 La gestión de proyectos una disciplina que ha tomado fuerza en la medida en que buena parte de lo que se hace tanto a nivel personal como profesional y empresarial se beneficia de aplicar las metodologías existentes para una efectiva gestión de proyectos.

 La Gestión de proyectos también conocida como Gerencia, Dirección o Administración de proyectos es la disciplina de planear, organizar, asegurar y coordinar recursos y personas para cumplir con los Objetivos, Entregables y Criterios de Éxito de los proyectos.

 Un proyecto es una planificación que consiste en un conjunto de actividades que se encuentran interrelacionadas y coordinadas. La razón de un proyecto es alcanzar objetivos específicos dentro de los límites que imponen un presupuesto, calidades establecidas previamente y un lapso de tiempo previamente definido. La gestión de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto para satisfacer los requisitos del proyecto.

 Un proyecto consiste en reunir varias ideas para llevarlas a cabo, es un emprendimiento que tiene lugar durante un tiempo limitado, y que apunta a lograr un resultado único. Surge como respuesta a una necesidad, acorde con la visión de la organización, aunque ésta puede desviarse en función del interés. El proyecto finaliza cuando se obtiene el resultado deseado, y se puede decir que colapsa cuando desaparece la necesidad inicial o se agotan los recursos disponibles.   Un proyecto consiste en reunir varias ideas para llevarlas a cabo, es un emprendimiento que tiene lugar durante un tiempo limitado, y que apunta a lograr un resultado único. Surge como respuesta a una necesidad, acorde con la visión de la organización, aunque ésta puede desviarse en función del interés. El proyecto finaliza cuando se obtiene el resultado deseado, y se puede decir que colapsa cuando desaparece la necesidad inicial o se agotan los recursos disponibles. 

 El seguimiento activo es parte fundamental de la Gestión de Proyectos. Se basa en proveer de una adecuada visibilidad a la administración sobre la situación del proyecto, para identificar oportunamente cualquier desviación sobre lo planificado con el objetivo de tomar decisiones oportunas para corregirlas, siendo lo ideal preverlas, para actuar antes de que ocurran y así evitarlas o aminorarlas antes de que acontezcan.  Visibilidad : Hace referencia a la actitud del líder, de cara a estar siempre enterado de cómo va el proyecto y las posibles desviaciones de los parámetros establecidos como metas y de los correctivos reguladores de la futura situación en diseño, o ya diseñados y/o implementándose.  El seguimiento activo es parte fundamental de la Gestión de Proyectos. Se basa en proveer de una adecuada visibilidad a la administración sobre la situación del proyecto, para identificar oportunamente cualquier desviación sobre lo planificado con el objetivo de tomar decisiones oportunas para corregirlas, siendo lo ideal preverlas, para actuar antes de que ocurran y así evitarlas o aminorarlas antes de que acontezcan.  Visibilidad : Hace referencia a la actitud del líder, de cara a estar siempre enterado de cómo va el proyecto y las posibles desviaciones de los parámetros establecidos como metas y de los correctivos reguladores de la futura situación en diseño, o ya diseñados y/o implementándose.

 Desviaciones : Si hay desviaciones, se deben cuantificar, en función del tiempo, dinero, talentos y recursos, además se debe cuantificar el grado de desviación, para determinar si es posible volver -a futuro- al camino correcto y cómo se lograría y cuánto costaría y se demoraría.  Frecuencia : Cuanto más rápido se identifique una deficiencia en el proyecto más fácil será enmendarla, por eso se recomiendan análisis y revisiones semanales, para conocer y evaluar el estado del proyecto y regularlo continuamente.

 Toma de decisiones : Después de ver en que se falla hay que tomar decisiones, para solventar el problema o desafío, se debe tener cuidado en la identificación de las causas de retraso y/o exceso en costos, pues a veces se esconden detrás de otros: no confundir causas con efectos ni medios con fines.  Técnicas de seguimiento : Las herramientas más usadas, en la Gestión de Proyectos son evaluaciones, reuniones de petición y rendición de cuentas, revisiones crítico-constructivas afectuosas, reportes, software para planificación, simulación y control, sesiones de tormenta de ideas, etc. Los reportes deben dar fe de: Alcance, Integración, Comunicación, Progreso, Tiempos, Costes, Productividad (calidad, eficiencia y efectividad), Flujo de caja / Rentabilidad, Riesgos, Desafíos/Problemas, Disponibilidad de Talentos y Recursos Materiales entre otros.

 Se tienden a usar indistintamente los términos de Formulación, Gestión, y Gerencia de Proyectos, pero si bien hay una relación estrecha entre la formulación y la gerencia de proyectos, también tienen sus diferencias y tiempos específicos.  Por definición, un proyecto cuando se empieza a ejecutar, ya tiene las aprobaciones de alcance, presupuesto y hasta asignación del gerente del proyecto. Se tienden a confundir dos etapas claramente definidas pero dependientes la una de la otra, la formulación del proyecto y la gestión del proyecto.

 La formulación del proyecto es la tarea de “construir” la sustentación para el mismo, en suficiente cuantía y validez como para conseguir adeptos al proyecto y patrocinadores para el mismo.  La formulación entonces es una serie de actividades de investigación y estructuración de tal manera que el documento resultante contenga la suficiente información para atraer a los patrocinadores que aportarán los recursos para el mismo.  La formulación del proyecto es la tarea de “construir” la sustentación para el mismo, en suficiente cuantía y validez como para conseguir adeptos al proyecto y patrocinadores para el mismo.  La formulación entonces es una serie de actividades de investigación y estructuración de tal manera que el documento resultante contenga la suficiente información para atraer a los patrocinadores que aportarán los recursos para el mismo.

 Estas actividades conllevan desde la estructuración del alcance del proyecto, la definición e identificación de los beneficios que se lograrán si se ejecuta el mismo, proyecciones de flujos de caja tanto para el proyecto como de rendimientos para quien “apueste” a la iniciativa, simulaciones y evaluaciones de riesgos, entre otros.  El objetivo de la formulación de proyectos entonces es construir los elementos requeridos para vender el proyecto, y en términos específicos, los beneficio que arrojará el proyecto una vez se concluya.  Estas actividades conllevan desde la estructuración del alcance del proyecto, la definición e identificación de los beneficios que se lograrán si se ejecuta el mismo, proyecciones de flujos de caja tanto para el proyecto como de rendimientos para quien “apueste” a la iniciativa, simulaciones y evaluaciones de riesgos, entre otros.  El objetivo de la formulación de proyectos entonces es construir los elementos requeridos para vender el proyecto, y en términos específicos, los beneficio que arrojará el proyecto una vez se concluya.

 Los servicios online de gestión de proyectos pueden servir a tu equipo para colaborar, estar enfocados, acatar el presupuesto y, fundamentalmente, para que tu proyecto sea exitoso. Gracias a la administración online, tu compañía puede manejar los proyectos completos, entre otras cosas, sin que existan demoras por falta de comunicación, roles de trabajo no del todo definidos y ausencia de rendición de cuentas.