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Publicada porJorge del Río San Martín Modificado hace 8 años
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Crear reuniones que importan: Un desafío mundial Beatrice Briggs Directora, Instituto Internacional de Facilitación y Cambio
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Las reuniones pueden y deben importar.
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Las reuniones pueden hacer que surja lo mejor de nosotros. Nuestra capacidad humana de ser Curiosos Colaboradores Creativos
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Cada reunión es una oportunidad inapreciable para sorprendernos a nosotros mismos con todo lo que podemos lograr juntos. De Meeting Together, Lois Graesssle, George Gwalinkski, Martin Farrell
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Las buenas reuniones son el origen de la cohesión, la claridad y la comunicación y tienen un impacto fundamental en el éxito de una organización. Patrick Lencioni Las buenas reuniones son el origen de la cohesión, la claridad y la comunicación y tienen un impacto fundamental en el éxito de una organización. Patrick Lencioni
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¡Las reuniones aburridas, improductivas, son una catástrofe mundial! Erosionan el optimismo y el entusiasmo Aumentan el cinismo y la apatía Se extiende la confusión Se enconan y siguen sin resolverse los conflictos Se desperdician recursos humanos y financieros No se atiende a la misión de la organización
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Desafío mundial Mejorar nuestros estándares para reuniones Elevar nuestro nivel de responsabilidad Cambiar nuestro comportamiento como convocantes, participantes y facilitadores
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¿Quién puede cambiar esta situación? LOS CONVOCANTES LOS PARTICIPANTES LOS FACILITADORES PROCESO
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¿Quién puede cambiar esta situación? LOS CONVOCANTES LOS PARTICIPANTES LOS FACILITADORES ¿Cuál de los papeles asumes tú normalmente? PROCESO
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El desafío para todos nosotros El propósito Los participantes El proceso
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1. PROPÓSITO de la reunión Convocantes: Sean más específicos sobre el motivo de la reunión – ¡O CANCÉLENLA! Participantes: Comprueba que la reunión es relevante para ti, o NO PARTICIPES! Facilitadores: Ayudar al convocante a definir un objetivo convincente para la reunión – O SUGERIR QUE SU PRESENCIA NO ES REALMENTE NECESARIA.
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Desde tu perspectiva, ¿cuáles son algunos de los BENEFICIOS de aclarar el propósito de la reunión? Puedes compartir tus ideas en el chat.
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Posibles beneficios de definir un PROPÓSITO CLARO Ayudar a decidir quién debe estar en la reunión. Motivar la asistencia. Estimular el pensamiento acerca de los problemas antes de la reunión. Centrar la discusión. Eliminar reuniones innecesarias.
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2. Selección de participantes Convocante: ¿Buscas asistentes o participantes? ¿Qué esperas de cada persona a quien invitas a contribuir? Participantes: Dadas todas las demás cosas que tienes que hacer, ¿es esta reunión una prioridad? Facilitadores: ¿Estás siendo un defensor eficaz de un proceso de diseño que satisface las necesidades del convocante y los participantes?
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Desde tu perspectiva, ¿cuáles son algunas de las DIFICULTADES o RIESGOS de ser selectivo en cuanto a quién invitar o a cuáles reuniones asistir? Puedes compartir tus ideas en el chat.
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Posibles dificultades de ser selectivo en cuanto a quién invitar o a cuáles reuniones asistir Algunas personas se pueden sentir excluidas, ignoradas Pueden verte como indiferente, no como un "jugador de equipo"
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3. Agenda orientada a resultados
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Completa esta frase: Al final de esta reunión habremos... Desafío del convocante
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3. Agenda orientada a resultados Completa esta frase: Al final de esta reunión habremos... Generado una lista de opciones para... Priorizado las opciones para... Analizado los pros y los contras de... Decidido sobre... Desafío del convocante
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3. Agenda orientada a resultados Completa esta frase: Al final de esta reunión habremos... Luego pregúntate, ¿estos resultados justifican el costo de oportunidad de reunir a las personas? Generado una lista de opciones para... Priorizado las opciones para... Analizado los pros y los contras de... Decidido sobre... Desafío del convocante
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3. Agenda orientada a resultados: Desafío para los participantes Pregunta: ¿Qué esperamos lograr en esta reunión? ¿Por qué es importante mi presencia? Entonces ven dispuesto a contribuir.
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Asumir la responsabilidad por el DISEÑO DEL PROCESO. ¿Cómo vamos a estimular la participación y centrar la conversación? ¿Cómo se van a capturar los resultados? 3. Agenda orientada a resultados Desafío para el facilitador Si hay demasiados artículos en la agenda y/o los resultados esperados son demasiado ambiciosos para el tiempo disponible, ¡DILO SIN TEMOR! ¡PROPÓN ALTERNATIVAS!
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Si no hay ningún facilitador capacitado disponible, quién opinas debe asumir la responsabilidad de pensar sobre el PROCESO DE LA REUNIÓN? Puedes compartir tus ideas en el chat.
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Tres potentes estrategias para crear reuniones que importan 1. Tener claro el PROPÓSITO de la reunión. 2. SELECCIONAR LOS PARTICIPANTES con cuidado y SER SELECTIVO en cuanto a las reuniones a las que asistes. 3. Planear/esperar una AGENDA ORIENTADA A RESULTADOS.
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Las reuniones que importan son una creación colectiva.
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VISIÓN y CLARIDAD PROCESO CONOCIMIENTO, EXPERIENCIA, PERSPECTIVAS, INTERESES DISEÑO DE PROCESO que apoya una DISCUSIÓN SIGNIFICATIVA y RESULTADOS ÚTILES
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Todos hemos pagado los costos económicos y emocionales de: demasiadas reuniones reuniones que se prolongan mucho tiempo reuniones que son en su mayoría informes reuniones que son todo conversación y nada de acción reuniones donde las personas clave no están en la sala
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Desafiémonos a co-crear reuniones que conducen a: ¡Visiones convincentes! ¡Posibilidades inesperadas! ¡Soluciones sorprendentes! ¡Decisiones de gran potencia!
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Reuniones que nos dejan sintiéndonos: Energizados Inspirados Comprometidos con objetivos compartidos Con claridad sobre los próximos pasos ¡Y tal vez incluso deseando la próxima reunión!
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Una razón más para crear reuniones que importan
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Quienes NO ESTÁN en la sala y serán afectados por los resultados de la reunión Compañeros de trabajo Clientes Vecinos Ciudadanos Comunidades Clientes Ecosistemas
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Descarga gratuita Guía para excelentes reuniones de trabajo Cómo corregir los cinco errores más comunes en las reuniones, reducir las quejas y lograr más cosas en menos tiempo. http://www.iifac.org/recursos-2/
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cmidiomas@cmidiomas.com Líderes en comunicación internacional desde 1948
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www.remoteinterpreting.mx
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Asociación Internacional de Facilitadores www.iaf-world.org
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Apasionados por la Participación www.iifac.org
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