POLÍTICA DE RACIONALIZACIÓN DE TRÁMITES

 OBJETIVOS  ÁMBITO DE APLICACIÓN  INSTITUCIONALIDAD  RELACIONES CON EXTERNOS  FASES DE LA POLÍTICA Y APOYO DEL SUIT  HITOS DE LA POLÍTICA  ACCIONES DESARROLLADAS EN EL ORDEN NACIONAL  ACCIONES DESARROLLADAS EN EL ORDEN TERRITORIAL  INSTRUMENTO TECNOLÓGICO - SUIT  LOGROS Y RETOS POR FASES DE LA POLÍTICA  RECONOCIMIENTO OECD  PUBLICACIONES

2. Promover el uso de las TICs facilitando el acceso de la ciudadanía a la información sobre trámites y a su ejecución por medios electrónicos 1. Simplificar, estandarizar, eliminar, optimizar y automatizar trámites y procedimientos administrativos. Objetivos Artículo 38 Decreto Ley 019 de 2012

 Organismos y entidades de la Administración Pública (orden nacional y territorial)  Empresas de servicios públicos domiciliarios (cualquier orden y naturaleza)  Particulares que desempeñen funciones Administrativas Ámbito de aplicación Artículo 2 Ley 962 de 2005 y Decreto Ley 019 de 2012

GRAT COMITÉS SECTORIALES E INTERSECTORIALES OTRAS INSTANCIAS Mecanismos de Coordinación Responsables de: Registro en el SUIT Racionalización de trámites INSTITUCIONES Apoyo Tecnológico Ministerio de las Tecnologias de la Información y Comunicaciones -MINTICS Lineamientos política, estrategias y seguimiento Actores Órgano coordinador de la política Departamento Administrativo de la Función Pública - DAFP Departamento Administrativo de Presidencia - DAPRE Institucionalidad Artículo 38 Decreto Ley 019 de 2012

…Institucionalidad El Departamento a través de la Dirección de Control Interno y Racionalización de Trámites, es la instancia que formula y orienta la Política de Racionalización de Trámites y el marco normativo para su implementación, con base en las directrices que sobre la materia expida el Gobierno Nacional. Es el órgano coordinador de los Comités Sectoriales y del GRAT. Funciones: Formular, orientar, asesorar, promover y evaluar la política de racionalización de trámites, en coordinación con las entidades competentes en la materia. Diseñar, promover e implementar la Política Pública de Acceso de Información Pública de manera articulada con las entidades líderes en la materia. Diseñar y proponer metodologías, instrumentos, proyectos de ley, decretos, resoluciones, directivas y en general todo acto administrativo pertinente para la implementación de la política de racionalización de trámites. Realizar el seguimiento y la retroalimentación a las estrategias de Racionalización de Trámites Autorizar la adopción e implementación de los nuevos trámites que las entidades propongan de conformidad con la Política de Racionalización de Trámites. Administrar el Sistema Único de Información de Trámites y Procedimientos -SUIT-, y verificar que los trámites cuenten con el respectivo soporte legal. Estandarizar los trámites dentro de la Administración Pública y verificar su cumplimiento en el Sistema Único de Información de Trámites y Procedimientos -SUIT-. Ejercer la Secretaría Técnica del Grupo de Racionalización y Automatización de Trámites – GRA Departamento Administrativo de la Función Publica - DAFP Decreto 188 de 2004 artículos 2 Numeral 16 y 14

…Institucionalidad Órgano consultivo del Gobierno Nacional en materia de racionalización y automatización de trámites del Estado Colombiano. Está integrado por dos delegados de alto nivel de cada una de las siguientes instituciones: - Presidencia de la República, - Vicepresidencia de la República - Ministerio del Interior - Ministerio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones - Departamento Nacional de Planeación - Departamento Administrativo de la Función Pública Decreto 4669 de 2005 incorporado en el título 24 del decreto único sectorial 1083 de 2015 (Artículo y ) Grupo de Racionalización y Automatización de Trámites - GRAT

