I TALLER INTERNACIONAL DE AUDITORÍA, CONTROL Y SUPERVISIÓN.

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1 I TALLER INTERNACIONAL DE AUDITORÍA, CONTROL Y SUPERVISIÓN

2 TÍTULO: TÍTULO: UNA BUENA PRÁCTICA DEL CONTROL INTERNO ALARGA LA VIDA DE LOS PROCESOS PRODUCTIVOS. HIDROLIZADO DE PROTEINAS. Autora: MsC. Ana Rita García Bello

3 LABIOFAM promueve dinámicas que permiten aprovechar todos los espacios y generar vías mediante las cuales se consolida como institución.Es evidente el respeto hacia las tareas y el grado de sensibilidad y compromiso de cuando de solucionar problemas se trata. INTRODUCCIÓN A partir del ejemplo de los directivos, se ha logrado una filosofía de trabajo que facilita una idoneidad plena de sus trabajadores con su misión. Con relación al ejemplo y la visión, en 1993 Fidel Castro Ruz expresó:

4 “La ciencia y las producciones de la ciencia, deben ocupar algún día el primer lugar de la economía nacional. Pero partiendo de los escasos recursos, sobre todo de los recursos energéticos que tenemos en nuestro país, tenemos que desarrollar las producciones de la inteligencia, y ese es nuestro lugar en el mundo.”

5 Teniendo en cuenta que los costos de prevención son siempre incomparablemente menores que los que se incurren para tomar acciones correctivas, esta investigación toma la iniciativa de elaborar un instrumento auto regulador preventivo de los riesgos de control interno que son inherentes al proceso productivo de obtención del hidrolizado de proteína en la Sucursal Labiofam Granma, toda vez que en el diagnóstico realizado se pudo constatar que no existía guía de trabajo interrelacionando el cumplimiento del control interno con el proceso productivo especifico que se realiza para que la entidad pueda prever, controlar y medir dichos riesgos de modo tal que se disminuyan los efectos negativos en la actividad. PROBLEMA Esta situación problémica condicionó la necesidad del siguiente PROBLEMA de investigación: Insuficiente percepción de riesgos en el proceso tecnológico de la obtención del suplemento alimenticio hidrolizado de proteína.

6 HIPÓTESIS: En el trabajo se parte de la HIPÓTESIS: Si se implementa una guía de trabajo y su respectivo procedimiento para evaluar de forma preventiva los riesgos en el proceso tecnológico de obtención del suplemento hidrolizado de proteína, se logra conocer prever y evaluar los riesgos de control interno presentes en cada una de las actividades desarrolladas en este proceso. OBJETIVOGENERAL El trabajo persigue como OBJETIVO GENERAL proponer: Implementar una guía de trabajo y su respectivo procedimiento para evaluar de forma preventiva los riesgos en el proceso tecnológico de la obtención del suplemento hidrolizado de proteína.

7 Objetivos específicos:  Diagnosticar los riesgos que pudieran incurrirse en el proceso tecnológico del hidrolizado de proteína que permitan la elaboración de acciones de control correctivas.  Diseñar el instrumento de evaluación o guía de trabajo y su respectivo procedimiento, que permita evaluar los riesgos del control interno el proceso tecnológico del hidrolizado de proteína. La NOVEDAD CIENTIFICA de la investigación radica en ofrecer por primera vez en la actividad de la empresa una Guía de Trabajo y su procedimiento metodológico, que permita a la organización conocer preventivamente y evaluar los riesgos de control internos presentes en el proceso de la producción del hidrolizado de proteína para actuar sobre ellos, contribuyendo a fortalecer el sistema de control interno en la autogestión empresarial y en el cumplimiento de la legislación vigente.

8 Metodología de la investigación. Breve caracterización de la de la Sucursal Labiofam Granma. La Empresa de Productos Biofarmaceuticos y Químicos de Granma, fue creada mediante la Certificación del Acuerdo No.11 de la Junta extraordinaria de accionista No.3 de fecha 4 de Junio del 2014, en el que consta que la Sucursal Labiofam Granma en el Régimen de subordinación a la Casa Matriz, subordinada al Ministerio de la Agricultura, con domicilio legal en Carretera Central Vía Holguín, km 7 1/2 Bayamo,Granma y abarca los trece municipios, limita, al norte con el poblado de Corojal, al sur con la Carretera Central Vía, al este con el municipio de Cauto Cristo y al oeste con el poblado de Bayamo. Está integrada por área de regulación y control, Dirección de comercial y Saneamiento (estructuras de base), una Unidad Productora, Finca de Autoconsumo, y proyectos: Media Luna, Niquero, Bayamo y Troya.

