PLANEACION CIERRE CONTABLE Y FISCAL 2014 Conferencista: Fabio Alzate López Contador Público Especialista en Revisoría Fiscal Magister en Administración de Empresas Asesor y consultor Contable – tributario – financiero

Verificar que el saldo a diciembre 31 de 2014 sea igual al consignado en enero de 2015 El último reembolso de 2014 incluye las facturas y/o documentos equivalentes relacionados con gastos incurridos en el período fiscal (2014), con el fin de asegurar su deducibilidad, muchas compañías maneja varias cajas menores sean están por agencias o dependencias se deben de individualizar, sus respectivas contabilizaciones y arqueos.

El saldo de las cuentas bancarias debe confrontarse con el registro en libros auxiliares (contabilidad) y de tesorería, obteniendo las conciliaciones que reflejan la situación de cheques por cobrar y operaciones en tránsito a diciembre 31 de BANCOS Se solicitará a cada una de las entidades financieras los certificados por intereses pagados, sobregiros, comisiones y saldo de obligaciones a diciembre 31 de 2014, los cuales se cotejarán con los saldos en libros. Articulo 268 E.T.

CLIENTES Esta cuenta no deben existir saldos créditos, de presentarse se realizarán las correcciones que sean necesarias; cuando existan deudores (clientes) que a la vez sean acreedores (proveedores) las cuentas no se “netean”, y para efectuar un cruce de cuentas se requieren los documentos de autorización respectivos. La provisión de cartera contable se respalda con autorización interna, cabe recordar que el cálculo comercial difiere del fiscal (Ver art. 145, E.T.). Todo castigo de cartera debe acompañarse del concepto jurídico correspondiente (Ver art. 146, E.T.).

En esta cuenta no deben de existir saldos créditos, de presentarse se deben registrar como saldo a favor del empleado. El saldo que aparezca por cada empleado es susceptible de certificación (declarantes). Tener en cuenta que los préstamos a socios o accionistas que sean empleados deben guardar proporción con su sueldo, además de observar los requisitos exigidos para ser concedidos.

Requieren la liquidación de intereses presuntos, siempre que no se pacten intereses comerciales superiores (Ver art. 35, E.T.).

Los gastos pagados por anticipado se generan por intereses, seguros, arrendamientos, entre otros, registro que siempre tendrá saldo débito; dichos gastos contarán con el detalle de la suma anticipada de intereses por cada entidad financiera a través de relación que contenga, como mínimo, la siguiente información: beneficiarios, identificación, concepto, saldo anterior, movimiento, saldo a diciembre 31 de Su amortización será deducible de acuerdo a presupuestos de proporcionalidad, causalidad y necesidad

ANTICIPOS DE IMPUESTOS Corresponde a los valores retenidos por los clientes a título de los diferentes tributos durante el año gravable 2014, Dichas retenciones en la fuente deben contabilizarse conforme al principio de causación, independiente del pago. Tener presente la Ley 1429 de Diciembre de También al valor del saldo a favor determinado en la declaración privada de renta 2015 si lo hubiera. Respecto del impuesto de renta, los saldos se imputarán a la cuenta de provisión de acuerdo a la depuración de la renta a 31 de diciembre de 2014, observando las diferencias permanentes y temporales. Si como resultado de esta provisión se obtiene un saldo a favor, el mismo se registra dentro del activo.

VALORIZACIONES CONTABLES (NO FISCALES) INVERSIONES Para el caso de inversiones el valor certificado o valor intrínseco corresponde al valor del activo presentado en sus estados financieros, cuyas diferencias pueden ser tratadas como valorizaciones o desvalorizaciones, pero difiere del valor patrimonial fiscal (Ver art. 64, DR. 2649/93). PPYE Se registran por efecto de avalúos técnicos, encontrando su contrapartida en el superávit de patrimonio PPYE Para los activos fijos, las desvalorizaciones deben registrarse como provisiones y reflejarse en el estado de resultados

El saldo a diciembre 31 de 2014 debe corresponder al inventario físico efectuado. Se hará por grupos homogéneos o por productos Se recomienda agilizar los distintos procedimientos que cada empresa aplica para la toma física de los mismos. Artículo 62 del Estatuto Tributario, las sociedades obligadas a tener Revisor Fiscal, deberán establecer el costo de la enajenación de sus inventarios por el sistema de inventarios permanentes o continuos. La imputación del costo de los activos movibles debe ser clara y precisa, mostrando el costo de la mercancía, para que no se comprometa su aceptación fiscal.

