ENTRADAS /SALIDAS DE LOS PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Octubre, 2010 rev. 10 1 Entrada Requisitos del cliente y partes interesadas incluyendo.

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1 ENTRADAS /SALIDAS DE LOS PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Octubre, 2010 rev. 10 1 Entrada Requisitos del cliente y partes interesadas incluyendo oportunidades, amenazas, fuerzas y debilidades Generada por: Entrada externa proveniente del sector energía e industrias afines Características que debe cumplir: Necesidades tecnológicas actuales y futuras del sector energía e industrias afines reflejadas en los siguientes documentos: –Prospectiva tecnológica del sector (gerencia de planeación e información) –Plan estratégico institucional –Descripción de las Líneas de Desarrollo Tecnológico Cambios en el documento

2 ENTRADAS /SALIDAS DE LOS PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Octubre, 2010 rev. 10 2 Entrada Marco normativo y legal Generada por: Entrada externa proveniente de las instituciones gubernamentales Características que debe cumplir: Marco normativo y legal aplicable al IIE que incluye: –Leyes federales, estatales y municipales –Reglamentos –Normas oficiales mexicanas Nota: El Órgano Interno de Control, la Gerencia de Asesoría Jurídica y las gerencias de servicios proporcionan orientación para el cumplimiento del marco normativo y legal.

3 ENTRADAS /SALIDAS DE LOS PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Octubre, 2010 rev. 10 3 Entrada / Salida Indicadores de eficacia del proceso Generada por: Gestión de Cartera de Proyectos (Integración de resultados), Gestión de Proyectos (Integración y evaluación de resultados), Recursos Humanos (Seguimiento de recursos humanos) e Infraestructura y Ambiente de Trabajo (Análisis de resultados) Características que debe cumplir: Indicadores con la eficacia real alcanzada por cada uno de los procesos. Basados en datos verificables. Calculados trimestralmente.

4 ENTRADAS /SALIDAS DE LOS PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Octubre, 2010 rev. 10 4 Entrada / Salida Acciones correctivas y preventivas Generada por: Gestión de Cartera de Proyectos, Gestión de Proyectos, Recursos Humanos e Infraestructura y Ambiente de Trabajo (Análisis de resultados) Características que debe cumplir: Planteamientos y seguimientos de las acciones correctivas y preventivas de los procesos implementadas y en vías de implementación, indicando en su caso, las necesidades y plazos requeridos.

5 ENTRADAS /SALIDAS DE LOS PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Octubre, 2010 rev. 10 5 Entrada / Salida Propuestas de mejora al SGI Generada por: Gestión de Cartera de Proyectos, Gestión de Proyectos, Recursos Humanos e Infraestructura y Ambiente de Trabajo (Análisis de resultados) Características que debe cumplir: Resumen de las propuestas de mejora a los procesos y al SGI.

6 ENTRADAS /SALIDAS DE LOS PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Octubre, 2010 rev. 10 6 Entrada / Salida Informes trimestrales Generada por: Gestión de Cartera de Proyectos (Integración de resultados) Características que debe cumplir: Documentos que indican el avance real de los proyectos, comparado con lo programado, en el formato especificado en el procedimiento P-DE-006 Procedimiento para la Elaboración de Informes Trimestrales.

7 ENTRADAS /SALIDAS DE LOS PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Octubre, 2010 rev. 10 7 Entrada / Salida Información para integrar el informe a junta directiva Generada por: Gestión de Cartera de Proyectos (Integración de resultados) Características que debe cumplir: Informe de cada uno de los proyectos iniciados en la división en el trimestre según formato establecido Informe de cada uno de los proyectos terminados en la división en el trimestre según formato establecido Relación de ponencias presentadas en eventos internacionales, de publicaciones en revistas arbitradas, de derechos de autor, de patentes Descripción de proyectos en proceso con resultados relevantes Informes de proyectos seleccionados de la división para el comité técnico operativo

8 ENTRADAS /SALIDAS DE LOS PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Octubre, 2010 rev. 10 8 Entrada / Salida Información de recursos humanos para integrar el informe a junta directiva Generada por: Recursos Humanos (Integración y seguimiento de Recursos Humanos) Características que debe cumplir: Información de la capacitación recibida. Información de la plantilla de personal.

