DEFINICIÓN DE LA CADENA DE VALOR ETAPA DOS Marzo 14 de 2007.

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2 DEFINICIÓN DE LA CADENA DE VALOR ETAPA DOS Marzo 14 de 2007

3 La cadena de valor El VALOR: El VALOR: “Rédito, fruto o utilidad. Grado de utilidad o aptitud de las cosas, por satisfacer las necesidades o proporcionar bienestar o deleite ” El los 80 y 90: Gerencia de la calidad, Gerencia del servicio y Siglo XXI: Gerencia del valor Gerencia del talento humano. Siglo XXI: Gerencia del valor Concepto clave: desempeño superior aumentar el valor Gerencia del valor: Serie de procesos, actividades de valor agregado, toma de decisiones, asignación de recursos (factores de producción) y alineación con el Direccionamiento Estratégico, que el talento humano, de desempeño superior, hace permanentemente para aumentar el valor de la empresa, medido en términos de maximización del patrimonio de los propietarios. ALHIGO

4 Definición de la Cadena de Valor Una visión financiera del valor. “ El propósito de la Gerencia del valor es facilitar la traducción de la Visión de la empresa en valor agregado para los propietarios. Una empresa posee ventaja competitiva cuando como consecuencias de sus fortalezas es más rentable que sus competidoras” Oscar León García Ventaja competitiva es: 1.Que los servicios son reconocidos como los de mejor calidad. 2.Que se posee la mayor participación en el mercado. 3.Que se posee la tecnología más avanzada que la competencia. 4.Se tiene el reconocimiento como la empresa de mejor servicio al cliente. 5.Que se tiene el gran sentido de pertenencia de los trabajadores como consecuencia del excelente clima organizacional. 6.Que se hace las cosas mejor que la competencia. 7.Se hacen cosas útiles y difíciles de imitar. 8.Que se gana más dinero que la competencia.

5 Definición de la Cadena de Valor Qué es la Cadena de Valor?: valor de uso y valor de cambio. El valor agregado es la suma de los beneficios percibidos (la felicidad) por el cliente al recibir la transferencia de un producto o servicio, menos los costos que asume a cambio (costo de oportunidad). EVA (valor económico agregado). MVA (Valor agregado de mercado). Valor de uso y valor de cambio (Marx) Cadena de Valor: Conjunto eslabonado y desagregado de actividades de valor de una organización. La Cadena de Valor de una organización está conformada por todas las actividades generadoras de valor agregado y por los márgenes generados por el sistema de producción. Se Identifican las actividades que agregan valor y las que no agregan valor (efecto dominó) PROCESOS PE: Insumos T : Transformación SC : Resultados PROCESOS PE: Insumos T : Transformación SC : Resultados Producto o Servicio Producto o Servicio Para el Cliente: entrega Valor Para el Cliente: entrega Valor Para la Organización: entrega Margen Para la Organización: entrega Margen

6 Definición de la Cadena de Valor Componentes de la Cadena de Valor: 1.Actividades Primarias: Desarrollo del producto o servicio. Con su producción, logística y comercialización. 2.Actividades de Soporte: Dan soporte a las Actividades Primarias tales como: Administración de Recursos Humanos, Tecnología de la Información, Finanzas. 3.Margen: es la diferencia entre el valor total y los costos totales incurridos por la empresa para desempeñar su actividad. “No hay misión sin margen”. El objeto o la “meta es ganar dinero”. Actividades de Soporte Actividades Primarias Margen

7 Definición de la Cadena de Valor ¿Para qué sirve Definir y Analizar la Cadena de Valor? El análisis de la Cadena de Valor es una herramienta Gerencial y estratégica que permite identificar fuentes de ventaja competitiva y actividades generadoras de valor. Flujos esenciales de valor agregado. Definir la Cadena de Valor permitirá: Identificar Actividades Primarias: Procesos Fundamentales (Core del negocio) Identificar Actividades de Soporte: Procesos Habilitadores. Analizar la Cadena de Valor permitirá: Identificar los procesos, subprocesos y procedimientos que hacen parte de cada uno de los Procesos de la Cadena de Valor Real y de sus Procesos de Soporte.

8 LA CADENA DE VALOR Y LA VENTAJA COMPETITIVA “La cadena de valor disgrega a la empresa en sus actividades estratégicas relevantes para comprender el comportamiento de los costos y las fuentes de diferenciación existentes y potenciales”. “La ventaja competitiva no puede ser comprendida viendo a la empresa como un todo”. “La empresa es un conjunto de actividades: diseñar, producir, llevar al mercado, entregar y apoyar a sus productos. Es un sistema de actividades interdependientes” “Proviene de eslabones entre actividades”. Eslabones: relaciones entre el desempeño de una actividad y el costo o desempeño de otra. ¿Qué después de qué? M. PORTER

9 LA CADENA DE VALOR GENÉRICA Margen LOGISTICA INTERNA OPERACIONESLOGISTICA EXTERNA MERCADOTECNIA Y VENTAS SERVICIO INFRAESTRUCTURA DE LA EMPRESA ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS DESARROLLO TECNOLÓGICO ABASTECIMIENTOS ACTIVIDADES PRIMARIAS ACTIVIDADES DE APOYO Porter

10 LA CADENA DE VALOR GENÉRICA Margen LOGISTICA INTERNA: Recibo, almacenamiento y diseminación de insumos. Control de inventarios OPERACIONES: Transformación de Insumos, maquinado, Empaque, ensamble, Mantenimiento de Equipos, pruebas,,,, LOGISTICA EXTERNA: Recopilación, almacenamiento y distribución del producto a los compradores MERCADOTECNIA Y VENTAS: Publicidad, promoción, fuerza de ventas, cuotas selección del canal, relaciones del canal y precio SERVICIO: Instalación, reparación, Entrenamiento, Repuestos y Ajuste del producto INFRAESTRUCTURA DE LA EMPRESA: admón., planeación, finanzas, asuntos legales, contabilidad. Gestión de la calidad ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS: Contratación, entrenamiento, desarrollo y compensación DESARROLLO TECNOLÓGICO: Tecnología dentro del equipo de procesos, conocimiento (Know how), procedimientos. ABASTECIMIENTOS : Función de Compras. ACTIVIDADES PRIMARIAS. Procesos Fundamentales. Core del negocio ACTIVIDADES DE APOYO. Procesos Habilitadores Michael Porter Subdivisión de la cadena de valor

11 CADENA DE VALOR EN LOS MACROPROCESOS PROCESOS BÁSICOS- PRIMARIOS CLCLIENTEIENTECLCLIENTEIENTE VALOR AGREGADO. CALIDAD VALOR AGREGADO. CALIDAD VALOR AGREGADO. CALIDAD V.A+ c ++ = PROCESO APOYO- HABILITADORES GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

12 EL MACROPROCESO Y LA CADENA DE VALOR C,C1 C,C2 C,C3 C,C4 VA1 VA2VA3VA4 P1 P2 P3 P4 PE SC

13 EL SISTEMA DE PROCESOS QUE NO AGREGA VALOR O QUE SUS PRODUCTOS O SERVICIOS, NO CUMPLEN CON LOS REQUERIMIENTOS DEL CLIENTE CONSTITUYE LA ORGANIZACIÓN IMPRODUCTIVA Y SU FUTURO ES: SALIR DEL MERCADO LA CADENA DE VALOR

14 Definición de la Cadena de Valor L a situación de competencia de una empresa en su negocio o Sector industrial, depende de cinco fuerzas: ProveedoresCompradores Sustitutos Competidores potenciales Competidores en el Sector Poder de negociación de los proveedores Poder de negociación de los clientes Amenaza de productos o servicios sustitutos Amenaza de nuevos ingresos Porter Rivalidad entre los competidores existentes

15 Definición de la Cadena de Valor Metodología CONSTRUIR LA CADENA DE VALOR Y EL MAPA DE PROCESOS DE LA SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO

16 Definición de la Cadena de Valor Paso 1: Analizar la competencia de la empresa en su negocio: A partir de la competencia interna, de los proveedores, los compradores (clientes), competidores potenciales y sustitutos, identificar la posición competitiva de la Superintendencia de Notariado y Registro. Identificar el comportamiento de las cinco fuerzas Diligenciar el Formato 1

17 Paso 1: Analizar la competencia de la empresa en su negocio. Formato 1 Clientes: Ciudadanos, Estado, Sistema financiero, Empresas inmobiliarias o de construcción, compra y venta de propiedad raíz Proveedores: SICE. Banco de proveedores de la Institución Sustitutos: Monopolio del Estado Interrelación registro – catastro con el Instituto Geográfico Agustín Codazzi. Competidores potenciales: Condición monopolística. IGAC Competidores existentes: Monopolio rentístico del estado. Otros registros mineros, naval, automotriz, aéreo, etc.

