Secretaría General.

Presentación del tema: "Secretaría General."— Transcripción de la presentación:

1 Secretaría General

2 SECRETARÍA GENERAL Estructura organizacional Alcaldía Estructura organizacional Secretaria General y Desarrollo Institucional Equipo de trabajo interno Metas de Plan de Desarrollo Contratación de la Secretaria General y Desarrollo Institucional Distribución de gastos de la Secretaria General y Desarrollo Institucional Contratación prioritaria vigencia 2016 Presupuesto solicitado vigencia 2016 Recomendaciones generales Anexos Almacén Municipal e inventarios Administración de Almacén e inventarios

3 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ALCALDIA

4 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL S.G.D.I.
SERVICIOS ADMINISTRATIVOS GESTION DE TALENTO HUMANO SECRETARIA GENERAL Y DESARROLLO INSTITUCIONAL Información y atención al ciudadano Administración, gestión documental Correspondencia Servicios administrativos Internos Administración del parque automotor Soporte e informática Administración de almacén e inventarios Gestión del talento humano Salud Ocupacional Administración de nomina y novedades administrativas

5 SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
EQUIPO DE TRABAJO INTERNO INFORMACION Y ATENCION AL CIUDADANO Kenith Torres Nubia Herrera Rocio Gómez ADMINISTRACIÓN, GESTION DOCUMENTAL German Monrroy Lucia Segura CORRESPONDENCIA Hugo Gonzalez Alvaro Pardo Antonio Cortes David Cajamarca Roberto Cardenas Juan Carlos Fajardo SERVICIOS ADMINISTRATIVOS INTERNOS Ana Tibasosa Leornardo Perilla SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

6 SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL INTERNA ADMINISTRACION DEL PARQUE AUTOMOTOR Jorgue Iregui Antonio Sanchez Cajamarca Romero Jose Salomon Cubillos Rodriguez Jose Orlando Fetecua Rodriguez Luis Hernando Garcia Rivera Jose Gentil Gomez Cortes Cesar Giovanni Jurado Arturo Ortiz Lizarazo Francisco Pachon Rojas Luis Eduardo Rincon Gomez Jose Vicente Rodriguez Bello Jose Alberto Rodriguez Gomez Edgar Anibal Rojas Tintinago Mario Ancisar Rozo Noel Antonio Rozo Gonzalez Ricardo Antonio Rubio Roa Mario Afanador Facundo Gustavo Enrique Pinto Jose Alvaro Duarte Jose Hermogenes Duque Jaime SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

7 SERVICIOS ADMINISTRATIVOS ADMINISTRACION TALENTO HUMANO
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL INTERNA SOPORTE E INFORMATICA Contratista Ingetecol Contratista Acovanet Contratista Colombiana de Telefonos SERVICIOS ADMINISTRATIVOS ADMINISTRACIÓN DE ALMACEN E INVENTARIOS Jeny Arias Patricia Rodríguez Victor Rodríguez Mauricio Fernández GESTION DEL TALENTO HUMANO Nestor Chinchilla Jorge Rodriguez ADMINISTRACION TALENTO HUMANO ADMINITRACION DE NOMINA Y NOVEDADES ADMINISTRATIVAS Azucena Jurado

8 METAS: PLAN DE DESARROLLO
EJE INSTITUCIÓN EN MARCHA – GESTIÓN PÚBLICA EFICIENTE Y BUEN GOBIERNO PROGRAMA Fortalecimiento servicios administrativos SUBPROGRAMAS Recursos físicos y tecnológicos Restructurando nuestro archivo municipal

9 SUBPROGRAMA Recursos Físicos y Tecnológicos (Servicios Administrativos, Bienes Muebles e Inmuebles, Sistema de Información y Tecnologías) META PRODUCTO LOGROS OBTENIDOS Diseñar e Implementar el 100% del (1) Plan Integral de Funcionamiento Institucional garantizando el suministro, aseguramiento, mantenimiento, remodelación y/o adecuación, arrendamiento y comodato de los bienes, servicios de vigilancia, aseo, cafetería, elementos, suministros, dotación de ley e imagen institucional y demás requerimientos para el buen desempeño de la administración durante el cuatrienio de gobierno ( ). Plan de Compras y actualizaciones Aseguramiento de Bienes clasificado Cumplimiento cronograma Mantenimiento Propiedad , Planta y Equipo Mantenimiento Instalaciones Locativas Implementar durante el cuatrienio un (1) Plan Integral de Información y desarrollo tecnológico que incluya la adquisición, actualización, asignación, reasignación, traslado, mantenimiento de equipos de cómputo, soporte eléctrico e infraestructura de redes durante el cuatrienio para el mejoramiento del desempeño institucional. Actualización de equipos Implementación software PQRs Instalación de puntos adicionales de internet y mejoramiento de capacidad