9 ENTRADAS /SALIDAS DE LOS PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Octubre, 2010 rev. 10 9 Entrada Generada por: Características que debe cumplir:

10 ENTRADAS /SALIDAS DE LOS PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Octubre, 2010 rev. 10 10 Salida Encuesta Rápida al Cliente Generada por: Gestión de Proyectos (Cierre del proyecto) Características que debe cumplir: De acuerdo al F-02/P-COC-021

11 ENTRADAS /SALIDAS DE LOS PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Octubre, 2010 rev. 10 11 Entrada / Salida Acta de entrega – recepción Generada por: Gestión de Proyectos (Seguimiento de proyecto) Características que debe cumplir: Declaración de entrega completa de productos según los términos del contrato y referencia a la inexistencia de compromisos pendientes. –Con la firma del representante autorizado del cliente, jefe del proyecto y del gerente. –Con referencia al contrato, al número y nombre del proyecto. –Con referencia a los productos entregados. F-01/P-COC-021 o Formatos aplicables, en su caso.

12 ENTRADAS /SALIDAS DE LOS PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Octubre, 2010 rev. 10 12 Entrada / Salida Metas, indicadores y lineamientos Generada por: Alta Dirección (Planeación estratégica) Características que debe cumplir: Coherentes con el convenio de administración por resultados así como con el cuadro de mando integral y con los contratos-programa de las divisiones. Metas e indicadores cuantificables requeridos para el cálculo de la eficacia de los procesos, del SGI y del cumplimiento de los objetivos de la calidad, ambiente y seguridad. Metas e indicadores desagregados a nivel división y gerencia Lineamientos documentados y comunicados.

13 ENTRADAS /SALIDAS DE LOS PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Octubre, 2010 rev. 10 13 Entrada / Salida Lineamientos y acciones para mejorar la satisfacción del cliente y partes interesadas Generada por: Alta Dirección (Revisión por la dirección) Características que debe cumplir: Acuerdos documentados conforme al procedimiento P-DE-009 Procedimiento para la Revisión del SGI por la Dirección Ejecutiva –Para mejorar la satisfacción del cliente y partes interesadas. –Para mejorar el desempeño de los proyectos y de la cartera de proyectos. –Recomendaciones para la mejora.

14 ENTRADAS /SALIDAS DE LOS PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Octubre, 2010 rev. 10 14 Entrada / Salida Informes de auditorias Generada por: Alta Dirección (Implantación y seguimiento del SGI) Características que debe cumplir: Resumen de hallazgos (no conformidades y oportunidades de mejora). En los formatos establecidos en el procedimiento P-COC-014 Procedimiento para Realizar Auditorías Internas del SGI y de la entidad certificadora (auditoría externa).

15 ENTRADAS /SALIDAS DE LOS PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Octubre, 2010 rev. 10 15 Entrada / Salida Generada por: Características que debe cumplir:

16 ENTRADAS /SALIDAS DE LOS PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Octubre, 2010 rev. 10 16 Entrada / Salida Generada por: Características que debe cumplir:

17 ENTRADAS /SALIDAS DE LOS PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Octubre, 2010 rev. 10 17 Entrada / Salida Cambios de alcance, monto o plazo Generada por: Gestión de Proyectos (Seguimiento del proyecto) Características que debe cumplir: Documento autorizado por el cliente, indicando acuerdos sobre cambios en el alcance, monto o plazo.

18 ENTRADAS /SALIDAS DE LOS PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Octubre, 2010 rev. 10 18 Entrada / Salida Información de la ocupación del personal Generada por: Recursos Humanos (Seguimiento de Recursos Humanos) Características que debe cumplir: Debe proporcionar información actual de la plantilla del personal a nivel gerencia: –Porcentajes de tiempo del personal presupuestado en los proyectos vigentes, disponibles para consulta en el sistema de presupuestos (estado presupuestal del personal). –Inventario de recursos humanos de investigación. –Informe mensual del personal (categorías vigentes del personal).

19 ENTRADAS /SALIDAS DE LOS PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Octubre, 2010 rev. 10 19 Entrada / Salida Registro de proyecto autorizado Generada por: Gestión de Proyectos (Formalización) Características que debe cumplir: Lineamientos establecidos en el procedimiento P-COC-007 Procedimiento para la Planeación, Formalización y Baja Interna de los Proyectos. F-01/P-COC-007 Formato para Registro de Proyecto. Firmado por el jefe de proyecto, gerente, director de división.

