VICERRECTORÍA ACADÉMICA OFICINA DE ADMISIONES Y REGISTRO REUNIÓN DE SECRETARIOS ACADÉMICOS, ASISTENTES ACADÉMICOS DEPARTAMENTO DE CIENCIAS BÁSICAS DEPARTAMENTO.

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1 VICERRECTORÍA ACADÉMICA OFICINA DE ADMISIONES Y REGISTRO REUNIÓN DE SECRETARIOS ACADÉMICOS, ASISTENTES ACADÉMICOS DEPARTAMENTO DE CIENCIAS BÁSICAS DEPARTAMENTO DE FORMACIÓN LASALLISTA BIENESTAR UNIVERSITARIO PROCESOS ACADÉMICOS: I PERÍODO DE 2009 Y II PERÍODO DE 2009 MAYO 8 DE 2009 PAGINA 1

2 NUEVOS DESARROLLOS DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN ACADÉMICA PAGINA 2

3 PROCESO DE ADMISIÓN OPCIONES PARA LOS PROGRAMAS ACADÉMICOS - PROGRAMACIÓN DE ENTREVISTAS Permite al Programa Académico tener la autonomía en la programación de entrevistas a los aspirantes inscritos, con las siguientes opciones.  El sistema no le permite programación para los días domingos ni festivos.  Permite programar por días, por semanas o para todo el período de inscripciones.  Permite aumentar o disminuir el número de cupos de entrevista. PAGINA 3 MONITOREAR PERMANENTEMENTE LA PROGRAMACIÓN DE ENTREVISTAS

4 PROCESO DE ADMISIÓN TENER EN CUENTA: Período de Inscripción: 13 de abril al 29 de mayo. Registrar el puntaje de la entrevista directamente en el sistema. No enviarlo en medio físico. Lista de admitidos: 5 de junio. Impresión de guías: el aspirante admitido podrá imprimir la guía de matrícula a partir del 5 de junio. Matrículas: del 5 de junio hasta el 16 de junio, y posteriormente según disponibilidad de cupos. Los bachilleres extranjeros deben acercarse a la OAR, para informarles sobre los requisitos legales que deben cumplir para la inscripción. Los aspirantes admitidos que hayan realizado el pago de matrícula podrán descargar el usuario y clave para el acceso al Sistema de Información Académica, a partir del 24 de junio. PAGINA 4

5 REGISTRO DE NOTAS Monitorear el registro de notas por parte de los docentes opción Notas I Período de 2009, link : ”grupos sin nota” Exigir a los estudiantes que los reclamos de notas los deben realizar por escrito y radicarlos dentro de las fechas del Calendario Académico, de conformidad con el artículo 44 del Reglamento Estudiantil. Solicitar a los profesores la atención oportuna de los reclamos de notas, de conformidad con el Reglamento Estudiantil y Calendario Académico. Insistir a profesores y estudiantes que NO hay lugar a correcciones de primera, segunda nota y examen final pasadas las fechas del Calendario Académico. Si un estudiante hizo reclamación por escrito en las fechas del Calendario Académico y el profesor no alcanzó a registrar la modificación en el sistema, se debe enviar la comunicación del profesor con el VoBo. del director del Programa, junto con la solicitud escrita del estudiante, radicada en las fechas del Calendario. Sin éste último documento NO se tramitará la solicitud de corrección de nota. PAGINA 5

6 PREMATRÍCULA: Se realizará según la siguiente programación:  8 de junio: Ciencias Agropecuarias (Norte Diurno - 1904 estudiantes)  9 de junio: Ciencias Administrativas y Contables Tarde (Candelaria Tarde - 1308 estudiantes)  10 de junio: Ingenierías y Ciencias del Hábitat (Candelaria Diurna - 2681 estudiantes)  11 de junio: Ciencias Económicas y Sociales, Ciencias de la Educación y Ciencias de la Salud diurnas (Chapinero Diurno - 2200 estudiantes)  12, 13, 14 y 15 de junio: Ciencias Administrativas y Contables Nocturna (Candelaria Nocturno - 3789 estudiantes)  16 de junio: Ciencias Económicas y Sociales, Ciencias de la Educación y Filosofía y Humanidades Nocturnas (Chapinero Nocturno - 1992 estudiantes)  17 de junio: Todos los estudiantes y Unidades Académicas.  18 al 22 de junio: reintegros aprobados, cambios de jornada aprobados y períodos de prueba. JUNIO DLMMJVS 123456 78910111213 14151617181920 21222324252627 282930 PAGINA 6