10 META PRODUCTO LOGROS OBTENIDOS
Garantizar la adecuación, mantenimiento y funcionamiento en el cuatrienio, el (1) Almacén Municipal teniendo en cuenta la infraestructura, logística, control de bienes y suministros. Codificación y organización del archivo Conformación del comité de archivo Actualización TRD Realizar durante el cuatrienio ocho (8) inventarios (2 anual) de bienes e inmuebles pertenecientes a la institución, tomando las acciones requeridas para el adecuado funcionamiento. Inventarios trimestrales, semestrales y Anuales de bienes e inmuebles Depuración de inventario Actualización de bienes para bajas Implementar un (1) Plan de Adquisición, Suministro y/o Mantenimiento del Parque Automotor Institucional así como suministro de combustibles y/o repuestos y demás actividades para su buen funcionamiento durante el cuatrienio ( ) en beneficio de la población del municipio. Adquisición de camioneta para planeación e infraestructura En proceso de compra de camioneta para salud Mantenimiento correctivo y preventivo del parque automotor y Maquinaria pesada Recuperación de maquinaria Vibro y Botcat.

11 Restructurando nuestro archivo municipal META PRODUCTO
SUBPROGRAMA Restructurando nuestro archivo municipal META PRODUCTO LOGROS OBTENIDOS Implementar durante el cuatrienio un (1) Plan Estratégico para la adecuación del 100% del archivo dando cumplimiento a la normatividad vigente y aplicable y las recomendaciones de los entes de control. Implementación del SIAC Implementación de las TDR Transferencias de archivo Capacitaciones a todos los funcionarios de la administración Capacitación a ESE, Concejo, Notaria, Registraduria, Instituciones Educativas. Compra de estantes para readecuación archivo Decreto. No del 11 de Junio 2013 Comité Interno del Archivo Implementar un (1) Sistema de Manejo de Correspondencia de la Administración Institucional durante el cuatrienio de gobierno Implementación de sistema de manejo de correspondencia de la administración, Sistema de inspección, vigilancia y control (SISGDOGIVC) Implementar un Plan de Reinducción en la aplicación de tablas de retención documental en el primer año a todo el personal de la administración Municipal y realizar anualmente durante el cuatrienio (2) actividades de seguimiento para garantizar su aplicación. Plan de reinducción en aplicación de tablas de retención documental

12 METAS PLAN DE DESARROLLO
PROGRAMA GESTIÓN Y DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO SUBPROGRAMA ADMINISTRACIÓN INTEGRAL DEL TALENTO HUMANO

13 Administración integral del talento humano
SUBPROGRAMA Administración integral del talento humano META PRODUCTO LOGROS OBTENIDOS Realizar (1) diagnostico, estudios técnicos, implementación y puesta en marcha de la modernización de la estructura organizacional de la Alcaldía Municipal durante el cuatrienio , buscando que se adecuen a las necesidades de la Administración y fortalezca el cumplimiento de las metas institucionales. Decretos No. 197, 198, 199, 200 y 2001 del 31 de julio de 2013, como resultado del proceso de modernización de la estructura organizacional de la Administración Diseñar e Implementar durante el cuatrienio, un (1) Programa de Inducción, Re inducción, Capacitación, Entrenamiento y Medición de Clima Organizacional dirigido a todos los funcionarios de la administración buscando fortalecer sus competencias y desempeño dando cumplimiento a los términos establecidos en la ley. Reinducción por cada una de las secretarías Medición del clima organizacional

14 META PRODUCTO LOGROS OBTENIDOS Diseñar, Implementar y Ejecutar el (1) Plan de Bienestar Social Laboral e Incentivos durante el cuatrienio en la Administración Municipal dirigido a la planta de personal. Plan de Bienestar Social Incentivos Resolución. No. 114 de 28 Febrero 2013. Jornadas de Bienestar Social y Ferias en sentido de pertenencia Día del Hombre Día de la Mujer Día de la Secretaria Día del Conductor Diseñar e Implementar durante el cuatrienio, un (1) Programa Integral de Salud Ocupacional dirigido a todos los funcionarios de la administración con actividades de desarrollo anual buscando para prevenir las enfermedades profesionales y accidentes de trabajo. Programa Integral de Salud ocupacional Brigada de emergencia Simulacro COPASO