Reuniones seguimiento temas comunes Proyectos de interés Nacional Estratégico Sistema Nacional de Competitividad Reuniones de Lenguaje caro Análisis de impacto normativo Racionalización de trámites de alto impacto Reuniones técnicas del PEC (SI virtual) Reuniones de Soporte (integración de mesas de ayuda GEL – DAFP) Mapa de ruta Articulación despliegue territorial Coordinación temas transversales Estandarización de formularios Contratistas (Identificación de cadenas Trámites y metodología de costeo de trámites) Integración SUIT – Guía de trámites Despliegue entidades del distrito para mejorar indicador de inscripción Acuerdo de cooperación Relaciones con externos Planes anticorrupción Ley de transparencia Alianza de Gobierno Abierto Índice de Gobierno Abierto – IGA Integra Integración SUIN - SUIT

Fases de la política y apoyo del SUIT METODOLOGÍAS Aprobación de nuevos tramites Metodología de Racionalización ASESORÍA Y CAPACITACIÓN Mesa de ayuda Capacitaciones Virtuales y Presenciales Guía del usuario Mesas Sectoriales e intersectoriales Mesas de trabajo con gremios y ciudadanía Identificación de Trámites Racionalización de Trámites Interoperabilidad Priorización de Trámites Inventario de Trámites Trámites en el Sistema Cadenas de Trámites Ventanillas Únicas Cronograma de Actividades Trámites Optimizados FASES RESULTADOS Actividades entre entidades II Usuarios III Formularios IV Inventarios V Formato Integrado - FI VI Modelos VIII Reportes VII Racionalización (Datos de Operación y Racionalización (1) ) Racionalización (2) Cadenas de Trámites (3) TECNOLÓGICOS INSTRUMENTOS Mesas Sectoriales e intersectoriales GRATs Mesas Sectoriales e intersectoriales GRATs

Hitos de la política Primer Decreto Ley Antitramites Necesidad de fortalecer al DAFP como entidad rectora de la polític a (Conpes 3292) Plan anticorrupción anual- estrategia antitrámites Primera Ley antitramites y creación del SUIT, GRAT, aprobación nuevos tramites Ley de trasparencia publicidad de los trámites y de las estrategias antitrámites NORMATIVA APOYO TECNOLÓGICO ASESORÍA DAFP Asistencia para la implementación de la política de racionalización de trámites Seguimiento a la implementación del Decreto Ley 019 Hacemos parte de la Alianza de Gobierno Abierto Nación Territorio V1 - GEL V2 – GEL Capacitación y levantamiento trámites nación por ramas y organismos del poder público. Capacitación y levantamiento trámites territorio Apoyo en la publicación de trámites orden territorial Estandarización de Modelos Segundo Decreto Le y Antitramites V3 - DAFP Cruzada antitrámites Apagada total del SUIT V2 Inclusión en el IGA Integración SUIT – FURAG y SI virtual Decisión de Desarrollar SUIT V3 en el DAFP In- house Compromiso del DAFP en el levantamiento de los trámites del orden territorial en el SUIT (Conpes 167 y 3785) Priorización interinstitucional de trámites a intervenir Migración de datos 800 trámites racionalizados 1440 entidades con el 40% avance Separación del SUIT y el PEC Articulación con los jefes de planeación y control interno

Sensibilización de la Política Comités sectoriales GRATS Aprobación de nuevos trámites Cadenas de trámites Capacitaciones en racionalización y SUIT v1.0 y 2.0 Apoyo a publicación Comités sectoriales GRATS Aprobación de nuevos trámites Cadenas de trámites Depuración de información con la expedición del Decreto 019 de Asesoría política de racionalización Seguimiento estrategia Antitrámites del Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano Comités sectoriales GRATS Aprobación de nuevos trámites Mapa de ruta Megameta 800 trámites Asesorías y Capacitaciones - Nación Migración de SUIT 2.0 a 3.0 Comités sectoriales GRATS Aprobación de nuevos trámites Sensibilización, capacitación y seguimiento a la implementación de política Acciones desarrolladas en el orden nacional

