ELABORACIÓN DE PRUEBAS

Presentación del tema: "ELABORACIÓN DE PRUEBAS"— Transcripción de la presentación:

1 ELABORACIÓN DE PRUEBAS
PROCESO ELABORACIÓN DE PRUEBAS PROYECTO ICFES

2 Depuración, convocatoria y selección Asignación Contratación Viáticos
ANTES DURANTE DESPUES Cuadro de Aplicación Depuración, convocatoria y selección Asignación Contratación Viáticos Capacitación Representantes Reunión previa Delegados Reunión previa Dáctiloscopistas Reunión previa en sitios de aplicación Aplicación el día de la prueba Pago de Servicios Técnicos examinadores Recepción de Informes Delegados Recepción de Contratos y Nóminas de los Representantes Entrega de carpetas Delegados Entrega de Contratos y Nóminas Pago de Servicios Técnicos Delegados y Representantes Informes Auditorias

3 ANTES Cuadro de Aplicación
ICFES envía el cuadro de aplicación con la cantidad de examinadores, examinandos, instituciones y municipios. CFL - Gerente de Proyecto envía el cuadro de aplicación al Coordinador de Informática. CFL - Coordinador de Informática sube el cuadro de aplicación al SIAT y verifica que la plataforma del ICFES esté habilitada para iniciar la convocatoria. CFL – Coordinador Logístico y Líder de Prueba elaboran cartas de notificación a examinadores, presentación para examinadores y Representantes CF, script, Línea de Tiempo y definición necesidad de suplencia. CFL – Gerente de Proyecto revisa y envía al ICFES cartas de notificación a examinadores, presentación para examinadores y Representantes CF, script y Línea de Tiempo CFL Coordinador Financiero elabora proyección preliminar de viáticos y la prenómina. CFL –Gerente de Proyecto revisa y envía proyección preliminar de viáticos al ICFES. ICFES envía a CF copia de las cartas remitidas a los sitios de aplicación CFL-Coordinador Call Center procede a realizar la actividad para verificar la recepción de la carta y solicitar listado de examinadores. Genera Informe de novedades y entrega a Analista.

4 ANTES Depuración, convocatoria y selección
CFL-Gerente de Proyecto y Coordinador Logístico informan a los Analista el inicio de la prueba y las instrucciones a efectuar, y realiza seguimiento al desarrollo de la prueba. CFL – Analista verifica que los examinadores a invitar tengan el perfil, la información y los documentos completos y actualizados. CFL – Analista realiza invitación por plataforma ICFES a los Delegados a nivel nacional y examinadores de Bogotá. CFL – Analista recibe listado de examinadores (Jefes de Salón y Coordinadores de Salones) de los sitios de aplicación CFL – Analista realiza invitación a examinadores (Dáctiloscopistas, Apoyos Cognitivos, Lectores Especializados e Interpretes) a nivel nacional solicitando documentos. CFL – Analista verifica que los examinadores remitidos por los sitios tengan el perfil, la información y los documentos completos y actualizados. CFL - Call Center realiza llamada a examinadores para confirmar disponibilidad. Examinadores confirman disponibilidad. CFL - Analista realiza preasignación y envía a ICFES para comentarios.

5 ICFES envía a los Analista los comentarios de la asignación propuesta
ANTES Asignación ICFES envía a los Analista los comentarios de la asignación propuesta CFL – Analista realizan el nombramiento de Delegados en la plataforma ICFES. Adjunta la carta con la confirmación del nombramiento y la fecha de reunión previa de Delegados CFL – Analista realizan la asignación de Delegados, Coordinadores de Municipio, Dáctiloscopistas y Apoyos a Discapacitados en el SIAT. Realiza la notificación a Dáctiloscopistas y Apoyos a Discapacitados del sitio de aplicación asignado. CFL – Analista realizan la asignación del personal enviado por las instituciones a medida que éstas envíen el listado del personal. CFL – Analista verifica diariamente el estado de avance de asignación de cada uno de los roles CFL – Coordinador de Calidad revisa el estado de avance de asignación de su región

6 CFL - Analista revisa el contenido de cada paquete.
ANTES Contratación CFL - Coordinador de Personal realiza la impresión de los contratos, evaluaciones y demás documentos de la Región de Bogotá, luego de asignados los examinadores. CFL – Coordinador de Personal realiza la impresión de los contratos , evaluaciones y demás documentos de las Regiones a nivel nacional. CFL – Coordinación de Personal elaborar los paquetes de cada institución con los respectivos contratos, evaluaciones, listados de asistencia a reunión previa y demás documentos necesarios para el desarrollo de la prueba. CFL – Coordinación de Personal realiza la entrega a cada Analista de los paquetes de los contratos. CFL - Analista revisa el contenido de cada paquete.

