1 ACS-DOL El proceso de ajuste a la factura automatizada para los proveedores de FECA 2010 Recuperación Sistemática de pagos excesivos.

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1 1 ACS-DOL El proceso de ajuste a la factura automatizada para los proveedores de FECA 2010 Recuperación Sistemática de pagos excesivos.

2 2 Tabla de Contenidos ¿Cuál es el nuevo proceso? P.3 ¿De qué manera me afectará el cambio como proveedor? P.4 ¿Cómo completar la planilla para solicitar el ajuste ? P.5 ¿Qué se considera en una solicitud de adjuste?P.9 ¿Cómo puedo solicitar un ajuste? P.11 ¿Cómo puedo presentar una solicitud de ajuste? P.13 ¿Cuándo puedo esperar una respuesta, después de presentar una solicitud? P.15 ¿Qué pasa si no sé la situación después de 10 días laborables? P.17 La recuperación sistemática de los pagos en exceso P.18 Pagos P.27 Reembolso P.31 ¿Qué pasa si no he recibido el pago? P.32 Devolver al Proveedor (RTP) P.33 Apéndice A: Definiciones P.37 Apéndice B: FAQ página de fácil acceso e impresión P.38 Apéndice C: Enlaces útiles P.39

3 3 ¿Cuál es el nuevo proceso? El nuevo proceso requiere el uso de un ajuste de planilla para identificar más rápidamente la solicitud de ajuste. El nuevo proceso permite la recuperación automática de los pagos en exceso de los pagos semanales. El proceso automatizado de ajuste proporcionará: Un proceso más eficiente y mas rápido. La comunicación sistemática de saldo adeudado a DOL. Procesamiento de ajuste automático a la recepción de la solicitud.

4 4 ¿Cómo me afecta el cambio como un proveedor? El nuevo proceso de ajuste automático solamente afectará a proveedores de FECA dentro del OWCP. Como proveedor de FECA, cuando una factura es presentada solicitando el procesamiento de ajuste, el proveedor hará la petición usando la nueva planilla de ajuste.

5 5 Cuadro 1 - Entre los 17 dígitos del TCN de la factura que requiere el ajuste Cuadro 2 - Entre los 9 dígitos de identificación (ID) o Seguro Social y el nombre del reclamante Cuadro 3 - Entre el nombre del proveedor, la dirección, los 9 dígitos de ID del Proveedor de ACS, el número de teléfono y el nombre de una persona de contacto. Cuadro 4 - Marque en la casilla, la razón para el ajuste Cuadro 5 - Anote la explicación por el ajuste Se requiere la firma del proveedor y la fecha para procesar ¿Cómo completar la planilla?

6 6 Complete todos los campos de la planilla. Si falta información o la información no es válida, la petición sera devuelta al proveedor de (RTP). Para garantizar su correcto procesamiento, por favor complete una planilla para cada cada factura que requiere ajuste. No agregue números de casos addicionales o TCN a un documento. Cada solicitud es asociada a un TCN original para asegurar la exactitud. Usted puede indicar "ver adjunto" en el area indicada como “Explicación de Ajustes”.

7 7 Documentación de Respaldo Documentación de apoyo se requiere para cada solicitud de ajuste. La solicitud de ajuste debe ser presentada con la factura correcta (preferiblemente) o con el RV que indica el TCN que requiere el ajuste. La factura debe incluir una nota con la razón de la solicitud por ejemplo: “Factura corregida”, “reconsideración” o “ajuste” Si está presentando un RV, tenga en cuenta que solamente el TCN incluido en la planilla será ajustado con cada petición.

8 8 Documentación Adicional Presente la documentación adicional que sea necesaria. Por ejemplo: factura del fabricante para los implantes o suministros, informes operativos, y / o los documentos de ingreso/salida a una facilidad medica etc., para justificar los cargos sometidos.