18 Definición de la Cadena de Valor Paso 2. Definición de los Procesos Fundamentales y los Habilitadores para la definición de la cadena de valor. Formato 2 Se Identifican los procesos fundamentales: Que son aquellos que le responden directamente al cliente externo. Son los que están relacionados directamente con el negocio. Responden a los requerimientos del cliente para satisfacer sus necesidades. Recordar el concepto de eslabones. Se identifican los procesos Habilitadores o de Apoyo: Habilitan o apoyan la gestión de los procesos fundamentales del negocio. Los eslabones (anterior y posterior) o articulaciones ordenadas de los procesos definen la cadena de valor. Diligenciar el Formato 2

19 TIPOS DE PROCESOS (MACROPROCESOS) Operativos- Básicos- Fundamentales. Core del negocio Responden directamente ante el cliente Procesos: Urgencias, Consulta externa, Hospitalización, ayudas diagnósticas Apoyo-Habilitador Proveen de recursos, habilitan o apoyan la gestión de los procesos Operativos, Básicos o Fundamentales Procesos: Financiero, Logístico, Gestión Humana, abastecimiento Control Verifican y evalúan la gestión de los procesos en la organización. Proceso: Control Interno. Control de la calidad. Contraloría CLIENTECLIENTE

20 Definición de la Cadena de Valor Orientación, Inspección Vigilancia y Control del Servicio Notarial Orientación, Inspección Vigilancia y Control del Servicio Notarial CLIENTECLIENTE CLIENTECLIENTE Cliente internoCliente Interno PROCESOS FUNDAMENTALES O CORE DEL NEGOCIO PROCESOS HABILITADORES Paso 2. Definición de los Procesos Fundamentales y los Habilitadores para la definición de la cadena de valor. FORMATO 2 Gestión tecnológica Gestión Logística Gestión Financiera Gestión Servicio Registral Gestión Servicio Registral Gestión Humana Atención al ciudadano Atención al ciudadano Gestión de comunicaciones Gestión Jurídica PROCESOS ESTRATEGIA Y CONTROL DE LA GESTIÓN Direccionamiento Estratégico Control interno

21 Definición de la Cadena de Valor Paso 3. Definir los subprocesos de cada proceso y sus productos o servicios. Formato 3 Teniendo en cuenta LOS PROCESOS definidos en la cadena de valor, se identifican los subprocesos (actividades esenciales de valor) y sus productos o servicios. Los productos y servicios se articulan con el decreto 412 de 2007 (última reforma administrativa de la SNR) Ejemplo: Proceso: Gestión Administrativa y Financiera Subproceso: Administración de personal Producto o servicio: Liquidación de nómina Es un producto final que sirve de insumo y análisis en la alineación estratégica del rediseño y/o diseño de procesos. En esa fase de la mejora continua y estratégica, será ajustado con más detalle y análisis Diligenciar el Formato 3A

22 Definición de la Cadena de Valor PROCESO: Gestión Registral Subproceso: Gestión Servicio Registral Producto/servicio Registro de la propiedad inmobiliaria. Certificado de Tradición y libertad. Información al ciudadano sobre el registro de la propiedad inmueble. Acto administrativo sobre recursos de reposición y apelación. Informe control del registro de la propiedad inmobiliaria de la población desplazada (ley de justicia y paz y Estatuto de desarrollo rural). Informes de auto evaluación y control de la gestión y seguimiento a planes (anual de gestión, desarrollo administrativo y de mejoramiento) Subproceso: Gestión Documental Registral Producto/servicio Guardar, conservar y custodiar la información registral: Físico y magnético. Expedir copias de documentos. Informes de auto evaluación y control de la gestión y seguimiento a planes (anual de gestión, desarrollo administrativo y de mejoramiento). Subproceso: Gestión Orientación, Inspección, vigilancia y control registral Producto/servicio Plan de visitas. Informes de visitas y toma de decisiones. Resolución a los recursos de apelación o quejas (revocatoria directa). Estadísticas registrales. Orientación al ciudadano y a oficinas de registro de instrumentos públicos. Llevar el registro de los predios y territorios abandonados a causa de la violencia (ley 387 de 1997 y ley 1152 de 2007- Estatuto de desarrollo rural-). Informes de auto evaluación y control de la gestión y seguimiento a planes (anual de gestión, desarrollo administrativo y de mejoramiento). Paso 3. Definir los subprocesos de cada proceso y sus productos o servicios. Formato 3

23 Definición de la Cadena de Valor PROCESO: Orientación, Inspección Vigilancia y Control del Servicio Notarial Subproceso: Administración notarial Producto/servicio Certificaciones, reparto notarial, permiso y licencias, concepto sobre estudio hojas de vida notario, Actos administrativo de traslado de protocolos, Administración hojas de vida de notarios, autorización de ubicación de notarias. Políticas de capacitación de notarios (Investigación y capacitación: convenios y acuerdos de cooperación nacional e internacional.). Estadística notarial. Informes de auto evaluación y control de la gestión y seguimiento a planes (anual de gestión, desarrollo administrativo y de mejoramiento) Subproceso: Orientación a Notarios y Cónsules Producto/servicio Instrucciones administrativas, informes de capacitación a notarios y cónsules. Orientación y directrices para el servicio notarial. Creación instituto de estudios notariales, con aportes de investigación en temas relacionados con gestiones notariales y registrales. Informes de auto evaluación y control de la gestión y seguimiento a planes (anual de gestión, desarrollo administrativo y de mejoramiento) Subproceso: Gestión visititas integrales y especiales. Producto/servicio Plan de visitas. Informes de visitas a notarios. Informes de auto evaluación y control de la gestión y seguimiento a planes (anual de gestión, desarrollo administrativo y de mejoramiento) Paso 3. Definir los subprocesos de cada proceso y sus productos o servicios. Formato 3

24 Definición de la Cadena de Valor PROCESO: Orientación, Inspección Vigilancia y Control del Servicio Notarial Subproceso: Peticiones, quejas y reclamos en la gestión notarial Producto/servicio Actuaciones administrativas. Respuestas al ciudadano. Informes de auto evaluación y control de la gestión y seguimiento a planes (anual de gestión, desarrollo administrativo y de mejoramiento) Subproceso: Procesos disciplinarios al Notario (control) Producto/servicio Fallos de primera instancia a procesos disciplinarios de notarios.Actuaciones administrativas. Respuestas al ciudadano. Informes de auto evaluación y control de la gestión y seguimiento a planes (anual de gestión, desarrollo administrativo y de mejoramiento) Paso 3. Definir los subprocesos de cada proceso y sus productos o servicios. Formato 3

25 Definición de la Cadena de Valor PROCESO: Servicio al Ciudadano Subproceso: Gestión cultura de servicio Producto/servicio Estrategias y compromisos de servicio. Plan cultura de servicio. Índices de satisfacción del ciudadano usuario. Informes de “voz del cliente”. Mejores prácticas (ciudadano). Informes encuestas de satisfacción. Planes de mejoramiento del desarrollo organizacional y del talento humano. Informes de satisfacción e impacto del servicio. Informes de auto evaluación y control de la gestión y seguimiento a planes (anual de gestión, desarrollo administrativo y de mejoramiento) Subproceso: Orientación al ciudadano, peticiones, quejas, reclamos y felicitaciones Producto/servicio Información al ciudadano usuario. Orientación al ciudadano sobre los servicios prestados. Informe de seguimiento. Respuesta al ciudadano. Informes de auto evaluación y control de la gestión y seguimiento a planes (anual de gestión, desarrollo administrativo y de mejoramiento) Subproceso: Gestión de Mercadeo Producto/servicio Plan de mercadeo. Nuevos servicios (investigación mercados). Indicadores de satisfacción del cliente. Informes de auto evaluación y control de la gestión y seguimiento a planes (anual de gestión, desarrollo administrativo y de mejoramiento) Paso 3. Definir los subprocesos de cada proceso y sus productos o servicios. Formato 3

