Aprendizaje de Microsoft® Access® 2010

Presentación del tema: "Aprendizaje de Microsoft® Access® 2010"— Transcripción de la presentación:

1 Aprendizaje de Microsoft® Access® 2010
[Notas para el instructor: Este es el cuarto curso de una serie que enseña a los principiantes a usar Access Para examinar otras presentaciones de aprendizaje de Access descargables, vea la página “Descargar aprendizaje de Office 2010” ( Para obtener una ayuda detallada acerca de cómo personalizar esta plantilla, vea la última diapositiva. También puede encontrar texto adicional de la lección en el panel de notas de algunas diapositivas]. Crear consultas para una nueva base de datos

2 Crear consultas para una nueva base de datos
Contenido del curso Información general: las consultas son esenciales Lección: incluye siete secciones Tareas de práctica sugeridas Prueba Tarjeta de referencia rápida Crear consultas para una nueva base de datos

3 Información general: las consultas son esenciales
En este curso aprenderá a crear consultas para una base de datos de Access. Las consultas son una parte esencial de cualquier base de datos. Sirven para extraer información importante de una base de datos y responder preguntas empresariales clave. Este es el cuarto curso de una serie que enseña a los principiantes a usar Access Crear consultas para una nueva base de datos

4 Crear consultas para una nueva base de datos
Objetivos del curso Usar el Diseñador de consultas para crear una consulta de selección que devuelva datos de una sola tabla. Crear una consulta de selección que solicite al usuario que escriba parámetros y que devuelva resultados que coincidan con dichos parámetros. Usar una fórmula en una consulta para calcular una suma. Usar el Asistente para consultas para crear una consulta de selección que devuelva datos de dos tablas. Usar una expresión para concatenar campos. Crear consultas para una nueva base de datos

5 Obtener respuestas de sus datos
La nueva base de datos de seguimiento de activos es avanzada. Ya cuenta con tablas, relaciones y datos, de modo que el paso siguiente es crear algunas consultas. Estas le ayudarán a responder preguntas importantes y le facilitarán la creación de formularios e informes. Bloques de creación de una consulta de selección Crear consultas para una nueva base de datos

6 Obtener respuestas de sus datos
Concretamente, creará consultas de selección. Se tratan de componentes que recuperan y procesan sus datos y muestran los resultados en una hoja de datos. Por ejemplo, si quiere saber a quién llamar cuando un equipo tenga que ser reparado, puede crear una consulta que extraiga los nombres y números de teléfono pertinentes. Bloques de creación de una consulta de selección Crear consultas para una nueva base de datos

7 Obtener respuestas de sus datos
Esto es lo que muestra la imagen. La consulta toma datos de activos de la tabla, los nombres de técnicos de la segunda tabla y muestra el resultado de modo que se puede consumir. Comencemos revisando las partes de una consulta. Bloques de creación de una consulta de selección Crear consultas para una nueva base de datos

8 Conceptos básicos sobre la creación de consultas de selección
Access ofrece dos maneras principales de crear consultas de selección: el Diseñador de consultas y el Asistente para consultas. Independientemente de la herramienta que use, debe seguir algunos pasos comunes al crear una consulta de selección. Proceso para crear una consulta Crear consultas para una nueva base de datos

9 Conceptos básicos sobre la creación de consultas de selección
Comience por seleccionar un origen de registros para la consulta. Un origen de registros puede ser una o más tablas, una o más consultas, o una combinación de ambas. La imagen muestra una tabla abierta en el Diseñador de consultas. En el origen de registros, seleccione los campos que desee ver en la consulta. La imagen muestra los campos en el Diseñador de consultas, pero puede hacer lo mismo en el Asistente para consultas. Proceso para crear una consulta Crear consultas para una nueva base de datos

10 Conceptos básicos sobre la creación de consultas de selección
Agregue criterios de ordenación, filtrado u otros criterios de selección a las consultas. Por ejemplo, si usa los criterios que se muestran en la imagen, la consulta solo devolverá datos para activos comprados a partir de mayo de También puede usar criterios que hagan que una consulta le solicite la entrada de datos antes de ejecutarse, lo cual se trata más adelante en este curso. Proceso para crear una consulta Puede precisar la consulta agregando o quitando campos o cambiando los criterios de selección hasta que obtenga los datos que necesita. A continuación, puede poner la consulta a trabajar. Este es el siguiente paso. Después de haber agregado campos y criterios de selección, ejecute la consulta para ver si le proporciona los resultados correctos. Crear consultas para una nueva base de datos

