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Aprendizaje de Microsoft ® Access ® 2010 Crear consultas para una nueva base de datos.

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Presentación del tema: "Aprendizaje de Microsoft ® Access ® 2010 Crear consultas para una nueva base de datos."— Transcripción de la presentación:

1 Aprendizaje de Microsoft ® Access ® 2010 Crear consultas para una nueva base de datos

2 Contenido del curso Información general: las consultas son esenciales Lección: incluye siete secciones Tareas de práctica sugeridas Prueba Tarjeta de referencia rápida Crear consultas para una nueva base de datos

3 Información general: las consultas son esenciales Crear consultas para una nueva base de datos En este curso aprenderá a crear consultas para una base de datos de Access. Las consultas son una parte esencial de cualquier base de datos. Sirven para extraer información importante de una base de datos y responder preguntas empresariales clave. Este es el cuarto curso de una serie que enseña a los principiantes a usar Access 2010.

4 Objetivos del curso Usar el Diseñador de consultas para crear una consulta de selección que devuelva datos de una sola tabla. Crear una consulta de selección que solicite al usuario que escriba parámetros y que devuelva resultados que coincidan con dichos parámetros. Usar una fórmula en una consulta para calcular una suma. Usar el Asistente para consultas para crear una consulta de selección que devuelva datos de dos tablas. Usar una expresión para concatenar campos. Crear consultas para una nueva base de datos

5 Obtener respuestas de sus datos Crear consultas para una nueva base de datos Bloques de creación de una consulta de selección La nueva base de datos de seguimiento de activos es avanzada. Ya cuenta con tablas, relaciones y datos, de modo que el paso siguiente es crear algunas consultas. Estas le ayudarán a responder preguntas importantes y le facilitarán la creación de formularios e informes.

6 Obtener respuestas de sus datos Crear consultas para una nueva base de datos Bloques de creación de una consulta de selección Concretamente, creará consultas de selección. Se tratan de componentes que recuperan y procesan sus datos y muestran los resultados en una hoja de datos. Por ejemplo, si quiere saber a quién llamar cuando un equipo tenga que ser reparado, puede crear una consulta que extraiga los nombres y números de teléfono pertinentes.

7 Obtener respuestas de sus datos Crear consultas para una nueva base de datos Bloques de creación de una consulta de selección Esto es lo que muestra la imagen. La consulta toma datos de activos de la tabla, los nombres de técnicos de la segunda tabla y muestra el resultado de modo que se puede consumir. Comencemos revisando las partes de una consulta.

8 Conceptos básicos sobre la creación de consultas de selección Crear consultas para una nueva base de datos Proceso para crear una consulta Access ofrece dos maneras principales de crear consultas de selección: el Diseñador de consultas y el Asistente para consultas. Independientemente de la herramienta que use, debe seguir algunos pasos comunes al crear una consulta de selección.

9 Conceptos básicos sobre la creación de consultas de selección Crear consultas para una nueva base de datos Proceso para crear una consulta Comience por seleccionar un origen de registros para la consulta. Un origen de registros puede ser una o más tablas, una o más consultas, o una combinación de ambas. La imagen muestra una tabla abierta en el Diseñador de consultas. En el origen de registros, seleccione los campos que desee ver en la consulta. La imagen muestra los campos en el Diseñador de consultas, pero puede hacer lo mismo en el Asistente para consultas.

10 Conceptos básicos sobre la creación de consultas de selección Crear consultas para una nueva base de datos Proceso para crear una consulta Agregue criterios de ordenación, filtrado u otros criterios de selección a las consultas. Por ejemplo, si usa los criterios que se muestran en la imagen, la consulta solo devolverá datos para activos comprados a partir de mayo de También puede usar criterios que hagan que una consulta le solicite la entrada de datos antes de ejecutarse, lo cual se trata más adelante en este curso. Después de haber agregado campos y criterios de selección, ejecute la consulta para ver si le proporciona los resultados correctos.

11 Maneras de usar los resultados de las consultas Crear consultas para una nueva base de datos Una consulta como origen de datos de un informe Al ejecutar una consulta de selección, Access muestra los resultados en una hoja de datos. El resultado se denomina un conjunto de registros, con el que puede trabajar del mismo modo que se hace con una hoja de datos. Por ejemplo, puede agregar o cambiar datos y Access escribirá los cambios a las tablas que funcionan como orígenes de registros para la consulta.