15 METAS PLAN DE DESARROLLO
PROGRAMA ADMINISTRACIÓN EN MARCHA SUBPROGRAMA La opinión del ciudadano cuenta y se tiene en cuenta

16 La opinión del ciudadano cuenta y se tiene en cuenta
SUBPROGRAMA La opinión del ciudadano cuenta y se tiene en cuenta META PRODUCTO LOGRO OBTENIDOS Implementar una (1) estrategias de Manejo de Sistemas de la Información enfocado en el fortalecimiento del proceso de atención al ciudadano en el cuatrienio de gobierno ( ) Protocolo de atención al ciudadano Encuestas de satisfacción al usuario 468 encuestas Buzones de sugerencias Capacitaciones de atención al usuario con el Sena, ESAP dirigidas a todos los funcionarios Dar respuesta al 100% de las inquietudes de los ciudadanos a través de la estrategia tic, gobierno en línea y otros durante el cuatrienio. Envío de reporte semanal a cada secretaría Publicación mensual en la WEB de PQRS.

17 CONTRATACIÓN DE LA SECRETARIA GENERAL Y DESARROLLO INSTITUCIONAL
Garantizar el funcionamiento de la administración municipal: Realización de 45 contratos en la vigencia del 2015 Inversión de la vigencia de $ valor aprobado en las vigencias futuras $ (ejecutado en esta vigencia)

18 PARTICIPACIÓN POR VALOR DE CONTRATACIÓN
Nota: Las vigencias futuras de los contratos de vigilancia, aseo para las dependencias de la administración y suministro de combustible no están aquí contempladas .

19 DISTRIBUCIÓN DE GASTOS DE LA SECRETARIA GENERAL Y DESARROLLO INSTITUCIONAL
Los gastos de la Secretaría General y Desarrollo Institucional teniendo en cuenta la naturaleza de la Dependencia están distribuidos entre funcionamiento e inversión, de lo requerido para la actual vigencia se tiene un estimado de $ de gastos de funcionamiento (57.02%) y $ de inversión (42,98%); de los cuales se realizaron en esta vigencia 18 contratos de inversión y 24 de funcionamiento. Respecto a lo anterior es necesario tener en cuenta que existen 3 contratos que utilizan recursos tanto de funcionamiento como de inversión los cuales corresponden a los siguientes objetos contractuales: Mantenimiento preventivo y correctivo del parque automotor y la maquinaria al servicio de la alcaldía Mosquera – Cundinamarca, según las instrucciones de la Secretaría General y Desarrollo Institucional. El contratista se compromete para con el Municipio al suministro de combustible para la administración Municipal, según las instrucciones de la Secretaria General y Desarrollo Institucional. Prestación del servicio de vigilancia y seguridad privada con armas de fuego para las sedes de la Alcaldía De Mosquera, así mismo como para los bienes muebles e inmuebles adscritos al municipio.

20 CONTRATACIÓN PRIORITARIA VIGENCIA 2016
La Secretaría General y Desarrollo Institucional tiene a su cargo la realización de contratos fundamentales para el funcionamiento de la administración, entre los cuales es necesario priorizar los contratos mencionados a continuación: Prestación del servicio de vigilancia y seguridad privada con armas de fuego para las sedes de la Alcaldía de Mosquera, así mismo como para los bienes muebles e inmuebles adscritos al municipio. El cual tiene un costo mensual de $ con prestación de servicios en 20 puntos. Suministro de combustible para la administración Municipal. El cual tiene un costo promedio mensual de $ con cobertura de 40 vehículos incluidos los administrativos, chips de suministro, maquinaria pesada y motocicletas. Prestación del servicio integral de aseo y cafetería incluyendo el suministro de elementos, insumos y maquinaria necesarios para la realización de estas labores en las diferentes dependencias de la alcaldía de Mosquera. El cual tiene un costo promedio mensual de $ con prestación de servicios de 14 personas, una coordinadora y 13 operarias. Nota: Todos los valores proyectados para contratación prioritaria según histórico 2015

21 CONTRATACIÓN PRIORITARIA VIGENCIA 2016
4. Protección de bienes muebles e inmuebles, intereses patrimoniales, responsabilidad civil de los servidores de la alcaldía de Mosquera y el amparo de los convenios interadministrativos, con vigencia hasta el 03 de abril de 2016 a las 00 horas. Con un costo anual de $ e inclusiones de bienes asegurados a diciembre 31 de 2015. 5. Arrendamientos: Bodegaje de elementos navideños Secretaria de salud Secretaria de Gobierno Comisaria III Dirección de Empleo y emprendimiento Archivo central 6. Servicio de Internet: Para las sedes de la administración con un costo mensual cercano a $22.969,999 7. Aseguramiento: Con un costo anual aproximado de $ Nota: Todos los valores suministrados para contratación prioritaria según histórico 2015