20 ENTRADAS /SALIDAS DE LOS PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Octubre, 2010 rev. 10 20 Entrada / Salida Informes de avance Generada Por: Gestión de Proyectos (Ejecución) Características que debe cumplir: Informes de avance para el cliente: –De acuerdo a compromiso contractual. Informes de avance trimestrales: –Documentos que indican el avance real de los proyectos, comparado con lo programado, en el formato especificado en el procedimiento P-DE-006 Procedimiento para la Elaboración de Informes Trimestrales. –Cumplir las fechas establecidas en el calendario anual para la entrega de informes trimestrales. –Generados por el jefe de proyecto. Informes de avance para el Comité Técnico Operativo (CTO): –Informe de proyecto iniciado o terminado documentado en formato establecido, autorizado por el gerente y por el director de división.

21 ENTRADAS /SALIDAS DE LOS PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Octubre, 2010 rev. 10 21 Entrada / Salida Registro de baja Generada por: Gestión de Proyectos (Cierre del proyecto) Características que debe cumplir: Lineamientos establecidos en el procedimiento P-COC-007 Procedimiento para la Planeación, Formalización y Baja Interna de los Proyectos. F-01/P-COC-007 Formato para Registro de Proyecto. Firmado por el jefe de proyecto, gerente, director de división.

22 ENTRADAS /SALIDAS DE LOS PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Octubre, 2010 rev. 10 22 Entrada / Salida Planes de desarrollo individual Generada por: Recursos Humanos (Planeación de Recursos Humanos) Características que debe cumplir: Lineamientos descritos en el procedimiento P-ED-001Sistema de Evaluación y Planeación del Desarrollo de Investigadores

23 ENTRADAS /SALIDAS DE LOS PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Octubre, 2010 rev. 10 23 Entrada / Salida Cartera de proyectos vigente Generada por: Gestión de Cartera de Proyectos (Integración de resultados) Características que debe cumplir: Relación actualizada de proyectos que continúan, propuestas en negociación e iniciativas. Información necesaria para realizar la planeación de la redistribución de recursos, necesidades de infraestructura y de capacitación.

24 ENTRADAS /SALIDAS DE LOS PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Octubre, 2010 rev. 10 24 Entrada / Salida Programa de publicaciones y registros de propiedad intelectual Generada por: Gestión de Cartera de Proyectos (Integración de resultados) Características que debe cumplir: Relación calendarizada de publicaciones, ponencias, patentes y registros de derechos de autor a nivel gerencia. Revisada por el Director de División.

25 ENTRADAS /SALIDAS DE LOS PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Octubre, 2010 rev. 10 25 Entrada / Salida Propuesta o documento equivalente aceptado Generada por: Gestión de Cartera de Proyectos (Definición de proyectos) Características que debe cumplir: Cotizada con el sistema de costeo de propuestas o tarifas establecidas Determinación de competencias del personal requerido Autorización del gerente y director de división Cumple con los lineamientos establecidos en el procedimiento P-COC-008 –F-01/P-COC-008: Hoja de revisión de la propuesta –F-02/P-COC-008: Determinación de Competencias Se presenta en el formato definido por cada área del IIE o en el convenido con el cliente Autorizada por el cliente

26 ENTRADAS /SALIDAS DE LOS PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Octubre, 2010 rev. 10 26 Entrada / Salida Contrato firmado, en trámite o modificado Generada por: Características que debe cumplir: Documentado, según el cliente, de acuerdo con: –P-AJ-001 Procedimiento para la Formalización de Diversos Servicios con C.F.E. –P-DT-001 Trámite y seguimiento de las oportunidades, solicitudes y contratación de proyectos con PEMEX. –P-AJ-006 Procedimiento para la formalización de diversos servicios con CAPUFE. –P-AJ-007 Formalización de diversos servicios de ingresos para el IIE.

27 ENTRADAS /SALIDAS DE LOS PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Octubre, 2010 rev. 10 27 Entrada / Salida Asignación presupuestal y control Generada por: Características que debe cumplir: Proyecto dado de alta en el sistema de presupuestos. Presupuesto a nivel partida de acuerdo con el calendario de egresos del anexo técnico. Lineamientos de la guía para la elaboración del presupuesto y del manual para la ejecución del mismo.

28 ENTRADAS /SALIDAS DE LOS PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Octubre, 2010 rev. 10 28 Entrada / Salida Generada por: Características que debe cumplir:

29 ENTRADAS /SALIDAS DE LOS PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Octubre, 2010 rev. 10 29 Entrada / Salida Personal competente Generada por: Recursos Humanos (Integración y seguimiento de Recursos Humanos) Características que debe cumplir: Personal con habilidad demostrada para aplicar conocimientos y aptitudes para el desarrollo del proyecto. Personal conciente de la pertinencia e importancia de sus actividades y de cómo contribuyen para el logro de los objetivos de la calidad, ambiente y seguridad. Personal cargado en el sistema de presupuestos.

