UNIDADES DE CORRESPONDENCIA Y MENSAJERÍA Definición, funciones, estructura y gestión Prof. Arcángel Eduardo Sánchez Gómez Febrero 2014 Parte I

Contenido  Definición  Una misión compartida  Funciones generales  Funciones específicas  Servicios que presta  Registro y control de documentos  Concepto de registro  Algunos preceptos legales sobre el registro de documentos  Bondades de aplicar un registro automatizado  Práctica

Unidades de Correspondencia y Mensajería Definición  Unidad administrativa encargada de gestionar de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de las comunicaciones oficiales  Han de cumplir con el desarrollo de los procesos y actividades de producción y/o recepción, trámite, distribución, sistematización y consulta de documentos, y en muchos casos digitalización Melo, Triana y Parada, 2003

Unidades de Correspondencia y Mensajería Definición  Para su funcionamiento, debe contar con personal suficiente y capacitado, así como con los recursos físicos y tecnológicos necesarios que permitan recibir, enviar y controlar oportunamente el trámite de las comunicaciones de carácter oficial de una organización, a través del establecimiento de servicios de mensajería interna y externa, fax, correo electrónico y otros, con el fin de facilitar la atención de las solicitudes presentadas por sus usuarios internos y externos Melo, Triana y Parada, 2003

Unidades de Correspondencia y Mensajería Una misión compartida  Atender con diligencia la administración de las comunicaciones oficiales y el servicio de información a los usuarios, marcando el inicio de los procesos de gestión documental con arreglo a los procedimientos institucionales previamente establecidos y propiciando el fortalecimiento y transparencia de los deberes y derechos de los ciudadanos Melo, Triana y Parada, 2003

Unidades de Correspondencia y Mensajería Funciones Generales  Recibir, radicar, distribuir, direccionar, diariamente todas las comunicaciones que ingresan a las entidades con el ánimo de solicitar algún requerimiento, o con el propósito de informar (Parada y Triana, 2002)  La oficina de correspondencia y mensajería establece sus funciones hacia tres áreas:  Entrada de documentos: radicación, registro y distribución  Salida de documentos: radicación, registro, embalaje y distribución  Coordinación de los mensajeros internos y externos (Melo, Triana y Parada, 2003)

Unidades de Correspondencia y Mensajería Funciones Específicas  Adoptar proyectos y programas para administrar adecuadamente las comunicaciones oficiales, el servicio de consulta y la conservación de documentos, acordes con la misión, visión funciones y programas de la organización, con sujeción a las pautas y principios establecidos en las leyes nacionales y normas internas  Recibir, radicar, registrar, conservar, distribuir y brindar el servicio de información sobre todas las comunicaciones oficiales que ingresen o salgan de la entidad y vigilar que la labor se cumpla dentro de la debida resera, con oportunidad y orden consecutivo  Guardar estricta reserva sobre los documentos, la información a la cual se tiene acceso y los asuntos de su competencia Melo, Triana y Parada, 2003

Unidades de Correspondencia y Mensajería Funciones Específicas  Proponer métodos, procedimientos y propender por la incorporación y uso de nuevas tecnologías, que permitan modernizar y agilar los procesos en las Unidades de Correspondencia  Prestar asesoría en materia de administración de las comunicaciones oficiales, a las dependencias de la organización que lo requieran  Informar con oportunidad a las dependencias competentes, sobre el vencimiento de términos para dar respuesta a los trámites y solicitudes presentadas por los ciudadanos Melo, Triana y Parada, 2003

Unidades de Correspondencia y Mensajería Funciones Específicas  Radicar y tramitar las comunicaciones con celeridad, imparcialidad y respetando el derecho de turno  Atender con prioridad a los menores de edad, discapacitados y adultos mayores, que acudan a las unidades de correspondencia y mensajería, con el fin de entregar y radicar comunicaciones o solicitar información sobre el trámite de su requerimiento Melo, Triana y Parada, 2003