12 Maneras de usar los resultados de las consultas Crear consultas para una nueva base de datos Una consulta como origen de datos de un informe También puede usar conjuntos de registros para proporciona datos para formularios, informes e incluso otras consultas. Por ejemplo, si quiere un informe sobre los equipos que debe sustituir, puede crear una consulta que devuelva esos datos y, a continuación, crear rápidamente el informe. La imagen muestra cómo. La consulta solo devuelve los registros en que se ha marcado un activo para ser retirado.

13 Maneras de usar los resultados de las consultas Crear consultas para una nueva base de datos Una consulta como origen de datos de un informe Los dos cursos finales de esta serie muestran cómo crear formularios e informes que usan consultas como orígenes de datos. Por ahora, recuerde que, a diferencia de las tablas, los conjuntos de registros no existen físicamente en la base de datos. Access almacena la consulta y solo se muestra un conjunto de registros al ejecutar la consulta. Es el momento de crear una consulta. Empezaremos con el Diseñador de consultas.

14 Consultar un solo origen de registros Crear consultas para una nueva base de datos Uso del Diseñador de consultas El Diseñador de consultas ofrece el máximo control sobre una consulta de selección. También facilita la creación de una consulta que usa una sola tabla como origen de registros. Por ejemplo, este tipo de consulta facilita la enumeración de los activos y las fechas de compra.

15 Consultar un solo origen de registros Crear consultas para una nueva base de datos Uso del Diseñador de consultas Aquí está proceso. En el grupo Consultas de la pestaña Crear, haga clic en Diseño de la consulta. El diseñador se iniciará y mostrará el cuadro de diálogo Mostrar tabla. En la cinta de opciones, también aparecerá la pestaña Diseño. En el cuadro de diálogo, seleccione el origen de registros. Puede usar una combinación de tablas y consultas, y las que seleccione aparecerán en la sección superior del diseñador.

16 Consultar un solo origen de registros Crear consultas para una nueva base de datos Uso del Diseñador de consultas En el origen de registros, haga doble clic en los campos que desea ver en el conjunto de registros o los resultados. Su selección aparecerá en la sección inferior del diseñador. Cuando acabe de agregar campos, vaya a la pestaña Diseño y, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar. Su conjunto de registros aparecerá como una hoja de datos.

17 Hacer que una consulta solicite la entrada de datos Crear consultas para una nueva base de datos Uso de los criterios en una consulta El tipo de consulta que ha creado en la sección anterior puede devolver muchos datos. Una manera habitual de limitar los resultados de la consulta es usar un parámetro. Dicho de otra manera, los parámetros hacen que la consulta solicite la entrada de datos antes de ejecutarse; son un tipo de filtro que aplica a la consulta.

18 Hacer que una consulta solicite la entrada de datos Crear consultas para una nueva base de datos Uso de los criterios en una consulta A continuación se muestra cómo usar parámetros en las consultas: Abra la consulta en la vista Diseño y, en la fila Criterios del campo que desea filtrar, escriba los parámetros. Por ejemplo, puede usar los criterios que se muestran en la imagen. Al ejecutar la consulta, dichos criterios le solicitan que escriba una fecha de inicio y una fecha de finalización, y la consulta solo devuelve los registros que se encuentran entre las fechas que haya especificado.

19 Usar una fórmula en una consulta Crear consultas para una nueva base de datos Usar una fórmula en una consulta Otra manera habitual de modificar los criterios de selección en una consulta es agregar una función. Por ejemplo, si desea saber cuánto gastó su compañía en muebles de oficina el año pasado, puede agregar una función de agregado a la consulta y aparecerá la suma en los resultados.

20 Usar una fórmula en una consulta Crear consultas para una nueva base de datos Usar una fórmula en una consulta Abra la consulta en la Vista Diseño. En el grupo Mostrar u ocultar de la pestaña Diseño, haga clic en Totales. La fila Total aparecerá en el diseñador. En el campo en que desee usar la función, haga clic en la fila Total y seleccione una función de la lista. Al ejecutar la consulta, los resultados incluyen el cálculo.

21 Consultar varios orígenes de registros Crear consultas para una nueva base de datos Uso del Asistente para consultas para crear una consulta de varios orígenes Puede usar varias tablas, u otras consultas, como origen de registros para una nueva consulta. De hecho, realizará muchas más consultas en varios orígenes de registros que en orígenes únicos. Las consultas de varios orígenes representan la manera de responder a preguntas como qué activos proceden de qué proveedores. El Asistente para consultas es la manera más sencilla de aprender a crear consultas de varios orígenes. Especialmente para los usuarios principiantes de Access.

