República de Colombia Ministerio de Justicia y del Derecho Superintendencia de Notariado y Registro Riesgos actualizados SNR a 31 de diciembre de 2011.

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1 República de Colombia Ministerio de Justicia y del Derecho Superintendencia de Notariado y Registro Riesgos actualizados SNR a 31 de diciembre de 2011 Hotel Tequendama Bogotá, 8 de Mayo de 2012

2 República de Colombia Ministerio de Justicia y del Derecho Superintendencia de Notariado y Registro Resultados Gestión de los Riesgos 2010- 2011 Normatividad Para la realización del seguimiento de Riesgos se debe tener en cuenta el Articulo 4 del Decreto 1537 de 2001 donde se establece que todas las entidades de la Administración Pública deben contar con una política de Administración del Riesgo. En cumplimiento de la Resolución No. 8973 de la SNR “ Por la cual se adopta y reglamente la política de la administración de riesgos en la SNR con base al modelo MECI y la norma técnica de calidad NTCGP 1000:2009”. Según memorando No. 399 del 17 Agosto de 2011 en cual se establece que el monitoreo y seguimiento de los riesgos se realizaran semestralmente. Actividades realizadas:  Se han realizado informes de seguimiento trimestrales a los mapas de riesgos de la SNR y presentados al Comité de Control Interno.  Se ha capacitado a las Orips en la Administración del Riesgo y elaboración del Mapa de Riesgos.  Se ha cumplido con las no conformidades detectadas en las auditorias de calidad (interna e ICONTEC) en el tema de Riesgos. Se evaluaron los riesgos en las auditorias de Calidad realizadas a cada Proceso de la Entidad. Los indicadores de los riesgos se están consolidando en el aplicativo ISOLUCIÓN, con el fin facilitar su seguimiento y evaluación. Se formularon planes de mejoramiento con acciones preventivas y correctivas con el fin de mitigar los riesgos en los diferentes Procesos y liderados por responsables de los mismos.

3 República de Colombia Ministerio de Justicia y del Derecho Superintendencia de Notariado y Registro Resultados Gestión de los Riesgos 2010- 2011 MODERADOS =30(dismin uyó) TOTAL DE RIESGOS IDENTIFICADOS 2010 Vs 2011: 75 78

4 República de Colombia Ministerio de Justicia y del Derecho Superintendencia de Notariado y Registro Resultados Gestión de los Riesgos 2010- 2011 MODERADOS =30(dismin uyó) CLASIFICACION DE ACUERDO AL NIVEL DE RIESGO 2010 Vs 2011: 18 10 24 45 35 2 5 14 36

5 República de Colombia Ministerio de Justicia y del Derecho Superintendencia de Notariado y Registro Matriz de Calificación, Evaluación y Respuesta de Riesgos 2011

6 República de Colombia Ministerio de Justicia y del Derecho Superintendencia de Notariado y Registro Distribución de los Riesgos en los Macro procesos SNR 4 42 10 15 14 10 49 4

7 República de Colombia Ministerio de Justicia y del Derecho Superintendencia de Notariado y Registro Aspectos a Mejorar en la Gestión de los Riesgos  Continuar dando cumplimiento a la Resolución No. 8973 de 11 de diciembre de 2008 “Por la cual se adopta y reglamenta la Política de Administración de Riesgos en la Superintendencia de Notariado y Registro – SNR”.  Actualizar esta resolución en lo referente a la nueva metodología con base en la nueva guía de administración de riesgos del DAFP (Septiembre de 2011).  Dar cumplimiento a la Circular No. 399 de 17 de abril de 2011 en lo referente al seguimiento semestral que deben realizar los dueños de los procesos a los mapas de riesgos.  Es importante realizar seguimiento a los riesgos que se encuentran en el nivel de riesgo alto y a las acciones plasmadas en el plan de mejoramiento.  El grupo MECI-Calidad debe continuar prestando asesoría a los diferentes macro procesos y sus mapas de riesgos en la actualización y en las Orips a certificarse.

8 República de Colombia Ministerio de Justicia y del Derecho Superintendencia de Notariado y Registro Aspectos a Mejorar en la Gestión de los Riesgos  La Contraloría ha detectado hallazgos tanto en el nivel central como en las Orips referente a los riesgos, por lo tanto los dueños de los procesos deben estar atentos al cumplimiento de las acciones formuladas en el plan de mejoramiento dentro del tiempo establecido.  Es importante que la Oficina de Control Interno con apoyo del grupo MECI, asesore al nuevo Macro proceso de la Superintendencia Delegada para la formalización, restitución y protección de tierras en la identificación y elaboración del mapa de riesgos y a los procesos Desarrollo Registral y Dirección Administrativa.  Fortalecer la cultura en la administración del riesgo como herramienta gerencial, para la toma de decisiones, manejo y control de los riesgos, con el fin de establecer acciones de mejoramiento continuo.

