GERENCIA DE SISTEMAS DE CALIDAD, AMBIENTE Y SEGURIDAD TRANSICIÓN DEL SIAC (ISO 9001:1994) AL SIGC (ISO 9001:2000)

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1 GERENCIA DE SISTEMAS DE CALIDAD, AMBIENTE Y SEGURIDAD TRANSICIÓN DEL SIAC (ISO 9001:1994) AL SIGC (ISO 9001:2000)

2 GERENCIA DE SISTEMAS DE CALIDAD, AMBIENTE Y SEGURIDAD Objetivo de la reunión Dar a conocer los aspectos importantes de la transición del Sistema Institucional de Gestión de la Calidad (SIGC) del IIE.

3 GERENCIA DE SISTEMAS DE CALIDAD, AMBIENTE Y SEGURIDAD INICIO PLANIFICACIÓN CONSULTA AL ORGANISMO CERTIFICADOR REVISIÓN Y APROBACIÓN DEL PLAN DIFUSIÓN DEL PLAN CAPACITACIÓN ANÁLISIS DE PRO- CESOS Y REVISIÓN DOCUMENTAL SIGC DIFUSIÓN E IMPLANTACIÓN DE CAMBIOS AUDITORIA INTERNA REVISIÓN DE LA DIRECCIÓN AUDITORIA DE CERTIFICACIÓN FIN ¿Qué avance tenemos en la transición? DEFINICIÓN DEL SIGC

4 GERENCIA DE SISTEMAS DE CALIDAD, AMBIENTE Y SEGURIDAD La norma ISO 9001:2000 tiene un enfoque que va más allá de lo establecido por la norma ISO 9001:1994 ISO 9001:1994 ISO 9001:1994 Cumplir requisitos del cliente Cumplir requisitos del cliente “20 puntos de la norma” “20 puntos de la norma” Documentar procedimientos Documentar procedimientos Capacitar al personal Capacitar al personal Calificar al personal Calificar al personal Hacer auditorías Hacer auditorías Usar técnicas estadísticas Usar técnicas estadísticas ISO 9001:2000 ISO 9001:2000 Satisfacer al cliente Satisfacer al cliente Un modelo de Gestión Un modelo de Gestión Definir procesos Definir procesos Concientizar al personal Concientizar al personal Demostrar competencia Demostrar competencia Gestionar programas de Auditoría Gestionar programas de Auditoría Analizar datos y medir desempeño “eficacia” Analizar datos y medir desempeño “eficacia” REFERENCIA: DÍA DE LA CALIDAD 2003 – PONENCIA DEL ING. MIGUEL GARCÍA ALTAMIRANO

5 GERENCIA DE SISTEMAS DE CALIDAD, AMBIENTE Y SEGURIDAD La norma ISO 9001:2000 promueve la adopción de un enfoque basado en procesos. Los procesos “atraviesan” la estructura de la organización, rompiendo fronteras entre áreas funcionales.

6 GERENCIA DE SISTEMAS DE CALIDAD, AMBIENTE Y SEGURIDAD El sistema de gestión se estructura por procesos Definición de procesos completos Clientes y proveedores del IIE Documentos que soporten los procesos del IIE El cumplimiento de la norma se da mediante la participación de toda la organización ISO 9001:2000 (SIGC) Estructura por funciones Definición segmentada de los procesos Clientes y proveedores en cada área Documentos en cada área El cumplimiento de la norma debe darse en cada área ISO 9001:1994 (SIAC) Estructura orientada a procesos Procesos OIC Direcciones Técnicas DPyAT Dirección Ejecutiva Gestión de recursos Análisis y mejora Gestión de proyectos Revisión por la Dirección Control de documentos DAyF Gerencias Técnicas OIC Direcciones Técnicas DPyAT Dirección Ejecutiva DAyF Gerencias Técnicas

7 GERENCIA DE SISTEMAS DE CALIDAD, AMBIENTE Y SEGURIDAD ¿Por qué estamos haciendo la transición? Los certificados basados en la norma ISO 9001:1994 expiran el 15 de diciembre del 2003. Además la versión 2000 de la norma representa una mejora en la forma de ver los sistemas de calidad.

8 GERENCIA DE SISTEMAS DE CALIDAD, AMBIENTE Y SEGURIDAD ¿Qué cambios vamos a realizar al SIAC? Cambio en la denominación del SIAC y del MIAC. Ahora serán SIGC (Sistema Institucional de Gestión de la Calidad) y MIGC (Manual Institucional de Gestión de la Calidad). El MIGC describe el SIGC conforme a la estructura de la norma ISO 9001:2000, tomando en consideración lo que hemos aprendido y desarrollado en el SIAC. El SIGC comprende a todo el IIE. Ya no tendremos sistemas por áreas, ahora será un solo sistema para todo el IIE.