26 Definición de la Cadena de Valor PROCESO: Gestión tecnológicaSubproceso: Gestión soporte tecnológico software y hardware Producto/servicio Informes y estadísticas de apoyo tecnológico. Informe sobre seguridad informática. Informe de mesa de ayuda. Informes de interventoría. Informes de interventoría. Informes de auto evaluación y control de la gestión y seguimiento a planes (anual de gestión, desarrollo administrativo y de mejoramiento) Subproceso: Gestión mantenimiento software y hardware Producto/servicio Informes de mantenimiento software y hardware. Inventario de renovación tecnológica. Informes de interventoría. Informes de interventoría. Informes de auto evaluación y control de la gestión y seguimiento a planes (anual de gestión, desarrollo administrativo y de mejoramiento) Subproceso: Investigación, capacitación y adaptación de tecnologías (Planificación de informática) Producto/servicio Plan de tecnología (plan maestro informático) Informe de seguimiento plan maestro informático. Informes sobre nuevas tecnologías. Informes sobre desarrollo y creación de tecnología. Estudios de costos en materia de tecnologías para preparar proyectos de inversión. Informe de planes de capacitación nuevas tecnologías (informática). Informes de interventoría. Estudios de conveniencia para la elaboración de términos de referencia para procesos de adquisición de tecnología (bienes y servicios). Informes sobre desarrollo y creación de tecnología. Estudios de costos en materia de tecnologías para preparar proyectos de inversión. Informe de planes de capacitación nuevas tecnologías (informática). Informes de interventoría. Estudios de conveniencia para la elaboración de términos de referencia para procesos de adquisición de tecnología (bienes y servicios). Informes de auto evaluación y control de la gestión y seguimiento a planes (anual de gestión, desarrollo administrativo y de mejoramiento) Paso 3. Definir los subprocesos de cada proceso y sus productos o servicios. Formato 3

27 Definición de la Cadena de Valor PROCESO: Gestión LogísticaSubproceso: Gestión Compras Producto/servicio Plan de compras. Actas comité de compras. Contratos. Informes sobre compras y abastecimiento. Informes de seguimiento a compras. Informe de interventorías de contratos. Informe de compras por Oficina de Registro. Plan de compras. Actas comité de compras. Contratos. Informes sobre compras y abastecimiento. Informes de seguimiento a compras. Informe de interventorías de contratos. Informe de compras por Oficina de Registro. Informes de auto evaluación y control de la gestión y seguimiento a planes (anual de gestión, desarrollo administrativo y de mejoramiento) Subproceso: Gestión Almacén e Inventarios Producto/servicio Informes actualización, control y codificación de inventarios. Informe de administración de activos. Informes costos de inventarios y articulación con contabilidad. Informe de interventorías de contratos. Informe de almacén e inventarios por Oficina de Registro. Informes actualización, control y codificación de inventarios. Informe de administración de activos. Informes costos de inventarios y articulación con contabilidad. Informe de interventorías de contratos. Informe de almacén e inventarios por Oficina de Registro. Informes de auto evaluación y control de la gestión y seguimiento a planes (anual de gestión, desarrollo administrativo y de mejoramiento) Subproceso: Desarrollo y Mantenimiento de la infraestructura física Producto/servicio Plan de desarrollo y mantenimiento. Informes de mantenimiento de la infraestructura física. Informe de reposición de infraestructura. Informe de interventorías de contratos. Estudios de conveniencia para la elaboración de términos de referencia para procesos de adquisición de bienes y servicios. Plan de desarrollo y mantenimiento. Informes de mantenimiento de la infraestructura física. Informe de reposición de infraestructura. Informe de interventorías de contratos. Estudios de conveniencia para la elaboración de términos de referencia para procesos de adquisición de bienes y servicios. Informes de auto evaluación y control de la gestión y seguimiento a planes (anual de gestión, desarrollo administrativo y de mejoramiento) Subproceso: Gestión de correspondencia y administración documental Producto/servicio Informes radicación, entrega y despacho de correspondencia. Informe manejo documental ( administración documental). Informe de interventorías de contratos. Estudios de conveniencia para la elaboración de términos de referencia para procesos de adquisición de bienes y servicios. Informes radicación, entrega y despacho de correspondencia. Informe manejo documental ( administración documental). Informe de interventorías de contratos. Estudios de conveniencia para la elaboración de términos de referencia para procesos de adquisición de bienes y servicios. Informes de auto evaluación y control de la gestión y seguimiento a planes (anual de gestión, desarrollo administrativo y de mejoramiento) Paso 3. Definir los subprocesos de cada proceso y sus productos o servicios. Formato 3

28 Definición de la Cadena de Valor PROCESO: Gestión FinancieraSubproceso:PresupuestoProducto/servicio Proyecto de presupuesto por vigencia. Presupuesto aprobado. Disponibilidad presupuestal. Liquidación presupuestal. Informes de ejecución presupuestal de ingresos y egresos. Informes a entes de control. Informes a Ministerio de Hacienda y Crédito público. Informe presupuestal por Oficina de Registro. Informe presupuestal por Oficina de Registro. Informes de auto evaluación y control de la gestión y seguimiento a planes (anual de gestión, desarrollo administrativo y de mejoramiento) Subproceso: Contabilidad y costos Producto/servicio Informe de estados financieros. Informe de costos (centro de costos). Informes a entes de control (Rendición de cuentas). Informe de contabilidad y costos por Oficina de Registro. Informe de costos (centro de costos). Informes a entes de control (Rendición de cuentas). Informe de contabilidad y costos por Oficina de Registro. Informes de auto evaluación y control de la gestión y seguimiento a planes (anual de gestión, desarrollo administrativo y de mejoramiento) Subproceso: Tesoreria y cartera Producto/servicio Boletín de caja diario. Plan de pagos. Informe de ubicación y administración de recursos financieros en sistema bancario. Informes de Pagos. Informes de cartera (fondo de vivienda y pensiones). Informe de administración los recursos del fondo cuenta del notariado. Informe pagos a notarios. Informe de custodia de fondos de la SNR. Informe de inversiones financieras (TES). Informe de tesorería y cartera por Oficina de Registro. Informe de control de recaudos y aportes especiales (por notaría). Boletín de caja diario. Plan de pagos. Informe de ubicación y administración de recursos financieros en sistema bancario. Informes de Pagos. Informes de cartera (fondo de vivienda y pensiones). Informe de administración los recursos del fondo cuenta del notariado. Informe pagos a notarios. Informe de custodia de fondos de la SNR. Informe de inversiones financieras (TES). Informe de tesorería y cartera por Oficina de Registro. Informe de control de recaudos y aportes especiales (por notaría). Informes de auto evaluación y control de la gestión y seguimiento a planes (anual de gestión, desarrollo administrativo y de mejoramiento) Paso 3. Definir los subprocesos de cada proceso y sus productos o servicios. Formato 3

29 Definición de la Cadena de Valor PROCESO: Gestión HumanaSubproceso: Selección de personal Producto/servicio Lista de personas que cumplen requisitos para el cargo y vinculación en provisionalidad y libre nombramiento y remoción. Informe sobre listas de elegibles de la comisión Nacional del Servicio Civil. Vinculación a carrera administrativa (Ley 909 de 2004, Decreto 775 de 2005). Lista de personas que cumplen requisitos para el cargo y vinculación en provisionalidad y libre nombramiento y remoción. Informe sobre listas de elegibles de la comisión Nacional del Servicio Civil. Vinculación a carrera administrativa (Ley 909 de 2004, Decreto 775 de 2005). Informes de auto evaluación y control de la gestión y seguimiento a planes (anual de gestión, desarrollo administrativo y de mejoramiento) Subproceso: Administración de personal Producto/servicio Plan estratégico de personal. Respuestas escritas y verbales a solicitudes del personal. Afiliación al SGSS (EPS, Fondos de pensiones y ARP). Informe de planta de personal. Informe de liquidación de nómina. Administración de hojas de vida y certificaciones. Informe de novedades de personal. Liquidación de personal. Estadísticas planta de personal. Liquidación de personal. Estadísticas planta de personal. Informes de auto evaluación y control de la gestión y seguimiento a planes (anual de gestión, desarrollo administrativo y de mejoramiento) Subproceso: Gestión legal del personal Producto/servicio Informes de verificación de cumplimiento de la normatividad laboral (vinculación, administración de la planta de personal, derechos laborales y desvinculación). Informes de verificación de cumplimiento de la normatividad laboral (vinculación, administración de la planta de personal, derechos laborales y desvinculación). Informes de auto evaluación y control de la gestión y seguimiento a planes (anual de gestión, desarrollo administrativo y de mejoramiento) Paso 3. Definir los subprocesos de cada proceso y sus productos o servicios. Formato 3