30 ENTRADAS /SALIDAS DE LOS PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Octubre, 2010 rev. 10 30 Entrada Constancias de aceptación o discrepancias o cambios de alcance Generada por: Cliente Características que debe cumplir: Las constancias de aceptación: –Con la firma del representante autorizado del cliente. –Con referencia al contrato, y al número y nombre del proyecto. –Con referencia a los productos entregados. –Cuando aplique, con referencia al pago parcial correspondiente al que dará lugar la aceptación, según los términos del contrato. Las discrepancias: –Con la firma del representante autorizado del cliente. –Con referencia al contrato, y al número y nombre del proyecto. –Con referencia a los productos objeto de la discrepancia. –Descripción de la discrepancia. –Cuando aplique, en el formato establecido. Los cambios de alcance: –Con la firma del representante autorizado del cliente. –Con referencia al contrato, y al número y nombre del proyecto. –Descripción del cambio de alcance. –Lineamientos establecidos en el procedimiento P-COC-008 Procedimiento para convenir, tramitar y formalizar propuestas técnicas.

31 ENTRADAS /SALIDAS DE LOS PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Octubre, 2010 rev. 10 31 Entrada / Salida Bienes propiedad del cliente Generada por: Cliente Características que debe cumplir: Consistentes con el contrato. Lineamientos establecidos en el procedimiento P-COC-011 Procedimiento para Controlar los Bienes Suministrados por el Cliente. F01/P-COC-011 Registro para la verificación del bien suministrado por el cliente. Cuando sean adquiridos por el IIE por cuenta y nombre del cliente, adquiridos y manejados según el Procedimiento para Adquisiciones (P-RM-101) y el Procedimiento de Recepción, Control y Distribución de Bienes adquiridos (P-RM-157)

32 ENTRADAS /SALIDAS DE LOS PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Octubre, 2010 rev. 10 32 Entrada / Salida Información sobre la satisfacción del cliente Generada por: Alta Dirección (Medición y análisis) Características que debe cumplir: Informe de expectativas alcanzadas, rebasadas y no alcanzadas, y sobre la satisfacción, la innovación y la creación de valor (para la revisión por la dirección).

33 ENTRADAS /SALIDAS DE LOS PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Octubre, 2010 rev. 10 33 Entrada / Salida Procesos y sus interacciones Generada por: Alta Dirección (Planificación del SGI) Características que debe cumplir: Documentados (mapa de procesos, diagrama de bloques - incluyendo entradas y salidas, diagrama de flujo, aspectos generales del proceso, medición de eficacia, competencia de recursos humanos, autoridades y responsabilidades, puntos de control, documentos y registros del proceso). Aprobados por el Comité de Calidad. 4.1 del MGI.

34 ENTRADAS /SALIDAS DE LOS PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Octubre, 2010 rev. 10 34 Entrada / Salida Lineamientos y acciones para mejorar la gestión de recursos Generada por: Alta Dirección (Revisión por la dirección) Características que debe cumplir: Acuerdos documentados respecto a la aplicación de recursos humanos: –Competencias, –Cumplimiento del PROCAP, –Evaluaciones del personal, –Responsabilidades y autoridades. Acuerdos documentados respecto a la utilización de la infraestructura y el aprovechamiento del ambiente de trabajo.

35 ENTRADAS /SALIDAS DE LOS PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Octubre, 2010 rev. 10 35 Entrada / Salida Detección de necesidades (R.H. e Infraestructura) Generada por: Gestión de Cartera de Proyectos (Promoción) Características que debe cumplir: Adicionales a los recursos existentes. Documentadas en minutas o reportes de visitas a clientes. Reflejadas en los planes estratégicos de las gerencias.

36 ENTRADAS /SALIDAS DE LOS PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Octubre, 2010 rev. 10 36 Entrada / Salida Necesidades de recursos humanos Generada por: Gestión de Proyectos (Planeación de la gestión de proyectos) Características que debe cumplir: Relación de cursos o eventos adicionales a los programados en el PROCAP. Perfil de competencia del personal a contratar.

37 ENTRADAS /SALIDAS DE LOS PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Octubre, 2010 rev. 10 37 Entrada / Salida Solicitud de Recursos Humanos Generada por: Gestión de Proyectos (Ejecución) Características que debe cumplir: Documentados en el formato de auscultación de la capacidad disponible del Procedimiento de Contratación de Servicios Profesionales P-AJ-002. Solicitud de transferencia presupuestal asignando el personal al proyecto especificando período y porcentaje.