Para adelantar este procedimiento es importante : Planificar la actividad del inventario físico. Con corte a diciembre de Documentos soporte generados por el sistema, donde se determinen los inventarios obsoletos, dañados y de baja rotación. Las unidades y valores de este inventario físico constituyen una base firme soportar contable y fiscalmente este rubro.

Preparar listado por grupo de activos. Cada bien con su correspondiente detalle, y la depreciación acumulada. llevar a cabo un inventario físico de los activos fijos para comparar con los registros contables. (Control) Los avalúos técnicos sobre activos fijos posibilitan el registro de valorizacion es o provisiones según el caso (Ver art. 64, D. 2649/93).

Recuerden que se pueden utilizar métodos de depreciación fiscales diferentes de los contables, El método debe ser de reconocido valor técnico El objetivo es conseguir un ahorro fiscal Se debe constituir una reserva no distribuible de las utilidades del respectivo año gravable y Registrar el impuesto diferido correspondiente (Ver arts. 127 a 141)

El gasto por depreciación se calcula (Ver arts. 127 a 141, E.T.)., considerando su causación periódica. Se debe calcular proporcionalmente para los bienes adquiridos en el año. Se debe cancelar la depreciación ajustada sobre los activos enajenados o dados de baja Los activos fijos totalmente depreciados se reflejan en las cuentas de orden respectivas.

Verificar el saldo en libros a 31 de diciembre de 2014 VS las facturas pendientes de pago a esa fecha. Confirmar al final del año los saldos con el proveedor para evitar inconsistencias en la información tributaria Las facturas recibidas en diciembre de 2014, e incluso en enero de 2015, pero que correspondan a bienes adquiridos y/o servicios prestados durante el ejercicio 2014, quedarán contabilizadas en el período gravable 2014 No deben aparecer saldos débitos PROVEEDORES

RETEFUENTE A FAVOR Y/O POR PAGAR Los registros de retención a título de renta, IVA, CREE e ICA, se concilian para justificar posibles diferencias con los valores declarados por los períodos mensuales, Certificados de retención por el año gravable 2014 se elaboraran antes del 15 de marzo de 2015 (Ver D.R 4583/2006). La solicitud de certificados de retención por el año gravable 2014 se hará antes del 15 de marzo de 2015). (Ver D.R 4583/2006 ). Verificar en este punto que las empresas constituidas bajo la Ley 1429 de 2010 no son sujetas a retención en la fuente.

IVA POR PAGAR Conciliar y justificar las posibles diferencias que se presenten entre los registros contables y las declaraciones bimestrales, Las cifras consignadas en la sección de ingresos sirve de cruce para la fiscalización del impuesto de industria y comercio y su complementario de avisos y tableros Conciliar los ingresos reportados en los seis (06) bimestres de IVA con los que servirán de base para la declaración de renta Conciliar los Rete IVA.

Estas cuentas exigen gran control debido a su condición para la deducibilidad de los gastos laborales imputados en la declaración de renta. Estas apropiaciones requieren de verificación frente a bases salariales y valor del aporte parafiscal. El paz y salvo por aportes parafiscales debe conseguirse antes de la presentación de la declaración de renta, sólo así procederá la deducción de los respectivos gastos laborales. Respecto del gasto por vacaciones, los aportes se liquidan sobre el valor causado aunque no hayan sido disfrutadas, para que proceda su deducibilidad. (Ver Ley 1429 de 2010)

OBLIGACIONES BANCARIAS Constatar que los saldos de esta cuenta correspondan efectivamente a las obligaciones con entidades financieras pendientes de cancelar a diciembre 31 de Causar los intereses a 31 de Diciembre de Certificaciones con saldos a a 31 de diciembre de 2014 y demás información pertinente sobre las Obligaciones.