11 Maneras de usar los resultados de las consultas
Al ejecutar una consulta de selección, Access muestra los resultados en una hoja de datos. El resultado se denomina un conjunto de registros, con el que puede trabajar del mismo modo que se hace con una hoja de datos. Una consulta como origen de datos de un informe Por ejemplo, puede agregar o cambiar datos y Access escribirá los cambios a las tablas que funcionan como orígenes de registros para la consulta. Crear consultas para una nueva base de datos

12 Maneras de usar los resultados de las consultas
También puede usar conjuntos de registros para proporciona datos para formularios, informes e incluso otras consultas. Por ejemplo, si quiere un informe sobre los equipos que debe sustituir, puede crear una consulta que devuelva esos datos y, a continuación, crear rápidamente el informe. Una consulta como origen de datos de un informe La imagen muestra cómo. La consulta solo devuelve los registros en que se ha marcado un activo para ser retirado. Crear consultas para una nueva base de datos

13 Maneras de usar los resultados de las consultas
Los dos cursos finales de esta serie muestran cómo crear formularios e informes que usan consultas como orígenes de datos. Por ahora, recuerde que, a diferencia de las tablas, los conjuntos de registros no existen físicamente en la base de datos. Access almacena la consulta y solo se muestra un conjunto de registros al ejecutar la consulta. Una consulta como origen de datos de un informe Es el momento de crear una consulta. Empezaremos con el Diseñador de consultas. Crear consultas para una nueva base de datos

14 Consultar un solo origen de registros
El Diseñador de consultas ofrece el máximo control sobre una consulta de selección. También facilita la creación de una consulta que usa una sola tabla como origen de registros. Por ejemplo, este tipo de consulta facilita la enumeración de los activos y las fechas de compra. Uso del Diseñador de consultas Crear consultas para una nueva base de datos

15 Consultar un solo origen de registros
Aquí está proceso. En el grupo Consultas de la pestaña Crear, haga clic en Diseño de la consulta. El diseñador se iniciará y mostrará el cuadro de diálogo Mostrar tabla. En la cinta de opciones, también aparecerá la pestaña Diseño. En el cuadro de diálogo, seleccione el origen de registros. Puede usar una combinación de tablas y consultas, y las que seleccione aparecerán en la sección superior del diseñador. Uso del Diseñador de consultas Crear consultas para una nueva base de datos

16 Consultar un solo origen de registros
En el origen de registros, haga doble clic en los campos que desea ver en el conjunto de registros o los resultados. Su selección aparecerá en la sección inferior del diseñador. Cuando acabe de agregar campos, vaya a la pestaña Diseño y, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar. Uso del Diseñador de consultas Su conjunto de registros aparecerá como una hoja de datos. Crear consultas para una nueva base de datos

17 Hacer que una consulta solicite la entrada de datos
El tipo de consulta que ha creado en la sección anterior puede devolver muchos datos. Una manera habitual de limitar los resultados de la consulta es usar un parámetro. Dicho de otra manera, los parámetros hacen que la consulta solicite la entrada de datos antes de ejecutarse; son un tipo de filtro que aplica a la consulta. Uso de los criterios en una consulta Por ejemplo, si solo desea ver registros entre ciertas fechas, puede agregar parámetros que hagan que la consulta solicite las fechas de inicio y de finalización. La consulta devolverá solo los registros que se encuentren entre estas fechas. Crear consultas para una nueva base de datos

18 Hacer que una consulta solicite la entrada de datos
A continuación se muestra cómo usar parámetros en las consultas: Abra la consulta en la vista Diseño y, en la fila Criterios del campo que desea filtrar, escriba los parámetros. Por ejemplo, puede usar los criterios que se muestran en la imagen. Al ejecutar la consulta, dichos criterios le solicitan que escriba una fecha de inicio y una fecha de finalización, y la consulta solo devuelve los registros que se encuentran entre las fechas que haya especificado. Uso de los criterios en una consulta Los criterios pueden ser complejos; puede obtener más información sobre su uso en la Tarjeta de referencia rápida que se incluye mediante vínculo al final del curso. Crear consultas para una nueva base de datos