7 ANTES Viáticos CFL – Coordinador Financiero prepara el preliminar de viáticos de los Delegados, Dáctiloscopistas y Apoyo a Discapacitados de acuerdo a lo estipulado en el cuadro de aplicación. CFL - Gerente de Proyecto revisa el preliminar de viáticos CFL – Se envía preliminar de viáticos a ICFES para su respectiva revisión. ICFES– Envían observaciones al preliminar de viáticos CFL – Coordinador Financiero realiza las modificaciones al Plan de Viáticos y lo envía al ICFES CFL Coordinador Financiero realiza la compra de tiquetes aéreos para los examinadores que lo requieran CFL – Coordinador Financiero envía el tiquete aéreo vía correo electrónico a los examinadores. CFL – Coordinador Financiero realiza el giro a los Examinadores CFL- Call Center informa a los examinadores que el giro se encuentra disponible.

8 CFL – Analista realiza la capacitación a los Representantes.
DURANTE Capacitación Representantes CFL – Coordinador Logístico y Gerente del Proyecto realizan el cronograma para la Capacitación de Representantes a Nivel Nacional CFL – Coordinador Logístico y Gerente del Proyecto informan a los Analistas el cronograma de las capacitaciones CFL – Analista gestiona con una institución el préstamo de una salón con ayudas audiovisuales para la realización de la capacitación ICFES– Analista informa al Coordinador ICFES del lugar, fecha y hora de la capacitación CFL – Analista invita a los Representantes seleccionados a la capacitación CFL - Analista prepara la logística para la capacitación (paquetes con contratos y evaluaciones) CFL – Analista realiza la capacitación a los Representantes. CFL –Analista verifica la asignación final de los Representantes, de acuerdo con la asistencia a la capacitación CFL- Analista actualiza el sistema con la asignación final de Representantes por sitio de aplicación.

9 CFL – Analista organiza el kit en cada silla
DURANTE Reunión Previa Delegados CFL – Analista confirma con el Coordinador ICFES, el lugar, fecha y hora de la reunión previa de Delegados CFL – El Analista por medio del Call Center le recuerda a los Delegados la asistencia a la capacitación CFL – El Analista prepara la documentación necesaria para la Capacitación (contratos, reglamentos delegados, rótulos. CFL- El día de la capacitación el Analista recibe los kit´s de aplicación del Operador de Distribución. CFL – Analista organiza el kit en cada silla CFL Analista realiza el ingreso de los Delegados, firma la asistencia de los mismos, entrega contrato y le indica la silla donde se debe sentar CFL – Analista empieza la capacitación con la presentación administrativa suministrada ICFES– Finalizada la presentación administrativa, encargado del ICFES realiza la capacitación de Delegados CFL- Finalizada la capacitación, Analista recoge contratos y actualiza el SIAT y la plataforma ICFES con la asignación final

10 DURANTE Reunión Previa Dactiloscopistas
CFL – El Analista, confirma con el Coordinador ICFES, el lugar, fecha y hora de la reunión previa de Dactiloscopistas CFL – El Analista por medio del Call Center le recuerda a los Dactiloscopistas la asistencia a la capacitación CFL – El Analista prepara la documentación necesaria para la Capacitación. (contratos) CFL Analista realiza el ingreso de los Dactiloscopistas, firma la asistencia de los mismos y entrega contrato CFL – Analista inicia la capacitación con la presentación administrativa suministrada ICFES - Encargado Realiza la capacitación a Dactiloscopistas Finalizada la presentación administrativa CFL – Analista recoge contratos y actualiza en el SIAT la asignación final de Dactiloscopistas al terminar la capacitación,

11 CFL – Delegado realiza la capacitación a los Examinadores.
DURANTE Reunión Previa en Sitios de Aplicación CFL – El Analista, confirma por medio del Delegado y/o Coordinador de Sitio, la hora y fecha de la Reunión Previa en sitio de aplicación. CFL- Call Center confirma asistencia tanto de Delegados como de Representantes a la reunión, Antes del inicio de las reuniones. CFL – Call Center notifica inmediatamente al Analista, para que se ubique un suplente, en caso de presentarse alguna novedad. CFL – Analista realiza acompañamiento a las reuniones previas desde la institución donde se encuentre el Coordinador Analista ICFES. CFL – Analista realiza seguimiento y está atento a todas las novedades presentadas en las reuniones previas de su región. CFL – Representante CF realiza la presentación administrativa y hace firmar la asistencia y los contratos, durante la reunión previa. CFL – Delegado realiza la capacitación a los Examinadores. CFL – Representante CF registra en el sistema de información las novedades presentadas en la reunión previa al terminar las reuniones previas. CFL- Analista prepara informe con todas la novedades presentadas en las reuniones previas, Finalizada la reunión.