9 9 ¿Qué se considera en una solicitud de ajuste? Una petición de ajuste es una corrección, cambio o actualización de una factura. Peticiones de ajuste pueden ocurrir por los siguientes ejemplos: La consideración de pago para una factura parcialmente pagada. La consideración de pago para una factura anteriormente negada. Corrección general de una factura anteriormente presentada, (por ejemplo, cambio de código CPT, número de caso incorrecto). Una autorización que actualmente esta archivada.

10 10 ¿Qué se considera en una solicitud de ajuste? (Continuación) Presentación de manera oportuna junto con la evidencia de la presentación oportuna. Problemas con la elegibilidad del reclamante o serie de tratamiento. Solicitar reprocesamiento debido a una negación duplicada. Presentación de documentos adicionales. El pago para los implantes - junto con comprobante de compra y/o la factura de fabricante.

11 11 ¿Cómo puedo solicitar un ajuste? Proveedores de FECA tienen que solicitar un ajuste usando la planilla apropiada Esta planilla no se aplica para: Farmacias DOL – proveedores contratados (Enfermeras o Enfermeros de contrato, Voc Rehab, y Proveedores de SECOP) Proveedores del Programa de DEEOIC (Energía) Proveedores del Programa de DCMWC (Pulmón Negro) Para obtener la planilla por favor véa el apéndice

12 12 ¿Cual es la diferencia entre una apelación y un ajuste ? Un ajuste es una solicitud para corregir, cambiar o actualizar la información previamente facturada. Una apelación es una solicitud para revisar y reconsiderar la cantidad pagada por las cuotas programadas en OWCP, en base a los siguientes criterios: La cantidad facturada se basa en la complejidad del servicio o procedimiento realizado. La presencia de una condición grave que hizo el tratamiento especialmente difícil. El proveedor posee calificaciones inusuales. (ejemplo: cualificaciones adicionales más allá de la certificación profesional en una especialidad médica, como el rango de profesional o artículos publicados) Si usted desea presentar una apelación, por favor, envíe: La factura con la palabra “Apelación” claramente indicada. La razón por lo cual está solicitando una revisión de la cantidad pagada. Nota: NO se requiere una planilla de ajuste para una apelación

13 ¿Cómo puedo solicitar un ajuste? (Continuación) Descargue la planilla de petición de ajuste de FECA en el portal de ACS-DOL http://owcp.dol.acs-inc.com/porta/formsAndLinks.do Solicitudes de ajuste llegando al ACS-DOL centro de llamadas 1- (844) 493-1966 serán redirigidas para utilizar el Web con la excepción de una solicitud de ajuste relacionada a una autorización que este presentemente archivada. Si no puede descargar la planilla del portal del Web, por favor llame a nuestro centro de llamadas y solicite que una planilla le sea enviada a usted por fax. Paquetes de bienvenida a DOL para proveedores nuevos también van a incluir copias de la planilla. 13

14 14 ¿Cómo puedo presentar una solicitud de ajuste? Envíe la planilla junto con la factura correcta y/u otro archivo anexo a la siguient direccion: DFEC Mailroom P.O. Box 8300 London, KY 40742-8300

15 15 ¿Cuándo puedo esperar una respuesta después de presentar una petición de ajuste? Las peticiones de ajustes presentadas por los proveedores deben ser enviadas a London, KY. Una vez recibida, los proveedores pueden: Recibir el estatus de pago de la factura dentro de 10 días laborables desde la fecha de recibo. Recibir un RTP (regreso al proveedor para obtener información adicional) un plazo de 10 días laborables desde la fecha de recepción en la sala de correos de London, Kentucky. Tienen la habilidad de revisar el estatus de la factura en la web http://owcp.dol.acs-inc.com o ACS IVR 1-866-335-8319 http://owcp.dol.acs-inc.com Pueden llamar al centro de llamadas de ACS al 1-844-493-1966 de lunes – viernes de 8 a.m a 8 p.m. EST para información adicional o asistencia.