38 ENTRADAS /SALIDAS DE LOS PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Octubre, 2010 rev. 10 38 Entrada / Salida Evaluación preliminar de los proyectos Generada por: Gestión de Proyectos (Integración y evaluación de resultados) Características que debe cumplir: Desempeño del personal en el proyecto (logros por persona vs. metas asignadas) Horas dedicadas por persona y horas programadas por persona Actividades realizadas vs. actividades programadas por persona Nivel de satisfacción del cliente Resultados económicos del proyecto

39 ENTRADAS /SALIDAS DE LOS PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Octubre, 2010 rev. 10 39 Entrada / Salida Suministro de bienes y servicios externos Generada por: Infraestructura y Ambiente de Trabajo (Adquisición de bienes y contratación de servicios externos) Características que debe cumplir: Conforme a los requisitos establecidos en las solicitudes y requisiciones correspondientes. Debe cumplir la normatividad vigente.

40 ENTRADAS /SALIDAS DE LOS PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Octubre, 2010 rev. 10 40 Entrada / Salida Contrato de personal Generada por: Características que debe cumplir: Documentado en los formatos establecidos en el IIE para personal de base, por obra determinada ó por honorarios, de acuerdo a lo establecido en la solicitud correspondiente. Se deben anexar los documentos de soporte para la contratación del personal (acta de nacimiento, título, CURP, etcétera). Lineamientos establecidos en los procedimientos P-RL-008, P-RL-012.

41 ENTRADAS /SALIDAS DE LOS PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Octubre, 2010 rev. 10 41 Entrada / Salida Personal (informado del SGI) Generada por: Alta Dirección (Comunicación interna y su verificación) Características que debe cumplir: Personal con conocimiento de los aspectos relevantes del SGI, de acuerdo con su función: –Política de la calidad, ambiente y seguridad –Objetivos de la calidad, ambiente y seguridad –Responsabilidades y autoridades –Resultados del seguimiento y medición del SGI –Resultados de la revisión por la dirección

42 ENTRADAS /SALIDAS DE LOS PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Octubre, 2010 rev. 10 42 Entrada / Salida Necesidades de infraestructura Generada por: Gestión de Proyectos (Planeación de la gestión de proyectos) Características que debe cumplir: Adicionales a los recursos existentes. Identificadas a partir de la cartera de proyectos vigente, consideran las necesidades de las propuestas con alta probabilidad y los proyectos en trámite de formalización. Incluyen su descripción y justificaciones.

43 ENTRADAS /SALIDAS DE LOS PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Octubre, 2010 rev. 10 43 Entrada / Salida Solicitud de suministros y servicios Generada por: Gestión de Proyectos (Ejecución), Recursos Humanos (Formación y contratación de Recursos Humanos) Características que debe cumplir: Especificado en el anexo técnico del proyecto. Consistente con los términos de la solicitud o requisición de los mismos. Notificación de entrega de suministros al jefe de proyecto correspondiente. Lineamientos del procedimiento P-RM-157 Recepción, control y distribución de bienes adquiridos

44 ENTRADAS /SALIDAS DE LOS PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Octubre, 2010 rev. 10 44 Entrada / Salida Solicitud de suministros y servicios (Ordenes de facturación) Generada por: Gestión de Proyectos (Seguimiento del proyecto) Características que debe cumplir: Lineamientos establecidos por P-RF-006 Elaboración de facturas Formato “orden de facturación externa” Solicitada por el gerente y autorizada por el director de división Consistente con el contrato firmado; acompañada de los anexos de los documentos requeridos (estimaciones, actas, minutas, reportes de avance, copia de las hojas del contrato que contienen los requisitos de pago)

45 ENTRADAS /SALIDAS DE LOS PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Octubre, 2010 rev. 10 45 Entrada / Salida Solicitud de elaboración o revisión de contrato Generada por: Gestión de Cartera de Proyectos (Definición de proyectos) Características que debe cumplir: Elaborada por el gerente o el director de división Incluye la propuesta o documento equivalente aceptado En caso de revisión, propuesta modificada que indique en forma explícita los cambios respecto a la propuesta original

46 ENTRADAS /SALIDAS DE LOS PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Octubre, 2010 rev. 10 46 Entrada / Salida Solicitud de servicios de capacitación Generada por: Recursos Humanos Características que debe cumplir: Deberá hacerse la solicitud de contratación de un servicio externo de capacitación siguiendo el procedimiento para Adquisiciones (P-RM-101)

47 ENTRADAS /SALIDAS DE LOS PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Octubre, 2010 rev. 10 47 Entrada / Salida Solicitud de contratación Generada por: Recursos Humanos (Formación y contratación de Recursos Humanos) Características que debe cumplir: Documentada en los formatos establecidos en el IIE para personal de base, por obra determinada ó por honorarios, de acuerdo a lo establecido en Procedimientos P-AJ-002 Contratación de Servicios Profesionales y P- RL-008 Procedimiento para la contratación de personal no sindicalizado.

