gastos con fondos de USAID $ 2,000,000$ 400,000 Monto de gastos con fondos de compartida $ 500,000$100,000

Formulario Estándar SF-1034  El SF 1034 es la factura publica para compras y servicios que no sean personales  Ustedes lo utilizarán para solicitar anticipo de fondos de USAID y liquidarlos.

SF-1034  Se trata de anticipo de fondos trimestral  El primer mes presentarán el SF 1034 para el primer trimestre que abarca el segundo, tercer y cuarto meses.  Está diseñado para que su organización mantenga un flujo de fondos uniforme.  Al final del trimestre, ustedes presentaran otro SF 1034 para liquidar el adelanto.  Deben presentar un original y tres copias del SF 1034 a la oficina señalada en su Convenio de Cooperación.

SF Voucher  Presentar tres formularios SF-1034s solicitando tres anticipos de fondos separados para el trimestre (uno para cada mes).  Cada formulario debe estar identificado con el número del Convenio y debe especificar el monto total solicitado.  Los SF 1034 deben estar marcados en la parte superior con la frase “Solicitud de Anticipo”.  Para liquidar los anticipos el formulario debe estar marcado en la parte superior con la frase “Liquidación de Anticipos”.

Formulario Estándard SF 1034 Calendario para la liquidación de anticipos Anticipo Inicial Adelanto del Primer Trimestre Anticipo del Segundo Trimestre (3SF 1034s c/u por 30 Días) (3 SF 1034s c/u por 30 Días) 1 st Mes2 nd Mes3 rd Mes4 th Mes5 th Mes6 th Mes7 th Mes Liquidación del primer trimestre Liquidación del segundo trimestre (Anticipo de 3 meses en 1 SF 1034)

Dejar en blanco Dejar todas estas casillas en blanco, son para uso de USAID Escriba el nombre y dirección postal de su organización, tal como esta escrita en su Convenio de Cooperación

change Insertar el nombre de la oficina especificada en su Convenio No se olficen incluir la fecha! Don’t forget to include the date! La solicitud debe ser numerada. No se olviden actualizar cada vez que llenen un formulario nuevo

Dejar en blanco Insertar las fechas del periodo que cubre la solicitud

SF-1034 Exercise  Su organización en Ecuador esta solicitando fondos para el trimestre octubre-diciembre de El presupuesto aprobado es de $1,000,000, el monto de anticipos acumulado es $500,000, gastos acumulados hasta agsoto son $420,000, el gasto proyectado para septiembre es $20,000; la organización necesita $20,000 de anticpo para cada mes. Los gastos del trimestre fueron $18,000 en julio, $21,000 en agosto y $19,000 en septiembre.  Complete el SF-1034 y el informe de gastos y control de anticipos