9 República de Colombia Ministerio de Justicia y del Derecho Superintendencia de Notariado y Registro

10 República de Colombia Ministerio de Justicia y del Derecho Superintendencia de Notariado y Registro Resultados Gestión de los Riesgos 2010- 2011 RIESGOS IMPORTANTESRESPONSABLE 1.Inadecuada definición de los planes, proyectos y utilización de los recursos catalogada en la Zona de Riesgo importante, el cual cuenta con controles e indicador para su medición (40). 2.Dificultad en la recolección oportuna de la información asociada al proceso de gestión estadística, catalogada en la Zona de riesgo importante (40), este riesgo tiene formuladas acciones para su mitigación con base en sus puntos de control. 3.Incumplimiento de términos de ley en la expedición de los actos administrativos e Interpretación de las normas. 4.Limitantes de orden presupuestal 5.Identificación del número de folio de matrícula inmobiliaria cuando hay lugar a registro de las medidas de protección colectiva. 6.Acumulación de quejas, catalogado en la Zona de riesgo Importante (40), el cual tiene controles asociados los cuales son efectivos. 7.Incremento de procesos disciplinarios que en la mayoría de los casos genera desgaste administrativo; catalogado en la Zona de riesgo importante (40), cuenta con controles correctivos. 8.Baja cobertura de visitas a las notarías del País “catalogado dentro de la matriz de riesgo en la zona de riesgo importante (30). Direccionamiento Estratégico O,I,V,C. Gestion Registral O,I,V,C Gestion Notarial

11 República de Colombia Ministerio de Justicia y del Derecho Superintendencia de Notariado y Registro Resultados Gestión de los Riesgos 2010- 2011 RIESGOS IMPORTANTESRESPONSABLE 9.. No existe un sistema de información en red que permita alertas de seguimiento a términos de actuación; catalogado en la zona de riesgo importante, este riesgo cuenta con controles preventivos y correctivos. 10. Pérdida o deterioro de documentos que conforman la hoja de vida de los notarios activos e inactivos del país. - (30) zona de riesgo importante. 11. Perdida de Información de la historia laboral de los funcionarios y exfuncionarios de la S.N.R. 12. Tomar decisiones Inoportunas 13.. Tomar Decisiones Injustas 14. No cobrar oportunamente o en la cuantía de la ley, las cuotas partes pensionales: la acción planteada, ni el indicador no corresponden para minimizar el riesgo. 15. Recorte presupuestal 16. Cambios de las políticas de estado por asignación de nuevas competencias a la Entidad 17. Ejecución de proyectos de tecnología que no cumplan a cabalidad con su objeto por falta de planeación en lo referente a la integración de las diferentes áreas de la Entidad y desconocimiento del factor tecnológico con que dispone la Oficina de Informática. 18. Incumplimiento en programa de Auditorias O,I,V,C Gestion Notarial Administración Notarial Administración y Gestión Legal de Personal Gestion Control Disciplinario Interno Gestion pasivos Pensional y Recaudo de Vivienda Gestion Infraestructura Gestion Incorporación Tecnológica Seguimiento, Control y Evaluación del SIG

12 República de Colombia Ministerio de Justicia y del Derecho Superintendencia de Notariado y Registro Resultados Gestión de los Riesgos 2010- 2011 RIESGOS INACEPTABLESRESPONSABLE 1, Represamiento de expedientes por constante rotación del recurso humano que ocasiona permanente reasignación de expedientes, catalogado en la Zona de riesgo inaceptable (60), este riesgo cuenta con controles preventivos y correctivos. 2. Certificación del ejercicio del cargo del notario sobre firmas y sellos falsos - (60) zona de riesgo inaceptable. 3. No recuperar la cartera morosa de créditos de vivienda, la acción planteada no se pudo realizar ya que esto implicaría realizar ajustes a los acuerdos ya firmados establecidos para la refinanciación de los créditos, por lo tanto la acción planteada no se cumplió. 4. Represamiento de la correspondencia recibida como la de enviar, nivel de riesgo inaceptable (60). 5. Dificultad para ejercer el cobro Control de Gestion Notarial Administración Notarial Gestión Pasivo Pensional y Recaudo de Vivienda Gestion Correspondencia y Administración documental Gestion Jurídica