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1 Av. 12 de Octubre y Coruña Ed. Urban Plaza, Piso 5 www.delfosconsultancy.com C O N S U L T A N C Y

2 PROYECTO INNOVATION GRUPO CARLOS LARREA TORRES Abril – Junio 2012

3 OBJETIVOS REUNIÓN Hacer el cierre definitivo del proyecto. Revisar los beneficios alcanzados. Transmitir ciertas recomendaciones. Objetivos Reunión

4 LEVANTAMIENTO: -FUNCIONES -PROCESOS -ESTADÍSTICAS -CLIENTES ANÁLISIS: -QUICK WINS -PREMISAS DE CAMBIO ACTIVID. REDISEÑO DE PROCESOS Y REORGANIZACIÓN DE ESTRUCTURA CAPACITACIÓN Y ACOMPAÑAMIENTO LEVANTAMIENTO – DIGNÓSTICO % de Avance: 100% % Total de Desvío: 0% % de Avance: 100% % Total de Desvío: 0% Fecha de inicio: 9/ ABRIL /2012 Fecha de Fin: 22/ JUNIO /2012 Fecha de inicio: 9/ ABRIL /2012 Fecha de Fin: 22/ JUNIO /2012 OBJETIVO GENERAL Incrementar la EFICIENCIA, PRODUCTIVIDAD, CONTROL y SINERGIA de las empresas del Grupo, a través de una reingeniería integral de procesos con base en un modelo corporativo de servicios. OBJETIVO GENERAL Incrementar la EFICIENCIA, PRODUCTIVIDAD, CONTROL y SINERGIA de las empresas del Grupo, a través de una reingeniería integral de procesos con base en un modelo corporativo de servicios. ETAPAS SEMANAS REDISEÑO DE PROCESOS: -REINGENIERÍA DE FLUJOS -MANUALES DE PROCEDIMIENTO -ACUERDOS DE SERVICIO ADECUACIÓN DE ESTRUCTURA: -DEFINICIÓN FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES -MANUAL DE ESTRUCTURA MEDICIÓN Y MONITOREO: -INDICADORES Y ESTÁNDARES -MATRIZ DE CONTROLES -CAPACITACIÓN -AJUSTES A MODELO -MEDICIÓN Y SALIDA EN VIVO ESTATUS DEL PROYECTO

5 RECOMENDACIONES GERENCIA GENERAL Estructura Inmediatas: Contratación de Controller y Jefe de RRHH para el grupo Integración de funciones caja/facturación AMBANDINE Contratación soporte de sistemas AMBANDINE y AUTOSCOREA Salida en vivo de avaluador de vehículos usados Mediatas: Integración al modelo de estructura y procesos a Klub Seguros y Larrea Autos Generación de una empresa que brinde servicios de soporte al Grupo / convertir a las empresas con un rol netamente comercial

6 RECOMENDACIONES GERENCIA GENERAL Negocio Potenciar el negocio de accesorios de las empresas, con énfasis en AMBANDINE Separar claramente los roles, responsabilidades y registro financiero de los negocios personales de la GG en Usados Impulsar el negocio de Taller de colisiones como un servicio común a las empresas Comunicación Realizar foros formales e informales de integración y comunicación entre los colaboradores del grupo

7 RECOMENDACIONES GERENCIA GENERAL Plana gerencial Impulsar y mantener los comités gerenciales de rendición de cuentas Promoveer la apertura al cambio y mejoramiento continuo por parte del Subgerente de AMBANDINE Empoderar a Carlos Larrea Palacios en un proceso incremental de toma de decisiones del Grupo

8 Objetivos del ProyectoEstatus de Proyecto Fase 1: Levantamiento (Funciones, Procesos, Estadísticas, Clientes), Análisis (QuickWins, Premisas de Cambio) Fase 2: Rediseño de Procesos, Adecuación de Estructura, Monitoreo Fase 3: Ajustes a Modelo, Salida en Vivo y Capacitación Actividades Realizadas y EntregablesBeneficios AlcanzadosRecomendaciones CONTENIDO

