Rendición de Cuentas Oficina de Control Interno

Presentación del tema: "Rendición de Cuentas Oficina de Control Interno"— Transcripción de la presentación:

1 Rendición de Cuentas Oficina de Control Interno
Vigencia 2010

2 Rol Oficina de Control Interno
La Oficina de Control Interno esta definida en la Ley 87 de 1993, como “uno de los componentes del Sistema de Control Interno, del nivel directivo, encargada de medir la eficacia, eficiencia y economía de los demás controles”. La Oficina se constituye en el “Control de controles” por excelencia, ya que mediante su labor evaluadora determina la efectividad del sistema de control de la entidad con miras a contribuir a la Alta Dirección en la toma de decisiones y hacia la consecución de los fines estatales. Tiene a cargo funciones esenciales como : Acompañamiento y Asesoría Evaluación y Seguimiento Valoración del Riesgo Relación con entes externos

3 CONSOLIDADO AVANCE MECI - SGC
SUBSISTEMA COMPONENTE AVANCE 2008 AVANCE 2009 AVANCE 2010 CONTROL ESTRATEGICO Ambiente de control Direccionamiento estratégico. Administración del Riesgo 91.14 100 96 81.05 61.11 40 79.33 CONTROL DE GESTION Actividades de Control Información Comunicación Pública 43.33 55.56 95.6 99.11 97 CONTROL DE EVALUACION Auto Evaluación Evaluación Independiente Planes de Mejoramiento 80 70 50 16.67 83.33 98.17 TOTAL 93.43 58.38 92.37

4 Estado General de Control Interno
El Sistema de Control Interno de la Gobernación de Cundinamarca logró una calificación de % alcanzando un nivel ADECUADO de desarrollo como se evidencia, se esta precisamente en el punto de continuar y priorizar actividades ya sugeridas por esta Oficina como es el tema de la actualización de procedimientos como la socialización e interacción de procesos. Para desarrollar en este ultimo año de la actual administración es importante hacer que la alta dirección de manera directa vigorice todos los temas relacionados con MECI – CALIDAD para concluir con un grado superior de avance y operatividad. De igual manera es importante fortalecer el equipo de la Oficina de Control Interno con el personal acorde al número de funcionarios de la entidad y despachos con diversos objetos misionales y metas para poder adelantar las actividades con la profundidad y frecuencia más adecuadas. Alcanzaremos el anhelado 100% de cumplimiento cuando exista en cada uno de los servidores un cambio de actitud y compromiso que genere procesos de mejora continúa para la satisfacción del cliente interno y externo en aplicación de la NTCGP:1000: 2009

5 INFORME ANUAL DE EVALUACION AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO CONTABLE
FORTALEZAS DEBILIDADES Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable: A través de este mecanismo técnico se continúa adelantando el saneamiento financiero del Departamento. Adicionalmente las Direcciones Financieras del Departamento, realizan de forma mensual una revisión de los saldos del efectivo e inversiones, para posteriormente efectuar los ajustes requeridos, todo esto reflejado en las operaciones que sustentan los estados financieros del Departamento. Proceso de Conciliación: Se realizan según el caso, mensual, trimestral y semestralmente conciliaciones y cruces de saldos entre presupuesto, tesorería, contabilidad, juzgado de ejecuciones fiscales y demás áreas que intervienen en el proceso contable y se ejecuta un comparativo de saldos al finalizar cada periodo fiscal. Operaciones de Tesorería: En el manejo de las operaciones de tesorería, esta dirección cuenta con mecanismos propios para la medición y control del riesgo, Depuración Cuentas Bancarias: Se continúa solicitando a las diversas dependencias para que adelanten las gestiones y acciones administrativas y/o jurídicas necesarias para liquidación de los Convenios Interadministrativos suscritos por éstas; que tienen cuentas bancarias abiertas para el manejo de los mismos con el objetivo de hacer la respectiva depuración y cancelar estas cuentas. Componente Ambiental: No se han adelantado por parte de la Secretaría de Hacienda a través de la Dirección de Contaduría General del Departamento las gestiones necesarias con la Secretaría del Medio Ambiente y la Secretaría General – Dirección de Bienes e Inventarios, para aunar esfuerzos y establecer los valores reales de los hechos Ambientales del Departamento.