Sensibilización de política anti trámites Capacitación SUIT v1.0 Capacitación de SUIT v2.0 Apoyo a publicación Sensibilización Decreto 19 Capacitación SUIT v2.0 Apoyo a publicación CONVENIO DAFP - ESAP DAFP Ciudades Capitales (Gobernación y Alcaldía capital) Ciudades Capitales (Gobernación y Alcaldía capital) Convenio con 4 Gobernaciones (Antioquia, Santander, Cundinamarca, Atlántico) y Distrito Capital Todo el país Apoyo por demanda 2012 Diseño e implementación SUIT v 3.0 Capacitación SUIT v3.0 Inscripción de trámites Estandarización de trámites Asesoría política de racionalización Seguimiento estrategia Antitrámites del Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano Acciones desarrolladas en el orden territorial

Instrumento tecnológico - SUIT

FASES DE LA POLÍTICA Y APOYO DEL SUITSUIT Sistema Único de Información de Trámites - SUIT Es un instrumento de apoyo para la implementación de la Política de Racionalización de Trámites que administra el Departamento Administrativo de la Función Pública en virtud de la Ley 962 del 2005 y del Decreto 019 de 2012; sistema que tiene como propósito, ser la fuente única y válida de la información de los trámites que todas las instituciones del Estado ofrecen a la ciudadanía. SUIT es el repositorio de los trámites y procedimientos administrativos con cara al usuario que ofrecen las instituciones de orden nacional y territorial. Usuario aporta Requisitos Usuario obtiene Productos/ servicios Institución Numeral 3 artículo 1 Ley 962 de 2005 y Artículo 40 Decreto Ley 019 de 2012

FASES DE LA POLÍTICA Y APOYO DEL SUIT Definiciones Trámite Conjunto de requisitos, pasos, o acciones regulados por el Estado, dentro de un procedimiento administrativo misional, que deben efectuar los usuarios ante una institución de la administración pública o particular que ejerce funciones administrativas, para adquirir un derecho o cumplir con una obligación prevista o autorizada por la Ley y cuyo resultado es un producto o un servicio. Otros procedimientos administrativos de cara al usuario Conjunto de acciones que realiza el ciudadano de manera voluntaria, para obtener un producto o servicio que ofrece una institución de la administración pública o particular que ejerce funciones administrativas dentro del ámbito de su competencia. Se caracterizan porque no son obligatorios y porque por lo general no tienen costo. En caso de tenerlo se debe relacionar el respectivo soporte legal que autoriza el cobro. En la mayoría de los casos estos procedimientos administrativos están asociados con un trámite, ya que de este se pueden generar acciones de consulta, certificaciones, constancias, entre otras, los cuales acreditan el resultado de un trámite. Definición tomada del artículo 84 de la Constitución Nacional y artículo 1 de la Ley 962 de 2005.

Avance Institución Gestión de Usuarios Gestión de Inventarios Gestión de Formularios Gestión de formatos integrados: Trámites y OPAs únicos Trámites y OPAs modelos Gestionar Puntos de Atención Reportes de gestión y seguimiento al avance en la inscripción de trámites en el SUIT Detalle Migración Gestión Datos de Operación Funcionalidades SUIT

Información Entidades PORTAL DEL ESTADO COLOMBIANO Trámites y Procedimientos Administrativos Distrito Información Avances política antitrámites En Proceso En producción Interfaces SUIT

Logros y retos por fases de la política

Identificación Racionalización Interoperabilidad Priorización Inventario de Trámites Cadenas de Trámites Ventanillas Únicas Cronograma de Actividades Trámites Optimizados Migración manual de 6203 trámites de SUIT 2 a SUIT 3 Incorporación de nuevas funcionalidades al SUIT 3 Depuración de entidades de la rama ejecutiva del orden nacional por ámbito de aplicación. Cumplimiento meta SISMEG para el cuatrienio : 12,620 registros A 02 de septiembre de 2015: 21,909 registros que corresponden a 1997 trámites distribuidos así: Trámites Nación: 1530 Trámites Territorio: 396 Trámites que aplican a nación y territorio: 71 Inclusión del indicador de trámites en el IGA (Índice de la Procuraduría): Logros Retos Mantener actualizados los trámites inscritos Generar nuevas plantillas y trámites modelo y mantener actualizados los existentes Incrementar el índice de inscripción de trámites en el SUIT Identificar el inventario de trámites de los particulares (Notarías, cámaras de comercio, curadurías, consejos profesionales) Logros de la Política de Racionalización

