COORDINACIÓN COMERCIAL PROGRAMAS ABIERTOS 30 de junio 2013.

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1 COORDINACIÓN COMERCIAL PROGRAMAS ABIERTOS 30 de junio 2013

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3 Diseñar, implementar y ejecutar continuamente los procesos de diseño y acciones de mejora que den respuesta a las necesidades publicitarias del CCEC.

4 Vrs. Indicadores de procesos En el aumento de procesos no cuenta los programas de enero, febrero y marzo la mayoría realizados en diciembre. En el aumento de procesos no cuenta los programas de enero, febrero y algunos de marzo subidos a la web por Catalina. Procesos de diseño – Enero a Junio de 2013 EneroFebreroMarzoAbrilMayoJunio Total% Diplomado462000122% Seminarios - Cursos21002051% HTML842333341912122% Ajustes Contenidos Web 0261835402214125% Contenidos Web3143226302913424% Banners Web0541011214% Cerrados (Emp.l y estatal) 20034 2 112% Redes Sociales00020 0 20% Comunicación49 5 543305% Apoyo Proyectos03110161% Diseño Institucional042430132% Apoyo Oficinas4114418135410% Revista Cali00111141% Procesos por mes278392115136101554100% Procesos de diseño - Enero a Junio de 2012 EneroFebreroMarzoAbrilMayoJunio Total% Diplomado35991054111% Seminarios - Cursos21010 4277% Virtuales00300251% JPG Masivos579192316418% HTML masivos0001110123% Avisos Prensa133130113% Folletos especiales112513134% Redes Sociales04111072% JPG Redes Sociales0791922106719% Comunicación Interna03 2 01172% Apoyo cerrado00000110% Diseño Institucional212131103% Corrección Contenidos 2151425 159627% Procesos por mes1647549110053361100%

5 %Participación En diseño 2013 %Participación 2012 Participación sub procesos 2012 - 2013 Enero – junio El proceso de corrección se coordinaba el envío y las correcciones. La corrección es realizada por un proveedor. Los nuevos procesos todos son ejecutados in house.

6 Descripción referencia por proceso DiplomadosDiplomados 10 folletos 1 afiche 1 plegable SeminarioSeminario 3 folletos 1 afiche 1 postal HtmlHtml 92 e-mailing 21 ajustes e-mailing 4 revistas Calaméo 4 Landing page (ajustes) Contenidos WEB 134 contenidos montados cali y oficinas 141 ajustes contenidos montados cali y oficinas BannersBanners 4 Portal Puj 5 Pag. WEB CCEC 12 otros medios Estatal y empresarial 5 e-mailing 1 campaña fondos 4 apoyo material pingüinos 1 sello Enero – junio ComunicaciónComunicación Avisos prensa 10 Barranquilla 3 Bucaramanga 7 Cali Pautas revistas 1 Revista Semana 2 Revista Universitas 1 Revista Ingesocio 1 Pasto (Elite Nariño) Otros 2 Junta médica 3 Material eventos) Revista Cali 4 revistas Ref. Abril Mayo Junio Julio Apoyo oficinas Pasto 23 e-mailing 3 revista Program. 1 mueble stand Bucaramanga 12 e-mailing 1 revista Program. 1 mueble stand Barranquilla 11 e-mailing 1 Pendon Institucional 1 presentación Diap. Diseño inst. 13 material inst. Apoyo Proyectos 2 ref. museo caña 3 ref. web Carvajal 1 Demo Corporativo

7 Logros Nuevas plantillas de diseño. Nuevas piezas publicitarias de interacción y promoción. Revista Interactiva (calaméo) http://www.calameo.com/read/002204494dce850235884http://www.calameo.com/read/002204494dce850235884 Aplicación Green Marketing (pie de imprenta certificado). Autorizado por impresor Imágenes de alta calidad y creación banco de imágenes (suscripción 123RF). Diseño de landing Page, HTML 5 – Navegación Móviles. Optimización de tiempos http://campuscarvajal.javerianacali.edu.co http://portales.puj.edu.co/crmeducon/2013/Prog_segundo_trimestre/Segundo_Trimestre / Estandarización de tiempos de los procesos ejecutados. Centralización de los procesos publicitarios (B/quilla, B/manga y Pasto). Centroempresa: Señalética e imágenes institucional.(Pte. Visita proveedor) Fondos institucionales de pantalla para equipos auditorios.(Pte. Autorización CSI) Lo que falta:

