BÁSICOS DE GESTION DOCUMENTAL

Presentación del tema: "BÁSICOS DE GESTION DOCUMENTAL"— Transcripción de la presentación:

1 BÁSICOS DE GESTION DOCUMENTAL
CONCEPTOS BÁSICOS DE GESTION DOCUMENTAL

2 CONCEPTOS ARCHIVISTICOS BÁSICOS DESDE
LA LEY 594 DE 2000 Qué es un ARCHIVO Qué es un Archivo Público Qué es Archivo Total Qué es Gestión Documental Qué es Soporte Documental Qué es Documento Original

3 ARCHIVO Conjunto de Documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material Acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión

4 ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS Base para la toma de decisiones en la
Administración: Gestión y Control Para los ciudadanos Para la ciencia la investigación y la cultura

5 Procesos de la gestión documental, que se desarrollan en las unidades de correspondencia, en involucran las etapas del ciclo vital del documento Producción Recepción Distribución Tramite organización consulta conservación disposición final de los documentos

6 CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
ARCHIVO DE GESTIÓN ARCHIVO CENTRAL ARCHIVO HISTÓRICO Documentación Activa Documentación Semi-activa Documentación Inactiva Valores Primarios Valores secundarios Administrativo Legal Fiscal Contable Técnico Histórico Cultural Investigación Científico

7 PRODUCCION Generación de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus funciones

8 RECEPCION Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica

9 DISTRIBUCION Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario

10 TRAMITE Curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa

11 ORGANIZACIÓN Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación Y descripción de los documentos de institución como parte integral de los procesos archivísticos

12 CONSULTA Acceso de un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen

13 CONSERVACION conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido

14 DISPOSICION FINAL Selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital , con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación conforme a lo dispuesto en las tablas de retención documental, y / o tablas de valoración documental

15 TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL TVD
Reglamento General de Archivos, Art. 19: Cada entidad establecerá un Comité de Archivo, legalizado mediante el acto administrativo correspondiente, como un grupo encargado de definir las políticas, los programas de trabajo y de la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos. ES NECESARIO QUE EL ESTUDIO Y AVAL DE LAS TVD SEA REAIZADO POR EL COMITÉ DE ARCHIVO

16 TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL TRD
El Decreto No. 039 de Octubre 31 de 2002, regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de Tablas de Retención y Transferencia Documental. CONCEPTO LISTADO DE SERIES CON SUS CORRESPONDIENTES TIPOS DOCUMENTALES, A LAS CUALES SE LES ASIGNA TIEMPO DE PERMANENCIA EN CADA ETAPA DEL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS.

17 TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL TRD
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18 PROCESOS TÉCNICOS

19 Consulta y préstamo del Archivo de Gestión
SERVICIOS Almacenamiento, Custodia y conservación de la documentación Semi e Inactiva Custodia y conservación de los Acervos Administrativos en Archivo Inactivo Consulta de las Bases de datos Consulta y préstamo de Documentos del Archivo Semiactivo Consulta y préstamo del Archivo de Gestión