12 DURANTE Aplicación día Prueba
CFL – Analista acuerda con el Coordinador ICFES la institución donde van a realizar el monitoreo de la prueba CFL- Analista asiste a la institución antes de la 6:00 a.m. CFL – Call Center realiza llamadas a los Representantes ,con el fin de verificar si ya se encuentran en la institución. CFL –Call Center informa inmediatamente al Analista, con el fin de ubicar un suplente, en caso de presentarse alguna novedad con los Representantes. CFL – El Analista realiza seguimiento a que todo los examinadores se encuentren a tiempo en el sitio de aplicación. CFL – Representante CF, informa al Analista, el ausentismo de los examinadores, con el fin de trasladar a un suplente. CFL – Representante reportar a más tardar a las 9:30 a.m. la cantidad de presentes y ausentes de examinandos de la prueba que inició a las 7:30 a.m. CFL - Representante reporta cualquier novedad, anulación y hora de terminación de la prueba. CFL- Call Center realiza monitoreo de la prueba, informando cualquier novedad tanto al Analista como al Gerente del Proyecto. CFL – Representante reportar a más tardar a las 3:00 p.m. la cantidad de presentes y ausentes de examinandos de la prueba que inició a las 1:30 a.m. CFL – Representante reporta cualquier novedad, anulaciones y hora de terminación de la prueba en la segunda sesión.

13 CFL – Representante verifica que la persona firme y coloque su huella.
DURANTE Pago de Servicios Técnicos CFL – Representante CF realiza el pago de servicios técnicos, finalizada la prueba, previa autorización del Delegado. CFL- Representante verifica que el pago corresponda al Rol que está cancelando CFL – Examinador firma y coloca la huella en el formato de nómina previamente entregado. CFL – Representante verifica que la persona firme y coloque su huella. CFL – Representante CF realiza el pago del subsidio de transporte al Delegado y al Dactiloscopista, Si la institución se encuentra en ciudad principal. CFL – En caso de sobrar dinero, éste debe ser entregado al momento de entregar el informe de la pruebas CFL – Coordinador Financiero realiza el pago de los servicios técnicos de Delegados y Coordinadores de Municipio, por medio de giro bancario, 8 días después de la prueba, de acuerdo con los salones que tuvo cada Delegado y a la cantidad de sesiones. CFL- Call Center notifica a cada Delegado y Coordinador de Municipio del pago efectuado, informando el monto y el plazo para efectuar el cobro CFL – Coordinador de Calidad verifica que los pago se haya realizado a todos, en las cantidades, valores y fechas correctas y en caso de encontrar alguna inconsistencias gestiona y verifica pago.

14 DESPUÉS Recepción Informes Delegados
ICFES – Coordinador ICFES informa el lugar, fecha, hora donde se van a recibir los Informes de Delegados. CFL- Analista realiza acompañamiento en la recepción de Informes. ICFES – Coordinador ICFES realiza la recepción del informe, verificando en el sistema ICFES que la información sea consistente con los documentos que entrega el Delegado. CFL – Coordinador ICFES entrega al Analista la carpeta del Delegado. CFL – Analista verifica que la documentación esté completa y correctamente diligenciada. CFL – Analista saca de las carpetas los formatos de huellas, preguntas dudosas, corrección de datos, visita al sitio. CFL – Analista, organiza por institución los formatos de preguntas dudosas, corrección de datos y visita al sitio. CFL – Analista organiza en orden alfabético por apellido los formatos de huella. CFL- Analista empaca y envía a la Oficina Central las carpetas de los Delegados.

15 DESPUÉS Recepción de Contratos y Nóminas de los Representantes
ICFES – Analista gestiona el lugar donde se van a recibir los informes. CFL- Analista informa a los Representantes el día, hora y lugar donde se van a recibir los informes. CFL – Representantes CF revisa que la documentación a entregar esté completa y con la información actualizada. CFL – Analista recibe los informes, verificando que en el sistema de información estén registrados los examinadores que aplicaron. CFL – Analista verifica que en el Sistema esté el registro del salón y la calificación de los examinadores CFL – Representante corrige la información que no se encuentre actualizada. CFL – Analista verifica que la documentación esté completa (contratos, evaluaciones, nómina, informe huellas, escarapelas, huelleros, lupa) CFL – Analista, organiza los paquetes y los envía a la Oficina Central. CFL – Coordinador Calidad verifica que se suplió la necesidad de examinadores requeridos por ICFES.