6 FORTALEZAS DEBILIDADES
Integración Aéreas Financieras – Gerencia de Operaciones SGFT SAp. Con la implementación del nuevo aplicativo SAP se descentralizó el registro de transacciones, hechos y operaciones, de los usuarios, quienes deben ser más explícitos en los textos de la descripción adecuada y amplia de los mismos, ya que dificultan el análisis e interpretación por parte del área Contable. Dado la rotación de los usuarios finales que operan del sistema financiero, se torna improductiva la capacitación dada por el área técnica en el manejo del sistema SAp. Igualmente se hace necesaria la programación de cursos o diplomados en temas tributarios, dirigida a estos usuarios finales. Unificación de Criterios Contables: Debido a la descentralización en los ordenadores del gasto, en el registro de las operaciones contables, se presentan fallas en la determinación del concepto que se debe afectar del manual de cuentas expedido por la Contaduría General de la Nación. es así como la determinación de los límites máximos de exposición para operar en el mercado financiero se fundamenta en tener en cuenta indicadores de la suficiencia de capital, la solvencia y calidad de entes financieros, la calidad en la administración, nivel y estabilidad de la rentabilidad y el manejo de la liquidez de todas las entidades que conforman el sistema financiero. Operacionalización del Sistema de Gestión Financiera Territorial Sap: Durante la vigencia del 2010, todas las transacciones, hechos y operaciones se han ejecutado a través del aplicativo contable integrado SAP, permitiendo que toda la información sea transmitida en tiempo real y en línea, los soportes se encuentran en el área de origen de la transacción y se pueden visualizar a través del sistema en cualquier momento. Dicho sistema efectúa los registros contables en forma cronológica y consecutiva de los hechos, transacciones u operaciones realizadas; dada la integralidad del sistema este garantiza su seguridad.

7 RECOMENDACIONES AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO CONTABLE
Continuar con el cumplimiento de los compromisos pactados en el Plan de Mejoramiento Vigencia 2007 – 2008. Solicitar apoyo a las dependencias asesoras en materia jurídica y contractual del departamento, para implementar acciones que conlleven a la liquidación de aquellos acuerdos contractuales que se encuentran incursos en la etapa de liquidación. Continuar con las políticas de depuración contable permanente y de sostenibilidad de la calidad de la información, y aprovechar el Comité de Sostenibilidad del sistema Contable para avanzar en la depuración de las cuentas de los Estados Financieros. Solicitar a la Secretaría de la Función Pública la asignación de personal escalafonado en Carrera Administrativa, como usuarios finales del Sistema Financiero SAp, con el fin de garantizar su adecuada capacitación y por ende la responsabilidad de la información que desde allí se genere. Coordinar junto la Secretaría de la Función Pública como líder del SIGC, la actualización y socialización de los procedimientos que se ejecutan en las áreas financieras del departamento, así como la estandarización de los diversos procedimientos que realizan los usuarios finales del Sistema Financiero. Adelantar en conjunto con la Secretaría General, el proceso contractual correspondiente para la valuación de los bienes muebles e inmuebles del Departamento, de conformidad con la norma que regula dicho procedimiento, así como, en conjunto con la Secretaría del Ambiente el procedimiento pertinente para para establecer los valores reales de los hechos Ambientales del Departamento