16 16 ¿Donde puedo revisar el estado de mi solicitud? El Web http://owcp.dol.acs-inc.comhttp://owcp.dol.acs-inc.com Para revisar el estado de su factura en línea, debe tener su nombre de usuario y clave de acceso para obtener acceso al portal seguro. Si no tiene una cuenta, por favor inscribase como usuario aquí. IVR (Respuesta de Voz Interactiva) acceso 24/7. 1-866-335-8319 Puede revisar el Cupón de Remesas (RV) en línea. Seleccione la página de Estatus de Pago en el menú de la pagina del Web. 123123 321321 231231

17 17 ¿Qué procedimiento tengo que seguir si no recibí una respuesta después de 10 días laborables? Llame al sistema de ACS/IVR al 1-866-335-8319 Revise el estado de la factura en el portal del Web Llame al centro de llamadas de ACS al 1-(844) 493-1966 de lunes – viernes 8 a.m. a 8 p.m. EST

18 18 Recuperación Sistemática de Pagos en exceso

19 19 Recuperación Sistemática de pagos en exceso El proceso automatizado de ajuste permite la recuperación sistemática de pagos en exceso. La recuperación automática de un pago en exceso ocurre cuando un proveedor ha recibido un pago de más de lo debido por un servicio. ¿Que crea un exceso de pago? Una transacción de ajuste que paga menos que el pago de la factura original. Ejemplo: El proveedor cambia las unidades facturadas y / o la cantidad facturada menos las unidades o la cantidad total de lo que presentó originalmente. Una negación de un servicio que ya haya sido pagado. Ejemplo: El proveedor cambia la CPT facturada que se pagó previamente. El CPT nuevo requiere autorización y niega el pago. El pago en exceso creará un saldo a favor (balance de crédito) de el archivo y una deuda a DOL.

20 20 ¿Cómo puedo saber si tengo una deuda con DOL? Notificación de pagos en exceso serán indicados en su RV con la cantidad adeudada a DOL, para cada factura afectada. Revise su RV, para un total pagadero a DOL para cada oficina del distrito, busque el campo denominado "Finalización de crédito saldo pagadero a DOL ".

21 21 Pagos en exceso de RV- Saldo pendiente en RV “El saldo final de crédito adeudado a DOL” Total amount paid due to other bills paid Total amount now owed to DOL Overpayment created from this TCN

22 22 La información de pago en exceso – Balance pendiente en el portal de Web 00903112345678901 1234567 Outstanding Balance Overpayment created 123456789

23 23 ¿Cómo es recuperado el dinero? Si un proveedor tiene un balance de crédito con OWCP, la cantidad será recuperada automáticamente de las facturas presentadas en el futuro del mismo proveedor y del mismo reclamante. Si envía un reembolso a DOL, por favor asegúrese de pagar la cantidad completa de la factura presentada originalmente. Pagos parciales no provocarán un ajuste.

24 24 Información de la recuperación encontrada en un RV – deuda satisfecha Payable amount of $106.30 is applied to two previous overpayment TCNS on file for the claimant Payable amount Amount remitted after recoupment and debt satisfaction for that claimant Beginning total amount owed to DOL Amount recouped from this pay cycle Remaining total amount owed

25 25 Información de la recuperación encontrada en el portal del Web 40932112345678901 4093211234567908 60932130300300033 Payable amount Payable amount of $106.30 is applied to two previous overpayment TCNs on file for the claimant

26 26 Información de la recuperación encontrada en un RV – los fondos abonados y la deuda pendiente Payable amount is applied to previous overpayment TCN (s) on file for the claimant Remaining amount owed to DOL for this claimant Remaining total amount owed to DOL Overpayment on file for claimant Amount recouped and credited to overpayment

27 27 Pagos Una transacción de ajuste puede pagar fondos adicionales para usted Ejemplo: Los cargos presentados anteriormente para 99255, que negó el pago debido a la elegibilidad del reclamante. El caso del reclamante ya está abierto y disponible para recibir pago. Y la factura ha sido presentada nuevamente para pago. El RV mostrará el crédito (negativo) y el débito (positivo) El RV indicará “Cantidad neta que se pagará a usted” “Cantidad neta que se pagará a usted” Solo aparece en ajustes positivos

28 28 Pagos – Información de la factura en el portal 987654 00932110200100100 00932110200200100 987654 00912330305555530 00932110200200100

29 29 ¿Cómo puedo deberle a DOL una deuda pero todavía recibir pago? El programa de FECA asigna un balance de crédito basado en el reclamante. Cualquier recuperación futura va a ocurrir en facturas para ese reclamante en particular. Si usted trata a otros reclamantes de DOL FECA sin una deuda en el archivo por sus facturas, usted recibirá el pago por esos servicios.