30 Definición de la Cadena de Valor PROCESO: Gestión HumanaSubproceso: Procesos disciplinarios internos Producto/servicio Informe de procesos disciplinarios. Fallos y conductas administrativas. Respuestas a entes de control. Respuestas a entes de control. Informes de auto evaluación y control de la gestión y seguimiento a planes (anual de gestión, desarrollo administrativo y de mejoramiento) Gestión Salud Ocupacional (higiene y seguridad industrial) Panorama de riesgos. Informes de ejecución del panorama de riesgos. Programas de mitigación panorama de riesgos (EPS y ARP). Informe actividades de prevención ( capacitación, brigadas, programas realizados). Informe actividades de prevención ( capacitación, brigadas, programas realizados). Informe de accidentes de trabajo y enfermedad profesional. Actas de inscripción del comité paritario ante el Ministerio de la Protección social. Actas de reunión del comité paritario. Informes de auto evaluación y control de la gestión y seguimiento a planes (anual de gestión, desarrollo administrativo y de mejoramiento) Paso 3. Definir los subprocesos de cada proceso y sus productos o servicios. Formato 3

31 Definición de la Cadena de Valor PROCESO: Gestión HumanaSubproceso: Gestión del desempeño Producto/servicio Plan gestión del desempeño (planeación, ejecución y evaluación del desempeño). Informe de concertación de objetivos. Informe de evaluación del desempeño. Informe de reconocimientos y estímulos por desempeño. Informe de acuerdos con gerentes públicos. Plan gestión del desempeño (planeación, ejecución y evaluación del desempeño). Informe de concertación de objetivos. Informe de evaluación del desempeño. Informe de reconocimientos y estímulos por desempeño. Informe de acuerdos con gerentes públicos. Informes de auto evaluación y control de la gestión y seguimiento a planes (anual de gestión, desarrollo administrativo y de mejoramiento) Subproceso: Gestión de competencias Producto/servicio Modelo de competencias. Informes de desarrollo y evaluación de competencias. Informe de requerimiento de capacitación por competencias. Informe de requerimiento de capacitación por competencias. Informes de auto evaluación y control de la gestión y seguimiento a planes (anual de gestión, desarrollo administrativo y de mejoramiento) Subproceso: Gestión capacitación por competencias Producto/servicio Plan de capacitación por competencias (necesidades según procesos). Informe de ejecución del plan de capacitación Informe de desarrollo de competencias según capacitación por servidor público. Informe de desarrollo de competencias según capacitación por servidor público. Informes de auto evaluación y control de la gestión y seguimiento a planes (anual de gestión, desarrollo administrativo y de mejoramiento) Subproceso: Gestión bienestar laboral y estímulos Producto/servicio Plan de bienestar e incentivos. Informe de ejecución del plan Informe de impacto por bienestar y estímulos. Informe de actividades recreativas, culturales y deportivas. Informe de impacto por bienestar y estímulos. Informe de actividades recreativas, culturales y deportivas. Informes de auto evaluación y control de la gestión y seguimiento a planes (anual de gestión, desarrollo administrativo y de mejoramiento) Paso 3. Definir los subprocesos de cada proceso y sus productos o servicios. Formato 3

32 Definición de la Cadena de Valor PROCESO: Gestión ComunicacionesSubproceso: Comunicación Corporativa (Externa) Producto/servicio Publicaciones corporativas Plan de medios. Informe de administración del portal WEB de la Institución. Informe de comunicados a medios de comunicación. Creación de un medio de comunicación institucional que informe periódicamente el sentido de las gestiones notariales y registrales y que responda a la necesidad de acercar las instituciones públicas estatales al ciudadano. Informes de auto evaluación y control de la gestión y seguimiento a planes (anual de gestión, desarrollo administrativo y de mejoramiento) Subproceso: Comunicación Interna Producto/servicio Plan de comunicación interna (políticas de comunicación interna) Comunicados al personal. Periódico institucional Informe de la administración de la Intranet. Informes de auto evaluación y control de la gestión y seguimiento a planes (anual de gestión, desarrollo administrativo y de mejoramiento) Paso 3. Definir los subprocesos de cada proceso y sus productos o servicios. Formato 3

33 Definición de la Cadena de Valor PROCESO: Gestión JurídicaSubproceso: Representación judicial de la entidad Producto/servicio Informe sobre representación judicial. Informes de auto evaluación y control de la gestión y seguimiento a planes (anual de gestión, desarrollo administrativo y de mejoramiento) Subproceso: Proactividad normativa Producto/servicio Informe sobre estudios de actualizaciones e interpretación jurídica. Informe de investigación y divulgación de normas y jurisprudencia. Informe de investigación y divulgación de normas y jurisprudencia. Conceptualización sobre proyectos de ley, decretos, circulares o instructivos concernientes a la SNR y a los servicios prestados por notarios y Registradores. Informe sobre lobby jurídico. Informe sobre normas actualizadas. Informe sobre normas actualizadas. Unificación de criterios jurídicos. Unificación de criterios jurídicos. Preparación de instructivos y directrices en materia jurídica y aplicación de normas para ser impartidas a los notarios y registradores. Compilación de normatividad jurídica. Informes de auto evaluación y control de la gestión y seguimiento a planes (anual de gestión, desarrollo administrativo y de mejoramiento) Paso 3. Definir los subprocesos de cada proceso y sus productos o servicios. Formato 3

34 Definición de la Cadena de Valor PROCESO: Gestión JurídicaSubproceso: Gestión legal (Jurídica) Producto/servicio Informes sobre asesoría jurídica al despacho y a las Oficinas de Registro. Informe sobre conceptos jurídicos emitidos para usuarios del servicio que prestan notarios, Registradores de instrumentos públicos y funcionarios de la Institución. Informes sobre apoyo jurídico a las áreas. Informe sobre conceptos jurídicos emitidos para usuarios del servicio que prestan notarios, Registradores de instrumentos públicos y funcionarios de la Institución. Informes sobre apoyo jurídico a las áreas. Informe de actualización jurídica. Informe de actualización jurídica. Informes sobre respuestas a asuntos legales de la entidad. Resoluciones de segunda instancia proferidas por el despacho del (la) Superintendente (Procesos disciplinarios segunda instancia). Conceptuar sobre estudios relacionados con los servicios de notariado y registro realizados por la Oficina Asesora de Planeación. Trámites de consulta y derechos de petición. Conciliaciones de prejudiciales y judiciales. Responder a derechos de petición y acciones de cumplimiento. Efectuar cobros coactivos de los créditos a favor de la entidad e informar oportunamente sobre el avance de los negocios al despacho del (la) Superintendente. Informes de auto evaluación y control de la gestión y seguimiento a planes (anual de gestión, desarrollo administrativo y de mejoramiento) Paso 3. Definir los subprocesos de cada proceso y sus productos o servicios. Formato 3