22 PRESUPUESTO SOLICITADO VIGENCIA 2016
La Secretaría General y Desarrollo Institucional teniendo en cuenta los procedimientos estipulados por la secretaría de hacienda estimo un presupuesto según lo estipulado a continuación:

23 Presupuesto Solicitado Vigencia 2016

24 Presupuesto Solicitado Vigencia 2016
Total solicitado de $ pesos para el 2016

25 RECOMENDACIONES GENERALES
1. Inducción de Talento Humano al nuevo equipo de Gabinete en situaciones administrativas: Comisiones de estudio y de servicios Licencias Incapacidades Responsabilidad en salud ocupacional y riesgos laborales Evaluación de desempeño Convivencia laboral Reglamento Interno de Trabajo Código único Disciplinario Adecuación de espacios locativos para los funcionarios, debido al nivel de hacinamiento de las dependencias a nivel administrativo. Apoyo al área de Talento Humano en temas de gestión documental, trámites administrativos, salud ocupacional y seguridad laboral.

26 RECOMENDACIONES GENERALES
4. Implementación del software de correspondencia 5. Continuar con la aplicación de las TDR 6. Analizar la posibilidad de creación del archivo municipal y/o consecución de un espacio más amplio para la custodia del archivo de gestión ya que el espacio en las dependencias es insuficiente. 7. Readecuación de la dependencia del almacén para facilitar el almacenamiento de bienes de consumo y devolutivos, así mismo los elementos clasificados para dar de baja.

27 Anexo 1: Desagregado de contratación

28 Anexo 1: Desagregado de contratación

29 Anexo 2: TALENTO HUMANO VACANTES (1) Profesional Universitario Grado 3 - Oficina Jurídica (2) Profesional Universitario Grado 3 - Secretaria de Planeación (1) Profesional Universitario Grado 7 – Secretaria de Gobierno VACANTES Reportadas a la CNSC 132

30 Anexo 3 : Talento Humano - Prepensionados
NOMBRE COMPLETO CARGO GRADO NIVEL DEPENDENCIA VINCULACION EDAD 1 CARDENAS BELEÑO ROBERTO AUXILIAR DE SERVICIOS GENERALES. 2 ASISTENCIAL GENERAL PROVISIONAL 59 CUBILLOS RODRIGUEZ JOSE ORLANDO CONDUCTOR 3 DUARTE JOSE HERMOGENES OPERARIO 8 INFRAESTRUCTURA C.A 64 4 DUQUE JAIME 60 5 FETECUA RODRIGUEZ LUIS HERNANDO 6 FORERO RODRIGUEZ LUIS ALBERTO AMBIENTE 63 7 RODRIGUEZ GOMEZ EDGAR ANIBAL ROZO NOEL ANTONIO 67 9 ALVAREZ TOVAR GLORIA SECRETARIO DE DESPACHO DIRECTIVO EDUCACION L.N.R 10 BOHORQUEZ OLARTE MARIELA SECRETARIO EJECUTIVO DESARROLLO SOCIAL 11 CORTES GLORIA ELVIRA JURIDICA 54 12 JUYO CASTILLO GLORIA STELLA INSPECCION 1 57 13 PEREA ZUÑIGA MARIA NANCY INSPECCION 3 14 REY ALEJO IRMA LUCIA PROFESIONAL ESPECIALIZADO PROFESIONAL COMISARIA 1 15 ROJAS TAPIERO RUBIELA TECNICO ADMINISTRATIVO TECNICO HACIENDA 55 16 SEGURA CORTES ANA LUCIA

31 Anexo 4: Aseguramiento

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33 Almacén Municipal e Inventarios
Mosquera 9 noviembre 2015

34 ADMINISTRACIÓN DE ALMACÉN E INVENTARIOS
Bienes Muebles Se realizan dos (2) inventarios semestrales anuales individualizados, con el fin de verificar todos los bienes de propiedad del Municipio de Mosquera Cundinamarca. Este proceso se realiza con la herramienta SINFA. SINFA-SISTEMA DE INFORMACIÓN ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO

