SOCIALIZACIÓN PROCESOS DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Temas a tratar: Proceso general de compras. Solicitud de anticipos y legalizaciones . Proceso general de Tesorería. Activos Fijos.

PROCESO GENERAL DE COMPRAS Generalidades: Toda solicitud de compra de un bien o servicio deberá realizarse directamente por el usuario asignado por el Responsable del Centro de Costo, no por terceros y a través del Sistema Información (SAP). Todo empleado de la Institución debe ser responsable del seguimiento, control, consumo, almacenamiento y existencia del producto o bien solicitado y recibido. Para casos en los que la compra sea de un servicio especializado, el responsable de la solicitud deberá sugerir los proveedores a los cuales realizar el pedido.

PROCESO GENERAL DE COMPRAS Generalidades: Para solicitudes de asignación de usuarios SAP (realizar Solpedidos), se debe solicitar a compras la capacitación, pasar la prueba y luego diligenciar el formato FR-GT-MDA-01 Creación, bloqueo y actualización de roles. Toda solicitud de compra se hará a través del Sistema de Información SAP con quince (15) días de anticipación a la fecha en que se requiere el bien o servicio. En caso que sea una compra especializada, realizar la solicitud con una anticipación mayor, con el fin de que el responsable del Grupo de Compras tenga el tiempo suficiente para efectuar el trámite respectivo.

COMPRAS CLIENTE INTERNO Presupuesto Autorización ZE10 Compra o Servicio Necesidad (Formato) Solpedido SAP Cotizaciones (me51n) Pedido SAP Mercancía, verificación Orden de Compra Liberación y firma acta ASIST. COMPRAS CLIENTE INTERNO ASIST. COMPRAS

FORMATO INTERNO SOLICITUD DE COMPRAS O SERVICIOS   AUTORIZACIÓN DE COMPRA O SERVICIO VERSIÓN: 1.0 CÓDIGO: FR- Pendiente Autorización solpedido FECHA: 09-03-11 1. DATOS GENERALES Centro 520 - BELLO Feha de solicitud: 15/03/2013 Nombre centro de costo Dirección Bienestar Código del centro de costo 25207100 Posición presupuestaria 6160959530 Disponibilidad presupuestal en $ Responsable centro de costo Elicenia Restrespo Responsable ejecución Elicenia Restrepo 2. INFORMACIÓN BASICA BIEN O SERVICIO A SOLICITAR Presupuesto de actividades Jornada Cultural 19 abril de 2012, para estudiantes de primer semestre. Descripcion Cantidad Valor Unitario Valor Total Aprueba solpedido Alquiler Sonido 1 $ 600.000 SI Hidroaeróbicos $ 17.510 Transporte Estudiantina 2 $ 45.000 $ 90.000 Refrigerios 60 $ 1.800 $ 108.000 Hidratación 50 $ 400 $ 20.000 Peliculas $ 4.000 $ 8.000 NO Camisetas 20 $ 17.000 $ 340.000 QUIEN REALIZA LA SOLICITUD QUIEN APRUEBA - DAF Nombre Firma Cargo Dirección Administrativa y Financiera Fecha

MAPA DE PROCESOS

IMPORTANTE El Asistente de compras es el único funcionario autorizado para realizar la compra como tal. Las facturas por fuera del proceso no serán recibidas en contabilidad.

IMPORTANTE En las compras muy técnicas se solicitará ayuda a los responsables del centro de costos para realizar el proceso de cotización. Las ordenes de compra de bienes y servicios serán emitidas al proveedor cuando se haya cumplido todo el proceso.

SOLICITUD DE ANTICIPOS Y LEGALIZACIONES CONDICIONES GENERALES SOCIALIZACIÓN SOLICITUD DE ANTICIPOS Y LEGALIZACIONES CONDICIONES GENERALES

SOLICITUD DE ANTICIPOS Y LEGALIZACIONES Ejemplo del proceso: Viaje de un colaborador de Urabá a Bogotá. Tiquete aéreo. (Tramite con la Asistente Rectoría, Viviana Carmona) Hospedaje. (Tramite con el Área de compras) Solicitud de Anticipo. (alimentación y transportes – Tramite con Contabilidad)

SOLICITUD DE ANTICIPOS Y LEGALIZACIONES Sólo se autorizarán anticipos para gastos de viaje a personal vinculado laboralmente y contractualmente con UNIMINUTO y deberá ser aprobado por el Ordenador del Gasto (responsable del presupuesto).

