FI-PLAN-110810-V6 Hoja carta V6 COMPONENTE PROCESOS, PROCEDIMIENTOS, POLÍTICAS COMPONENTE DE ORGANIZACIÓN DE ARCHIVO COMPONENTE DE TALENTO HUMANO SISTEMA.

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1 FI-PLAN-110810-V6 Hoja carta V6 COMPONENTE PROCESOS, PROCEDIMIENTOS, POLÍTICAS COMPONENTE DE ORGANIZACIÓN DE ARCHIVO COMPONENTE DE TALENTO HUMANO SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL – AÑO 2015 PORCENTAJE DE EJECUCIÓN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PROCESO DE PLANEACIÓN DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL PROCEDIMIENTO DE ORGANIZACIÓN DE ARCHIVO PROCEDIMIENTO DE CONSULTA Y PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS COMPONENTE DE TECNOLOGÍA EVOLUCIÓN PRESUPUESTO SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

2 FI-PLAN-110810-V6 Hoja carta V6 HECHO HACIENDO POR HACER PROYECTOS, PLANES, PROCESOS, PROCEDIMIENTOS, POLÍTICAS Diagnóstico de Gestión Documental Finaliza 26 de febrero Plan Institucional de Archivo PINAR Proyecto de Gestión Documental (2015-2018) Programa de Gestión Documental Por aprobación Tablas de Retención Documental Finaliza: 30 de Abril INICIO Aprobación AGN Tablas de Valoración Documental – TVD Fecha max: 2 de febrero Levantamiento de Inventarios documentales Apoyo en definición de protocolo para recibir documentos que guardan cadena de custodia – Auditorias forenses En revisión

3 FI-PLAN-110810-V6 Hoja carta V6 HECHO HACIENDO POR HACER ORGANIZACIÓN DE ARCHIVO DE GESTIÓN, CENTRAL E HISTÓRICO Entrega a las áreas de Archivo de gestión organizado por COLVATEL en el año 2014 390,6 ML Archivo de Gestión: Transferencias primarias 2015 Digitalización de documentos de archivo central y de archivo de gestión (auditorias integrales, contratos, actos admtvos) Revisión de 1800 ML organizados cargo al contrato 515 de 2013 (por pagar – Reserva Pptal) Microfilmación de documentos de archivo central Conformación de expedientes en Archivo de gestión (Desde el 1 de Agosto 2014 – 14 técnicos) Archivo Histórico: Transferencias Secundarias – AGN Revisión de archivo central en custodia: docugraph, Informática doc, Saludtotal Organización de Archivo de gestión contratado 513 ML Consulta y préstamo documental Constante INICIO Traslado a nuevas bodegas 1108 ML de archivo en custodia 540 ML Archivo central x organizar Revisión de 2064 ML organizados cargo al contrato 314 de 2012 (Liquidado –poliza de garantía) Revisión y organización de 540 ML fuera del alcance dell contrato 515 de 2013 Diagnóstico de Bodegas de Archivo Finalizado 23 de febrero Apoyo en revisión de cumplimiento de lineamientos archivísticos – Auditorias integrales Finalizado 23 de febrero

4 FI-PLAN-110810-V6 Hoja carta V6 HECHO HACIENDO POR HACER TALENTO HUMANO Plan de capacitación a funcionarios. Capacitaciones a los funcionarios Territoriales Orientación técnica en temas de archivo a los funcionarios Constante Campañas de divulgación de políticas en archivo (plegables, avisos, tips) Constante Desarrollar campaña escritorio limpio INICIO

5 FI-PLAN-110810-V6 Hoja carta V6 HECHO HACIENDO POR HACER HERRAMIENTA DE GESTIÓN DOCUMENTAL, TECNOLOGÍA Apoyo en identificación de información para migración de sitio web Orientación técnica en el Sistema de Gestión Documental a funcionarios Constante Apoyar la especificación de requerimientos funcionales, y la participación en el proceso de selección de la nueva herramienta Apoyar en transición del nuevo sistema. INICIO

6 FI-PLAN-110810-V6 Hoja carta V6 NECESIDADES GENERALES DETECTADAS EN EL DIAGNOSTICO APOYO PERSONAL COLVATEL PARA ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS MUEBLES PARA ELEMENTOS DE OFICINA CAPACITACIÓN EN ARCHIVO ACTUALIZACIÓN DE TRD (SUPERCOR VS ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL MEJORA DEL SISTEMA - SUPERCOR INICIO PROYECTOS, PLANES, PROCESOS, PROCEDIMIENTOS, POLÍTICAS