48 ENTRADAS /SALIDAS DE LOS PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Octubre, 2010 rev. 10 48 Entrada / Salida Evaluaciones del personal Generada por: Recursos Humanos (Integración y seguimiento de Recursos Humanos) Características que debe cumplir: De acuerdo con el procedimiento P-ED-001 y el reglamento del plan de estímulos para el personal de investigación. De acuerdo con el sistema “Hay” para el personal administrativo de confianza. De acuerdo con el contrato colectivo de trabajo para el personal sindicalizado. De acuerdo con el procedimiento P-ED-003 para el pago del bono variable para el personal no sindicalizado.

49 ENTRADAS /SALIDAS DE LOS PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Octubre, 2010 rev. 10 49 Salida Producto liberado y validado Generada por: Gestión de Proyectos (Revisión de productos) Características que debe cumplir: Liberación de producto o F-02/P-COC-020 Liberación del producto Producto revisado y autorizado para su entrega al cliente. Documento de liberación del producto.

50 ENTRADAS /SALIDAS DE LOS PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Octubre, 2010 rev. 10 50 Salida Verificación del cumplimiento del contrato Generada por: Gestión de Proyectos (Seguimiento del proyecto) Características que debe cumplir: Evidencia de aceptación de todos los “entregables” especificados en la propuesta aceptada o modificada. Evidencia de que se ha cumplido la facturación de acuerdo al contrato. Preparar el acta de entrega – recepción y la estimación final del contrato.

51 ENTRADAS /SALIDAS DE LOS PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Octubre, 2010 rev. 10 51 Entrada / Salida Lineamientos y acciones para mejorar la eficacia del SGI y sus procesos Generada por: Alta Dirección (Revisión por la dirección) Características que debe cumplir: Acuerdos documentados conforme al P-DE-009 Procedimiento para la Revisión del SGI por la Dirección Ejecutiva –a)Resultados de auditorias (internas, externas y del OIC) –b)Retroalimentación del cliente –c)Desempeño de los procesos y conformidad de los productos i)Evaluación de los indicadores de desempeño de los proyectos técnicos ii)Evaluación de los indicadores de desempeño de los procesos del SGI iii)Cumplimiento de los objetivos de la calidad, ambiente y seguridad iv)Evaluación de los indicadores del Convenio de Administración por Resultados –d)Estado de las acciones correctivas y preventivas –e)Acciones de seguimiento de revisiones previas –f)Cambios que podrían afectar el SGI, incluidos la Política y los Objetivos de la Calidad, Ambiente y Seguridad –g)Recomendaciones para la mejora –h) Acciones a seguir como resultado de los análisis de protección al medio ambiente –i) Acciones a seguir como resultado de los análisis de aspectos de seguridad en el IIE –j)Acciones a seguir como resultado del análisis de riesgos ambientales y de seguridad

52 ENTRADAS /SALIDAS DE LOS PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Octubre, 2010 rev. 10 52 Salida Política entendida Generada por: Alta Dirección (Comunicación interna y su verificación) Características que debe cumplir: Documentada y firmada por el director ejecutivo. Exhibida en los medios establecidos para su difusión (MGI, Intranet, Noticias y Boletín IIE).

53 ENTRADAS /SALIDAS DE LOS PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Octubre, 2010 rev. 10 53 Salida Objetivos desplegados Generada por: Alta Dirección (Comunicación interna y su verificación) Características que debe cumplir: Documento firmado por el director ejecutivo. Documento con el despliegue a nivel división. Documento con el despliegue a nivel gerencia. Publicados en la página del SGI.

54 ENTRADAS /SALIDAS DE LOS PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Octubre, 2010 rev. 10 54 Salida Responsabilidades y autoridades comunicadas Generada por: Alta Dirección (Comunicación interna y su verificación) Características que debe cumplir: Definidas para el personal clave involucrado en la gestión del SGI: –Gerente de Calidad y Competitividad. –Miembros del comité de calidad. –Responsables de los procesos. –Miembros del Comité Operativo de Calidad. –Auditores de calidad, ambiente y seguridad. Documentadas en la E-COC-002, en la descripción de los procesos y en la página del SGI.