SOLICITUD DE ANTICIPOS Y LEGALIZACIONES Un colaborador viaja de Urabá a Bogotá. Tiquete aéreo. (Tramite con Asistente Rectoría) Revisar el presupuesto. Hacer solicitud de pedido. (proceso compras) - Llenar formato solicitando la adquisición del tkt. Copia de fr-ad-log-01 plan mensual de viajes nacionales 20.xls

SOLICITUD DE ANTICIPOS Y LEGALIZACIONES Un colaborador viaja de Urabá a Bogotá Copia de fr-ad-log-01 plan mensual de viajes nacionales 20.xls Ver Ejemplo de Diligenciamiento Instructivo   PLAN MENSUAL DE VIAJES NACIONALES VERSIÓN: 2,0 CODIGO: FR-AD-LOG-01 PROCEDIMIENTO SOLICITUD, AUTORIZACIÓN Y APROBACIÓN DE VIAJES FECHA: 08-Feb-10 Sede ó área:  Coordinación de Planta física. MES No. Lugar Origen Lugar Destino Misión u Objetivo Fecha y Hora de Salida Fecha y Hora de Regreso Nombre y Apellido del Empleado Documento de identidad Celular Cargo/ Área Solicitud de Pedido en SAP Código Centro de Costo Disponibilidad presupuestal Firma Jefe Inmediato Firma Rector de Sede Observaciones Bello Uraba Realizar visita al proyecto de paisajismo y presentar el informe con avance del mismo. 20/04/2013 07:00 30/04/2013 17:00 Mauricio Heredia 79.258.563 312 8408523 Coordinador Planta fisica 300004050 2-520-4-050 400.000 Juan Sebastian Escobar Camargo Huberto Obando Gil Se requiere realizar visitas de seguimiento al proyecto, según especificaciones del proyecto.

SOLICITUD DE ANTICIPOS Y LEGALIZACIONES Tiquete aéreo. (Asistente Rectoría) La Asistente de Rectoría confirma reserva del vuelo por correo electrónico. Ver Ejemplo de Diligenciamiento Instructivo

SOLICITUD DE ANTICIPOS Y LEGALIZACIONES 2. Hospedaje. (Tramite con el Área de compras) Se envía correo a viagnery.lopez@uniminuto.edu o eliana.banol@uniminuto.edu con la información necesaria para cotizar el hospedaje. Formato solicitud sol pedidos. FORMATO AUTORIZACION SOLPEDIDOS COMPRA.xlsx El área de compras dará en su momento la información, al solicitante. Ver Ejemplo de Diligenciamiento Instructivo

SOLICITUD DE ANTICIPOS Y LEGALIZACIONES 3. Solicitud de Anticipo. (alimentación y transportes – Área Contabilidad) Se debe diligenciar formato solicitud de anticipo.fr-fi-cxp-01 solicitud de anticipos I.xlsx Ver Ejemplo de Diligenciamiento Instructivo

SOLICITUD DE ANTICIPOS Y LEGALIZACIONES Ver Ejemplo de Diligenciamiento Instructivo 3. Solicitud de Anticipo. Requisitos básicos: Obedecer la misión institucional. • Pasar la planeación mensual debidamente firmada en los primeros cinco (5) días hábiles del mes a la Asistente de Rectoría. • Solicitar tiquetes de viajes nacionales con quince (15) días calendario de anterioridad. • Solicitar tiquetes de viajes internacionales con treinta (30) días calendario de anterioridad.