Definición de los trámites y procesos internos a intervenir con el mapa de ruta, plan nacional de desarrollo, si presenciales, doing business y planes anticorrupción. Incorporación en SUIT de funcionalidad de datos de operación para ser utilizada posteriormente en priorización. Lograr que las entidades incorporen la metodología de racionalización dentro de las estrategias de racionalización. Identificación Racionalización Interoperabilidad Priorización Inventario de Trámites Cadenas de Trámites Ventanillas Únicas Cronograma de Actividades Trámites Optimizados Logros de la Política de Racionalización Logros Retos

Identificación Racionalización Interoperabilidad Priorización Inventario de Trámites Cadenas de Trámites Ventanillas Únicas Cronograma de Actividades Trámites Optimizados 1142 trámites racionalizados 50 Formularios racionalizados Seguimiento a las estrategias antitrámites formuladas en el plan anticorrupción. Incorporación funcionalidad Trámites Modelo Optimización del 75% en el tiempo de gestión de trámites con las entidades, atribuido a la estandarización de 289 trámites. Modificación de los componentes de análisis de impacto normativo para la aprobación de nuevos trámites y fortalecimiento de la institucionalidad del GRAT. Desarrollar estrategias que midan los costos asociados a los trámites existentes para focalizar los trámites a intervenir. (Metodología Análisis de costos) Desarrollar herramientas para intervenir trámites de alto impacto (Metodología racionalización trámites alto impacto – CONPES servicio al ciudadano) Incorporar en SUIT la funcionalidad que permita gestionar el tema de racionalización. Actualizar la guía de racionalización y establecer una guía para la estandarización de formularios. Articular con Gobierno en línea y DNP la política de intervención a realizar con las entidades en el mapa de ruta. LogrosRetos Logros de la Política de Racionalización

Seguimiento a la implementación de las ventanillas únicas, cadenas de trámites y aplicación del Decreto 19 mediante los GRATs. Identificar las cadenas de trámites registradas en el SUIT. Intervenir la cadena de trámites de concesiones marítimas (DIMAR) y libreta militar. Fortalecer el SUIT para la identificación de cadenas de trámites y posterior intervención. Continuar con el seguimiento a las cadenas de trámites y ventanillas existentes. Identificación Racionalización Interoperabilidad Priorización Inventario de Trámites Cadenas de Trámites Ventanillas Únicas Cronograma de Actividades Trámites Optimizados Logros de la Política de Racionalización LogrosRetos

FASES DE LA POLÍTICA Y APOYO DEL SUITReconocimiento OECD “In Colombia, the Single System of Formalities Information (SUIT) works as a single point of information on formalities for citizens. Ministries and agencies are mandated by law to provide basic information on formalities through this system. In fact, formalities can only be required to citzens if they are registered in it.” “Centralised registries are tools frequently used by OECD countries to advance regulatory transparency. Although the GOC has not developed a centralised registry of regulations, it has done so for formalities. SUIT is the legal registry of the Colombian State, which provides information about formalities managed at the central and sub-national levels of the public administration. DAFP has facilitated the process to register the stock of formalities through training, guidance documents, and onsite support.” OECD Reviews of regulatory reform Regulatory Policy in Colombia Going beyond administrative simplification

FASES DE LA POLÍTICA Y APOYO DEL SUITPublicaciones AÑOEVENTOARTICULO 2014ICEGOV – 2014 International Conference on Theory and Practice of Electronic Governance - Poster SUIT – an Information System to Improve Formalities available to Colombian Citizens 2015Postulación premio OEAEstandarización de Trámites dentro de la Administración Pública 2015CLAD – Perú – Ponencia Panel Simplificación Administrativa Iniciativas de Simplificación Administrativa para la eliminación de barreras burocráticas en Colombia