MANUAL DE SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA TATIANA URAN NAVARRO Abogada Oficina Asesora Jurídica

ASPECTOS PUNTUALES SEGURIDAD SOCIAL TRÁMITE SANCIONATORIO PREGUNTAS FRECUENTES

PAGO DE SEGURIDAD SOCIAL SEGURIDAD SOCIAL. EL CONTRATISTA de conformidad con lo establecido en las leyes 100 de 1993, 190 de 1995, Ley 789 de 2002, 797 de 2002 y 828 de 2003 debe estar afiliado a los sistemas de pensiones, salud y ARL al menos por un término igual al del presente contrato.

PAGO DE SEGURIDAD SOCIAL LEY 100 de 93 ARTICULO 282. “Ninguna persona natural podrá prestar directamente sus servicios al Estado, bajo la modalidad de contrato de prestación de servicios, sin afiliarse a los sistemas de pensiones y salud previstos en la presente Ley”.

PAGO DE SEGURIDAD SOCIAL En los contratos de una persona natural en favor de una persona jurídica de derecho público, tales como contratos de obra, de prestación de servicios, consultoría, el contratista deberá estar afiliado al Sistema General de Seguridad Social en Pensiones y al Sistema General de Seguridad Social en Salud, y la parte contratante deberá verificar la afiliación y pago de aportes, sea cual fuere la duración o modalidad de contrato que se adopte.

PAGO DE SEGURIDAD SOCIAL El contratista Persona Natural, sea cual fuere la cuantía o duración del contrato, es cotizante obligatorio al Régimen Contributivo en Salud del Sistema General de Seguridad Social en Salud y al Sistema General de Pensiones, y como tal, no puede aparecer como beneficiario o presentar su clasificación por el SISBEN, o como afiliado dependiente por otra empresa o como afiliado a salud y pensiones por otros ingresos diferentes a los del contrato que firma.

PAGO DE SEGURIDAD SOCIAL Las cotizaciones al Sistema General de Seguridad Social en Salud se deben hacer sobre la misma base que al Sistema General de Pensiones: el ingreso base de cotización en ningún caso puede ser inferior a un (1) salario mínimo mensual legal vigente, ni superior a veinticinco (25) salaries mínimos mensuales legales vigentes.

PAGO DE SEGURIDAD SOCIAL El ingreso base de cotización es el equivalente al 40% del valor bruto facturado en forma mensualizada.

A manera de ejemplo: Si se tiene un contrato cuyo valor total es de $ , por el término de seis (6) meses, en donde cada mensualidad corresponde a: $ , la base de cotización será el 40% de este valor, es decir, la suma de S , sobre el cual se deberá efectuar el respectivo aporte en salud esto es el 12.5% y el aporte en pensiones, esto es el 16%, por lo tanto, en este caso el valor a cotizar en salud será de $ , y en pensiones de $ , valores que serán asumidos en su totalidad por el contratista, durante el término de los seis (6) meses de contrato.

PARAFISCALES Para efectos de la liquidación de los aportes al régimen del Subsidio Familiar, Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA). Escuela Superior de Administración Publica, (ESAP), Escuelas Industriales e Institutos Técnicos, se entiende por nomina mensual de salarios la totalidad de los pagos hechos por concepto de los diferentes elementos integrantes del salario en los términos de la Ley Laboral, cualquiera que sea su denominación y además, los verificados por descansos remunerados de ley y convencionales o contractuales.

RESPONSABILIDAD SOLIDARIA Con relación al contratista persona jurídica, es menester que la entidad publica contratante, sea especialmente juiciosa en el control a la evasión y elusión de los aportes al sistema integral de seguridad social y a parafiscales, so pena de ser solidariamente responsable con su contratista de las omisiones en que este incurra respecto de sus trabajadores, sean estos dependientes o subcontratistas.

PARA TENER EN CUENTA El supervisor deberá exigir periódicamente al contratista la presentación de las planillas de afiliación y pago al sistema de seguridad social en salud y pensiones, durante la ejecución del contrato y antes de su liquidación. (En caso de que la fecha de terminación del contrato no coincida con la finalización del mes, se deberá exigir el pago de la respectiva mensualidad, pues la ley no establece que se pueda pagar por fracción de mes)

ASEGURADORA DE RIESGOS LABORALES AFILIACIÓN OBLIGATORIA… las personas vinculadas a través de un contrato formal de prestación de servicios con entidades públicas,… con una duración superior a un mes y con precisión de las situaciones de tiempo, modo y lugar en que se realiza dicha prestación.

ASEGURADORA DE RIESGOS LABORALES El monto de las cotizaciones de los contratos de prestación de servidos, no podrá ser inferior al 0.348%, ni superior al 8.7%, del Ingreso Base de Cotización (IBC) de los trabajadores su afiliación estará a cargo del contratante y el pago a cargo del contratista.