35 Definición de la Cadena de Valor PROCESO: DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICOSubproceso: Gestión planes, programas y proyectos Producto/servicio Formulación, inscripción y actualización de proyectos. Informes a organismos externos (DNP) y de control. Formulación de planes institucionales (Plan Estratégico institucional, planes anuales de gestión, plan de desarrollo administrativo, plan de mejoramiento, plan de gestión de calidad y MECI, Políticas). Asesorar al despacho en la formulación de planes y acuerdos de gestión e indicadores. Formulación, inscripción y actualización de proyectos. Informes a organismos externos (DNP) y de control. Formulación de planes institucionales (Plan Estratégico institucional, planes anuales de gestión, plan de desarrollo administrativo, plan de mejoramiento, plan de gestión de calidad y MECI, Políticas). Asesorar al despacho en la formulación de planes y acuerdos de gestión e indicadores. Informes de auto evaluación y control de la gestión y seguimiento a planes (anual de gestión, desarrollo administrativo y de mejoramiento) Subproceso: Gestión seguimiento a planes, programas y proyectos Producto/servicio Listas de chequeo actividades de los proyectos. Informes de seguimiento a planes, programas y proyectos (avance físico y financiero). Informes de verificación ocular. Informes para entes de control. Informes de seguimiento a planes institucionales (PEI, Planes anuales de gestión, desarrollo administrativo, acuerdos de gestión con gerentes públicos). Listas de chequeo actividades de los proyectos. Informes de seguimiento a planes, programas y proyectos (avance físico y financiero). Informes de verificación ocular. Informes para entes de control. Informes de seguimiento a planes institucionales (PEI, Planes anuales de gestión, desarrollo administrativo, acuerdos de gestión con gerentes públicos). Informes de auto evaluación y control de la gestión y seguimiento a planes (anual de gestión, desarrollo administrativo y de mejoramiento) Subproceso:ProspectivaProducto/servicio Estudios sobre tendencias globales del negocio. Estudios técnicos sobre aspectos del negocio. Informe sobre actualización normativa. Estudios técnicos-económicos- financieros y administrativos relacionados con el servicio notarial y registral (coordinación con financiera para la formulación del presupuesto anual de la entidad y el programa anual de caja). Estudios técnicos de creación, modificación, fusión, reubicación y supresión de círculos registrales y notariales. Estudios sobre tendencias globales del negocio. Estudios técnicos sobre aspectos del negocio. Informe sobre actualización normativa. Estudios técnicos-económicos- financieros y administrativos relacionados con el servicio notarial y registral (coordinación con financiera para la formulación del presupuesto anual de la entidad y el programa anual de caja). Estudios técnicos de creación, modificación, fusión, reubicación y supresión de círculos registrales y notariales. Informes de auto evaluación y control de la gestión y seguimiento a planes (anual de gestión, desarrollo administrativo y de mejoramiento) Paso 3. Definir los subprocesos de cada proceso y sus productos o servicios. Formato 3

36 Definición de la Cadena de Valor PROCESO: DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICOSubproceso: Gestión de la estructura organizacion al Producto/servicio Metodologías de desarrollo organizacional. Procesos diseñados, rediseñados, documentados, mejorados y socializados (modelación de procesos-MECI. Gestión de riesgos). Estudios de estructura organizacional y estructura de cargos, roles y posiciones. Agilización y modernización de trámites ( racionalización de trámites). Orientación a las dependencias. Asesoría a la SNR y ORIPS en la implementación del sistema de medición y políticas estratégicas sobre estadísticas. Informes de auto evaluación y control de la gestión y seguimiento a planes (anual de gestión, desarrollo administrativo y de mejoramiento) Subproceso: Gestión integral de la calidad y servicio al ciudadano Producto/servicio Informes de capacitación, asesoría y socialización en calidad. Informes de calidad a entes de control. Plan cultura de servicio. Informes de “Voz del cliente”. Informe aseguramiento de la calidad para certificación NTCGP:1000-2004. Plan de articulación calidad vs. MECI. Identificación de riesgo- acciones preventivas-. Informes de auto evaluación y control de la gestión y seguimiento a planes (anual de gestión, desarrollo administrativo y de mejoramiento) Gestión estadística Estudios estadísticos sobre el negocio y compilación de información estadística. Respuestas a solicitud de información, registros, hechos y datos sobre el negocio. Informes estadísticos del servicio registral y notarial. Informes de auto evaluación y control de la gestión y seguimiento a planes (anual de gestión, desarrollo administrativo y de mejoramiento) Paso 3. Definir los subprocesos de cada proceso y sus productos o servicios. Formato 3

37 Definición de la Cadena de Valor PROCESO: CONTROL DE LA GESTIÓN Subproceso: Gestión evaluación independiente del Control interno. Producto/servicio Manual de control interno (elaborado y actualizado). Informe de evaluación independiente del sistema de control interno (verificación, evaluación, seguimiento al sistema de control interno -MECI-, de gestión de calidad, modelos de gestión pública, plan de desarrollo administrativo y propuesta de cambios pertinentes). Informes de verificación de normas, procedimientos y controles contables, financieros, administrativos y de sistemas de información de la SNR y de las ORIPS (verificación de estados financieros mediante análisis periódicos y selectivos). Informes para entes de control. Informes para equipo directivo. Informes de auto evaluación y control de la gestión y seguimiento a planes (PEI, anual de gestión, desarrollo administrativo y de mejoramiento). Seguimiento y evaluación a la administración del riesgo (mapas de riesgos) Gestión de auditorias integrales Plan de auditorias en el nivel central y oficinas de registro. Informe de auditorias (de sistemas, financieras e integrales). Informes de auto evaluación y control de la gestión y seguimiento a planes (anual de gestión, desarrollo administrativo y de mejoramiento). Gestión asesoría en control de la gestión Producto/servicio Informes de asesoría en la implementación del modelo Estándar de control interno-MECI-. Accesoria al nivel central y oficinas de registro aspectos relacionados con el control de gestión. Informes de auto evaluación y control de la gestión y seguimiento a planes (anual de gestión, desarrollo administrativo y de mejoramiento). Sensibilización de la cultura de autocontrol de la gestión. Fomentar la cultura del autocontrol Paso 3. Definir los subprocesos de cada proceso y sus productos o servicios. Formato 3

38 Definición de la Cadena de Valor PROCESO: CONTROL INTERNO DISCIPLINA RIO Subproceso: Producto/servicio Subproceso: Producto/servicio Paso 3. Definir los subprocesos de cada proceso y sus productos o servicios. Formato 3

39 Definición de la Cadena de Valor Una vez identificado cada proceso, se le tiene en cuenta las actividades esenciales y las tres categorías principales de medición de la gestión del proceso. Primera caracterización esencial para el diseño y/o mejoramiento y documentación del proceso. Entradas (PE): Elementos que entran al proceso y se transforman. Proveedores: Quien suministra los insumos, recursos, etc.. Proceso (T): Transformación de los insumos en productos/Servicios. Salida o resultado (SC): Resultado del proceso. Momento de verdad para el cliente. Satisfacción del cliente. Diligenciar el Formato 4 Paso 4. Identificación de las actividades esenciales de cada proceso y sus categorías esenciales de medición. Primera caracterización. Formato 4.

40 Definición de la Cadena de Valor PROCESO Actividades de valor agregado PROVEEDORES ENTRADAS PROCESO SALIDAS RESULTADOS PARA EL CLIENTE PEDIDOS INFORMACIÓN MATERIAS PRIMAS MEDIDAS: Entrega a tiempo Volumen de pedido Tipo de pedido Defectos de entrada MEDIDAS: Tiempo de ciclo Costo unitario Horas producción MEDIDAS: Entrega a tiempo Pedido completo Defectos producto Costo total MEDIDAS: Satisfacción Repetición Preguntas Margen Beneficios SERVICIOS PRODUCTOS SOPORTE PROVEEDOR: Poder de negociación con El Proveedor. PE T SC Diligenciar Formato 4 Paso 4. Identificación de las actividades esenciales de cada proceso y sus categorías esenciales de medición. Primera caracterización. Formato 4. CLIENTES: Poder de negociación con el cliente Competencia: Competidores potenciales Posibles sustitutos

41 Definición de la Cadena de Valor Nombre del proceso: Gestión Registral ProveedorEntradasProceso ¿Qué hace?. Actividades esenciales. Taxonomía procesos. Salida Productos Clientes Ciudadanos usuarios del servicio. Unidad de Justicia y Paz de la fiscalía General de la Nación. Población desplazada. Documentos de propiedad (escrituras) Sistema de información. Informes de población desplazada. Normatividad. Actos administrativos. Solicitudes, peticiones. Radicar, calificar y desanotar las diferentes solicitudes de registro de documentos. Expedir el certificado de libertad y tradición. Dar información al ciudadanos sobre el registro de la propiedad inmueble. Guardar, conservar y custodiar la información registral: física y en medio magnético. Expedir copias de documentos de propiedad inmueble Proporcionar información a la Fiscalía General de la Nación en desarrollo de ley de Justicia y Paz. Registrar las medidas cautelares y/o inscripción respecto a bienes rurales y urbanos para la reparación de las victimas. Estudiar y resolver el recurso de reposición contra las notas devolutivas (primera instancia). Atender y resolver las solicitudes sobre inclusión de predios abandonados por la población desplazada y registrar las medidas de protección (colectiva o individual). Certificado de tradición y libertad. El registro o la nota devolutiva de un documento. Resoluciones, actos administrativo s, comisiones de servicios. Información sobre la propiedad inmueble. Respuestas a los ciudadanos usuarios del servicio. Ciudadanos usuarios del servicio. Unidad de Justicia y Paz de la fiscalía General de la Nación. Población desplazada. Entidades públicas. Servidores de las SNR. Paso 4. Identificación de las actividades esenciales de cada proceso y sus categorías esenciales de medición. Primera caracterización. Formato 4.