A diciembre 31 de 2014 debe prepararse la consolidación de las prestaciones sociales, trasladando a la cuenta de prestaciones por pagar los valores exigibles. Cancelarse las cuentas de pasivos estimados y provisiones. Los intereses sobre cesantías se cancelarán a los empleados hasta el 31 de enero de 2015 (Ver num. 2, art. 1, Ley 52/75). Las cesantías causadas a diciembre 31 de 2014 deben ser consignadas en los Fondos de Cesantías antes del 15 de Febrero de 2015 (Ver art. 99, Ley 50/90y Ley 1429 de 2010).

Las cuentas de orden no pueden emplearse como un sustituto para omitir registros contables. Estas sirven de control para registrar diferencias entre valores contables y fiscales. Recordemos que las cuentas de orden contingentes reflejan hechos o circunstancias que puedan llegar a afectar la estructura financiera del ente económico. En las cuentas de orden fiscales se reflejan las diferencias existentes entre las cifras de la contabilidad y las reportadas en las declaraciones tributarias, de forma tal que unas y otras puedan conciliarse.(Ver artículos 42 al 45 del D.R 2649/1993).

LOS INGRESOS, COSTOS Y DEDUCCIONES Desde la óptica fiscal los ingresos se causan de acuerdo con su exigibilidad. los costos y gastos se condicionan a su relación de causalidad con la actividad productora de renta, la proporcionalidad y necesidad, Es recomendable realizar cruce de ingresos con las declaraciones de IVA, renta, CREE e ICA.

las características esenciales que deben revestir las deducciones para ser aceptadas fiscalmente a saber: realización, relación de causalidad, necesidad y proporcionalidad. El artículo 107 del Estatuto Tributario, quizá el más importante en cuanto se refiere a los requisitos que deben cumplir las deducciones, es del siguiente tenor literal: “Las expensas necesarias son deducibles. Son deducibles las expensas realizadas durante el año o periodo gravable en el desarrollo de cualquier actividad productora de renta, siempre que tengan relación de causalidad con las actividades productoras de renta y que sean necesarias y proporcionadas de acuerdo con cada actividad.

Para efectos de obtener el beneficio fiscal por la entrega de donaciones a entidades sin ánimo de lucro. Requisito certificado expedido por el donatario, donde se especifique el monto, la forma y destinación del valor recibido (Ver arts. 125, 125-1, 125-2, y 125-4, E.T.).

Hoja de trabajo que indique los valores contables y fiscales, estableciendo las diferencias conciliatorias. Anexo para el disponible. Anexo de inversiones. Provisión de cartera aceptada fiscalmente. Cálculo de intereses presuntivos. Anexo de valorizaciones. Valor patrimonial de los inventarios. Gastos por amortización de diferidos.

Gastos laborales no deducibles de renta. Deducción por gastos financieros. Deducción por pago de impuestos (Industria y Comercio pagados). Renta presuntiva. Anticipo de renta. Conciliación del patrimonio bruto fiscal y total del activo contable. Conciliación del pasivo contable y fiscal. Conciliación del patrimonio contable y fiscal. Conciliación de la utilidad (pérdida) contable – fiscal. Pérdidas fiscales. Exceso de renta presuntiva sobre renta líquida ordinaria. Impuesto diferido (diferencias temporales y permanentes)

Los estados financieros de propósito general se deben preparar y presentar en forma comparativa con los del período inmediatamente anterior, siempre que tales períodos hubieren tenido una misma duración (Ver art. 32, D. 2649/93).

Un informe de gestión dentro del cual se contemplen los aspectos preceptuados en la Ley 603 de 2000, específicamente lo relacionado con el cumplimiento de las normas sobre propiedad intelectual y derechos de autor por parte de la sociedad. Los estados financieros de propósito general (Estados básicos), junto con sus notas, cortados al fin del respectivo ejercicio y certificación. Un proyecto de distribución de las utilidades repartibles. Así mismo presentarán los dictámenes sobre los estados financieros y los demás informes emitidos por el revisor fiscal o por contador público independiente (Ver art. 46, Ley 222/95). FIN DEL EJERCICIO CONTABLE

La renovación del registro mercantil ante la Cámara de Comercio se realiza como costumbre hasta el 31 de marzo de cada año, para este propósito se utilizan los estados financieros aprobados por la asamblea o junta de socios o accionistas

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