9 El objeto social de la entidad está dirigido a la exportación de productos biológicos, farmacéuticos, agroquímicos, químicos de higiene y limpieza y aseo personal, que incluye jabonería, perfumería y cosméticos, productos naturales y suplementos dietéticos para el consumo humano, productos alimenticios, envases plásticos, material gastable médico quirúrgico, instrumental médico quirúrgico de uso veterinario, animales menores y de laboratorio. Para el cumplimiento de este objeto social hasta el cierre de diciembre del 2013, la entidad cuenta con 567 trabajadores que por categoría ocupacional es las siguientes: Dirigentes 26, Técnicos 157, Administrativo 1, Servicio 49, Operarios 334, Contratos 43. Del total de estos trabajadores, 102 son mujeres y 465 son hombres.

10 Descripción de la metodología empleada para la investigación. El trabajo se desarrolló en dos etapas esenciales, la primera consistió en la observación del proceso productivo del suplemento dietético Hidrolizado de Proteína y en la segunda etapa se realizó la recogida de información sobre el proceso y estudio de la tecnología implementada para la elaboración del producto. Se realizaron visitas, recorridos e intercambio a la unidad productora de la Sucursal Labiofam Granma, ubicada en Carretera Central Vía Santiago de Cuba, con el objetivo de recopilar criterios respecto al proceso de producción del hidrolizado de proteína y retroalimentación del impacto en la utilización del suplemento alimenticio de uso veterinario, así como evaluar el comportamiento de la legislación vigente.

11 Para lograr una mejor caracterización del proceso tecnológico empleado que tiene lugar en las actividades estudiadas fue utilizada la llamada entrevista, practicada a especialistas que en este caso incluyó, tanto a profesionales altamente calificados y trabajadores con alta experticia. Se conformó este grupo por ocho especialistas de la actividad, de ellos tres médicos veterinarios, uno trabajador, un técnico del nivel superior, un técnico medio y dos especialistas dietéticos (Ver anexo Guía de la Entrevista). El objetivo de la entrevista es:  Identificar a través de las opiniones de los entrevistados posibles situaciones de riesgos potenciales relevantes en las actividades que se desarrollan en el proceso estudiado y constatar opiniones sobre la prevención y el control de los mismos.

12 Para conocer los puntos de vistas de los trabajadores con los que debería suceder en estas actividades y procesos, fue necesario diseñar y aplicar una encuesta. Se encuestaron a nueve trabajadores que posibilitaron la obtención de las informaciones importantes sobre las posibles conductas riesgosas. Para la aplicación de esta técnica se utilizó como población el total de trabajadores (en sus diferentes categorías ocupacionales) que están vinculadas al proceso estudiado, hidrolizado de proteína. Se seleccionó de forma aleatoria una muestra de nueve trabajadores, lo que representa el 75 por ciento del total, excluyendo los trabajadores de otras actividades, y el personal de oficina a nivel de empresa. La muestra se estratificó por categoría ocupacional, teniendo en cuenta el peso específico de cada categoría en el total de la población a investigar, que son los trabajadores vinculados a los procesos del hidrolizado de proteínas, es decir 12 personas que es la población total.

13 De estas 12 personas se tomó una muestra de 9, distribuido según el peso especifico de cada categoría ocupacional en el total (75 por ciento obrero, 16,67 por ciento técnicos, y 8,33 por ciento dirigentes), vinculados a estos procesos tal como se muestra a continuación. Tabla de encuestas por categoría ocupacional No. Categoría Ocupacional Cantidad% Encues tados % 1Obreros975.00777.78 2Trab.Adm 3Trab.Serv. 4Técnicos216.67111.11 5Dirigentes18.33111.11 Total12100.009