7 PREMATRÍCULA: Las Unidades Académicas quedarán habilitadas a partir del 17 de junio para ajuste de grupos, prematrícula de reintegros de actualización, transferencias aprobadas y cambios de jornada parciales al nocturno y/o Unidad Académica diferente. Aplicar la circular VRAC/003/08 de flexibilización a los estudiantes de planes antiguo y modernización que cumplan los requisitos establecidos y lo soliciten por escrito. Enviar las solicitudes de cierre de grupos a la OAR a más tardar el 24 de junio antes de las 6:00 p.m. Registrar en el sistema el recargo del 10% a quienes no realizaron la prematrícula, en las fechas establecidas. El estudiante debe previamente hacer la solicitud por escrito asumiendo el recargo. Informar a los estudiantes que será requisito indispensable estar a paz y salvo con documento de identidad, Icfes, y Acta de Grado y/o Diploma de Bachiller para realizar la prematrícula, inclusive para los estudiantes nuevos. PAGINA 7

8 Informar a los extranjeros que tienen visa diferente a la de “estudiante” que deben renovar el permiso de estudios ante el Ministerio de Relaciones Exteriores, según el decreto 4000 del 30 de noviembre de 2004, como requisito para la prematrícula. Quienes tienen visa de “estudiante” deben renovarla en las fechas según su vencimiento, igualmente la cédula de extranjería. CRÉDITOS ADICIONALES:  Aplicar los requisitos establecidos en cada Programa Académico y enviar las solicitudes a la VRAC. MATERIAS INTEGRADAS:  Revisar cada una de las equivalencias para evitar confusión y errores de los estudiantes en la prematrícula.  Eliminar las que no apliquen e incluir las relacionadas con electivas y con otros programas. CONSULTA DE HORARIOS:  Se habilitará la opción para los estudiantes a partir del 29 de mayo. CIERRE DEL SISTEMA: Para los módulos de horarios y prematrícula.  Por Impresión de guías a partir del 25 de junio a las 8:00 a.m. GUÍAS DE MATRÍCULA POR INTERNET:  A partir del 26 de junio de 2009 a las 10:00 a.m. PAGINA 8

9 PERÍODO INTERSEMESTRAL Programación por internet: a partir del 1 de junio Inscripción por Web: a partir del 8 de junio. Realización: del 10 de junio al 16 de julio de 2009. Matrícula Ordinaria hasta el 11 de junio. Matrícula Extraordinaria 12 de Junio. Para reintegros aprobados: Pueden realizar los cursos en las fechas programadas para estudiantes antiguos. Si un estudiante paga un curso y no se abre, puede optar por uno de los siguientes procedimientos: 1.Devolución de dinero: El estudiante entrega al Programa Académico el original de la guía con el timbre del banco. El Programa, envía las guías a la Oficina de Financiera a más tardar el 19 de junio. 2.Cambio de curso: El estudiante se inscribe por Internet al nuevo curso e imprime la guía. Entrega la guía del curso anterior (el que pagó) junto con la guía del nuevo curso, en la Oficina de Financiera para la legalización del pago, a más tardar el 17 de junio. TENER EN CUENTA: Quienes realicen curso intersemestral deben modificar la prematrícula a más tardar el 21 de julio, en el Programa Académico. Los cursos pueden ser tomados para repetir o adelantar asignaturas. Cupo mínimo 15 estudiantes. Liquidación del valor por horas y por programa. No pueden tomar curso quienes estén en prueba académica, suspensión académica y pérdida de cupo PAGINA 9