ASEGURADORA DE RIESGOS LABORALES Sin perjuicio, de la responsabilidad del empleador y de la que atañe al propio contratista, corresponde a todas las entidades administradoras de riesgos laborales adelantar las acciones de cobro, previa constitución de la empresa, empleador o contratista en mora y el requerimiento escrito donde se consagre el valor adeudado y el número de trabajadores afectados.

TABLA DIAS PAGOS CONTRATISTAS Dos últimos dígitos del NIT o CC DIAS DE VENCIMIENTO 00 al 071 día hábil 08 al al al al al al al al al al al al al al 9915

MANUAL DE SUPERVISIÓN… Exigir periódicamente al contratista la presentación de las planillas de afiliación y pago al sistema de seguridad social en salud y pensiones, durante la ejecución del contrato y antes de su liquidación. (En caso de que la fecha de terminación del contrato no coincida con la finalización del mes, se deberá exigir el pago de la respectiva mensualidad, pues la ley no establece que se pueda pagar por fracción de mes)

DESCRIPCION DE ACTIVIDADRESPONSABLE Verificar el acaecimiento del retraso en las obligaciones dispuesta en el contrato, frente al POI. Interventor o supervisor. Requerir al contratista en forma clara y detallada para que exponga las causas por las cuales no ha cumplido las obligaciones del contrato (El requerimiento debe enunciar una a una las obligaciones incumplidas). En dicho escrito se le debe dar un plazo para la respuesta. Interventor o supervisor. PROCEDIMIENTO SANCIONATORIO

DESCRIPCION DE ACTIVIDADRESPONSABLE Analizar técnicamente los argumentos dados por el contratista, para considerar si lo que originó el retraso, son justa causa o no. Interventor o supervisor. Enviar al ordenador del gasto, (En caso de haber considerado que el incumplimiento no era justificado o no haber recibido respuesta por parte del contratista), con copia a la Oficina Asesora Jurídica, toda la información donde se manifieste cuales obligaciones se han cumplido en que porcentaje y cuales se han dejado de cumplir, todo lo anterior acompañado del informe detallado del supervisor. Interventor o supervisor. PROCEDIMIENTO SANCIONATORIO

DESCRIPCION DE ACTIVIDADRESPONSABLE Realizar oficio acompañado del informe de interventoría o supervisión, para citar al contratista y al garante o compañía aseguradora Ordenador del Gasto/ Oficina Asesora Jurídica Enviar citación al contratista y al garante o compañía aseguradora CAD PROCEDIMIENTO SANCIONATORIO

DESCRIPCION DE ACTIVIDADRESPONSABLE Realizar audiencia para escuchar al contratista y al garante para que presente sus descargos, aporte pruebas y controvierta las presentadas por la entidad. Ordenador del Gasto/ Oficina Asesora Jurídica Decidir mediante resolución motivada sobre la imposición o no de multa sanción o declaratoria de incumplimiento. Dicha resolución se entenderá notificada en dicho acto público Ordenador del Gasto/ Oficina Asesora Jurídica PROCEDIMIENTO SANCIONATORIO

DESCRIPCION DE ACTIVIDADRESPONSABLE Resolver el recurso de reposición. Dicho recurso se entenderá notificado en dicho acto público, Ordenador del Gasto/ Oficina Asesora Jurídica Enviar al Grupo de apoyo financiero la resolución definitiva para su conocimiento y cobro de multas y sanciones Oficina Asesora Jurídica - Cad Descontar de los saldos a favor del contratista (en caso de existir), el valor de las multas, si esta facultad fue pactada en el contrato. (Ley 1150 de 2007 Parágrafo 1º del artículo 17.) Subdirección Administrativa y Financiera PROCEDIMIENTO SANCIONATORIO

DESCRIPCION DE ACTIVIDADRESPONSABLE Si no hay saldos a favor del contratista, las multas se harán efectivas directamente de la garantía de cumplimiento Subdirección Administrativa y Financiera Si ninguno de los eventos contemplados en los dos numerales anteriores fuere posible, se procederá al cobro administrativo por jurisdicción coactiva o cobro judicial Delegado para el cobro coactivo PROCEDIMIENTO SANCIONATORIO

La entidad podrá dar por terminado el procedimiento Sancionatorio en cualquier momento, si por algún medio tiene conocimiento de la cesación de situación de incumplimiento. Se debe tener en cuenta que para realizar este procedimiento el contrato deberá estar vigente.