14 Como se observa en la tabla anterior, se trata de una muestra no probabilística estratificada por categorías ocupacionales. Se utilizaron métodos matemáticos e instrumentos informáticos para el procesamiento de la información obtenida. En la recopilación de la información se trató de constatar las opiniones de las personas con las normativas y procedimientos técnicos establecidos. Además del estudio de los posibles riesgos en el proceso productivo directamente, se revisó en la entidad la implementación y cumplimiento de las normas de control interno, lo que incluye la gestión de riesgos en las tecnologías utilizadas y el conocimiento y observancia de la legalidad vigente a estos fines. Entre las normativas y resoluciones base para esta actividad, se tuvo en cuenta la Tecnológica para la elaboración del hidrolizado de proteína, la Resolución 60/2011 de la Contraloría General de la República de Cuba sobre el Control Interno, que recoge en un solo instrumento legal tanto el control interno como la prevención de riesgos.

15 Tomando en consideración los resultados de los métodos y técnicas utilizados para la investigación, los que aportaron la presencia de riesgos en las actividad del proceso examinado, se elaboró el diagnóstico de riesgos bases que facilitó la elaboración de las acciones de control que se consignaron en la guía de trabajo y dio cumplimiento al primer objetivo de la investigación. La guía diseñada contiene los aspectos que presuponen riesgos potenciales en el proceso estudiado y que deben ser tenidos en cuenta en la gestión de riesgo, mostrando la situación que pueda tener la empresa en un momento determinado para tomar las medidas correctivas necesarias. Por lo que esta situación encamina a la elaboración del Procedimiento, complemento del instrumento que se propone. Objetivo de la Guía de Evaluación: Dotar a la empresa de un instrumento para conocer y evaluar de forma preventiva el comportamiento de los riesgos de control interno presentes en cada una de las actividades desarrolladas en este proceso.

16 Programa para la Prevención y Evaluación de los Riesgos de control interno en procesos del hidrolizado de proteína. NoAspectos a verificarSINO 1  La entidad dispone de la tecnología que le permita la elaboración del producto. 2  Se tiene en cuenta en la producción del hidrolizado de proteína los requisitos de calidad de las materias primas y los métodos específicos de ensayo. 3  Se han detectado incumplimientos en los requisitos técnicos de la calidad de la materia prima. 4  Están identificados los riesgos que afectan el proceso de producción relacionados con el proceso de hidrólisis. 5  Están definidas las áreas para cada una de las etapas o actividades que requiere el proceso de producción.

17 6  Se define al iniciar la producción la cantidad de lotes a producir. 7  Se cumplen con las inspecciones visuales en cada actividad del proceso hasta su terminación. 8  Se capacitan los trabajadores destinados a esta actividad con la finalidad de lograr mayor habilidad y destreza. 9  Se cuenta y utiliza de forma adecuada el equipamiento y materiales básicos para el proceso productivo, 10  En la obtención de la materia prima fundamental (sangre ovina) se cumple con las medidas higiénicas sanitarias para la recolección de esta. 11  Los trabajadores utilizan los medios de protección correspondientes como: botas sanitarías, guantes, máscaras, antiácido en las actividades del proceso productivo. 12  Las áreas destinadas para estos fines, elaboración, envase y control cumplen con las condiciones asépticas y estériles según las normas establecidas. (BPP Y BPL).

18 13  Los residuos del proceso se vierten en lagunas de oxidación o similar. 14  Se cumple con las regulaciones vigentes para la transportación y almacenamiento del producto. 15  En el proceso de hidrólisis se tiene en cuenta el control de la temperatura cada 8 horas y la agitación constante de 20-24 horas. 16  Existe una planta para el tratamiento del agua. 17  Una vez terminado el proceso de producción los aditamentos, accesorios y equipos utilizados pasan a un proceso de limpieza y desinfestación. En la confección del procedimiento metodológico, primeramente se definen los riesgos de control interno de mayor incidencia seleccionados del diagnóstico de riesgos, establecidos en la Guía de Trabajo mostrado anteriormente y posteriormente se fija el procedimiento a seguir para identificarlos y evaluarlos, relacionándolos con los componentes y normas que se establecen en la Resolución 60/2011 de la Contraloría General de la República.

19 Con los resultados obtenidos en el diagnóstico, se definió un conjunto de riesgos base para la elaboración de las acciones de control en la Guía de trabajo propuesta, los cuales se señalan a continuación: Diagnóstico de Riesgos para la elaboración de las acciones de control en la Guía de trabajo propuesta. En la entidad:  Falta dominio de la legislación vigente relacionada con el control interno inherente a los procesos.  Falta de un local adecuado para la manipulación y elaboración del producto.  No existencia de instrumento interno para evaluar el control interno en los procesos.