35 ADMINISTRACIÓN DE ALMACÉN E INVENTARIOS
Copia Escrituras Hacienda-Planeación Almacén Registran Datos “SINFA” Informe CISA Y SIGA INICIO FIN Inmuebles Se cuenta con una base de datos SINFA el cual maneja el registro de bienes inmuebles. Allí se realiza el registro de cada uno de los inmuebles que son remitidos por la Secretaria de Hacienda y por la Secretaria de Planeación y Ordenamiento Territorial. Diagrama de flujo

36 ADMINISTRACIÓN DE ALMACÉN E INVENTARIOS REGLAMENTOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y CONTABLES PARA EL MANEJO Y CONTROL DE LOS BIENES EN EL MUNICIPIO DE MOSQUERA - CUNDINAMARCA. Adoptado mediante resolución No. 052 de fecha 26 de Enero de 2015 COMITÉ TECNICO DE INVENTARIOS Y BAJA DE BIENES MUEBLES DEL MUNICIPIO DE MOSQUERA CUNDINAMARCA El comité Técnico de Inventarios y bajas de bienes muebles de propiedad del Municipio de Mosquera – Cundinamarca, estará integrado por los siguientes funcionarios que tendrán voz y voto;: Creado mediante Decreto No. 125 de fecha 12 de Abril de 2013.

37 ADMINISTRACIÓN DE ALMACÉN E INVENTARIOS
Registro de entradas y salidas de elementos al almacén municipal Allegar copia del contrato al almacén Municipal. Se registra cada uno de los ítems del contrato Se realiza la entrada de almacén “consumo-devolutivo” Se verifica cada unos de los elementos descritos en el contrato Entrega de bienes a la secretaria solicitante Se legaliza la salida con la firma de la misma

38 ADMINISTRACIÓN DE ALMACÉN E INVENTARIOS
Informes Plan de compras (Mes de Enero) Actualizaciones del plan (Mensualmente - 5 primeros días de cada mes) Formato 5 A - SIA Cundinamarca Propiedad, Planta y Equipo - Adquisiciones (Marzo) Formato 5 B - SIA Cundinamarca Propiedad, Planta y Equipo - Inventario (Marzo) Inventarios semestrales (Diciembre – Junio) Inventario anual de cierre (Diciembre 31) Actualización de listado de bajas (Según la necesidad) Actualización de inventario de inmuebles (Cada vez que se envié un inmueble) y este se reporta a CISA.

39 ADMINISTRACIÓN DE ALMACÉN E INVENTARIOS
Logros Alcanzados Creación del comité de técnico de inventarios y baja de bienes muebles del Municipio de Mosquera Cundinamarca, mediante el Decreto No. 125 de fecha 12 de Abril de 2013. Expedición del Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el manejo y control de los bienes en el Municipio de Mosquera Cundinamarca, mediante Resolución No. 052 de fecha 26 de Enero de 2015. Elaboración de inventarios individualizados por cada una de las dependencias de la Administración Municipal, con el objetivo de mantener depurados todos los bienes que posee el Municipio. Mantener al día las tablas de retención documental de nuestra oficina durante el cuatrenio 2012 al 2015. Codificación según código de creación del SINFA de todos los elementos de consumo que se manejan en la Bodega Municipal.

40 ADMINISTRACIÓN DE ALMACÉN E INVENTARIOS Logros Alcanzados
Recibir elementos de bajas de todas las instituciones educativas con el fin de mejorar la imagen de cada uno de ellos. Decepcionar elementos de todas las dependencias para dar de baja por ser elementos inservibles, obsoletos en la sede de la Antigua Fiscalía. Reunión de comité de bajas con el fin de adelantar proceso de enajenación de bienes. Actualización de plan de adquisiciones mensualmente en coordinación con la Oficina Jurídica y con Dirección de Prospectiva y evaluación integral, con el fin de mantener actualizada la pagina web del Municipio. Reportar mensualmente todas las novedades para la aseguradora en el tema de bienes muebles, con el fin de mantener asegurados todos los bienes del Municipio. Mantener actualizado el modulo de los bienes inmuebles del municipio. Conjuntamente reportándolo al sistema de información y de gestión de activos SIGA.

41 ADMINISTRACIÓN DE ALMACÉN E INVENTARIOS
Recomendaciones y necesidades Mejorar las instalaciones físicas de la parte administrativa del Almacén Municipal Adecuar una bodega para almacenamiento de los elementos inservibles y obsoletos. Renovación de estantería para la Bodega del almacén Capacitación en el tema de bienes devolutivos, normatividad en el tema de inventarios, enajenación de bienes inservibles. Adquirir elementos de Bioseguridad para funcionarios del almacén. Adquirir elementos de Seguridad con el fin de conservar la vida útil de los elementos