22 Consultar varios orígenes de registros Crear consultas para una nueva base de datos Uso del Asistente para consultas para crear una consulta de varios orígenes En el grupo Consultas de la pestaña Crear, haga clic en Asistente para consultas. Finalice el asistente. Como parte de este proceso, seleccione las tablas y los campos que desea usar como origen de registros y... Asigne un nombre descriptivo a la nueva consulta y recuerde evitar el uso de espacios en el nombre.

23 Sugerencias para la práctica 1.Crear una consulta de selección a partir de una sola tabla. 2.Hacer que la consulta solicite la entrada de datos (agregar un parámetro). 3.Agregar un campo calculado a una consulta. 4.Dar formato al campo calculado. 5.Crear una consulta de varias tablas. 6.Concatenar campos con una expresión. Crear consultas para una nueva base de datos Práctica en líneaPráctica en línea (requiere Access 2010)

24 Pregunta de prueba 1 Al crear una consulta, ¿cuál de estas opciones selecciona? (Elija una respuesta). Crear consultas para una nueva base de datos 1.Un origen de registros. 2.Una tabla del sistema. 3.Un conjunto de registros.

25 Pregunta de prueba 1 Crear consultas para una nueva base de datos El origen de registros puede ser una combinación de tablas y consultas. Al crear una consulta, ¿cuál de estas opciones selecciona? Respuesta: 1. Un origen de registros.

26 Pregunta de prueba 2 ¿Para cuál de las siguientes opciones se usan criterios en una consulta para llevarla a cabo? (Elija una respuesta). Crear consultas para una nueva base de datos 1.Asegurarse de que los datos tengan el formato adecuado. 2.Agregar fórmulas a una tabla. 3.Ordenar, filtrar o limitar de otro modo lo que devuelve la consulta.

27 Pregunta de prueba 2 Crear consultas para una nueva base de datos Los criterios también pueden ser bastante eficaces. Por ejemplo, puede usar criterios para encontrar registros de personas que viven en una ciudad determinada y tienen su cumpleaños comprendido entre las fechas que especifique. ¿Para cuál de las siguientes opciones se usan criterios en una consulta para llevarla a cabo? Respuesta: 3. Ordenar, filtrar o limitar de otro modo lo que devuelve la consulta.

28 Pregunta de prueba 3 Antes de usar varias tablas como origen de registros, estas tablas deben: (Elija una respuesta). Crear consultas para una nueva base de datos 1.Estar abiertas en la vista Hoja de datos. 2.Participar en una relación. 3.No servir como origen de registros para otra consulta.

29 Pregunta de prueba 3 Crear consultas para una nueva base de datos Si las tablas no participan en una relación, la consulta devuelve todos los datos en cada tabla y los resultados casi siempre carecen de significado. Antes de usar varias tablas como origen de registros, estas tablas deben: Respuesta: 2. Participar en una relación.

30 Pregunta de prueba 4 Una expresión es: (Elija una respuesta). Crear consultas para una nueva base de datos 1.Una fórmula almacenada en una o más tablas de bases de datos. 2.Una fórmula que solo calcula fechas. 3.Un objeto que puede realizar cálculos y otras tareas como la validación de datos.

31 Pregunta de prueba 4 Crear consultas para una nueva base de datos En este curso ha aprendido dos maneras de usar expresiones. La Tarjeta de referencia rápida vinculada al final del curso ofrece mucha más información sobre ellas. Una expresión es: Respuesta: 3. Un objeto que puede realizar cálculos y otras tareas como la validación de datos.

32 Pregunta de prueba 5 Este curso le ha enseñado todo lo que necesita saber sobre consultas. (Elija una respuesta). Crear consultas para una nueva base de datos 1.Verdadero. 2.Falso.

33 Pregunta de prueba 5 Crear consultas para una nueva base de datos La Tarjeta de referencia rápida vinculada en la siguiente diapositiva incluye mucha más información. Úsela. Este curso le ha enseñado todo lo que necesita saber sobre consultas. Respuesta: 2. Falso.

34 Tarjeta de referencia rápida Para obtener un resumen de las tareas tratadas en este curso, consulte la Tarjeta de referencia rápida.Tarjeta de referencia rápida Crear consultas para una nueva base de datos

35 Uso de esta plantilla Consulte el panel de notas o vea la página completa de notas (pestaña Ver, Página de notas) para obtener una ayuda detallada sobre esta plantilla.


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