42 Definición de la Cadena de Valor Nombre del proceso: Gestión Registral ProveedorEntradasProceso ¿Qué hace?. Actividades esenciales. Taxonomía procesos. Salida Productos Clientes Funcionarios SNR nivel central. Oficinas de registro de instrumentos públicos. INCODER. Programar, ejecutar y evaluar las visitas generales y especiales. Estudiar y resolver el recurso de apelación de las notas devolutivas proferidas por las ORIPS. (segunda instancia) Solicitar, recepcionar y procesar la información estadística registral. Recibir y llevar el registro de los predios y territorios abandonados a causa de la violencia. Orientación al ciudadano y Oficinas de Registro de Instrumentos públicos. Hacer informes de auto evaluación y control de la Gestión y seguimiento a planes (anual de gestión, desarrollo administrativo y de mejoramiento.) Informes de visitas. Informes estadísticos registrales. Informes para la Fiscalía general de la Nación. Paso 4. Identificación de las actividades esenciales de cada proceso y sus categorías esenciales de medición. Primera caracterización. Formato 4.

43 Definición de la Cadena de Valor Nombre del proceso: Orientación, inspección, vigilancia y control de la gestión notarial ProveedorEntradasProceso ¿Qué hace?. Actividades esenciales. Taxonomía procesos. Salida Productos Clientes Cliente- ciudadano-, notarias y notarios, personas naturales y jurídicas, entidades del estado. Juzgados, DIAN, entes de control, Ministerio del interior y de justicia y Presidencia de la República, Gobernacione s, Municipios y DAS, embajadas y consulados. Solicitudes de notarios, actos administrativos, sentencias, hojas de vida de notarios, decretos y resoluciones de nombramientos de notarios (segunda y tercera categoría), información del servicio notarial, escrituras para reparto notarial, computadores, impresoras y fotocopiadoras. Sistema de información integral. Quejas del ciudadano. Políticas de pagos subsidios. Administración notarial: (Estudiar hojas de vida de notarios. Hacer reparto notarial. Expedir actos administrativos para el servicio notarial. Certificar ejercicio cargo de notario. Certificar antecedentes de notarios. Elaborar estadísticas de la actividad notarial. Elaborar y actualizar el directorio de notarios. Archivar y administrar hojas de vida de notarios. Elaborar instrucciones administrativas para notarios. Orientar y definir directrices para el servicio notarial. Crear y administrar Instituto de estudios notariales Programar, planear, ejecutar y evaluar capacitación de notarios y Cónsules (capacitación notarial). Planear, ejecutar y evaluar visitas integrales y especiales a notarios. Adelantar los procesos disciplinarios a los notarios. Resolver las peticiones, quejas y reclamos en la gestión notarial. Orientación al ciudadano en la gestión notarial. Elaborar informes de auto-evaluación y control de la gestión notarial. Resoluciones, decretos, oficios y certificaciones. Actas de reparto. Directorio de notarios. Informe de estadísticas notariales. Certificados ejercicio cargo de notario. Plan de visitas e informe de visitas a notarios. Fallos en primera instancia a procesos disciplinarios de notarios. Respuestas al ciudadano. Informes de auto evaluación y control de la gestión Notarios, Registradores de instrumentos públicos Cliente- ciudadano-, personas naturales y jurídicas, entidades del estado. Entes de control. Ministerio del interior y de Justicia y Presidencia de la República. Embajadas y consulados. Paso 4. Identificación de las actividades esenciales de cada proceso y sus categorías esenciales de medición. Primera caracterización. Formato 4.

44 Definición de la Cadena de Valor Nombre del proceso: Servicio al Ciudadano ProveedorEntradasProceso ¿Qué hace?. Actividades esenciales. Taxonomía procesos. Salida Productos Clientes Ciudadanos usuarios del servicio registral y notarial. Notarias. Los procesos de la SNR. Las oficinas de registro. Personas naturales y jurídicas de derecho privado o público. Información registral y notarial. Normatividad. Solicitudes, llamadas telefónicas. Peticiones, quejas y reclamos. Felicitaciones. Políticas. Encuestas. Indicadores. Solicitudes. Informes Orientación al ciudadano sobre los servicios prestados (registral y notarial- disponibilidad permanente). Respuestas a peticiones, quejas, reclamos y felicitaciones. Elaboración y aplicación de herramientas para medir satisfacción del servicio (Nivel central y ORIPS). Evaluación de políticas, estrategias y compromisos de servicio. Elaboración y ejecución del plan cultura de servicio. Formulación, ejecución y evaluación del plan de mercadeo. Investigación de mercado para la prestación de nuevos servicios. Definir y evaluar alianzas estratégicas con otras instituciones para la prestación del servicio (Ventanilla única, interrelación Registro-catastro) Informes. Respuestas a peticiones, quejas y reclamos. Orientación al ciudadano. Plan cultura de servicio. Índices de satisfacción del ciudadano Informes de encuestas y satisfacción del ciudadano Plan de mercadeo. Indicadores de satisfacción Ciudadanos usuarios del servicio registral y notarial. Notarias. Los procesos de la SNR. Las oficinas de registro. Entidades del Estado. Paso 4. Identificación de las actividades esenciales de cada proceso y sus categorías esenciales de medición. Primera caracterización. Formato 4.

45 Definición de la Cadena de Valor Nombre del proceso: Gestión Tecnológica ProveedorEntradasProceso ¿Qué hace?. Actividades esenciales. Taxonomía procesos. Salida Productos Clientes Entidades del Estado. Personas naturales o jurídicas especializadas en tecnología (casas fabricantes). Políticas de gobierno. Nuevas tecnologías. Sistemas de información. Hardware. Redes Prestar soporte tecnológico (software y hardware) a los procesos de la SNR, nivel central, ORIPS notarias subsidiadas: Mesa de ayuda. Gestionar la seguridad informática: Definir políticas y acciones para asegurar los hardware, software y datos. Administración y compra de equipos de tecnología. Investigación de nuevas tecnologías y su aplicación en la SNR. Gestionar el mantenimiento tecnológico (software y hardware) a los equipos de la SNR, ORIPS notarias subsidiadas. Hacer inventario de renovación tecnológica. Elaborar, ejecutar y hacer seguimiento a plan de tecnología (plan maestro informático). Estudios de costos de nuevas tecnologías. Capacitación en aplicación de nuevas tecnologías. Administración, mejoramiento y desarrollo de nuevas tecnologías. Administración y manejo de las bases de datos informáticas de la entidad. Administrar el portal WEB de la institución. Administración de las interfases de intercambios de información (otros sistemas integrados al Institucional). Informe de auto evaluación y control de la gestión Informes y estadísticas de soporte tecnológico y mesa de ayuda. Informes de mantenimiento y seguridad informática. Plan de tecnología. Informe. Informe sobre nuevas tecnologías. Portal WEB. Informes de capacitación informática. Registro de sistemas de información integrado. Inventarios de tecnología. Oficinas de registro. Notarias, servidores públicos, Dependencias de la SNR. Entidades del Estado Paso 4. Identificación de las actividades esenciales de cada proceso y sus categorías esenciales de medición. Primera caracterización. Formato 4.

46 Definición de la Cadena de Valor Nombre del proceso: Gestión Logística ProveedorEntradasProceso ¿Qué hace?. Actividades esenciales. Taxonomía procesos. Salida Productos Clientes Procesos de la SNR, ORIPS. Archivo general de la nación. SICE, Personas naturales y jurídicas públicas o privadas. Normatividad. Insumos ( bienes devolutivos o de consumo). Activos fijos. Tecnología. Contratos. Correspondencia. Hallazgos de la contraloría. Elaboración y ejecución plan de compras y contratación (nivel central y ORIPS) ( preparación de términos de referencia, estudios de conveniencia Hacer seguimiento al plan de compras y contratación e informes de interventoría y supervisión. Administrar inventarios ( control, codificación, bajas y seguimiento). Administración de activos y devolutivos- Nivel central y ORIPS. Administración de proyectos de infraestructura física Plan de mantenimiento y reposición de infraestructura. Informe de interventoría de contrato. Administración de almacén: recepción, ingreso y despacho de elementos al nivel central, ORIPS Y NOTARIAS Administración de la correspondencia: Recepción, radicación y envió. Elaboración y ejecución del programa de gestión documental: tablas de retención, valoración y transferencias. Administración documental: gestión archivística. Informes de auto evaluación y control de la gestión. Contratos Plan de compras. Informes Documentos para archivo. Plan de mantenimiento y reposición. Archivos (físico o magnético) Correspondencia Registradores, notarios. Entidades públicas o privadas de naturaleza pública o privada. Procesos de la entidad (áreas de responsabilidad) Paso 4. Identificación de las actividades esenciales de cada proceso y sus categorías esenciales de medición. Primera caracterización. Formato 4.