20  Insuficiente preparación y capacitación de los recursos humanos para enfrentar la tarea.  Los objetivos de trabajo no contemplan al control interno específicos de los procesos como meta a alcanzar.  El expediente único de la entidad no contiene acciones de control sobre la evaluación del control interno en los procesos.  No existe levantamiento de riesgos que afecten los objetivos y metas de la organización en cuanto el control interno en los procesos.  Insuficientes recursos financieros En los proceso de elaboración del hidrolizado de proteína  No se cuenta con una incubadora propia de la productora  Para medir la densidad falta el picnómetro  La productora no tiene baño termostatado para realizar las siembras y las comprobaciones de la calidad de la materia prima.  El filtro con que trabajan las producciones no tienen la malla de 1mm  No existe bomba de vacío para bombear el producto terminado hasta el tanque madre.

21  No tienen máquina llenadora ni horno para secado.  Ausencias de autoclaves para el proceso de esterilización.  No hay cámara fría para productos terminados.  Falta de refrigerador para conservar reactivos y muestras  Mal estado de las jarras plásticas graduadas.  El transporte no reúne las condiciones técnicas necesarias.  Carencia de lagunas de oxidación para los residuos de sustancias corrosivas que afectan el medio ambiente y al hombre como parte de este. Se demuestra que la empresa tiene fisuras en su sistema de gestión y control interno en materia de control, incumpliendo las diferentes disposiciones vigentes sobre el tema. A partir de lo anteriormente constatado, se podría preguntar: ¿Qué situación tiene la empresa ante las regulaciones jurídicas para el control interno establecidas en el país?

22 El segundo componente de la Resolución 60/11, dictada recientemente, que trata sobre “Gestión y Prevención de Riesgo” (Artículo No. 11), establece las normas para su cumplimiento y en la primera de ellas (“Identificación del Riesgo y Detección del Cambio”) obliga a la empresa a identificar todos los riesgos que pudieran afectar los objetivos de trabajo; sin embargo, en este caso no se están teniendo en cuenta los posibles daños, resultados de la actividad de la empresa en el proceso estudiado o de carácter externo que la puedan afectar y que también deben preverse, es decir la determinación por la empresa de los objetivos de control, como establece la segunda norma del componente mencionado anteriormente, no son abarcadores de todos los riesgos internos y externos a que ella está expuesta o que su actividad genera en este proceso. Al no existir una adecuada identificación de los riesgos de control interno, la empresa tampoco está en condiciones de realizar un adecuado análisis de los mismos para poder evaluar la afectación potencial y su posible tratamiento.

23 Diseño del instrumento de evaluación y procedimiento. Al contar con un grupo de evidencias suficientes, dadas por la utilización de los métodos, técnicas y herramientas anteriormente descritas, se alcanza el segundo objetivo de la investigación, partiendo del programa de trabajo que da paso al diseño del instrumento específico para el sistema auditado previsto de su procedimiento de utilización, que consideró el desarrollo de las actividades involucradas de acuerdo con la legislación vigente aplicables para la empresa. Procedimiento a seguir para la aplicación de la Guía de trabajo en las auditorías y autocontroles de la entidad. Objetivos del procedimiento: Facilitar y agilizar la autoevaluación de los aspectos de control interno contenidos en la Guía de Trabajo propuesto para estos procesos. El procediendo identifica cada uno de los aspectos a verificar con el componente y la norma correspondiente según se establece en la resolución 60/11 de la Contraloría General de la República, para obtener una mejor evaluación y precisión de forma ordenada de los resultados obtenidos e indica las acciones a seguir para realizar la verificación de cada uno de los aspectos.

