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ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL. TRES COMPONENTES PARA DEFINIR LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 1. Designa las relaciones formales de mando, niveles jerárquicos.

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1 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

2 TRES COMPONENTES PARA DEFINIR LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 1. Designa las relaciones formales de mando, niveles jerárquicos y control 2. Identifica los departamentos de la organización total 3. Incluye el diseño de sistemas para asegurar la comunicación, coordinación e integración de los esfuerzos en todos los departamentos.

3 La estructura organizacional se refleja en el organigrama. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Sefiplan, contraloria, Transconsult

4 ORGANIGRAMA DIRECTOR SUBDIRECTOR DE FINANZAS JEFE DE PRESUPUESTOS SUBDIRECTOR DE PRODUCCIÒN SUPERINTENDENTE DE PLANTA SUBDIRECTOR DE RECURSOS HUMANOS JEFE DE PRESTACIONES La división de funciones. Los niveles jerárquicos. Las líneas de autoridad y responsabilidad. Los canales formales de comunicación.

5 Visualización de las diferentes partes de la organización Cómo están agrupados los departamentos Quién reporta a quién Principio de orden Mencionar la nueva administración y las empresas virtuales ORGANIGRAMA NOS PERMITE

6 información La organización debe ser diseñada para proveer información tanto información vertical como horizontal. La perspectiva de procesamiento de la información en la estructura

7 ENLACES Los enlaces se definen como la medida de comunicación y coordinación que existen entre los elementos de la organización. ENLACES DE INFORMACIÓN VERTICAL ENLACES DE INFORMACIÓN HORIZONTAL

8 Se utilizan para coordinar las actividades entre las partes superiores e inferiores de una organización. Enlaces de Información Vertical Referencia jerárquica Normatividad y planes Sistemas de Información vertical

9 También llamada cadena de mando. Si surge un problema que los empleados no puedan resolver, puede enviarse al siguiente nivel superior de la jerarquía. Referencia jerárquica Ejemplo 066 (secuestros) Enlaces de Información Vertical

10 En la medida en que el problemas y decisiones son repetitivos, se puede establecer una norma o procedimiento para que los empleados sepan cómo responder sin necesidad de comunicarse con sus superiores. Ejemplo 066 (accidente) Normatividad y planes Enlaces de Información Vertical

11 Los sistemas de información hacen que la comunicación suba y baje por la estructura de una manera más eficiente. Estos incluyen: Reportes Información escrita Información verbal Ejemplo 066 (para el Secretario de Gobierno y el Ejecutivo del Estado, así como a otras áreas REIE (coches robados y recuperados) Sistemas de Información vertical Enlaces de Información Vertical

12 Se refieren al volumen de comunicación y coordinación horizontal entre los departamentos de la organización. Enlaces de información Horizontal Sistemas de información Fuerzas de tarea Integrador de tiempo completo Equipos Contacto directo

13 Permiten que los gerentes o trabajadores de línea de toda la organización intercambien información en forma constante sobre: Problemas Oportunidades Actividades decisiones Sistemas de Información Chrysler (Fast Car) costos, calidad, tiempo, durante las diferentes etapas del proceso de un nuevo modelo de auto (ERP) Enlaces de Información Horizontal

14 Resuelven problemas mediante la coordinación horizontal directa. Por lo general se desintegran luego de que cumplen sus objetivos. Fuerza de tarea Enlaces de Información Horizontal

15 Coordina varios departamentos. Integrador de tiempo completo Enlaces de Información Vertical

16 Son fuerzas de tarea permanentes que a menudo se emplean acompañados por un integrador de tiempo completo. Se utilizan cuando las organizaciones tienen un proyecto a gran escala, gran innovación o una nueva línea de productos. Equipos Enlaces de Información Vertical

17 Una persona de enlace se ubica en un departamento, pero tiene la responsabilidad de comunicarse y de alcanzar la coordinación con otro. Contacto directo Enlaces de Información Horizontal BMW (Serie 300)

18 Organigrama Horizontal PRESIDENTE DEPARTAMENTO DE FINANZAS DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA DEPARTAMENTO DE COMPRAS DEPARTAMENTO DE MERCADOTECNIA Contador Financiero Diseñador de producto Comprador Investigador de mercados Administrador del proyecto del nuevo producto A

19 Escala de mecanismos para la conexión y coordinación horizontal Sistemas de Información Contacto director Fuerzas de tareas Integradores todo el tiempo Equipos Bajo Alto Bajo Alto

20 Organigrama Circular y Mixto (otros) Cuando las líneas de autoridad parten del centro hacia la periferia Cuando se hace cualquier combinación de las anteriores presentaciones

21 Tips para la elaboración de un organigrama 1. Utilizar nomenclatura jerárquica uniforme es decir, a cada nivel de la estructura debe de corresponder igual denominación (todos directores o jefes o supervisores o bien, todos puestos o funciones). 2. No usar diferentes tamaños o formas de las figuras geométricas. 3. Algunas veces, no es recomendable incluir en un solo organigrama todos los niveles de la organización ya que la presentación puede ser confusa, motivo por el cual se recomienda que el organigrama se muestre una presentación general y posteriormente cada una de las áreas administrativas más importantes por separado, y de esta manera simplificar el entendimiento del mismo.