47 Definición de la Cadena de Valor Nombre del proceso: Gestión Financiera ProveedorEntradasProceso ¿Qué hace?. Actividades esenciales. Taxonomía procesos. Salida Productos Clientes ORIPS, Notarios, Ministerio de hacienda. Personas naturales y jurídicas de naturaleza pública o privada. Procesos internos de la SNR. Presupuesto aprobado por el Ministerio de Hacienda. Normatividad. Actividades económicas: contratos, ordenes de pago, cuentas de cobro. Servicios prestados. Dinero, Facturas por servicios públicos. Listado de pensionados. Listado de notarios subsidiados. Liquidación de nómina de la SNR. Consignaciones. Tecnología (SIIF) Formulación, presentación, aprobación, ejecución y liquidación final del presupuesto de la SNR: Informes de ejecución presupuestal: ingresos y egresos, disponibilidades, registros, reservas y vigencias futuras). Distribución, seguimiento y control del presupuesto por ORIPS y nivel central. Registro y elaboración de estados Financieros: Registro de hechos económicos, presentación y aprobación de estados financieros) Direccionamiento de los costos por centros de costo. Recaudo de los ingresos de la entidad por concepto de venta de servicios: ORIPS, Fondo de notarios. Plan de pagos y pago de los compromisos económicos de la entidad ( a terceros, transferencias y subsidios notariales). Boletín de caja diario. Gestión de cartera: Vivienda, pensiones, notarios. Seguimiento a la gestión cartera: plan de cobros de recursos de cartera. Reportes al fondo de pensiones para pagos Informes de a entes de control: presupuestal, contable y de tesorería. Informes de auto evaluación y control de la gestión. Ejecución presupuestal. Informes. Compromisos presupuestales: CDT y CRP. Cheques, Pagos. Estados financieros Informes de costos por actividades ( direccionados por centros de costo). Ordenes de cobro de cartera. Plan de cobros. Reportes SIIF. ORIPS, Notarios, Ministerio de hacienda. Personas naturales y jurídicas de naturaleza pública o privada. Procesos internos de la SNR. Pensionados, fondos de pensiones. EPS, ARP. Ministerio del Interior y de Justicia. Paso 4. Identificación de las actividades esenciales de cada proceso y sus categorías esenciales de medición. Primera caracterización. Formato 4.

48 Definición de la Cadena de Valor Nombre del proceso: Gestión Humana Paso 4. Identificación de las actividades esenciales de cada proceso y sus categorías esenciales de medición. Primera caracterización. Formato 4. ProveedorEntradasProceso ¿Qué hace?. Actividades esenciales. Taxonomía procesos. Salida Productos Clientes ORIPS, Ministerio de hacienda (presupuesto) Personas naturales y jurídicas de naturaleza pública o privada. Procesos internos de la SNR y los servidores públicos. Sistema de información del gobierno: PERNO Y SUIP. Instituciones educativas. Fondos de pensiones, EPS, ARP Hojas de vida. Solicitudes. Evaluaciones. Programas de personal: EPS, ARP. Presupuesto gastos asociados a nómina y personal. Novedades. Administración de personal: Vinculación del trabajador, inducción, vinculación al sistema general de seguridad social, desvinculación del personal. Elaboración y ejecución del Plan estratégico de personal: planeación del talento humano. Administración de hojas de vida y certificaciones. Liquidación de la nómina: Registro de novedades y liquidación nómina. Gestión legal del personal: Aplicación de las normas legales al manejo de personal: Relaciones sindicales, cumplimiento de requisitos, horarios, Afiliación al sistema general de seguridad social. Gestión procesos disciplinarios internos. Gestión salud ocupacional: COPASO, panorama de riesgos, relaciones con EPS y ARP. Programas de salud ocupacional. Gestión del desempeño: Planeación, gestión del desempeño y evaluación. Gestión por competencias: Desarrollo de competencia para la productividad. Plan de desarrollo de competencias. Informes de evaluación. Planes Liquidación de nómina. Afiliaciones al sistema de seguridad social. Solicitudes e informes de evaluación y capacitación. Fallos de procesos disciplinarios. Certificacione s. ORIPS, Ministerio de hacienda (presupuesto) Personas naturales y jurídicas de naturaleza pública o privada. Procesos internos de la SNR y los servidores públicos. Fondos de pensiones, EPS, ARP

49 Definición de la Cadena de Valor Nombre del proceso: Gestión Humana Paso 4. Identificación de las actividades esenciales de cada proceso y sus categorías esenciales de medición. Primera caracterización. Formato 4. ProveedorEntradasProceso ¿Qué hace?. Actividades esenciales. Taxonomía procesos. Salida Productos Clientes Capacitación por competencias: Plan de capacitación, ejecución y seguimiento. Gestión de bienestar y estímulos: Plan de bienestar y estímulos: desarrollo de actividades: deportivas, culturales y recreativas. Estrategias de estímulos y definición de recursos y programas. Informes de auto evaluación y control de la gestión

50 Definición de la Cadena de Valor Nombre del proceso: Gestión Comunicaciones ProveedorEntradasProceso ¿Qué hace?. Actividades esenciales. Taxonomía procesos. Salida Productos Clientes Paso 4. Identificación de las actividades esenciales de cada proceso y sus categorías esenciales de medición. Primera caracterización. Formato 4.

51 Definición de la Cadena de Valor ProveedorEntradasProceso ¿Qué hace?. Actividades esenciales. Taxonomía procesos. Salida Productos Clientes Nombre del proceso: Gestión Jurídica Paso 4. Identificación de las actividades esenciales de cada proceso y sus categorías esenciales de medición. Primera caracterización. Formato 4.

52 Definición de la Cadena de Valor ProveedorEntradasProceso ¿Qué hace?. Actividades esenciales. Taxonomía procesos. Salida Productos Clientes Nombre del proceso: Control interno disciplinario Paso 4. Identificación de las actividades esenciales de cada proceso y sus categorías esenciales de medición. Primera caracterización. Formato 4.

53 Definición de la Cadena de Valor ProveedorEntradasProceso ¿Qué hace?. Actividades esenciales. Taxonomía procesos. Salida Productos Clientes Todos los procesos. Servidores públicos de la SNR Ciudadanos- clientes externos. Departamentos Municipios Oficinas de Registro Ministerio del interior y de Justicia. Ministerio de Hacienda. Notarios. Solicitudes Informes Planes. Información de requerimiento de proyectos. Formulación y seguimiento de planes, programas, políticas y proyectos. Diseño, rediseño y mejoramiento continuo de procesos. Gestión de la calidad y cultura del servicio. Certificación NTCGP1000:2000 Liderar en la SNR, el montaje, socialización y desarrollo del Modelo estándar de control interno de las entidades del Estado-MECI- Estudios técnicos de creación, supresión y reubicación de círculos notariales y regístrales. Formulación y seguimiento del proyecto de presupuesto (con Gestión financiera). Articulación de planes y actividades esenciales con Entidades del Estado: Planeación Nacional, Ministerios de Hacienda e Interior y Justicia, entre otras. Plan estratégico institucional PEI. Planes anuales de gestión. Proyectos formulados, inscritos y actualizados en DNP. Informes de evaluación y seguimiento. Procesos mejorados y racionalización de trámites. Informes de gestión de calidad y de cultura de servicio. Estudios técnicos. Proyecto de presupuesto. Informes para entidades del Estado. Todos los procesos. Municipios Departamentos Ciudadanos Ministerio del Interior y de Justicia. Ministerio de Hacienda Departamento Nacional de Planeación. Los servidores públicos SNR Entidades del Estado Oficinas de registro. Notarios. Nombre del proceso: Direccionamiento estratégico Formato 4 Paso 4. Identificación de las actividades esenciales de cada proceso y sus categorías esenciales de medición. Primera caracterización. Formato 4.