Unidades de Correspondencia y Mensajería Servicios que presta  Atención al usuario, sea este interno o externo  Atención de consultas sobre el estado de un tramite realizado  Servicio de alerta sobre comunicaciones recibidas y a ser respondidas por los funcionarios y/o personal de la organización  Préstamo de documentos  Recepción y envío de fax  Digitalización de documentos  Radicación de comunicaciones oficiales  Asignación de números consecutivos de oficios y memorandums Melo, Triana y Parada, 2003

Unidades de Correspondencia y Mensajería Registro y Control de Documentos  El Prof. José Ramón Cruz Mundet en su libro la Gestión de los Documentos en las Organizaciones (2006) nos señala que el tema del registro y control de los documentos es uno de los menos analizados en la literatura archivística, ya que siempre se ha considerado al trabajo de los archivos como una labor finalista de los procesos documentales en las organizaciones.  No es hasta la consideración de la gestión de documentos como método archivístico cuando se incluyen el registro y control como elemento vital de esta práctica luego de la producción normalizada del documento

Unidades de Correspondencia y Mensajería Concepto de registro  Aquel documento sobre el que se plasma la acción administrativa y jurídica de control de la expedición, salida, entrada y circulación de los documentos.  Se presenta como un instrumento de control normalmente en forma de volumen (libro o encuadernado) o automatizado  Contiene la inscripción, generalmente numerada en orden cronológico, de información o comunicaciones consideradas de suficiente interés como para ser exacta y formalmente asentadas que pueden proceder directamente de los actos administrativos internos, o de las remisiones de documentos que se realicen por entes u organizaciones externas. (GITTA, 1997)

Unidades de Correspondencia y Mensajería Concepto de registro  Aquel documento sobre el que se plasma la acción administrativa y jurídica de control de la expedición, salida, entrada y circulación de los documentos.  Se presenta como un instrumento de control normalmente en forma de volumen (libro o encuadernado) o automatizado  Contiene la inscripción, generalmente numerada en orden cronológico, de información o comunicaciones consideradas de suficiente interés como para ser exacta y formalmente asentadas que pueden proceder directamente de los actos administrativos internos, o de las remisiones de documentos que se realicen por entes u organizaciones externas. (GITTA, 1997)

Unidades de Correspondencia y Mensajería Concepto de registro  Instrumento que coadyuva al control de los documentos que ingresan y se producen en una institución, departamento o unidad, y del seguimiento de los mismos en los distintos pasos que requiere su procesamiento durante la tramitación.  No solamente este registro ha de llevarse para la documentación recibida sino también para la enviada como garantía de la remisión y gestión de los asuntos que se realizan o solicitan en la institución.

Unidades de Correspondencia y Mensajería Algunos preceptos legales sobre el registro Ley Orgánica de Simplificación de Trámites Administrativos (2008): Estado de las tramitaciones Artículo 38. Toda persona que haya presentado una petición, reclamación, consulta, queja o que haya efectuado una diligencia, actuación o gestión ante los órganos y entes de la Administración Pública, tiene derecho a conocer el estado en que se encuentra su tramitación y a que se le informe el plazo dentro del cual se atenderá y dará respuesta oportuna a la misma. Funciones de las ventanillas únicas: Artículo 49. Las oficinas de ventanilla única prestarán, entre otros, los siguientes servicios: 1. Registro y tramitación de diligencias, actuaciones o gestiones dirigidas a cualquiera de los distintos entes y órganos de la Administración Pública en relación con uno o varios trámites. 2. Suministrar información sobre los requisitos exigidos para cada trámite, las Administraciones que intervienen, su duración aproximada, estado de las tramitaciones y los derechos de las personas en relación con el trámite o servicio en cuestión. 3. Tramitación de sugerencias y quejas relativas al funcionamiento de los servicios de la Administración Pública. 4. Servicios de recepción y entrega de documentos, solicitudes y requerimientos en general

Unidades de Correspondencia y Mensajería Escogencia y diseño del registro de documentos  La gestión de una unidad de correspondencia y mensajería puede ser llevada a través de un sistema automatizado que incluya varios elementos como lo son: recepción, despacho, mensajería y archivo. Dependiendo del tamaño de la organización, un sistema de control de correspondencia y/o documentos puede ser manipulado por una o varias personas  La escogencia o selección del registro, sea manual o automatizado tiene que ver con la manera como se van a organizar los datos del documento sea a través de libros o formatos para tal fin, o a través de la selección de la plataforma tecnológica que se vaya a utilizar, bien sea construyendo una base de datos en cualquier programa: Winisis, Access, SQL, Hoja de cálculo, etc.

