GESTION DE LOS RIESGOS DEL PROYECTO

Presentación del tema: "GESTION DE LOS RIESGOS DEL PROYECTO"— Transcripción de la presentación:

1 GESTION DE LOS RIESGOS DEL PROYECTO

2 GESTION DE LOS RIESGOS DEL PROYECTO
Esta gestión de la empresa GREEN-ARQ se encarga de tomar acciones en contra de los posibles riesgos que pueden aparecer desde la formación de la empresa y que también pueden presentarse y afectar en el desarrollo de cualquiera de sus proyectos a lo largo de su existencia. Con la evaluación de estos riesgos se busca anticiparse o reducir los posibles problemas que puedan generarse en un futuro. Esta gestión es importante para conducir de manera adecuada una empresa y para elevar las posibilidades de éxito de los proyectos que se van a realizar ante cualquier tipo de amenaza que pueda surgir de manera inesperada.

3 PROCESO DE LA GESTION DE RIESGOS:
Planificar la Gestión de Riesgos Identificar los Riesgos Realizar el Análisis Cualitativo Realizar el Análisis Cuantitativo Planificar la Respuesta a los Riesgos

4 PLANIFICAR LA GESTIÓN DE RIESGOS
Se encarga de definir cómo se van a realizar las diversas actividades que esta gestión realizara en los proyectos que tendrá la empresa. Al tener una planificación cuidadosa y estricta se mejoran las probabilidades de éxito de los otros 5 procesos de la Gestión de Riesgos. 1.1. ENTRADAS Plan para la dirección del proyecto. Acta de constitución del proyecto. Registro de interesados. Factores ambientales de la empresa. Activos de los procesos de la organización. 1.2. HERRAMIENTAS Y TECNICAS Técnicas analíticas. Juicio de expertos. Reuniones. 1.3. SALIDAS Plan de gestión de los riesgos.

5 1.1. ENTRADAS. Plan de Gestión del Proyecto: este punto se encarga de definir como se ejecuta, supervisa, controla y se cierra el proyecto dentro de GREEN-ARQ. Debe documentar el conjunto de salidas de todos los procesos de planificación implicados dentro del Grupo de Planificación. Acta de Constitución del Proyecto: este documento cumple la función de autorizar formalmente un proyecto o una determinada fase de la empresa GREEN-ARQ. , debe contener todos los requisitos iníciales que se necesitan para satisfacer las necesidades y expectativas de los interesados. Se debe de tener cuidado con la información que contenga el documento para evitar futuros percances o complicaciones Registro de Interesados: en este documento se encuentra la información detallada de todas las personas interesadas que participaran en la elaboración integral de un determinado proyecto. El Registro de Interesados debe detallar datos como el cargo, el tipo de organización que tiene el proyecto, el tipo y grado de compromiso que asumirá cada participante, así como los poderes que estos tendrán. Factores Ambientales de la Empresa: los factores ambientales que pueden afectar el desarrollo de una empresa están relacionados con las actitudes asumidas respecto al riesgo y a la tolerancia al riesgo que tienen y muestran las diversas organizaciones y personas involucradas. Estas actitudes y tolerancias tomadas respecto a los riesgos que pueden expresarse como enunciados en la política de la empresa o revelarse en acciones concretas. Activos de los Procesos de Organización: cada organización implicada pueden tener enfoques predefinidos para la Gestión de Riesgos, estos enfoques están definidos como categorías de riesgo, definiciones comunes de conceptos y términos, plantillas estándar, roles y responsabilidades de los implicados, y los distintos niveles de autoridad que tendrán para la toma de decisiones. |

6 1.2. HERRAMIENTAS Y TECNICAS.
Técnicas Analíticas: las técnicas analíticas se usan para poder identificar los riesgos, así como las posibles respuestas que se emplearan para contrarrestar sus efectos negativos. Juicio de Expertos: incluye los roles y responsabilidades de los implicados, las actividades del cronograma y la matriz de probabilidad de impacto. Reuniones: las reuniones son pactadas según el calendario de cada empresa, en estas se desarrolla el plan de Gestión de Riesgos. A estas reuniones pueden asistir el director del proyecto, miembros del equipo, personas interesadas, etc. Dentro de sus principales objetivos están: Definir los planes con los que se realizara la Gestión de Riesgos. Revisar los costos, así como los cronogramas de presupuesto y del proyecto respectivamente. Desarrollar las plantillas generales para los riesgos y las debidas definiciones de términos como impacto por tipo de objetivo, de este modo la matriz de probabilidad e impacto se adaptaran a un proyecto específico.