16 DESPUÉS Entrega carpetas Delegados
CFL - Analista organiza la documentación a entregar a ICFES en la Oficina Central. CFL- Analista designada por la Gerencia del Proyecto entrega las huellas organizadas alfabéticamente a la persona designada por el ICFES. CFL – Analista organiza por código de institución las preguntas dudosas, corrección de datos y formatos de visita al sitio. CFL – Analista designado por el Gerente del Proyecto organiza por código de institución las carpetas de Delegados. CFL – Analista designado por el Gerente del Proyecto realiza un acta por los documentos que va a entregar, relacionando las instituciones. CFL – Analista designado por el Gerente del Proyecto realiza la entrega de la documentación al funcionario encargado en el ICFES, dejando una copia firmada del acta como constancia de la entrega.

17 DESPUÉS Entrega contratos - nómina
CFL – Analista entrega en la Oficina Central, la documentación administrativa a ??? CFL- Analista entrega los paquetes de contratos – evaluaciones a la Coordinación de Personal. CFL – Coordinación de Personal revisa documentación entregada por el Analista frente al sistema. CFL – Coordinación de Personal verifica por institución que las personas que estén asignadas, hayan asistido a capacitación, tengan contrato firmado y tengan la evaluación. CFL – Analista corregirlo inmediatamente si existe alguna inconsistencia. CFL – Analista entrega los documentos de nómina a la Coordinación Financiera. CFL – Analista entrega el dinero no pagado a la Coordinación Financiera. CFL – Coordinador Financiero verifica dinero frente a la nómina que se haya realizado el pago total de la misma. CFL – Analista justifica inmediatamente en caso de haber alguna inconsistencia.

18 DESPUÉS Pago Servicios Técnicos Delegados - Representantes
CFL – Coordinador Financiero realiza el pago de los servicios técnicos de Delegados y Coordinadores de Municipio por medio de giro bancario, 8 días después de la prueba, de acuerdo a los salones que tuvo cada Delegado y a la cantidad de sesiones CFL- Call Center notifica a cada Delegado y Coordinador de Municipio del pago efectuado, informando el monto y el plazo para efectuar el cobro. CFL – Coordinador de Informática genera correo masivo, con el detalle de los servicios técnicos, indicando la cantidad de sesiones canceladas. CFL – Coordinador Financiero realiza pago de Representantes, 8 días después de la prueba, previo Visto Bueno del Analista CFL – Coordinador Financiero realiza el pago de acuerdo con los valores autorizados para la prueba y a las novedades informadas por el Analista. CFL- Call Center notifica a los Representantes del pago efectuado, informando el lugar, monto y el plazo para efectuar el cobro.

19 DESPUÉS Informes CFL- Coordinador de Calidad consolida la información para la presentación del Informe Ejecutivo antes de los 8 días después de la prueba incluyendo particularidades de la prueba, estadísticas, cronograma, novedades, logística realizada para el desarrollo de la prueba. CFL – Coordinador Informática adjunta base de datos del personal examinador que participó en la prueba. CFL – Coordinador de Call Center envía informe de las actividades y resultados realizados durante la prueba. CFL – Coordinador de Calidad revisa el informe ejecutivo CFL – Gerente de Proyecto firma el Informe Ejecutivo CFL – Analista radica el Informe Ejecutivo en las oficinas del ICFES

20 DESPUÉS Auditorías ICFES – Coordinador Regional realiza auditorías, con el fin de verificar el cumplimiento de los términos establecidos en la licitación. ICFES – Subdirectora de Aplicaciones envía Plan de Auditoría incluyendo auditores, procesos y fechas de la auditoría. CFL – Coordinación de Personal prepara la documentación. CFL – Coordinador de Calidad verifica cada uno de los procesos que se van auditar. CFL – Coordinador de Personal atiende la auditoría. Coordinador de Calidad realiza acompañamiento CFL – En caso de presentarse alguna no conformidad, Coordinador de Personal resuelve inmediatamente con el Analista encargado. ICFES – Subdirectora de Aplicaciones entrega informe con No Conformidades y Observaciones. CFL – Gerente y Coordinadores del proyecto, revisan las no conformidades para determinar el Plan de Acción. CFL – Gerente de proyecto envía Plan de Acción al ICFES. CFL - Gerente y Coordinadores del proyecto con el equipo del proyecto llevan a cabo las actividades del Plan de Acción.