30 30 Si presento una factura para múltiples reclamantes, cómo puedo saber qué casos tienen pagos en exceso en el archivo? La página del resumen de balance de crédito en su RV indicará cada ID de reclamante, junto con el TCN y la fecha que el balance fue creado.

31 31 Reembolso En una transacción de ajuste que muestre que demasiados fondos fueron recuperados del proveedor. El RV indicará “cantidad neta reembolsada a usted” (el proveedor). CLAIMANT NAME 121234567 0-09321-20-200-5555-55

32 32 ¿Qué pasa si no he recibido el pago? Si han pasado menos de 45 días de la fecha que aparece en el pago, por favor permita el transcurso del período de tiempo diseñado antes de solicitar asistencia. Si han pasado mas de 45 días de la fecha que aparece en el pago, por favor llame al centro de llamadas de ACS al 1-(844) 493-1966 y solicite hacer un rastreo de cheque.

33 33 El proceso de Devoluciones al Proveedor (RTP)

34 Razones que se puede solicitar un RTP Si la petición de un ajuste está incompleta, la solicitud será devuelta para información adicional. Razones para un RTP pueden incluir: El TCN tiene que ser correcto y estar en el archivo para procesar un ajuste. Si no, su solicitud podría ser RTP porque “TCN no se encuentra, no es valido o es illegible. Si una petición de ajuste o una factura es presentada nuevamente despues de haber sido solicitada en los últimos 10 días, la petición puede ser RTP (por favor, permita pasar 10 días laborables desde la fecha que aparece en el recibo antes de presentar información adicional). La petición puede ser RTP por “TCN que actualmente está en el proceso de ser ajustado”. Si la petición ha sido presentada más de 3 veces, la solicitud del ajuste será revisada manualmente.

35 35 Razones que se puede solicitar un RTP (Continuación) El número de nueve (9) dígitos de caso del reclamante (ID) y el nombre del reclamante es obligatorio. Su número de nueve (9) dígitos de proveedor de ACS, nombre y dirección es obligatorio. Si no sabe su número de caso o su número de proveedor de ACS, por favor llame al centro de llamadas de ACS al 1-(844) 493-1966 Lunes – Viernes 8 AM a 8 PM EST para asistencia.

36 36 Razones que se puede solicitar un RTP (Continuación) Se requiere una explicación por la cual requiere un ajuste: Usted puede utilizar las palabras “See Attached“. Se requiere una factura corregida para poder procesar: Un RV indicando que el TCN que necesita ajuste puede ser aceptado.

37 37 Apéndices A: Definiciones RV = Reemítanse Voucher o la explicación de los beneficios. Adjustment = una solicitud para el reprocesamiento de una factura procesada previamente. Appeal = una solicitud para reconsideración de la tasa prevista de pago. Crédito Balance = La cantidad debida a DOL por el pago en exceso de un servicio facturado previamente (también llamada: deuda o saldos pendientes). Crédito = La inversión o vacío de una factura que fue procesada previamente. Debió = Una factura que remite los fondos al presentador.

38 38 Apéndices B: Enlaces útiles ACS-DOL - El Portal de la página de Web. http://owcp.dol.acs-inc.com ACS-DOL petición de ajuste de plantilla. http://owcp.dol.acs.com/portal/forns AndLinks.do ACS-DOL – La página de registración del portal de Web. https://owcp.dol.acs- inc.com/sso/registration/providerAccount.do https://owcp.dol.acs- inc.com/sso/registration/providerAccount.do