7 1.3. SALIDAS PLAN DE GESTION DE RIESGOS: es un componente del plan para la dirección del proyecto y describe el modo en que se estructurarán y se llevarán a cabo las actividades de gestión de riesgos. El plan de gestión de los riesgos incluye lo siguiente: METODOLOGÍA. Define los enfoques, las herramientas y las fuentes de datos que se utilizarán para llevar a cabo la gestión de riesgos en el proyecto. ROLES Y RESPONSABILIDADES. Define el líder, el apoyo y los miembros del equipo de gestión de riesgos para cada tipo de actividad del plan de gestión de los riesgos, y explica sus responsabilidades. PRESUPUESTO. Estima, sobre la base de los recursos asignados, los fondos necesarios para su inclusión en la línea base de costos, y establece los protocolos para la aplicación de la reserva para contingencias y la reserva de gestión. CALENDARIO. Define cuándo y con qué frecuencia se llevarán a cabo los procesos de gestión de riesgos a lo largo del ciclo de vida del proyecto, establece los protocolos para la utilización de las reservas para contingencias del cronograma y establece las actividades de gestión de riesgos a incluir en el cronograma del proyecto. CATEGORÍAS DE RIESGO. Proporcionan un medio para agrupar las causas potenciales de riesgo. Una estructura de desglose de riesgos ayuda a tener en cuenta las numerosas fuentes que pueden dar lugar a riesgos del proyecto en un ejercicio de identificación de riesgos. Una organización puede utilizar un marco de categorización a medida elaborado previamente, el cual puede consistir en una simple lista de categorías o en una estructura RBS. La RBS es una representación jerárquica de los riesgos según sus categorías.

8 1.3. SALIDAS DEFINICIONES DE LA PROBABILIDAD E IMPACTO DE LOS RIESGOS. La calidad y la credibilidad del análisis de riesgos requieren que se definan distintos niveles de probabilidad e impacto de los riesgos. MATRIZ DE PROBABILIDAD E IMPACTO. Es una cuadrícula para vincular la probabilidad de ocurrencia de cada riesgo con su impacto sobre los objetivos del proyecto en caso de que ocurra dicho riesgo. Priorizar los riesgos consiste en utilizar una tabla de búsqueda o una matriz de probabilidad e impacto. La organización es la que fija normalmente a calificar un riesgo de importancia “alta”, “moderada” o “baja”. REVISIÓN DE LAS TOLERANCIAS DE LOS INTERESADOS. Se pueden revisar en el marco del proceso Planificar la Gestión de los Riesgos. FORMATOS DE LOS INFORMES. Definen cómo se documentarán, analizarán y comunicarán los resultados del proceso de gestión de riesgos. Describen el contenido y el formato del registro de riesgos, así como de cualquier otro informe de riesgos requerido. SEGUIMIENTO. El seguimiento documenta cómo se registrarán las actividades de gestión de riesgos para beneficio del proyecto en curso y cómo se auditarán los procesos de gestión de riesgos.

9 2. IDENTIFICAR LOS RIESGOS
Este proceso consiste en determinar que riesgos pueden aparecer e influir de manera negativa y afectar el desarrollo del proyecto, de este modo se puede mejorar la forma en la que se documentaran sus respectivas características. 2.1. ENTRADAS Plan de gestión de los riesgos. Plan de gestión de los costos. Plan de gestión del cronograma Plan de gestión de calidad. Plan de gestión de los recursos humanos. Línea base del alcance. Estimación de costos de las actividades. Estimación de la duración de las actividades. Registro de interesados. Documentos del proyecto. Documentos de las adquisiciones. Factores ambientales de la empresa. Activos de los procesos de la organización. 2.2. HERRAMIENTAS Y TECNICAS Revisiones a la documentación. Técnicas de recopilación de información. Análisis con lista de verificación. Análisis de supuestos. Técnicas de diagramación. Análisis FODA. Juicio de expertos. 2.3. SALIDAS Registros de riesgos.