22 Tips para la elaboración de un organigrama 4. No mezclar estructura con flujos de información dentro de ella. 5. Identificar claramente el organigrama. Esto es, la empresa a la que corresponde y el nombre de la unidad que representa. 6. Establecer el momento de la elaboración y el autor del diseño ya que las estructuras cambian con el tiempo y es conveniente conocer quién lo elaboró para posibles aclaraciones.

23 Opciones para el diseño de la organización El diseño global de la estructura de la organización indica tres puntos:

24 Opciones para el diseño de la organización Los departamentos se crean para desempeñar tareas importantes para la compañía, las actividades de trabajo son funciones que ayudan a la compañía a obtener sus objetivos. El departamento de Recursos Humanos, recluta y entrena empleados. El departamento de sistemas desarrolla programas.

25 Opciones para el diseño de la organización También llamadas cadenas de mando, deben ser una línea continua de autoridad que liga todas las personas de una organización y muestra quién reporta a quién.

26 Opciones para el diseño de la organización Agrupamiento departamental Agrupamiento funcional Agrupamiento divisional Agrupamiento de enfoque multiple Agrupación horizontal Agrupación modular

27 Tiene impacto en los empleados porque comparten un supervisor y recursos comunes, son responsables del desempeño y tienden a identificarse y colaborar. Agrupamiento departamental Opciones para el diseño de la organización

28 Coloca juntos a los empleados que desempeñan funciones o procesos de trabajo similares o que aportan un conocimiento o habilidades parecidas. Opciones para el diseño de la organización Agrupamiento funcional El personal del centro de informática de la SEGOB

29 El personal se organiza de acuerdo con la que la organización produce. Toda la gente que se requiere para producir pasta dental incluso mercadotecnia, manufactura y ventas se agrupa bajo un solo ejecutivo. Opciones para el diseño de la organización EADS antes MATRA Agrupamiento divisional

30 Significa que una organización adopta al mismo tiempo dos posibilidades de agrupamiento: Matricial (más adelante) Híbrida Opciones para el diseño de la organización EADS antes MATRA Agrupamiento de enfoque múltiple

31 Los empleados están organizados alrededor de proceso central de trabajo, la información y el flujo de los materiales que proporcionan valor directamente a los clientes. Todos los empleados que trabajan en el proceso central, son reunidos en un grupo en lugar de ser separados en departamentos. Opciones para el diseño de la organización IFE encuestadores Agrupación horizontal

32 Es el más reciente enfoque en el agrupamiento departamental. Con un agrupamiento modular, la organización esta conectada desordenadamente en componentes separados. En esencia, los departamentos son como organizaciones separadas que están electrónicamente unidas para compartir información y para finalizar tareas. Opciones para el diseño de la organización Bell Helicopter y Flight Safety, caso Bimbo, Plataformas Agrupación modular

33 Los dos enfoque más comunes del diseño estructural son: Opciones para el diseño de la organización Agrupamiento funcional (Gobierno) Agrupamiento divisional (caso Microsoft)

34 Matricial (supongamos que esta estructura se refiere aun fabricante de ropa. El producto A es calcetines, el B es ropa de vestir, C es pijamas y así sucesivamente. Cada línea de productos sirve a mercados y clientes diferentes. (Caso Nestle, Kelvin C.) Opciones para el diseño de la organización Agrupamiento de enfoque múltiple Hibrida (combinación de funciones, divisiones, modulares, geográficas y horizontales) caso Ford 12,000 empleados sirviendo a casi 15,000 distribuidores.

35 Cada tipo de estructura es aplicada en diferentes situaciones y desarrolla diferentes necesidades. Cada tipo de estructura, representa una herramienta que puede ayudar al director a lograr que la compañía sea más efectiva, dependiendo de la situación. Aplicación del Diseño Estructural

36 Los principales gerentes evalúan cada determinado tiempo la estructura organizacional para determinar si es adecuada a las necesidades cambiantes de la organización. Muchas compañías prueban una estructura organizacional, luego se reorganizan en otra con la finalidad de encontrar el reajuste correcto entre las relaciones de reportes internos y las necesidades del entorno externo. Síntomas de Deficiencia Estructural Ejemplo: Compaq Computer cambio de una estructura funcional a una estructura divisional. Caso H.P. (Leer)

37 Las personas que toman decisiones pueden estar sobrecargadas porque la jerarquía les envía demasiados problemas y decisiones. Síntomas de Deficiencia Estructural 1. La toma de decisiones se demora o carece de calidad La delegación de autoridad puede ser insuficiente. La información no llegue a las personas correctas.

38 Síntomas de Deficiencia Estructural 2. La organización no responde en forma innovadora a un entorno cambiante 3. Es evidente que hay muchos conflictos La estructura organizacional también tiene que especificar la responsabilidad departamental, que incluye la supervisión del entorno y la innovación.

39 Un organigrama es sólo líneas y cuadros en una hoja de papel o electrónica. Su propósito es estimular y dirigir a los empleados en actividades y comunicaciones que permitan que la compañía alcance sus objetivos. El organigrama aporta la estructura, pero los empleados proporcionan el comportamiento. Es una directriz que estimula a las personas a trabajar juntas, pero la administración debe implementar y llevar a cabo estructuras. Conclusión

40 Ejemplo


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