9 GERENCIA DE SISTEMAS DE CALIDAD, AMBIENTE Y SEGURIDAD ¿Qué cambios vamos a realizar al SIAC? La transición del SIAC al SIGC para cumplir la norma ISO 9001:2000 conviene que la veamos como si nos pusiéramos otros “lentes” para mirar el sistema: Con el SIAC vemos Con el SIAC vemos Cumplimiento de los requisitos de la norma en cada área Cumplimiento de los requisitos de la norma en cada área Procesos por área (segmentos) Procesos por área (segmentos) Muchos procedimientos exigidos por la norma y algunos multiplicados por el número de áreas Muchos procedimientos exigidos por la norma y algunos multiplicados por el número de áreas Con el SIGC vamos a ver Con el SIGC vamos a ver Cumplimiento de los requisitos de la norma distribuido entre todo el IIE Cumplimiento de los requisitos de la norma distribuido entre todo el IIE Procesos completos que atraviesan las distintas áreas Procesos completos que atraviesan las distintas áreas Seis procedimientos exigidos por la norma más los documentos necesarios para operar y controlar cada proceso del SIGC Seis procedimientos exigidos por la norma más los documentos necesarios para operar y controlar cada proceso del SIGC Los procesos siempre han existido en el IIE. Al observarlos completos, es posible que algunos requieran ajustes o cambios.

10 GERENCIA DE SISTEMAS DE CALIDAD, AMBIENTE Y SEGURIDAD ¿Qué cambios vamos a realizar al SIAC? Tomando el modelo de la ISO 9001:2000 como base, el SIGC queda constituido por los siguientes procesos: PROCESOSDESCRIPCIÓN Gestión de Proyectos Procesos que generan los productos para los clientes del IIE (investigación, desarrollo tecnológico y servicios técnicos especializados) Gestión de recursos Procesos que soportan la gestión de proyectos Análisis y mejora Procesos de vigilancia y mejoramiento de los procesos del sistema Revisión por la dirección Procesos de evaluación y toma de decisiones para mejorar el SIGC Control de documentación Procesos para controlar documentos y registros del SIGC En la siguiente lámina se aprecia el modelo de ISO 9001:2000 y las áreas que tienen la responsabilidad principal de estos procesos.

11 GERENCIA DE SISTEMAS DE CALIDAD, AMBIENTE Y SEGURIDAD MODELO DE ISO 9001:2000 Sistema de Gestión de la Calidad Mejora Continua Responsabilidad de la Dirección Medición, Análisis y Mejora Gestión de Recursos Cliente Requi- sitos Producto Realización del Producto Entrada Cliente Satis- facción Salida DIRECTOR EJECUTIVO Y COMITÉ DE CALIDAD DIVISIONES Y GERENCIAS TÉCNICAS ADM. Y FINANZAS PLANEACIÓN Y APOYO TÉCNICO COORD. PROGRAMA DE CALIDAD PLANEACIÓN Y APOYO TÉCNICO ÓRGANO INTERNO DE CONTROL DIVISIONES Y GERENCIAS TÉCNICAS

12 GERENCIA DE SISTEMAS DE CALIDAD, AMBIENTE Y SEGURIDAD Anexo I del MIGC PROCESOS DEL SIGC - IIE ENTRADASUBPROCESOSALIDA EVIDENCIA/ REGISTRO DOCUMENTO NORMA/ MIGC RESP. ADefinición, planeación y formalización del proyecto BEjecución y seguimiento del proyecto CTerminación del proyecto DGestión de recursos EAuditoría interna FRevisión por la dirección GAnálisis y mejora HControl de documentos IControl de registros JControl de los equipos e instrumentos de medición y prueba

13 GERENCIA DE SISTEMAS DE CALIDAD, AMBIENTE Y SEGURIDAD PROCESOS DE SOPORTE AL SIGC.. GESTIÓN DE PROYECTOS GESTIÓN DE RECURSOS Iniciativa Contrato marco Contrato específico Entrega-recepción Informe final AUDITORÍA INTERNA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN ANÁLISIS Y MEJORA CONTROL DE DOCUMENTOS CONTROL DE REGISTROS Lineamientos y políticas institucionales Necesidades y mejoras al SIGC Lineamientos y políticas institucionales Documentos del SIGC Documentos Controlados Registros del SIGC Registros Controlados Recursos para los proyectos Información para la revisión del SIGC A, B, C, J D E F G H I Referencia al Anexo I del MIGC Información de los procesos del SIGC Registro de baja Referencia al punto del MIGC 6 7 8 5.6 4.2.3 4.2.4 8.2.2 CLIENTE Retroalimentación del cliente Necesidades de los proyectos PROCESOS DEL SIGC - IIE Interacción con el cliente

14 GERENCIA DE SISTEMAS DE CALIDAD, AMBIENTE Y SEGURIDAD ¿Qué cambios vamos a realizar al SIAC? Aplicar un modelo de procesos del SIGC para cumplir con la norma ISO 9001:2000. Mediante la aplicación de este modelo: Cumplimos con:  La política y los objetivos de calidad.  Los requisitos de los clientes.  Los requisitos legales y reglamentarios.  Los requisitos de la norma. Todos participamos en uno o varios de los procesos del SIGC. El cumplimiento de los requisitos de la norma se logra mediante la operación y control eficaz de los procesos del SIGC.