10 2.1. ENTRADAS. PLAN DE GESTIÓN DE RIESGOS:
Cada área de nuestra empresa estará destinada a cumplir labores específicas bajo el cargo de personas especializadas en el rubro y con supervisión y asesoramiento de expertos en los temas a trabajar. De igual manera se contará con un cronograma que será seguido de manera fiel para cumplir con la provisión de nuestras actividades. PLAN DE GESTIÓN DE COSTOS: Se realizará una estimación de costo de las actividades del cronograma de nuestra empresa, lo que implica desarrollar una aproximación de estos sobre los recursos necesarios para completar cada actividad del cronograma desarrollado. Consideraremos posibles causas de variación, incluyendo los riesgos. PLAN DE GESTIÓN DEL CRONOGRAMA: Una vez establecido el cronograma, se monitoreará el progreso de cada proyecto para evitar algún riesgo que pueda retrasar los objetivos o metas establecidos. Es esencial mantener a todos los involucrados informados del estado actual del cronograma. D. PLAN DE GESTIÓN DE LA CALIDAD: Proporciona una línea base de medidas de calidad aplicables a la identificación de riesgos. Nuestra empresa contará con asesores expertos que participarán en el proyecto garantizando el correcto análisis de los datos recopilados referentes a riesgos. E. PLAN DE GESTIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS: El personal y empleados de trabajo serán seleccionados a través de una estricta evaluación, tanto de capacidades, como formación, valores e iniciativa ante cualquier evento de riesgo. El personal recibirá capacitación constante, asegurando el excelente desempeño de sus labores, estas se darán dentro del departamento de riesgos en coordinación con los directivos de la empresa.

11 2.1. ENTRADAS. F. ESTIMACIÓN DE LA DURACIÓN DE LAS ACTIVIDADES:
Las estimaciones de duración, al igual que las estimaciones de costo, serán evaluadas para detectar alguna irregularidad. Se destinarán reuniones para comunicar cualquier posible incongruencia con el fin de destinarles solución inmediata. G. REGISTRO DE INTERESADOS: El registro de los interesados se hará por medio de encuestas, entrevistas y Focus Group. Se consultará y actualizará de manera regular esta lista, lo que facilitará la participación de estos en la identificación de posibles riesgos, para esto se creará un cronograma de actualización que permitirá desempeñar esta función de manera eficaz. H. DOCUMENTOS DEL PROYECTO: Para controlar la participación conjunta del equipo y de los interesados se pueden utilizar como apoyo múltiples documentos del proyecto procedentes de los procesos de inicio, planificación, ejecución o control(Acta de constitución del proyecto, cronograma del proyecto, registro de incidentes, lista de verificación de calidad.) J. DOCUMENTOS DE LA ADQUISICIÓN: Se vuelven clave al identificar riesgos cuando el proyecto requiere adquisición externa de recursos. Trata directamente con los proveedores y la adquisición de los materiales para el producto final. K. FACTORES AMBIENTALES DE LA EMPRESA: Los factores ambientales de la empresa pueden aumentar o restringir las opciones de los proyectos, pueden influir de manera positiva o negativa sobre la identificación de riesgos, acelerando u obstaculizando este proceso. L. ACTIVOS DE LOS PROCESOS DE LA ORGANIZACIÓN: Incluyen: Los archivos del proyecto en datos reales, los controles de los procesos de la organización y del proyecto, los formatos o plantillas de declaración de riesgos y las lecciones aprendidas.

12 2.2. HERRAMIENTAS Y TECNICAS
REVISIONES A LA DOCUMENTACIÓN Los encargados del área de Gestión de Riesgos deberán realizar revisiones semanales de los datos recopilados y mantenerlos organizados y actualizados de forma constante. De igual manera, se deberá notificar cualquier cambio de importancia. Este, se realizará a través de un informe, en caso de suma urgencia será comunicado de manera directa al gerente. Una vez finalizado el proyecto, se realizará la revisión exhaustiva de la documentación. Estos se archivarán según lo establecido por el protocolo de la empresa. TÉCNICAS DE RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN Entre los ejemplos de técnicas de recopilación de información utilizadas en la identificación de riesgos se cuentan: Tormenta de Ideas: Nos ayudará a obtener una lista completa de los riesgos a enfrentar. Posteriormente, los riesgos serán identificados y categorizados según su tipo y definición. Técnica Delphi: Nos ayudará a reducir imparcialidades en los datos y evitará que cualquier persona ejerza influencias inapropiadas. Entrevistas: Se realizarán entrevistas a los participantes experimentados, interesados y expertos en la materia. ANÁLISIS CON LISTA DE VERIFICACIÓN Tomaremos como puntos de referencia para nuestros próximos proyectos la experiencia previa de proyectos anteriores que sean similares, sobre los cuales se realizará la lista de verificación de identificación de los riesgos. Tendremos también como referentes diversos tipos de fuentes informativas. ANÁLISIS DE SUPUESTOS Analizaremos los supuestos que respaldan el diseño de nuestro proyecto, e identificaremos las estrategias para mitigar los riesgo, con el fin de reducir su impacto en el funcionamiento del proyecto y en el logro de objetivos.