24 Esquema General del Procedimiento Metodológico propuesto como resultado de la investigación: No ASPECTO A VERIFICAR (PROGRAMA DE AUDITORIA) PROCEDIMIENTO A SEGUIR COMPONENTENORMA 1 La entidad dispone de la tecnología que le permita la elaboración del producto. Se revisa de forma documental si existe la tecnología u otras que obren en la entidad. Gestión y Prevención de Riesgos y Actividad de control. Identificación de riesgos y detección del cambio 2 Se tiene en cuenta en la producción del hidrolizado de proteína los requisitos de calidad de las materias primas y los métodos específicos de ensayo. Comprobar en el Procedimiento normativo para la actividad, Cartas tecnológicas para realizar esta tarea hasta llegar al producto final. Tratamiento a los incumplimientos de la legislación. Gestión y prevención de riesgo y Actividad de Control. Prevención de riesgo. Documentación, Registro oportuno y adecuado de las transacciones y hechos.

25 3 Se han detectado incumplimientos en los requisitos técnicos de la calidad de la materia prima. El especialista evaluará acorde con los requisitos organolépticos y microbiológicos regulados en la tecnología del producto, a través del resultado de los métodos de ensayo utilizados. Gestión y Prevención de Riesgo, Supervisión y Monitoreo. Identificación del riesgo y detección del cambio. Prevención del Riesgo. Determinación de los objetivos de control. 4Están identificados los riesgos que afectan el proceso de producción relacionados con el proceso de hidrólisis. Se revisa el plan de prevención de la entidad y el diagnóstico de riesgo elaborado teniendo en cuenta este proceso. Gestión y prevención de riesgo, Actividad de control Supervisión y Monitoreo. Identificación de riesgos y detección del cambio. Documentación, Registro Oportuno y adecuado de las transacciones y hechos. Evaluación y determinación de la eficacia del sistema de control Interno.

26 5Están definidas las áreas para cada una de las etapas o actividades que requiere el proceso de producción. Mediante la observación evaluar la estructura organizativa de la unidad y la distribución de las áreas en los procesos. Ambiente de control. Supervisión y Monitoreo. Estructura organizativa y asignación de autoridad y responsabilidad: Evaluación y determinación de la eficacia del sistema de control Interno. 6Se define al iniciar la producción la cantidad de lotes a producir. Se monitorea el proceso y evalúa el procedimiento utilizado para determinar la producción a realizar. Actividad de control, Gestión y Prevención de Riesgo, Supervisión y Monitoreo. Indicadores de rendimiento y de desempeño. Coordinación entre áreas, separación de tareas, responsabilidades y niveles de autorización. Evaluación y determinación de la eficacia del sistema de control Interno.

27 CONCLUSIONES El diagnóstico realizado demuestra que en los procesos estudiados están presentes situaciones y conductas riesgosas para el proceso del hidrolizado de proteína que no están siendo atendidas debidamente por la dirección de la empresa con el objetivo de preverlas y minimizarlas, al no disponer de los instrumentos apropiados para ello, dándole prioridad al aspecto económico-financiero de la entidad, lo que evidencia la falta de integralidad de las acciones de control interno en la empresa. El Programa o Guía de Trabajo presentado y el Procedimiento de aplicación que se proponen constituyen instrumentos viables para que la organización pueda conocer preventivamente y evaluar de manera eficiente los riesgos de control internos presentes en el proceso, con el correspondiente impacto positivo en su gestión y su posicionamiento socioeconómico.

28 CONCLUSIONES El instrumento metodológico propuesto en este trabajo es factible de aplicación en otras empresas y en organismos que tienen actividad relacionadas con este proceso productivo, pudiendo servir además de referencia metodológica a entidades cuya actividad presuponga un determinado nivel de riesgo de control interno en procesos afines.

29 RECOMENDACIONES Sugerir a la dirección de la Sucursal S.A Labiofam Granma se tomen las medidas para la aplicación y continuidad sistemática de este instrumento en todas las unidades del Grupo Empresarial para evaluar la gestión empresarial sobre su patrimonio. Establecer un programa de capacitación de auditores con los conocimientos necesarios para hacer evaluaciones del proceso estudiado con el instrumento metodológico propuesto, encaminado a darle un orden a este tipo de trabajo de auditoría directamente en los procesos, haciéndola sistemática, viable y económica.

30 RECOMENDACIONES Recomendar al Grupo Nacional de Auditoría del Grupo Empresarial LABIOFAM incluir dentro de sus programas de auditorías el Programa o Guía de Trabajo propuesto, específicamente para el proceso estudiado con el Procedimiento en este trabajo, integrándolos a los demás instrumentos de auditoría de carácter económico-financiero.

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