55 ENTRADAS /SALIDAS DE LOS PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Octubre, 2010 rev. 10 55 Salida Información sobre resultados del seguimiento y la medición del SGI Generada por: Alta Dirección (Comunicación interna y su verificación) Características que debe cumplir: Despliegue en la página del SGI de lo siguiente: –Objetivos e indicadores de eficacia de los procesos y del SGI. –Información de las auditorias internas y externas. –Minutas de reuniones del Comité Operativo de Calidad. –Programa del proyecto institucional que considere el mantenimiento y mejora del SGI.

56 ENTRADAS /SALIDAS DE LOS PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Octubre, 2010 rev. 10 56 Salida Información sobre resultados de la revisión por la dirección Generada por: Alta Dirección (Comunicación interna y su verificación) Características que debe cumplir: Minuta de la revisión por la dirección de acuerdo con el procedimiento P-DE-009.

57 ENTRADAS /SALIDAS DE LOS PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Octubre, 2010 rev. 10 57 Entrada / Salida Informe trimestral de avance del cumplimiento del convenio de administración por resultados Generada por: Alta Dirección (Medición y análisis) Características que debe cumplir: Tabla con el avance del cumplimiento de los indicadores del convenio de administración por resultados.

58 ENTRADAS /SALIDAS DE LOS PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Octubre, 2010 rev. 10 58 Entrada / Salida Iniciativas de Proyectos Generada por: Gestión de Cartera de Proyectos (Promoción) Características que debe cumplir: Oportunidades detectadas mediante visitas al cliente por investigadores, GG, DD o DE, publicaciones, solicitudes directas del mismo cliente, comunicación con otras gerencias del IIE o entidades externas. Áreas de oportunidad de mejora identificadas en las líneas de investigación y desarrollo de las gerencias.

59 ENTRADAS /SALIDAS DE LOS PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Octubre, 2010 rev. 10 59 Entrada / Salida Informe sobre seguridad, salud ocupacional, manejo ambiental, clima laboral y protección civil Generada por: Infraestructura y Ambiente de Trabajo (Ejecución de programas de seguridad, salud ocupacional, manejo ambiental, clima laboral y protección civil) Características que debe cumplir: Análisis de cada uno de los resultados obtenidos en las acciones tomadas por el IIE para proteger el medio ambiente. Análisis de los resultados de las acciones obtenidas por las medidas aplicadas en el IIE en cuanto a seguridad, salud ocupacional, clima laboral y protección civil.

60 ENTRADAS /SALIDAS DE LOS PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Octubre, 2010 rev. 10 60 Entrada / Salida Propuesta o documento equivalente aceptado Generada por: Gestión de Cartera de Proyectos (Definición de proyectos) Características que debe cumplir: Llenado del formato F02-P-COC-008. Identificación y definición de los aspectos ambientales, detectados en el proyecto negociado. Análisis de los riesgos a que serán sometidos los equipos y el personal que participará en el proyecto.

61 ENTRADAS /SALIDAS DE LOS PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Octubre, 2010 rev. 10 61 Entrada/salida Gestión de proyectos Generada por: Gestión de Cartera de Proyectos Características que debe cumplir: Información sobre los aspectos ambientales detectados en la negociación. Información sobre los riesgos detectados al analizar la propuesta negociada.

62 ENTRADAS /SALIDAS DE LOS PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Octubre, 2010 rev. 10 62 Entrada / Salida Recursos Humanos Generada por: Gestión de Proyectos (Ejecución) Características que debe cumplir: Documentos que respaldan la necesidad de contratación de recursos humanos y la solicitud de impartir inducción. Solicitud de parte del gerente de la necesidad de impartir reinducción a los investigadores.

63 ENTRADAS /SALIDAS DE LOS PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Octubre, 2010 rev. 10 63 Entrada / Salida Entrega de trabajos Generada por: Infraestructura y Ambiente de Trabajo (Ejecución de Obras y Mantenimiento) Características que debe cumplir: Cumplir con los requisitos establecidos y realizarse de acuerdo a los Programas Anuales de Obra Pública y de Mantenimiento.

64 ENTRADAS /SALIDAS DE LOS PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Octubre, 2010 rev. 10 64 Entrada / Salida Servicio interno prestado Generada por: Infraestructura y Ambiente de Trabajo (Prestación de Servicios Internos) Características que debe cumplir: De acuerdo a los requerimientos especificados en la solicitud y a los niveles de servicio establecidos.