10 REINTEGROS Solicitudes por internet: del 4 al 29 de mayo. Resultados: 5 de junio. Prematrículas: 18 al 22 de junio. Aplicar la Resolución No. 03 del 17 de abril de 2007, sobre reintegros a los programas de pregrado. Reintegros con Cambios de Jornada: aplicar los mismos criterios aplicados a los estudiantes antiguos para el cambio de jornada. Reintegros Actualización: tener en cuenta el número de períodos de actualización. Se realiza entrevista con cada egresado no graduado para dar la información completa sobre condiciones del reintegro según Reglamento Estudiantil. Asignar el plan de estudios, solamente, a los aspirantes que se retiraron con planes de estudio anteriores. PAGINA 10

11 PROCESO DE TRANSFERENCIAS OPCIONES PARA LOS PROGRAMAS ACADÉMICOS. Por la opción “Solicitudes de Transferencia” permite a la Unidad Académica consultar el listado de solicitudes de trasferencia interna y externa. Permite consultar el formulario del aspirante. En el listado de solicitudes de Transferencia Interna y al hacer clicK en el código permite consultar el estado académico del Programa de procedencia. Permite al Programa Académico registrar en el sistema las solicitudes extemporáneas SOLICITUD: Del 1 al 11 de junio ENTREVISTAS: hasta el 16 de junio REMISION DE DOCUMENTOS A VRAC: hasta 19 de junio RESULTADOS: 25 de junio. PAGINA 11

12 PROCESO DE TRANSFERENCIAS TENER EN CUENTA: Documentos que debe entregar el aspirante en el Programa Académico: Transferencias Externas Transferencias Internas * Una impresión del formulario con foto * Solicitud escrita al Vicerrector Académico * Certificados de notas originales * Contenidos programáticos * Certificado de buena conducta Actas de Homologación: revisar código y nombre de las asignaturas según plan de estudios, nota mínima aprobatoria (3.0 o 3.5) según Reglamento Estudiantil. El aspirante firma el Acta de Homologación en la OAR como requisito para la impresión de la Guía de Matrícula. Prematrícula la realiza el Programa Académico. Impresión de guías: podrán imprimir la guía de matrícula una vez el Programa Académico le registre la prematrícula, siempre y cuando cumpla con los siguientes requisitos en la OAR: Transferencias Externas Transferencias Internas * Fotocopia autenticada del acta de Grado o Diploma de Bachiller * Fotocopia del documento de identidad vigente por * Firma Acta de Homologación ambas caras * Copia hoja de resultados Examen de Estado ICFES * Firma Acta de Homologación Los bachilleres extranjeros deben acercarse a la OAR, para informarles sobre los requisitos legales que deben cumplir para la solicitud de transferencia externa. PAGINA 12

13 APLICACIÓN DEL REGLAMENTO ESTUDIANTIL, CALENDARIO ACADÉMICO Y DISEÑOS CURRICULARES: Dar estricto cumplimiento a lo establecido en el Reglamento Estudiantil vigente, el Calendario Académico y los diseños curriculares. NO HABRÁ EXCEPCIONES en cuanto a:  Prerrequisitos de asignaturas y nivelaciones.  Idioma Extranjero  Prueba Académica.  Suspensión Académica.  Pérdida de cupo.  Cancelaciones extemporáneas parciales y totales.  Otros. PAGINA 13

14 REDIMENSIONAMIENTO CURRICULAR Implementación de las mallas curriculares. Programación horarios según planes teniendo en cuenta el Plan de transición. Prever casos de pérdida de asignaturas de I semestre La O.A.R. realizará el proceso de codificación de asignaturas(Para los Programas Académicos que faltan.) CASOS DE ESTUDIANTES Para elaborar el plan de transición tener en cuenta: Si un estudiante pierde una (1) o más asignaturas que en el nuevo plan no se ofrece…  Se cambia de plan?  Continúa en el plan actual bajo que condiciones?  Integración de asignaturas?  Homologación de asignaturas? Que tratamiento se les va a dar a los Reintegros? Que tratamiento se les va a dar a las Transferencias? Tabla de Homologaciones para las nuevas mallas curriculares. PAGINA 14