8 SEGUIMIENTO A LA EJECUCION PRESUPUESTAL A DICIEMBRE 31 DE 2010
Dependencias Apropia Inicial Modificaciones Total Apropiación Total Registro compromiso Total pagos Disponible % Ejecución ASAMBLEA DEPARTAMENTAL 97 DESPACHO DEL GOBERNADOR 90 SECRETARIA GENERAL 93 SECRETARIA JURIDICA 62 SECRETARIA DE GOBIERNO 96 SECRETARIA HACIENDA SECRETARIA DE EDUCACION 98 SECRETARIA DE PLANEACION 80 SECRETARIA DE FUNCION PUBLICA 85 CONTRALORIA GENERAL DEL DEPARTAMENTO 99 REGION CAPITAL E INTEGRACION REGIONAL 100 SECRETARIA DE CONECTIVIDAD SECRETARIA DESARROLLO SOCIAL 95 SRIA COMPETITIVIDAD Y DES.ECONOMICO SECRETARIA DEL AMBIENTE 91 SECRETARIA DE MINAS Y ENERGIA 5.874 S.TRANSPORTE Y MOVILIDAD 56 SECRETARIA DE AGRICULTURA Y DES.RURAL UNIDAD ADM.ESPECIAL PARA LA PREVENCION FONDO DE PENSIONES SERVICIO DE LA DEUDA PUBLICA UNIVERSIDAD DE CUNDINAMARCA UNIDAD ADM.ESPECIAL DE VIVIENDA SOCIAL SECRETARIA DE SALUD INSTITUTO DEPARTAMENTAL DE ACCION COMUNA INST.DPTAL PARA LA RECREACION Y EL DEPOR INSTITUTO DEPARTAMENTAL DE CULTURA TUR. UNIDAD ADMVA.ESP.DE BOSQUES DE CUND INST.INFRAESTRUC.I.C.C.U

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10 EJECUCIÓN DE RESERVAS A DICIEMBRE 31 DE 2.010 Aprop. Inicial Reservas
Columna clave Aprop. Inicial Reservas Pagos- reserva Sldo-reserv.-x-pagar % Ejecucion GRAN TOTAL 67 R1102 DESPACHO DEL GOBERNADOR 94 R1103 S.GENERAL RESERVAS 92 R1105 S.GOBIERNO RESERVAS 25 R1106 S.HACIENDA RESERVAS 96 R1108 S.EDUCACION RESERVAS 84 R1109 S.CUL.TUR.DEP.RESER 71 R1110 S.HABITAT Y REC RESERVAS 100 R1111 S.AGRICULTURA -RESERVAS 40 R1112 S.OBRAS PUBLICAS RESERVAS 65 R1113 S.PLANEACION RESERVAS 80 R1114 S.FUNCION P.RESERVAS 88 R1117 SECRETARIA DE REGION CAPITAL 1 R1118 SECRETARIA DE CONECTIVIDAD R1119 SECRETARIA DE DESARROLLO SOCIAL R1120 SECRETARIA DE COMPETITIVIDAD 99 R1121 SECRETARIA DEL AMBIENTE R1123 SECRETARIA DE TRANSITO Y MOVILIDAD 70 R1124 SECRETARIA DE AGRICULTURA R1183 UNIDAD ADM.ESPECIAL DE VIVIENDA SOCIAL R1197 S.SALUD RESERVAS 85 R1198 FDO EDUC.RESERVAS 16 R1223 I.C.C.U

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12 SEGUIMIENTO A PLANES DE MEJORAMIENTO
Secretaría Vigencia Informes presentados Hacienda 2007, 2008 y 2009 Avances y Plan de mejoramiento respectivamente Educación 2008 y 2009 Presentaron avances de las dos vigencias Función Pública Presentaron ultimo avance y Presentación oficio de análisis de contradicción. General 2007 Deben 1° y 2° avance Gobierno 2008 No han presentado Plan de Mejoramiento Despacho del Gobernador 2009 Presentación oficio de análisis de contradicción . Agricultura Aprobado el avance Ambiente Salud Plan de mejoramiento y están procesando el P.M del 2009 Cooperación y Enlace 2010 Presentación oficio de análisis de observación . Planeación Aprobado el Plan Regalías 2008 y 2009 Presentaron plan de mejoramiento