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9 Indicadores de procesos

10 Indicadores de resultados

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12 Medios

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14 Indicadores de procesos

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17 Comparativo anual Realizados

18 Indicadores de procesos Comparativo anual Realizados

19 Indicador de Resultados Comparativo anual Realizados

20 Indicadores de Resultados Efectividad20112012 Programación83%76% Realizados67%68% Efectividad Comercial Programación

21 CALI Planeación AnualPlaneación SemestralEjecutado Programación Total 122 diplomados y 60 seminarios. 58 diplomados y 33 seminarios 67 diplomados y 43 seminarios Lanzamiento 93 Diplomados y 46 seminarios 44 diplomados y 25 seminarios 51 diplomados y 37 seminarios Apertura 60 Diplomados: $2.400.000 - 18 participantes 30 Seminarios: $500.000 – 16 participantes 30 diplomados: $2.400.000 – 18 participantes y 16 seminarios: $500.000 – 16 participantes 30 diplomados: $2.466.000 – 17 participantes y 19 seminarios: $443.750 – 16 participantes Ventas Esperadas $2.700.000.000$1.410.000.000 $1.358.094.311 (96%) Indicador de Resultados

22 MATRIZ DE INDICADORES POR PROCESO Periodo evaluado: Enero a Junio 2013 Fecha de medición: Junio 30 2013 PROCESO: Gestión Comercial de programas abiertos Cálculo y desempeño # Nombre del indicador Tipo de indicador FormulaUnidades Meta del período Resultado del período Ponderac.Desempeño Desempeño ponderado 1 Cumplimiento de la programación abierta EFICACIA (# de contenidos definidos en el período / total de contenidos programados)*100 %75%80% 107%0% 2 Eficacia en la oferta de programas abietos EFICACIA (# de programas abiertos vendidos / total de programas abiertos ofertados)*100 %64%56% 87%0% 6 Cumplimiento del presupuesto de ventas EFICACIA (Ingresos por ventas / Ventas esperadas)*100 %100%96% 0% Efectividad de los medios EFECTIVIDAD (# de personas inscritas / total de personas informadas a través de los medios)*100 % 43% #¡DIV/0! 8 % Destinación de los ingresos por venta destinado a medios. EFICIENCIA (Inversión mensual en medios / ingresos por venta de los eventos promovidos)*100 %10%6% 60%0% 9 Inversión promedio en medios por persona inscrita EFICIENCIA Inversión mensual en medios / # personas inscritas $ / personas 104.000,00 $ 77.358,45 74%0% 10 Inversión promedio en medios por persona informada EFICIENCIA Inversión mensual en medios / # personas informada $ / personas $ 33.274,82 #¡DIV/0!

23 Logros Mejoramos tiempos en definición de aperturas. Mejoramos resultados en ventas. Se continua la capacitación a los involucrados en el proceso de atención comercial de primera línea (secretarias, personal nuevo, call center Serlefin), a las Coordinadoras de las oficinas. Call Center está reportando todas las llamadas directamente en el CRM. Se incorporó agente de chat a línea de atención por la página web y se capacitó sobre la información del Centro. Se realizaron ajustes al grupo de primera línea que atiende la 8787 y se incorporaron dos personas en atención de soporte durante los días pico. Adicionalmente el call center también incoporó un agente de back up a su primera línea de atención durante las mismas horas pico. CRM funciona bajo valiosa normalidad para gestión comercial de abiertos y cerrados.

24 Lo que sigue… Clasificación de las áreas de interés para el CRM Ejecutar estrategia de actualización de base de datos. Realizar investigación de mercados en Oficinas. Contratar Auxiliar de Comunicaciones Seguimientos y mejoras al CRM – Implementación modulo SC Ejecución de la estrategia para la publicidad digital Ejecución de estrategia para vender diplomados en zonas alternas (Pereira, Tulua, Popayan) Diseñar estrategia para vender seminarios permanentemente

25 No conformidades enefebmarabrmayjun Total general Contenidos con menos de 60 no solicitados por comercial2 11 4 Incumplimiento con tareas asignadas 53 8 Incumplimiento Programación2 1 3 No suministro a tiempo de información comercial31 2 6 Reproceso por cambios en contenidos1111 4 Reproceso por errores en contenidos66423324 Retrasos proyectos3 1 4 Participantes sin pago 1 1 Quejas y reclamos: clientes33485124 Falta claridad en proceso 1111 4 Solicitudes aplazamiento/recuperación12782121 Faltan recursos 1 1 Total general21192423136106