15 GERENCIA DE SISTEMAS DE CALIDAD, AMBIENTE Y SEGURIDAD ¿Cuándo nos vamos a certificar con la nueva norma? La Dirección Ejecutiva ha decidido recibir la auditoría de certificación en la semana del 16 al 20 de junio del 2003. En este momento estamos en la etapa de análisis de procesos y revisión documental del sistema. Los cambios que se requiera implantar serán coordinados por los responsables de los procesos.

16 GERENCIA DE SISTEMAS DE CALIDAD, AMBIENTE Y SEGURIDAD ¿Cómo estamos haciendo la transición? Estamos siguiendo el plan que aprobó el comité de calidad en octubre del 2002 y está en la página del SIAC. Ya se capacitaron a los facilitadores y los auditores en las nuevas versiones de las normas. El comité de calidad definió el SIGC revisando la política de la calidad, los objetivos de la calidad y aprobando el MIGC que describe el sistema y sus procesos.

17 GERENCIA DE SISTEMAS DE CALIDAD, AMBIENTE Y SEGURIDAD ¿Cómo estamos haciendo la transición? A partir del MIGC aprobado, consideramos que serán pocos los cambios que habrá que implantar, ya que se está considerando todo lo que se desarrolló en el SIAC. El resultado del análisis de los procesos va a precisar qué cambios son necesarios y también cuáles documentos del SIAC serán empleados en el SIGC. Al concluir el análisis de los procesos vamos a contar con los programas para actualizar o elaborar los documentos necesarios para el SIGC y los programas para implantar los cambios necesarios.

18 GERENCIA DE SISTEMAS DE CALIDAD, AMBIENTE Y SEGURIDAD ¿Qué debo hacer yo? 1.Leer el MIGC y entender el SIGC. 2.Estudiar el anexo I del MIGC que resume los puntos clave para demostrar el cumplimiento de la norma y los responsables del proceso. a)Estudiar y entender los diagramas presentados que describen la secuencia e interacción entre todos los procesos del SIGC. b)Apoyar a los responsables del proceso y a los facilitadores en el análisis del proceso en que participas, en la revisión de los documentos y en la implantación de los cambios que se definan como necesarios.

19 GERENCIA DE SISTEMAS DE CALIDAD, AMBIENTE Y SEGURIDAD Manual Institucional de Gestión de la Calidad La redacción del MIGC se logró: Realizando iteraciones entre dos enfoques: – –Ver qué procesos existentes en el IIE cumplen con los requisitos de la norma – –Ver que requisitos se cumplen con procesos procesos existentes EL resultado: Se identificaron los procesos con los que se cumplen los requisitos de la norma. Se utilizó la misma numeración de secciones que usa la norma, y el mismo vocabulario

20 GERENCIA DE SISTEMAS DE CALIDAD, AMBIENTE Y SEGURIDAD ¿Qué hay de nuevo? Algunas evidencias no se elaboran de la misma manera en todas las divisiones: – –6.2.2 c. Evaluación de la acción de determinar la competencia del personal (?) – –6.2.2 c. Evaluación de la formación o capacitación (?) – –8.4 Análisis de datos   a. Satisfacción del cliente (?)   b. Conformidad con los requisitos del producto (?)   c. Características y tendencias de procesos y productos (?)   d. Proveedores (si se realiza)

21 GERENCIA DE SISTEMAS DE CALIDAD, AMBIENTE Y SEGURIDAD Puntos relevantes del SIGC: En el IIE el proyecto es el proceso (conjunto de actividades) para elaborar productos para el cliente. En el MIGC este proceso se divide en tres etapas identificadas como A, B y C (Anexo I) Como todo proceso el proyecto tiene objetivos, resultados y se le hace seguimiento y medición utilizando el informe trimestral de donde se obtienen los siguientes indicadores: Índice de avance físico Índice de avance financiero Valor ganado Eficiencia en costo Autosuficiencia El seguimiento y medición de los productos se hace de acuerdo al plan de calidad del proyecto o a lo acordado con el cliente. El producto que resulte no conforme después de su seguimiento y medición se controla utilizando un documento (minuta u otro).

22 GERENCIA DE SISTEMAS DE CALIDAD, AMBIENTE Y SEGURIDAD El proceso sustantivo es la gestión de proyectos ABC MIGC, Procedimientos, Instrucciones, Manuales, Plan de calidad, Especificaciones,... Evidencias/Registros Productos

23 GERENCIA DE SISTEMAS DE CALIDAD, AMBIENTE Y SEGURIDAD Con tu participación podremos salir exitosos del desafío que representa la transición del SIAC al SIGC (ISO 9001:2000)