13 2.2. HERRAMIENTAS Y TECNICAS
TÉCNICAS DE DIAGRAMACIÓN Las técnicas de diagramación de riesgos pueden incluir: • Diagramas de causa y efecto. Estos diagramas también se conocen como diagramas de Ishikawa o diagramas de espina de pescado y son útiles para identificar las causas de los riesgos. • Diagramas de flujo de procesos o de sistemas. Estos diagramas muestran cómo se relacionan entre sí los diferentes elementos de un sistema, y el mecanismo de causalidad. • Diagramas de influencias. Son representaciones gráficas de situaciones que muestran las influencias causales, la cronología de eventos y otras relaciones entre las variables y los resultados. JUICIO DE EXPERTOS El juicio de expertos será usado para identificar los impactos potenciales sobre costo y cronograma. Los expertos serán consultores con experiencia reciente y relevante para el proyecto. Brindarán asesoría a nuestros empleados. Se verán involucrados, también, en la interpretación de los datos. Los expertos deben ser capaces de identificar las debilidades de las herramientas, así como sus fortalezas. REGISTRO DE RIESGOS Se registrarán los resultados del análisis de riesgos y de la planificación de la respuesta a los riesgos. Este documento contiene los resultados de los demás procesos de gestión de riesgos a medida que se llevan a cabo, lo que da lugar a un incremento en el nivel y tipo de información contenida en el registro de riesgos conforme transcurre el tiempo.

14 2.3. SALIDAS. LISTA DE RIESGOS IDENTIFICADOS: los riesgos que ya fueron identificados deben registrarse y utilizarse en la futura identificación de otros riesgos que pueden aparecer y afectar el proyecto.  LISTA DE RESPUESTAS POTENCIALES: si estas respuestas lograron ser identificadas pueden ser útiles como entradas para el proceso de planificar la respuesta de riesgos de la empresa.

15 4. REALIZAR EL ANÁLISIS CUANTITATIVO
Consiste en realizar un análisis cuantitativo de los riesgos priorizados durante el análisis cualitativo que pueda tener GREEN-ARQ., esto con el fin de ser más certeros con la probabilidad y el impacto que pueda tener cada riesgo en la empresa. 1.1. ENTRADAS Registro de riesgos. Plan de gestión de riesgos. Plan de gestión de costos. Plan de gestión de cronograma. Activos de los procesos de la organización. 1.2. HERRAMIENTAS Y TECNICAS Técnicas de recopilación y presentación de datos. Juicio de expertostecnicas de analisis cuantitativo de riesgos y modelado. Juicio de expertos. 1.3. SALIDAS Actualizaciones al registro de riesgos.

16 5. PLANIFICAR LA RESPUESTA A LOS RIESGOS
La planificación de la respuesta a los riegos de la empresa GREEN-ARQ. consiste en las diversas acciones que se deben realizar para minimizar las amenazas generadas por los riegos y para optimizar las oportunidades del proyecto. Este plan de respuesta deben adaptarse según la importancia, complejidad y características particulares de cada riesgo. Dependiendo de cómo se lleve a cabo esta gestión existirán mayores o menores oportunidades para que el proyecto sea exitoso. 1.3. SALIDAS Actualizaciones al registro de riesgos. Acuerdos contractuales relacionados con los riesgos. Actualizaciones a los documentos de proyectos. 1.2. HERRAMIENTAS Y TECNICAS Estrategias para riesgos negativos o amenazas. Estrategias para riesgos positivos u oportunidades. Estrategias de respuestas para contingencias. Juicios de expertos. 1.1. ENTRADAS Registro de riesgos. Plan de gestion de riesgos.