Unidades de Correspondencia y Mensajería Escogencia y diseño del registro de documentos  Actualmente existen diversos sistemas de almacenamiento de información, como por ejemplo el Archilink de Archimóvil, Documanager de Multimedium, Sistema SCAV de Archicentro, Alejandría, etc., los cuales pueden ser utilizados en la automatización de un archivo, sin embargo en muchos casos en su formato estándar algunos pueden no satisfacer las necesidades totales de información de la organización, al no estar diseñados de forma exclusiva para sus actividades propias, por lo que deben ajustarse a los requerimientos específicos tanto de registro de documentos, su información, acceso, recuperación y digitalización

Unidades de Correspondencia y Mensajería Bondades de aplicar un registro automatizado  El Prof. José Ramón Cruz Mundet en su libro la Gestión de los Documentos en las Organizaciones (2006) nos explica que actualmente es un anacronismo hablar en las organizaciones de registros en papel, ya que el desarrollo tecnológico actual y del soporte legal permite desarrollar sistemas de registros automatizados de los documentos.  Un sistema de registro único y automatizado para los documentos de una organización tiene grandes ventajas, entre ellas, la agilidad de actuar y de permitir la interrelación de los procesos de control de documentos en toda la organización.

Unidades de Correspondencia y Mensajería Bondades de aplicar un registro automatizado  Sus bondades pueden resumirse en:  Un registro centralizado, por cuanto es único y centralizados a través de un servidor y gestionado bajo un mismo programa facilita las tareas de control en toda la organización  Se consolida una unidad registral de todas las entradas y salidas, así como del seguimiento de los trámites encausados  Se pueden establecer niveles de usuarios y administradores  Permite elaborar indicadores de gestión  Normaliza y mejora la actividad de la mensajería

Unidades de Correspondencia y Mensajería Bondades de aplicar un registro automatizado  Los datos mínimos que pudieran tenerse de los documentos en un sistema automatizado pueden ser:  Número: secuencia en el orden de la entrada o la salida del documento, único para toda la organización  Fecha: mes, día y año  Procedencia: identificación del organismo y persona que remite la documentación  Destinatario: identificación del organismo y persona que recibe la documentación  Descripción: resumen del contenido del documento el cual aporte datos relevantes para la identificación adecuada del documento y el tipo de trámite a encausar  Clasificación: atribución de la serie documental en la que se integra o integrará el documentos, siguiendo instrucciones y el cuadro de clasificación previamente elaborado  Expediente: de acuerdo con el sistema de numeración establecido  Observaciones: cuando estas sean necesarias

Unidades de Correspondencia y Mensajería Escogencia y diseño del registro de documentos

Registro Automatizado de Documentos

Unidades de Correspondencia y Mensajería Práctica  Intentaremos elaborar una base de datos o sistema de información de registro y control de documentos organizándonos en grupos de 3 o 4 personas  Para ello recuerden que las unidades de mensajería y correspondencia reciben y envían comunicaciones oficiales, por lo que dicho registro debe servir para indizar la información de los documentos que han sido recibidos y los que serán enviados  También preste atención a los caracteres internos y externos de los documentos que vayan a ser registrados en dicho sistema, así como de los datos de la persona que lo está consignando, fecha y hora, o del mensajero al cual se le asigna para su distribución y/o envío  Recuerde que existen diversos tipos de metadatos que debemos establecer en los distintos procesos de gestión documental, trate de ser inclusivo en ello, pero que no recargue la base de datos, es decir que la información que se vaya a recoger de un documento y de su proceso de gestión sea la mínima necesaria para su registro y control