13 Secretaría Vigencia Informes presentados Región Capital

14 CONSOLIDADO QUEJAS Y RECLAMOS 2010

15 INFORME AUSTERIDAD DEL GASTO PÚBLICO
En cumplimiento a lo establecido en el numeral 22 del Decreto Nacional 1737 de 1998, que trata de las medidas de austeridad y eficiencia del gasto público, la Oficina de Control Interno, presenta el informe correspondiente, a esta actividad por parte del Departamento, la cual se adoptó mediante Decreto 2077 de 1998. Tendiente a obtener la información necesaria y pertinente para el presente informe, esta Dependencia solicitó a la Secretarías de Función Pública, General y a la Empresa Inmobiliaria del Departamento dada la naturaleza de las mismas, atender el cuestionario elaborado para tal fin; las cuales reportaron la siguiente información: Por concepto de gastos de computador (compra, suministros y mantenimiento) vigencias COMPARATIVO GASTOS COMBUSTIBLE Y MANTENIMIENTO VEHÍCULOS COMBUSTIBLE MANTENIMIENTO AÑO 2008 2009 VALOR $ $ $ $ GASTOS SERVICIO TELEFONICO (FIJOS Y CELULARES) AÑO 2008 2009 VARIACION/AHORRO TOTAL $ $ $ GASTOS SERVICIO ENERGIA ELECTRICA TOTAL $ $ $ GASTOS SERVICIO AGUA TOTAL $ $ $

16 AVANCE PACTO POR LA TRANSPARENCIA
FECHA DE FIRMA DEL PACTO 27 de Agosto de ESTADO: ACTIVO ENLACE : Dra. Luz Stella Romero, Directora Oficina de Control Interno COMITÉ DE SEGUIMIENTO, MIEMBROS, SECTORES: Se conformó con 4 miembros, representantes de las veedurías y algunas cámaras de comercio del departamento, sin embargo no realizó actividades ante la escasez de tiempo de sus miembros y la imposibilidad de contar con un socio estratégico de manera permanente que brinde acompañamiento. En este sentido el comité de seguimiento se encuentra inactivo. ANTECEDENTES, DESARROLLO ACTIVIDADES, DIFICULTADES, FORTALEZAS: El Pacto por la Transparencia suscrito por el Departamento de Cundinamarca no lo desarrollo con los parámetros estándar sugeridos, es un pacto mejorado con compromisos específicos en materia de auditorias visibles, transparencia, procedimientos contractuales, soporte y evaluación y organización, lo que implica un desarrollo mas completo del pacto pero también requiere un nivel mayor de compromiso y tiempo. Algunos de los compromisos adicionales fueron sugeridos por el Programa Presidencial y otros implementados y sugeridos por la misma Gobernación quien en cabeza del señor Gobernador quería aplicar estándares mayores de transparencia en su gestión. Para el año de 2010, se mostró progresos en el tema de obligaciones en página web así como de entrega de información al Programa Presidencial. En cuanto a la rendición de cuentas el señor Gobernador realizó una presentación completa y actual de ejecución de cada unos de los ejes que con forman el Plan de Desarrollo dando espacio para la participación ciudadana espacialmente de los alcaldes del departamento realizadas, la Gobernación de Cundinamarca realizó una en el año cumpliendo los estándares de calidad establecidos por el Programa Presidencia; este rendición fue antecedida por la rendición de cuentas que realizó cada secretaría ante Así mismo se implementó la herramienta de Auditorías Visibles que queda en ejecución y para hacer seguimiento en 3 proyectos de infraestructura.

17 PROYECTOS CON AUDITORÍAS VISIBLES
Proyectos Abiertos 2010: 4 Proyectos Cerrados 2010: 2 Foros Realizados 2010: 13 Proyectos Activos para Seguimiento 2011: 11 Total Monto Proyectos con Auditorías Visibles: $ Ciudadanos Beneficiados: Aproximadamente. Proyecto VIS Urbanización Bonanza en Apulo, Cundinamarca – Auditoría Visible con el municipio y Fonade. Estado: Suspendido, se realizó foro de inicio y de seguimiento, en la actualidad esta judicializado. Alcantarillado Sanitario, Municipio de Bojacá – Auditoría Visible con el municipio y el DNP. Estado: En ejecución con foros de seguimiento Rehabilitación y ampliación de la estructura hidráulica compuertas de Tolón ubicadas en el municipio de Chiquinquira Boyaca y que benefician a 9 municipios del departamento de Cundinamarca. – Auditoría Visible con la CAR. Estado: Proyecto terminado con foro de cierre. Proyecto para prestar asesoría y acompañamiento técnico a 100 instituciones educativas de municipios priorizados por la Corporación Autónoma Regional de Cundinamarca, con el fin de garantizar la formulación de proyectos ambientales escolares PRAES significativos y realizar acompañamiento en el componente de educación ambiental a la ejecución de los 70 PRAES asesorados en la segunda etapa adelantada por la corporación en el año – Auditoría Visible adelantada con la CAR. Estado: Terminado con foro de cierre. PROYECTOS CON AUDITORÍAS VISIBLES