PREGUNTAS ENVIADAS En el Centro de Administración de Documentos y en la Subdirección de Calidad Ambiental hemos tenido dificultades para manejar los documentos de los contratos de obra pues su administración se confunde con los documentos que hacen parte del contrato de Interventoría; además el interventor externo trae correspondencia todos los días y luego la vuelve a anexar en los informes de actividades lo que hace que estos contratos sean muy extensos y que estén llenos de documentos duplicados. Nos gustaría su asesoría para el manejo correcto de esta información.

PREGUNTAS ENVIADAS RESPUESTA: Aunque la pregunta no apunta al tema de la supervisión, sino que es netamente de administración de documentos, simplemente les manifestamos que desde el punto de vista jurídico, cada una de las carpetas debe estar absolutamente completa y ordenada, de manera que evidencie como cualquier contrato, su orden y ejecución. Con respecto al manejo documental, el funcionario del CAD deberá tener muy claro donde debe archivar el documento según el asunto y el emisario.

PREGUNTAS ENVIADAS PREGUNTA. Quisiera una explicación del cumplimiento de horario de los contratistas, cuando su contrato es para atención a los usuarios (horario de la Corporación), ya sean internos o externos.

PREGUNTAS ENVIADAS RESPUESTA: “ (…) Si bien es cierto que la actividad del contratista puede ser igual a la de empleados de planta, no es menos evidente que ello puede deberse a que este personal no alcance para colmar la aspiración del servicio público; situación que hace imperiosa la contratación de personas ajenas a la entidad. Y si ello es así, resulta obvio que deben someterse a las pautas de ésta y a la forma como en ella se encuentran coordinadas las distintas actividades. Sería absurdo que contratistas encargados del aseo, que deben requerirse con urgencia durante la jornada ordinaria de trabajo de los empleados, laboren como ruedas sueltas y a horas en que no se les necesita. Y lo propio puede afirmarse respecto del servicio de cafetería, cuya prestación no puede adelantarse sino cuando se encuentra presente el personal de planta. En vez de una subordinación lo que surge es una actividad coordinada con el quehacer diario de la entidad, basada en las cláusulas contractuales.”.

Ahora bien, es necesario aclarar que la relación de coordinación de actividades entre contratante y contratista, implica que el segundo se somete a las condiciones necesarias para el desarrollo eficiente de la actividad encomendada, lo cual incluye el cumplimiento de un horario, o el hecho de recibir una serie de instrucciones de sus superiores, o tener que reportar informes sobre sus resultados, sin que signifique necesariamente la configuración de un elemento de subordinación. Directriz 040 – 1210 – 27 de octubre de 2012.

PREGUNTAS ENVIADAS PREGUNTA - Cuales son los procedimientos para el seguimiento de los supervisores, es decir, si bien los operadores están dispuestos a ser evaluados, que ocurre si el supervisor no hace bien su trabajo, si se manifiesta inconformidad frente a los aportes del supervisor, si hay incoherencias o exigencias que no son acordes a la responsabilidad contractual y a las actividades. A que instancias y en que forma se deben realizar las respectivas observaciones. y si el supervisor es personal de planta que implicaciones tienen esta inconformidad?

PREGUNTAS ENVIADAS RESPONDEN LAS INQUIETUDES UNA A UNA. Cuales son los procedimientos para el seguimiento de los supervisores, es decir, si bien los operadores están dispuestos a ser evaluados, que ocurre si el supervisor no hace bien su trabajo. El supervisor debe cumplir a cabalidad con lo estipulado en los estudios previos, no puede agregar ni disminuir obligaciones, ni cambiar formas de pago, o realizar cualquier otra modificación, sin la autorización del contratista. OTROSÍ.

PREGUNTAS ENVIADAS RESPONDEN LAS INQUIETUDES UNA A UNA. Que ocurre si se manifiesta inconformidad frente a los aportes del supervisor. Tanto el contratista y el supervisor deben ser idóneos, el uno para vigilar y el otro para ejecutar. En caso de encontrarse discrepancias irreconciliables, el contratista puede escribir al Jefe inmediato (prestación de servicios) o al Ordenador del gasto para que se tome una decisión de fondo, este puede, cambiar supervisor, designar un segundo supervisor etc.

PREGUNTAS ENVIADAS RESPONDEN LAS INQUIETUDES UNA A UNA. Que ocurre si hay incoherencias o exigencias que no son acordes a la responsabilidad contractual y a las actividades. El supervisor no podrá nunca exigir obligaciones por fuera de las descritas en los estudios previos, la propuesta del contratista y la minuta del contrato…

PREGUNTAS ENVIADAS RESPONDEN LAS INQUIETUDES UNA A UNA. A que instancias y en que forma se deben realizar las respectivas observaciones. y si el supervisor es personal de planta que implicaciones tienen esta inconformidad? Se debe escribir al superior inmediato o al Ordenador del Gasto, de ser tan grave la situación se analiza la posibilidad de enviarlo a control interno disciplinario.

GRACIAS