7 FI-PLAN-110810-V6 Hoja carta V6 INICIO

8 FI-PLAN-110810-V6 Hoja carta V6 INICIO 5203 CAJAS

9 FI-PLAN-110810-V6 Hoja carta V6 INICIO No.DEPENDENCIA # TOTAL CAJAS No.ARCHI VADOR RODANTE No. ESTANT ES CAPACIDAD ACTUAL OBSERVACIO NES ENTREPAÑ OS No. CAJAS POR ENTREPAÑ O % DE USO OFICINA DE METODOLOGÍAS DE SUPERVISIÓN Y ANALISIS DE RIESGOS 100000,00%SIN ASIGNAR OFICINA ASESORA DE COMUNICACIONES ESTRATÉGICAS E IMAGEN INSTITUCIONAL 300000,00%SIN ASIGNAR DESPACHO DEL SUPERITENDENTE 25163614417,36% OFICINA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 30163614420,83% DESPACHO DEL SUPERITENDENTE DELEGADO PARA LA SUPERVISIÓN DE RIESGOS 921127228831,94% DESPACHO DEL SUPERITENDENTE DELEGADO PARA LA SUPERVISIÓN INSTITUCIONAL - DIRECCIÓN DE INSPECCIÓN Y VIGILANCIA PARA ENTIDADES DEL ORDEN TERRITORIAL 1831159036050,83% OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN77163614453,47%

10 FI-PLAN-110810-V6 Hoja carta V6 INICIO No.DEPENDENCIA # TOTAL CAJAS No.ARCHI VADOR RODANTE No. ESTANT ES CAPACIDAD ACTUAL OBSERVACIO NES ENTREPAÑ OS No. CAJAS POR ENTREPAÑ O % DE USO OFICINA DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO 66153012055,00% DESPACHO DEL SUPERITENDENTE DELEGADO PARA LA SUPERVISIÓN INSTITUCIONAL - DIRECCIÓN DE INSPECCIÓN Y VIGILANCIA PARA ENTIDADES DEL ORDEN NACIONAL 2812124858,33% OFICINA DE CONTROL INTERNO79153012065,83% DESPACHO DEL SUPERITENDENTE DELEGADO PARA LA FUNCIÓN JURISDICCIONAL DE CONCILIACIÓN - GRUPO JURISDICCIONAL 150195421669,44% DESPACHO DEL SUPERITENDENTE DELEGADO PARA LA FUNCIÓN JURISDICCIONAL DE CONCILIACIÓN - GRUPO CONCILIACIÓN 33411911445673,25% OFICINA SESORA JURÍDICA- GRUPO SEGUNDA INSTANCIA 5703187279,17% DESPACHO DEL SUPERITENDENTE DELEGADO PARA LAS MEDIDAS ESPECIALES 48712515060081,17%

11 FI-PLAN-110810-V6 Hoja carta V6 INICIO No.DEPENDENCIA # TOTAL CAJAS No.ARCHI VADOR RODANTE No. ESTANT ES CAPACIDAD ACTUAL OBSERVACIO NES ENTREPAÑ OS No. CAJAS POR ENTREPAÑ O % DE USO TALENTO HUMANO2031106024084,58% NOTIFICACIONES4302124889,58% DESPACHO DEL SUPERITENDENTE DELEGADO PARA LA SUPERVISIÓN INSTITUCIONAL - DIRECCIÓN DE INSPECCIÓN Y VIGILANCIA PARA PRESTADORES DE SERVICIOS DE SALUD 154174216891,67% SECRETARIA GENERAL4502124893,75% OFICINA ASESORA JURÍDICA- Despacho 7103187298,61% OFICINA ASESORA JURÍDICA- GRUPO DE TUTELAS 1920848192100,00%

12 FI-PLAN-110810-V6 Hoja carta V6 INICIO No.DEPENDENCIA # TOTAL CAJAS No.ARCHI VADOR RODANTE No. ESTANT ES CAPACIDAD ACTUAL OBSERVACIONES ENTREPAÑ OS No. CAJAS POR ENTREPAÑ O % DE USO OFICINA ASESORA JURÍDICA- GRUPO COBRO COACTIVO 1031036216864119,33% REQUIERE ARCHIVADOR OFICINA ASESORA JURÍDICA- GRUPO DE DEFENSA JUDICIAL 2630954216121,76% REQUIERE ARCHIVADOR DESPACHO DEL SUPERITENDENTE DELEGADO DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS 981229174696140,95% REQUIERE ARCHIVADOR DESPACHO DEL SUPERITENDENTE DELEGADO PARA LA PROTECCIÓN AL USUARIO 49511272288171,88% REQUIERE ARCHIVADOR DESPACHO DEL SUPERITENDENTE DELEGADO PARA LA SUPERVISIÓN INSTITUCIONAL - DIRECCIÓN DE INSPECCIÓN Y VIGILANCIA PARA ENTIDADES ADMINISTRADORAS DE PLANES DE BENEFIFICIOS 83121248172,92% REQUIERE ARCHIVADOR OFICINA ASESORA JURÍDICA- GRUPO DE CONCEPTOS 3001312250,00% REQUIERE ARCHIVADOR TOTALES 5203 172341401 5604 0,92844

13 FI-PLAN-110810-V6 Hoja carta V6 INICIO NUEVOS ARCHIVADORES ARCH.ROD.No. ESTANTES CAPACID. T.CAJAS 6o. PISO341984 7o. PISO326624 TOTALES SIN ASIGNAR 6671608 ARCHIVADORES ASIGNADOS TOTALES ASIGNADOS172345604CAPACIDAD G. TOTALES2330172127224

14 FI-PLAN-110810-V6 Hoja carta V6 ¡¡¡¡ GRACIAS !!!!