19 Usar una fórmula en una consulta
Otra manera habitual de modificar los criterios de selección en una consulta es agregar una función. Por ejemplo, si desea saber cuánto gastó su compañía en muebles de oficina el año pasado, puede agregar una función de agregado a la consulta y aparecerá la suma en los resultados. Usar una fórmula en una consulta Crear consultas para una nueva base de datos

20 Usar una fórmula en una consulta
Abra la consulta en la Vista Diseño. En el grupo Mostrar u ocultar de la pestaña Diseño, haga clic en Totales. La fila Total aparecerá en el diseñador. En el campo en que desee usar la función, haga clic en la fila Total y seleccione una función de la lista. Usar una fórmula en una consulta Al ejecutar la consulta, los resultados incluyen el cálculo. A continuación, veremos cómo crear una consulta de selección que usa más de una tabla. Crear consultas para una nueva base de datos

21 Consultar varios orígenes de registros
Puede usar varias tablas, u otras consultas, como origen de registros para una nueva consulta. De hecho, realizará muchas más consultas en varios orígenes de registros que en orígenes únicos. Las consultas de varios orígenes representan la manera de responder a preguntas como qué activos proceden de qué proveedores. Uso del Asistente para consultas para crear una consulta de varios orígenes Nota: Recuerde que todas las tablas de un origen de registros deben participar en una relación. Por ejemplo, no puede extraer los nombres de sus empleados de un origen y los activos que estos usan de otro origen a menos que las tablas estén relacionadas. Si las tablas del origen de registros no están relacionadas, la consulta devolverá todos los datos de cada tabla, y este tipo de resultado tiene unos usos muy limitados. El Asistente para consultas es la manera más sencilla de aprender a crear consultas de varios orígenes. Especialmente para los usuarios principiantes de Access. Crear consultas para una nueva base de datos

22 Consultar varios orígenes de registros
En el grupo Consultas de la pestaña Crear, haga clic en Asistente para consultas. Finalice el asistente. Como parte de este proceso, seleccione las tablas y los campos que desea usar como origen de registros y... Asigne un nombre descriptivo a la nueva consulta y recuerde evitar el uso de espacios en el nombre. Uso del Asistente para consultas para crear una consulta de varios orígenes Crear consultas para una nueva base de datos

23 Sugerencias para la práctica
Crear una consulta de selección a partir de una sola tabla. Hacer que la consulta solicite la entrada de datos (agregar un parámetro). Agregar un campo calculado a una consulta. Dar formato al campo calculado. Crear una consulta de varias tablas. Concatenar campos con una expresión. [Nota para el instructor: Con Access 2010 instalado en el equipo, puede hacer clic en el vínculo de la diapositiva para ir a una práctica en línea. En la práctica, puede trabajar con cada tarea en Access 2010, con instrucciones de guía. Importante: Si no tiene Access 2010, no podrá tener acceso a las instrucciones de la práctica]. Práctica en línea (requiere Access 2010) Crear consultas para una nueva base de datos

24 Crear consultas para una nueva base de datos
Pregunta de prueba 1 Al crear una consulta, ¿cuál de estas opciones selecciona? (Elija una respuesta). Un origen de registros. Una tabla del sistema. Un conjunto de registros. Crear consultas para una nueva base de datos

25 Crear consultas para una nueva base de datos
Pregunta de prueba 1 Al crear una consulta, ¿cuál de estas opciones selecciona? Respuesta: Un origen de registros. El origen de registros puede ser una combinación de tablas y consultas. Crear consultas para una nueva base de datos

26 Crear consultas para una nueva base de datos
Pregunta de prueba 2 ¿Para cuál de las siguientes opciones se usan criterios en una consulta para llevarla a cabo? (Elija una respuesta). Asegurarse de que los datos tengan el formato adecuado. Agregar fórmulas a una tabla. Ordenar, filtrar o limitar de otro modo lo que devuelve la consulta. Crear consultas para una nueva base de datos

27 Crear consultas para una nueva base de datos
Pregunta de prueba 2 ¿Para cuál de las siguientes opciones se usan criterios en una consulta para llevarla a cabo? Respuesta: Ordenar, filtrar o limitar de otro modo lo que devuelve la consulta. Los criterios también pueden ser bastante eficaces. Por ejemplo, puede usar criterios para encontrar registros de personas que viven en una ciudad determinada y tienen su cumpleaños comprendido entre las fechas que especifique. Crear consultas para una nueva base de datos