SOLICITUD DE ANTICIPOS Y LEGALIZACIONES 3. Solicitud de Anticipo. Responsabilidad de los empleados: Presentar informe de la misión realizada al jefe inmediato a más tardar cinco (5) días hábiles, después de terminado el viaje, si esto no se cumple, no le autorizarán más viajes por un periodo de 2 años. No se podrá entregar un anticipo a un empleado que presente otro anticipo vigente sin legalizar. Máximo cinco (5) días hábiles para legalizar anticipo. Anticipo no legalizado en el tiempo requerido, se descontará por nómina el valor de éste, con previo aviso. El responsable no podrá recibir anticipos durante los siguientes seis (6) meses. Para la inscripción en Congresos y Seminarios el proceso debe hacerse en compras. Ver Ejemplo de Diligenciamiento Instructivo

LEGALIZACIÓN GASTOS DE VIAJE Para legalizar los gastos del anticipo, se debe diligenciar el siguiente formato: FORMATO DE LEGALIZACION DE GASTOS.xls

Legalización gastos de viaje a Bogotá de Abril 10 al 15 SIMPOSIO "CONSTRUYENDO EDUCAION PARA EL DESARROLLO"

Ver Ejemplo de Diligenciamiento SOPORTES DE LA LEGALIZACION GASTOS DE VIAJE Ver Ejemplo de Diligenciamiento Instructivo CC 25251100 OLGA LOAIZA CC 25251100 OLGA LOAIZA CC 25251100 OLGA LOAIZA CC 25251100 OLGA LOAIZA

Todos los recibos pegados en orden. En hojas tamaño carta CC 25251100 OLGA LOAIZA CC 25251100 OLGA LOAIZA CC 25251100 OLGA LOAIZA CC 25251100 OLGA LOAIZA Todos los recibos pegados en orden. En hojas tamaño carta

Ver Ejemplo de Diligenciamiento Legalización del Anticipo. Responsabilidad de los empleados: Los gastos de viaje que incluyan taxis o transporte urbano, deben presentar soporte con: NIT o Cédula de Ciudadanía, Nombre, dirección, ciudad y teléfono del beneficiario, Lugar de salida y de destino. Los demás soportes, deben venir sustentados con factura, justificando y detallando claramente el gasto. (Servicio Restaurante) condiciones factura art 617 y 618 E.T. Los desembolsos de anticipos se realizarán los días martes y viernes de cada semana, por transferencia electrónica. Contabilidad no podrá generar los anticipos solicitados cuando ya haya ocurrido el hecho. La falsedad de los soportes, es causal de despido. Cada semana se elaborará Informe anticipos no legalizados. Ver Ejemplo de Diligenciamiento Instructivo

LEGALIZACION GASTOS DE VIAJE Gastos de viaje autorizados Hospedaje: Son los hoteles que se encuentran ya registrados en el sistema SAP y la reserva se hace por el proceso de compras. Transportes: Se reconocerán los que sean para el objeto de la misión del viaje. Manutención: Hasta 53.000 por día de la misión del viaje. Inscripciones: Congresos y Seminarios debe hacer el proceso por compras.

PROCESO GENERAL DE TESORERÍA PAGO A PROVEEDORES FONDO ROTATORIO CAJA MENOR

PAGO A PROVEEDORES Todos los pagos a proveedores se realizan vía transferencia desde Tesorería Bogotá. Política de pago a proveedores: a treinta (30) días. Los pagos urgentes deben ser solicitados con tiempo y mediante correo electrónico, justificar la prontitud del pago, para hacer la solicitud a Tesorería Bogotá. Es importante que las solicitudes de anticipo se realicen como mínimo con ocho (8) días hábiles de anterioridad al viaje para así poder cumplir de forma oportuna con el pago. No existen reintegros de dinero a colaboradores por ningún concepto.

Todo pago por este medio es autorizado por la Subdirección Financiera. FONDO ROTATORIO La seccional cuenta con un fondo rotatorio para pagos específicos. (Impuestos, servicios públicos, devoluciones a estudiantes). Todo pago por este medio es autorizado por la Subdirección Financiera.

OBJETIVO DE LA CAJA MENOR Atender las necesidades urgentes de las diferentes dependencias del sistema universitario, tales como: Transporte urbano. Gastos menores de útiles de oficina y cafetería. Gastos notariales. Reparaciones locativas menores y urgentes. Y otros gastos autorizados. Siempre y cuando no supere el monto máximo autorizado por vale ($58.600), y que no sean objeto de retención en la fuente.