9 Incrementar la EFICIENCIA, PRODUCTIVIDAD, CONTROL y SINERGIA de las empresas del Grupo, a través de una reingeniería integral de procesos con base en un modelo corporativo de servicios. Objetivo General: Procesos identificados y medidos: Diseñar procesos, que con una lógica transversal, aplicación de mejores prácticas y sinergias garantice el uso efectivo de recursos de las empresas del grupo. Estructura organizacional óptima: Definir funciones centralizadas y descentralizadas del Grupo, así como una estructura organizacional adecuada para la ejecución eficiente de los procesos de cada empresa. Medición de productividad y controles: Establecer indicadores de productividad y mecanismos de control. Mejoras rápidas: Mejorar la eficiencia y control de los procesos, con la identificación e implementación de mejoras rápidas (que se pueden implementar sin tecnología). Objetivos Específicos: OBJETIVOS DEL PROYECTO

10 Objetivos del ProyectoEstatus de Proyecto Fase 1: Levantamiento (Funciones, Procesos, Estadísticas, Clientes), Análisis (QuickWins, Premisas de Cambio) Fase 2: Rediseño de Procesos, Adecuación de Estructura, Monitoreo Fase 3: Ajustes a Modelo, Salida en Vivo y Capacitación Actividades Realizadas y EntregablesBeneficios Alcanzados Testimonios Recomendaciones CONTENIDO

11 LEVANTAMIENTO: -FUNCIONES -PROCESOS -ESTADÍSTICAS -CLIENTES ANÁLISIS: -QUICK WINS -PREMISAS DE CAMBIO ACTIVID. REDISEÑO DE PROCESOS Y REORGANIZACIÓN DE ESTRUCTURA CAPACITACIÓN Y ACOMPAÑAMIENTO LEVANTAMIENTO – DIGNÓSTICO % de Avance: 100% % Total de Desvío: 0% % de Avance: 100% % Total de Desvío: 0% Fecha de inicio: 9/ ABRIL /2012 Fecha de Fin: 22/ JUNIO /2012 Fecha de inicio: 9/ ABRIL /2012 Fecha de Fin: 22/ JUNIO /2012 OBJETIVO GENERAL Incrementar la EFICIENCIA, PRODUCTIVIDAD, CONTROL y SINERGIA de las empresas del Grupo, a través de una reingeniería integral de procesos con base en un modelo corporativo de servicios. OBJETIVO GENERAL Incrementar la EFICIENCIA, PRODUCTIVIDAD, CONTROL y SINERGIA de las empresas del Grupo, a través de una reingeniería integral de procesos con base en un modelo corporativo de servicios. ETAPAS SEMANAS REDISEÑO DE PROCESOS: -REINGENIERÍA DE FLUJOS -MANUALES DE PROCEDIMIENTO -ACUERDOS DE SERVICIO ADECUACIÓN DE ESTRUCTURA: -DEFINICIÓN FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES -MANUAL DE ESTRUCTURA MEDICIÓN Y MONITOREO: -INDICADORES Y ESTÁNDARES -MATRIZ DE CONTROLES -CAPACITACIÓN -AJUSTES A MODELO -MEDICIÓN Y SALIDA EN VIVO ESTATUS DEL PROYECTO

12 Objetivos del ProyectoEstatus de Proyecto Fase 1: Levantamiento (Funciones, Procesos, Estadísticas, Clientes), Análisis (QuickWins, Premisas de Cambio) Fase 2: Rediseño de Procesos, Adecuación de Estructura, Monitoreo Fase 3: Ajustes a Modelo, Salida en Vivo y Capacitación Actividades Realizadas y EntregablesBeneficios AlcanzadosRecomendaciones CONTENIDO

13 ACTIVIDADES REALIZADAS Y ENTREGABLES Actividades Levantamiento de Flujos de Procesos de cada área de la cadena de valor. 70 flujos levantados. Llenado de formularios y reuniones con personal para levantamiento de Funciones. 55 formularios de funciones levantados. Elaboración de cuadros comparativos de estadísticas entre empresas del grupo. Vehículos vendidos, Número de créditos directos, Porcentaje de costos. Entregables Documento con flujos de procesos por cada área de la cadena de valor. Formularios de cada empleado. Estadísticas Comparativas. FASE 1: LEVANTAMIENTO – DIGNÓSTICO