65 ENTRADAS /SALIDAS DE LOS PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Octubre, 2010 rev. 10 65 Entrada / Salida Infraestructura y servicios de manejo ambiental Generada por: Infraestructura y Ambiente de Trabajo (Ejecución de programas de seguridad, salud ocupacional, manejo ambiental, clima laboral y protección civil) Características que debe cumplir: De acuerdo a lo establecido en el “Programa de manejo ambiental” y ”Programa de seguridad y salud ocupacional”

66 ENTRADAS /SALIDAS DE LOS PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Octubre, 2010 rev. 10 66 Entrada / Salida Infraestructura y servicios de seguridad, salud ocupacional, clima laboral y protec. civil Generada por: Infraestructura y Ambiente de Trabajo (Ejecución de programas de seguridad, salud ocupacional, manejo ambiental, clima laboral y protección civil) Características que debe cumplir: De acuerdo a lo establecido en el “Programa de manejo ambiental” y ”Programa de seguridad y salud ocupacional”

67 ENTRADAS /SALIDAS DE LOS PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Octubre, 2010 rev. 10 67 Entrada / Salida Servicio de laboratorio prestado Generada por: Infraestructura y Ambiente de Trabajo (Prestación de Servicios de Laboratorio) Características que debe cumplir: De acuerdo a los requerimientos establecidos en el proyecto. Cumpliendo con la normatividad en cuanto a calidad, seguridad y protección del medio ambiente.

68 ENTRADAS /SALIDAS DE LOS PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Octubre, 2010 rev. 10 68 Entrada Líneas de desarrollo tecnológico Generada por: Proceso de Alta Dirección (Planeación Estratégica) Características que debe cumplir: Archivo electrónico conteniendo titulo y descripción de cada una de las líneas de desarrollo tecnológico vigentes.

69 ENTRADAS /SALIDAS DE LOS PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Octubre, 2010 rev. 10 69 Entrada Evaluación del Cumplimiento de Metas Gerenciales Generada por: Proceso de Alta Dirección( Medición y análisis) Características que debe cumplir: Tabla de datos requeridos por la GED para el calculo del monto del bono variable asignable a cada una de las gerencias del IIE.

70 ENTRADAS /SALIDAS DE LOS PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Octubre, 2010 rev. 10 70 Entrada Detección de necesidades de Recursos Humanos Generada por: Gestión de Cartera de Proyectos (Promoción), Gestión de Proyectos (Planeación de la Gestión de Proyectos), Infraestructura y Ambiente de trabajo (Planeación de la infraestructura y ambiente de trabajo), Alta Dirección (Planeación Estratégica incluyendo la parte referente a la elaboración de planes de negocios e iniciativas estratégicas) Características que debe cumplir: Recursos Humanos adicionales a los actuales, para soportar la profundización o la ampliación de las capacidades disponibles o para subsanar los huecos previsibles por rotación del personal existente. Documentadas en minutas o reportes de reuniones internas o con clientes actuales o potenciales. Especialidades o perfiles de competencias requeridos.

71 ENTRADAS /SALIDAS DE LOS PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Octubre, 2010 rev. 10 71 Salida Planes de carrera del personal Generada por: Recursos Humanos (planeación de RH) Características que debe cumplir: Especificación del modelo de plan de carrera a definirse a través de la iniciativa estratégica numero IIE21.

72 ENTRADAS /SALIDAS DE LOS PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Octubre, 2010 rev. 10 72 Salida Personal Contratado Generada por: Recursos Humanos (Formación y contratación de RH) Características que debe cumplir: Personal formalmente, habilitado para realizar trabajos como empleado de base, eventual o por honorarios por medio de un contrato vigente documentado en los formatos establecidos en el IIE, de acuerdo a lo establecido en los procedimientos P-RL-008 y P-AJ-002.

73 ENTRADAS /SALIDAS DE LOS PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO Octubre, 2010 rev. 10 73 Salida Personal Capacitado e Inducido al IIE y al SGI Generada por: Recursos Humanos (Formación y contratación de RH) Características que debe cumplir: Personal Capacitado: Personal que ha recibido una capacitación o un conjunto de capacitaciones para cerrar una brecha determinada de competencias conductuales o técnicas, a fin de poder realizar en forma adecuada un proyecto o actividad inmediata, o bien para apoyar su desarrollo a futuro dentro del marco su plan de carrera acordado con la institución. Personal Inducido al IIE y al SGI: Personal con conocimiento del quehacer de la institución y de su área de adscripción, así como del plan estratégico y de los modelos y sistemas de gestión vigentes en el IIE.