QUIÉN AUTORIZA GASTOS POR CAJA MENOR Responsables centro de costos. DAF Director administrativo y financiero seccional. POLÍTICAS CAJA MENOR Pagos que no excedan el monto máximo autorizado $58.600 (3SMDLV). Todo soporte de egreso debe ser original, cumplir con los requisitos legales (Factura o documento equivalente) y estar aprobado por responsable de centro de costos.

CAJA MENOR POLÍTICAS CAJA MENOR Recibo provisional debe ser utilizado sólo para el objeto que se solicitó. Una persona sólo puede tener un recibo provisional. Debe legalizarlo un día hábil después de la entrega del recurso. Sólo se puede entregar el recurso un día antes del evento si es provisional; el mismo día o en el margen de cinco días hábiles después si se trata de un transporte. Las solicitudes para eventos o consideradas masivas; se deben realizar con anticipación (8 días), para no afectar la provisión de la caja y ser cobrados de forma oportuna.

SOLICITUD DE TRANSPORTE Diligencia Formato Entrega a tesorería (horarios - firmas) Unidad Gestiona Autorización (horario) Tesorería DAF autoriza (horario) Tesorería paga (horarios) DAF y Tesorería

SOLICITUD DE OTROS GASTOS Unidad Diligencia Formato Entrega a Tesorería (horarios-firmas) Tesorería Gestiona autorización (horario) DAF y Tesorería DAF autoriza (horario) Tesorería entrega recurso o autorización según corresponda (horario)

Unidad –Tesorería y DAF SOLICITUD DE COPIAS Unidad Hacer firmar el Formato de Orden para Copia por el Director de Centro de Costos respectivo. Unidad –Tesorería y DAF Llevar el formato debidamente diligenciado y firmado a tesorería dentro del horario establecido, el cual será autorizado por el Director Administrativo y Financiero. Unidad y Proveedor Al momento de recibir a satisfacción el servicio de copias, el solicitante debe firmar en el campo de la Orden para Copias “FIRMA RECIBIDO”. Proveedor autorizado Fotocopiar S.A Bloque 5

HORARIO DE ATENCIÓN TESORERÍA ATENCION PÚBLICO GENERAL LUNES A VIERNES De 08:00 am a 01:00 pm De 02:00 pm a 06:00 pm ATENCIÓN CAJA MENOR De 10:00 am a 01:00 pm ENTREGA DE CHEQUES VIERNES De 08:00 am a 1:00 PM 2:00 pm a 06:00 pm AUTORIZACIÓN DE COPIAS De 09:00 am a 10:00 am De 03:00 pm a 04:00 pm

ACTIVOS FIJOS Bien mueble o inmueble cuya vida útil es mayor a un año, no esta destinado para la venta dentro del giro normal de la actividad económica de la organización y se usa con la intensión de emplearlo en forma permanente en la producción de otros bienes y servicios, para arrendar o simplemente para el uso administrativo de la entidad. (Decreto 2649 de 1993).

ACTIVOS FIJOS

RESPONSABLES DE ACTIVOS FIJOS Los docentes (tiempo completo, medio tiempo o parcial), colaboradores (permanentes o temporales) y estudiantes vinculados con el sistema UNIMINUTO bajo cualquier modalidad de contratación , serán responsables de activos fijos a su cargo, los cuales serán entregados con “Acta de entrega de activos fijos” o “Acta de inventario inicial” C:\Documents and Settings\Uniminuto\Escritorio\Copia (2) de Copia de Copia de Acta de Entrega de Activos Fijos.xlsx

PROCESO DE ACTIVOS FIJOS El colaborador ingresa UNIMINUTO firma como responsable del activo , elementos tales como teléfono , computador, silla secretarial y puesto de trabajo El colaborador que deja de laborar en UNIMINUTO , hace entrega de los activos fijos asignados a su nombre.

PROCESO DE ACTIVOS FIJOS Los activos asignados a cada colaborador no se deben trasladar , sino es con previa autorización del Coordinador de Planta Física, o Infraestructura Tecnológica . Los activos que son de movilidad se debe llevar el control del mismo. En caso de pérdida o de daño de los activos fijos , se debe informar inmediatamente a la Dirección Administrativa y Financiera.

GRACIAS POR SU ATENCIÓN Edificio Padre Rafael García – Herreros UNIMINUTO Sede Bello