14 ACTIVIDADES REALIZADAS Y ENTREGABLES Actividades Desarrollo de encuestas de satisfacción y clientes fantasma. 14 visitas de clientes fantasma en 3 días. 15 encuestas a clientes. Definición de Quick Wins ó Mejores Prácticas para las empresas del Grupo. Matriz con 30 QW.. Definición de Premisas de Cambio para un rediseño en eficiencia y procesos. 11 premisas propuestas. Entregables Resultados de encuestas y clientes fantasma. Matriz con propuesta de Quick Wins. Propuesta de Premisas de Cambio. FASE 1: LEVANTAMIENTO – DIGNÓSTICO (continuación)

15 ACTIVIDADES REALIZADAS Y ENTREGABLES Actividades Rediseño de Procesos. Adecuación de Estructura. 12 reuniones de validación grupales. Monitoreo. Visitas de seguimiento aleatorias a empleados. Cambios de Estructura. Entregables Manuales de procesos por cada área de la cadena de valor. Manuales de funciones por cargo laboral. Quick Wins implementadas. Premisas de cambio implementadas. FASE 2: REDISEÑO DE PROCESOS Y REORGANIZACIÓN DE ESTRUCTURA

16 ACTIVIDADES REALIZADAS Y ENTREGABLES Actividades Monitoreo y Medición. Validación/Ca pacitación. Ajuste de Modelo. Entregables Medición de cumplimiento de Quick Wins y nuevos hallazgos. 30 Quick Wins más 6 nuevos hallazgos. Monitoreo Reunión de Reportes Gerenciales. Validación/Capacitación de Manuales de Procesos. Capacitación en 75 procesos. Validación/Capacitación de Manuales de Políticas. Capacitación en 40 políticas. Validación/Capacitación de Manuales de Funciones. Capacitación a 90 empleados de Concesionarios. Capacitación de resultados a los empleados. 4 reuniones grupales. 1 reunión por cada empresa. Capacitación de proceso para Crédito y Cobranzas. FASE 3: CAPACITACIÓN Y ACOMPAÑAMIENTO

17 Objetivos del ProyectoEstatus de Proyecto Fase 1: Levantamiento (Funciones, Procesos, Estadísticas, Clientes), Análisis (QuickWins, Premisas de Cambio) Fase 2: Rediseño de Procesos, Adecuación de Estructura, Monitoreo Fase 3: Ajustes a Modelo, Salida en Vivo y Capacitación Actividades Realizadas y EntregablesBeneficios AlcanzadosRecomendaciones CONTENIDO

18 BENEFICIOS GENERALES FORMALIZACIÓN Y ADECUACIÓN DE ESTRUCTURA Y PROCESOS: Inducción, salida de personal y control INTERCAMBIO Y MANEJO DE SINERGIAS: Creación de foros para compartir experiencias APLICACIÓN DE MEJORAS RÁPIDAS: Implementación de cambios con gerencias CRÉDITO Y COBRANZA: Presupuesto y procedimiento VEHÍCULOS USADOS; Establecer proceso de vehículos usados, para evitar el desvío de los mismos. SEGUIMIENTO: Establecer controles y registros para venta y seguimientos a clientes.

19 Objetivos del ProyectoEstatus de Proyecto Fase 1: Levantamiento (Funciones, Procesos, Estadísticas, Clientes), Análisis (QuickWins, Premisas de Cambio) Fase 2: Rediseño de Procesos, Adecuación de Estructura, Monitoreo Fase 3: Ajustes a Modelo, Salida en Vivo y Capacitación Actividades Realizadas y EntregablesBeneficios AlcanzadosRecomendaciones CONTENIDO

20 RECOMENDACIONES Impulsar la contratación del controller y jefe de rrhh a nivel de grupo Aplicar, controlar y manejar incentivos de cumplimiento a las normas y procedimientos generados Promover a todo nivel foros de integración e intercambio de información (conservar comités gerenciales) Generar un proceso de postventa a partir de talleres (cerrando el círculo comercial)

21 www.delfosconsultancy.com Av. 12 de Octubre y Coruña Edificio Urban Plaza, Piso 8 Quito - Ecuador MAKING COMPANIES RETHINK THEIR BUSINESS