54 Definición de la Cadena de Valor Nombre del proceso: Control de la Gestión Paso 4. Identificación de las actividades esenciales de cada proceso y sus categorías esenciales de medición. Primera caracterización. Formato 4. ProveedorEntradasProceso ¿Qué hace?. Actividades esenciales. Taxonomía procesos. Salida Productos Clientes Procesos del nivel central y oficinas de registro. Servidores públicos de la institución. El ciudadano usuario de los servicios. Entes externos: DAFP, Ministerio del interior y de justicia, Presidencia, Contraloría General de la República y Contaduría general de la nación Información de los procesos y de las ORIPS. Normatividad. Manual de procesos y procedimientos. Información estadística. Planeas, programas y proyectos. Metodologías de diferentes entes. Asesoría y seguimiento a plan de mejoramiento para la CGR. Elaboración de informes al sistema de control interno (contable). Elaboración de informes a organismos de control: CGR, DAFP, Ministerio del Interior y de justicia, presidencia. Seguimiento y evaluación a la administración de riesgos en el nivel central y en las ORIPS (mapa de riesgos). Sensibilización y capacitación en cultura del autocontrol. Realizar auditorias integrales: Financiera, sistemas y calidad. Análisis y evaluación de controles a los procesos y procedimientos. Asesoría, seguimiento y evaluación a SGC-MECI. Informes de seguimiento y evaluación. Informes de auditoria. Informes de asesoría y capacitación. Informes para entes de control. Informes para equipo directivo. Dependencias de la SNR nivel central y Oficinas de registro de Instrumentos públicos. Entidades externas: DAFP, Contaduría, Contraloría general de la República, Presidencia. Funcionarios de la entidad. Equipo Directivo de la entidad.

55 Definición de la Cadena de Valor Paso 5. Construcción final de la cadena de valor. Formato 5 Analizar la cadena de valor inicial definida desde los procesos. Analizar las actividades esenciales de cada proceso. Analizar las medidas de cada proceso. Analizar PETSC. Con base en los pasos anteriores, definir la cadena de valor de la Superintendencia de Notariado y Registro.

56 Definición de la Cadena de Valor CLIENTECLIENTE CLIENTECLIENTE Cadena de Valor del proveedor Cadena de Valor del Cliente Actividades Primarias Actividades de Soporte Cliente Interno Cliente con necesidades identificadas Cliente Satisfecho Margen Paso 5. Construcción final de la cadena de valor. Formato 5 Gestión Servicio Registral Orientación, Inspección Vigilancia y Control del Servicio Notarial Servicio al Ciudadano Cliente Interno Gestión Humana Gestión Tecnológica Gestión Logística Gestión Financiera Gestión Jurídica Gestión Comunica ciones Direccionamiento Estratégico Control interno Estrategia y control de la Gestión Cliente Interno Cliente Interno

57 Definición de la Cadena de Valor Paso 7. Diseñar el mapa de procesos de acuerdo con la cadena de valor. Formato 7 Mapa de ProcesosMacroestructura de la Superintendencia de notariado y registro. Tomando como base los Procesos y subprocesos, agrupados en Actividades Primarias y de Soporte y la Cadena de Valor Final de la SNR, se detalla el Mapa de Procesos, para luego definir la Macroestructura de la Superintendencia de notariado y registro. El mapa de procesos y la macroestructura son parte esencial de la estrategia, con la cual la SNR le responde al ciudadano con la oportuna prestación de los servicios. Observaciones: 1.Se debe tener en cuenta la estructura actual. 2.Se tiene en cuenta la cadena de valor. La macroestructura debe ser coherente 3.“La estructura sigue a la estrategia” 4.¿Cómo se imaginan la macroestructura de la SNR, para responder a los retos estratégicos del 2011?. Por favor dibuja esa Macroestructura. Sueña y piensa en el ciudadano-cliente- al que debemos deleitar y generarle felicidad con el servicio.

58 GESTIÓN DE PROCESOS CONTROL INTERNO GESTIÓN REGISTRAL ORIENTACIÓN, INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL NOTARIAL SERVICIO AL CIUDADANO Cliente Interno Cliente- ciudadano HABILITADORES MISIONALES ESTRATEGIA Gestión servicio Registral Gestión documental Registral Orientación, inspección, vigilancia y control de la gestión registral. Administración Notarial Vigilancia de la gestión notarial Control de la gestión notarial Orientación y servicio al ciudadano Gestión mercadeo GESTIÓN HUMANA GESTIÓN FINANCIERA GESTIÓN LOGÍSTICA INVESTIGACIÓN Y CAPACITACIÓN GESTIÓN JURÍDICAGESTIÓN TECNOLÓGICA Selección de personal Administración y gestión legal del Personal Gestión salud ocupacional Gestión de desempeño Gestión capacitación Gestión competencias Gestión bienestar laboral y estímulos Gestión Presupuesto Gestión Tesorería y cartera Gestión Contabilidad y costos Gestión compras y contratación Gestión almacén e inventarios Diseño y Mantenimiento de la Infraestructura física Gestión Correspondencia y Administración documental Investigación y capacitación Representación judicial Proactividad normativa Gestión legal Gestión recursos de tecnología Gestión incorporación de tecnología MAPA DE PROCESOS SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO Inspección de la gestión notarial Recaudos y subsidios notariales Gestión administrativa registral DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO Gestión de planes, programas y proyectos Estructura y modelación de procesos Gestión de la calidad-MECI- Gestión Prospectiva Gestión estadística Cultura de servicio Gestión Ética Gestión de la evaluación independiente CONTROL DE LA GESTIÓN CONTROL DISCIPLINARIO GESTIÓN ÉTICA Control Interno Disciplinario GESTIÓN COMUNICACIONES Comunicación Primaria Comunicación Secundaria Gestión del autocontrol GESTIÓN DE POLÍTICAS Y DIRECTRICES DE LA DIRECCIÓN Gestión del cambio

59 GESTIÓN ESTRATÉGICA Superintendencia delegada Notariado Superintendencia delegada Registro Dirección Registro Dirección Gestión notarial Investigación y capacitación Jurídica Control interno Secretaría General Control interno Disciplinario Dirección financiera Consejo Directivo Macroestructura SNR Planeación Informática Superintendente Oficinas de Registro GESTIÓN DE PROCESOS CONTROL INTERNO GESTIÓN REGISTRAL ORIENTACIÓN, INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL NOTARIAL SERVICIO AL CIUDADANO Cliente Interno Cliente- ciudadano HABILITADORES Gestión servicio Registral Gestión documental Registral Orientación, inspección, vigilancia y control de la gestión registral. Administración Notarial Vigilancia de la gestión notarial Control de la gestión notarial Orientación y servicio al ciudadano Gestión mercadeo GESTIÓN HUMANA GESTIÓN FINANCIERA GESTIÓN LOGÍSTICA INVESTIGACIÓN Y CAPACITACIÓN GESTIÓN JURÍDICA GESTIÓN TECNOLÓGICA Selección de personal Administración y gestión legal del Personal Gestión salud ocupacional Gestión de desempeño Gestión capacitación Gestión competencias Gestión bienestar laboral y estímulos Gestión Presupuesto Gestión Tesorería y cartera Gestión Contabilidad y costos Gestión compras y contratación Gestión almacén e inventarios Diseño y Mantenimiento de la Infraestructura física Gestión Correspondencia y Administración documental Investigación y capacitación Representación judicial Proactividad normativa Gestión legal Gestión recursos de tecnología Gestión incorporación de tecnología Inspección de la gestión notarial Recaudos y subsidios notariales Gestión administrativa registral DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO Gestión Ética Gestión de la evaluación independiente CONTROL DE LA GESTIÓN CONTROL DISCIPLINARIO GESTIÓN ÉTICA Control Interno Disciplinario GESTIÓN COMUNICACIONES Comunicación Primaria Comunicación Secundaria Gestión del autocontrol Gestión de planes, programas y proyectos Gestión de la calidad-MECI- Gestión Prospectiva Gestión estadística Cultura de servicio Estructura y modelación de procesos ESTRATEGIA GESTIÓN DE POLÍTICAS Y DIRECTRICES DE LA DIRECCIÓN MISIONALES Gestión del cambio