18 Ejecución de la segunda fase de las obras de optimización y rehabilitación de la planta de tratamiento de aguas residuales del municipio de Funza. – Auditoría Visible con la CAR. Estado: Terminado con foro de cierre. Operación, mantenimiento del distrito de riego y drenaje Fuquene Cucunuba. – Auditoría Visible con la CAR. Estado: Terminado con foro de cierre. Construcción de vivienda de interés social para la reconstrucción de los municipios de la provincia de oriente departamento de Cundinamarca. Auditoría visible adelantada con la Gobernación de Cundinamarca y el DNP. Estado: en ejecución con foros de seguimiento. PROYECTOS CON AUDITORIAS VISIBLES POR SECTORES: Agua Potable y Saneamiento Básico: 5 Vivienda: 2 Educación: 1 Salud: 0 Infraestructura: 2 Ambiental: 1 CARPETAS: Las carpetas de cada proyecto se encuentran en medio magnético en el Archivo Digital del Programa Presidencial.

19 La Corporación de Transparencia por Colombia, es una entidad que lidera, desde la sociedad civil esfuerzos sistemáticos de lucha contra la corrupción. El Índice de transparencia se calcula cada dos años a partir de información objetiva obtenida a través de organismos de control y la que ellos directamente recogen a través de verificación directa . Los resultados no son indicativos del nivel de corrupción sino del nivel de riesgo que enfrenta con base en su desempeño, así las cosas tenemos que el Departamento de la Cundinamarca de las mediciones realizadas ha obtenido: Evaluación 2005 – Evaluación Meta Plan de Desarrollo 80 El enlace entre las dependencias que deben suministrar la información esta la Sec. de Planeación y la Oficina de Control Interno.

20 PARTICIPACIÓN EN LOS COMITES COMITÉ DE CONCILIACION y DEFENSA JUDICIAL DEL DPTO: Decreto Departamental No del 24 de abril de 2002 – Actúa como instancia administrativa actúa como sede de estudio, análisis y formulación de políticas sobre prevención del daño antijurídico y defensa de los intereses de la entidad. En cumplimiento de la citada norma, la Oficina ha venido asistiendo a las reuniones programadas por el Comité con voz pero sin voto; se ha sugerido sobre la importancia de atender las disposiciones, hacer los seguimientos e implementar mecanismos que permitan tener control y registro de resultados . COMITÉ TECNICO DE SOSTENIBILIDAD DEL SISTEMA DE CONTABILIDAD PUBLICA: Resolución No del 13 de marzo de Actúa como instancia asesora de los Directores, Asesores y funcionarios de las áreas financieras del Dpto. De este Comité forma parte el Jefe de la Oficina de Control Interno, se reúne trimestral y extraordinariamente. Se adelantó 1 reunión en donde se han hecho recomendaciones de ajustes, y depuración de valores de la información contable de las Secretarías de Salud y Educación con el objetivo de garantizar la calidad, eficacia, confiabilidad y oportunidad de la información contable de las cuales se han levantado sus respectivas actas. COMITÉ DE BAJAS: Resolución de Actúa como instancia de la Secretaria General, el cual se encarga de analizar y conceptuar sobre los bienes que deben darse de baja como la destinación final que le dan a los mismos. No fue convocado el Comité durante la vigencia 2010.

21 COMITÉ INTERINSTITUCIONAL DE CONTROL INTERNO - CICICUND
. COMITÉ DE ARCHIVO : objetivo de nuestra participación y numero de convocatorias ??????? COMITÉ DE RENDICIÓN DE CUENTAS: Decreto 299 de La Oficina de Control Interno actúa como secretaria técnica, apoyando la coordinación , convocatoria , producción y desarrollo del proceso de rendición de cuentas en las diferentes etapas de conformidad con las decisiones que adopte la Sec. de Planeación como presidente del Comité. Durante la vigencia 2010 se desarrollo en su integridad la rendición de cuentas. COMITÉ INTERINSTITUCIONAL DE CONTROL INTERNO - CICICUND Es una instancia facilitadora encargada de orientar, asesorar y poner en marcha estrategias para la implementación y el mejoramiento continuo del sistema de Control Interno de las entidades del Sector Central y Descentralizado del Departamento. (art. 7, decreto 2145 de 1999) y hace parte del Sistema Nacional de Control Interno. Participación del 2010 ?????? COMITÉ DE GOBIERNO EN LINEA