28 Crear consultas para una nueva base de datos
Pregunta de prueba 3 Antes de usar varias tablas como origen de registros, estas tablas deben: (Elija una respuesta). Estar abiertas en la vista Hoja de datos. Participar en una relación. No servir como origen de registros para otra consulta. Crear consultas para una nueva base de datos

29 Crear consultas para una nueva base de datos
Pregunta de prueba 3 Antes de usar varias tablas como origen de registros, estas tablas deben: Respuesta: Participar en una relación. Si las tablas no participan en una relación, la consulta devuelve todos los datos en cada tabla y los resultados casi siempre carecen de significado. Crear consultas para una nueva base de datos

30 Crear consultas para una nueva base de datos
Pregunta de prueba 4 Una expresión es: (Elija una respuesta). Una fórmula almacenada en una o más tablas de bases de datos. Una fórmula que solo calcula fechas. Un objeto que puede realizar cálculos y otras tareas como la validación de datos. Crear consultas para una nueva base de datos

31 Crear consultas para una nueva base de datos
Pregunta de prueba 4 Una expresión es: Respuesta: Un objeto que puede realizar cálculos y otras tareas como la validación de datos. En este curso ha aprendido dos maneras de usar expresiones. La Tarjeta de referencia rápida vinculada al final del curso ofrece mucha más información sobre ellas. Crear consultas para una nueva base de datos

32 Crear consultas para una nueva base de datos
Pregunta de prueba 5 Este curso le ha enseñado todo lo que necesita saber sobre consultas. (Elija una respuesta). Verdadero. Falso. Crear consultas para una nueva base de datos

33 Crear consultas para una nueva base de datos
Pregunta de prueba 5 Este curso le ha enseñado todo lo que necesita saber sobre consultas. Respuesta: Falso. La Tarjeta de referencia rápida vinculada en la siguiente diapositiva incluye mucha más información. Úsela. Crear consultas para una nueva base de datos

34 Tarjeta de referencia rápida
Para obtener un resumen de las tareas tratadas en este curso, consulte la Tarjeta de referencia rápida. Crear consultas para una nueva base de datos

35 Uso de esta plantilla Uso de esta plantilla Esta plantilla de Microsoft PowerPoint® incluye contenido de aprendizaje sobre cómo crear consultas en una base de datos de Microsoft Access® Su contenido está adaptado del curso de aprendizaje de Office.com llamado “Crear consultas para una nueva base de datos”. Diseños de diapositivas: Cada diapositiva tiene un diseño personalizado. Para aplicar el diseño personalizado a una nueva diapositiva, haga clic con el botón secundario en la miniatura de la diapositiva, señale Diseño y haga clic en el diseño deseado de la galería Diseño. Para modificar los diseños, abra la vista Patrón y modifique el diseño del patrón concreto en esa vista. Puede ver el título del diseño si señala la miniatura. Animaciones: En la presentación se pueden aplicar efectos de animación personalizados. Estos incluyen Flotar hacia adentro (opción Hacia arriba o Hacia abajo), Desvanecer y Zoom. Para modificar los efectos de animación, haga clic en la pestaña Animaciones y use la galería Agregar animación y las opciones de Intervalos. Opciones de efectos proporciona selecciones sobre el efecto; haga clic en Panel de animación en la pestaña Animaciones para trabajar con varias animaciones. Transiciones: se usa una transición, Puertas, para destacar secciones de la presentación de diapositivas. Se aplica en la diapositiva Contenido del curso, en la diapositiva Lección y en la primera diapositiva de prueba. Hipervínculos del curso en línea: La plantilla incluye vínculos a la versión en línea de este curso de aprendizaje. Los vínculos le llevarán a la sesión de práctica de la lección y a la Tarjeta de referencia rápida publicada para el curso. Tenga en cuenta lo siguiente: debe tener Access 2010 instalado para ver la sesión de práctica. Si no tiene Access 2010, no podrá tener acceso a las instrucciones de la práctica. Encabezados y pies de página: La plantilla contiene un pie de página con el título del curso. Para agregar pies de página con la fecha o los números de diapositiva, haga clic en la pestaña Insertar y haga clic en Encabezado y pie de página. Consulte el panel de notas o vea la página completa de notas (pestaña Ver, Página de notas) para obtener una ayuda detallada sobre esta plantilla.