22 ANALISIS SITUACIONAL DE LA SEGUNDA MEDICIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO A TRAVES DEL MODELO REFLEJO La Oficina de Control Interno haciendo uso de la tecnología, eficiencia y eficacia viene aplicando la herramienta de autoevaluación del Sistema de Control Interno a través de la aplicación del Modelo Reflejo, atendiendo conceptos de autocontrol y autoevaluación. El proceso de autoevaluación como herramienta gerencial a disposición de Directores, Jefes de Oficina, Tiene una serie de mecanismos que permiten contar con patrones de medida articulados en toda la Entidad, que logran orientar al funcionario en la eficiente y eficaz ejecución de sus funciones, resultados que fueron evaluados versus la calificación. Teniendo en cuenta que el mapa de procesos permite tener una visión global del sistema, la información sobre las operaciones y funciones como la relación e interrelación de procesos dentro de la organización y las partes interesadas.

23 MODELO REFLEJO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
Procedimiento A Administración Riesgo D Optimizar Recursos D D C Planeación C Control C A A D D C MODELO REFLEJO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO C Objetivo Gerente Indicadores C C D D C C A A C Talento Humano Sistema Información D D Plan Mejoramiento D A A A

24 Modelo Reflejo de Control Interno
CICLO DE CONTROL Evaluación y Control Modelo Reflejo de Control Interno Estratégicos Misionales Apoyo

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27 Actividades y capacitaciones
Asesoría a Municipios Intercambio de experiencias exitosas con entes externos: Sena Regional Cundinamarca, capacitación para Auditores Internos de la Gobernación en: MECI- Calidad, GP100: 2009, Indicadores de Gestión y Administración del Riesgo. CAR: Capacitación para Auditores Internos en: Indicadores de Gestión y Administración del Riesgo Lotería de Cundinamarca: Practica de Auditores Internos en Auditorias de Calidad INCODER: Practica de Auditores Internos en Auditorias de Calidad Con la Contraloría Nacional para asesorías a servidores públicos del Departamento. Participación en el Consejo Nacional Asesor en materia de  Control Interno . Participación en las acciones populares. CAPACITACIONES Se programaron 3 cursos en coordinación con la Contraloría Nacional – En el manejo del  Sistema de Información para la Vigilancia de Contratación Estatal SICE. Consultas a la Contraloría General sobre el manejo del SICE. Capacitación para el Gabinete Departamental y entidades en la herramienta Modelo Reflejo del Sistema de   Control Interno .

28 Actividades Impulsadas
Impulsar en las dependencias la actualización de sus mapas de riesgo. Gobierno en Línea – (Sec. Conectividad / todas las secretarias. ) Premiación mejor Secretaria (Sec Func. Pública) ( publicidad de la información que registra c/u). Racionalización de Trámites - (Sec. Conectividad / todas las secretarias) Índice por Transparencia – Sec de planeación / todas las secretarias) Buzones de sugerencias – ( Sec Fun Publica / Sec General) Carteleras de Pisos ( Ofc. de Prensa ) asignación de un funcionario por piso. Ventanilla única de recepción documental Mejorar el trámite y tiempo de respuesta - Disminución de Quejas y reclamos Ajuste proceso de Cajas Menores – Responsables ordenador del gasto Divulgación - responsabilidad de todos ejercer el control interno. Lectura de Correos ( utilizar los diferentes medios para comunicarnos) Mejorar la Comunicación entre Secretarios y Directores. ( reinado y otros). Motivar a través de los Secretarios el levantamiento, revisión y actualización de los Mapas de Riesgos de cada una de las dependencias a partir de las Direcciones que las constituyen y de los procesos que se surten en ellas. Para descongestionar oficinas – pasantes con U. Militar y Tadeo

29 Controlemos para mejorar
Gracias por su atención Controlemos para mejorar