LA GESTIÓN POR PROCESOS Y LA GESTIÓN DE PROYECTOS COMO ESTRATEGIAS DE OPERACIÓN PARA LA INNOVACIÓN Y EL CAMBIO prof. dr. Gregorio Bouer maio de 2006.

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1 LA GESTIÓN POR PROCESOS Y LA GESTIÓN DE PROYECTOS COMO ESTRATEGIAS DE OPERACIÓN PARA LA INNOVACIÓN Y EL CAMBIO prof. dr. Gregorio Bouer maio de 2006

2 CAMBIOS

3 ¿En los dos ultimos años ustedes ya hicieran mas de 3 cambios, sean ellos organizacionales, de procesos o de productos? ¿en cada uno de ellos los plazos y el presupuesto ocurrieran como el planeado? ¿había en el inicio del cambio objetivos bien entendidos por todos los niveles de la organización? ¿no hubo mudanzas en los objetivos al largo del cambio? ¿los objectivos fueran discutidos y asimilados por los involucrados en el cambio? ¿durante el planeamiento fue hecha una análisis de riesgos? ¿hubo la preparación anticipada de planos alternativos para enfrentar las incertidumbres? ¿durante el planeamiento fue hecha una análisis de riesgos? ¿había un dueño para el proceso de cambio? ¿Se utiliza la practica de hacer análisis de los sucesos e insucesos para aprovechar las lecciones aprendidas? ¿la relación costo/beneficio se comprobó?

4 Capacidad innovadora de las empresas

5 ¿La innovación figura en su informe financiero como inversión? ¿Le interesan las novedades tecnológicas y ha previsto integrarlas en su empresa? ¿Dispone de un procedimiento de benchmarking para fines de buscar nuevas ideas? ¿Imparte formación a sus empleados sobre técnicas de innovación? ¿Espera Ud. conseguir al menos 30% de sus ingresos gracias a la innovación? ¿Figura la innovación entre sus objetivos y plan de actividades? ¿Ha emprendido alguna vez por lo menos en los dos últimos años experiencias exitosas en innovación? ¿Revisa regularmente sus ofertas para cerciorarse del buen equilibrio entre la novedad/innovación y el riesgo? ¿Tiene por meta ser líder de su mercado ofreciendo mayor valor añadido que sus competidores? ¿ha emprendido alguna vez experiencias exitosas en procesos de gestión?

6 Que tipos de crecimiento/mejoras pueden experimentar las empresas? Por que el cambio y la innovación son dificiles para empresas exitosas? ? ?

7 Corrientes de Innovación Dinâmica de los ciclos tecnológicos Crecimiento através de la revolución Crecimiento através de la evolución Cambio organizacional El desafio de la cultura y el crecimiento sustenido Por qué el cambio y la innovación son dificiles para empresas exitosas? La congruencia como trampa administrativa La cultura es capaz de proporcionar ventajas competitivas La cultura puede asfixiar la innovación y el cambio !Es possible dirigir la evolución y el cambio revolucionario para lograr el cambio organizacional Mantener las ventajas competitivas

8 Hay alguna relación entre cambio y innovación? Que se pasa con las rupturas mas radicales? Que és innovación administrativa? ? ? ?

9 Innovación es un subconjunto dentro del concepto más amplio del cambio El cambio innovador implica una ruptura más radical con el pasado y es de esperar alguna resistencia organizativa. Innovación administrativa consiste en la implementación de cambios en la estructura organizativa o en los procesos de gestión.

10 Como lograr la innovación mismo cuando los entornos cambian? Es possible promover la innovación en entornos contrarios cuando se crean normas para promoverlas? En la cultura existe um elemento que es ¨el control social¨ que proviene del conocimiento que tienen la personas de que alguien que les importa presta mucha atención a lo que hacen y lo que dejan de hacer? ? ? ?

11 Como trabajar el ¨control social¨? ?

12 Apoio a correr riesgos y al cambio Tolerancia hacia los errores Trabajo en Grupos Velocidad Normas para promover la puesta em practica de la innovación Normas para promover la creatividad Promover la innovación a través del control social

13 Cuales son elementos de una estrategia de negocio? ?

14 Estratégia de Negocio Visión de la Empresa Estrategia de Innovación para competir Estrategia tecnológica para innovar Que innovaciones realizaremos para diferenciarnos em el mercado y tener uma ventaja sobre nuestros competidores? Que recursos usar para innovar y donde concentraremos nuestras inversiones? Hacia donde debemos dirigirnos o hacia donde queremos dirigir la empresa para el futuro

15 Cual es el rol de la estrategia de las operaciones en un contexto global? ?

16 No son rutinarios Gestión por proyectos Sin repetición solamente los procesos de proyecto Gestión por procesos Estratégia del Negocio/Empresarial ESTRATEGIA DE LAS OPERACIONES Innovación y Cambios

17 SITUACIÓN DEL NEGÓCIO RESULTADOS DEL NEGÓCIO CULTURA DE LA ORGANIZACIÓN PROJETO DOS COMPONENTES/ ELEMENTOS UN MODELO PARA EVALUAR EL DESEMPEÑO DE LA ORGANIZACIÓN ESTRATÉGIA DEL NEGÓCIO EO

18 LO QUE LA ORGANIZACIÓN PRESENTOU HASTA HOY Y LO QUE HACE AHORA? 1. LOS NÚMEROS (RESULTADOS ANCANZADOS) 2. GRADO DEL ATENDIMIENTO DE LAS NECESIDADES DE LOS ACCIONISTAS 3. CONDUCTA SOCIAL, POLÍTICA Y LEGAL 4. POSICIÓN FRENTE A LA COMPETENCIA 5. GRADO DE ATENDIMIENTO DE LAS NECESIDADES DE LOS COLABORADORES LOS RESULTADOS DEL NEGOCIO

19 LO QUE NECESITA LA ORGANIZACION AHORA Y EN EL FUTURO? 1. LOS NÚMEROS (HECHOS/INVESTIGACIONES/TENDENCIAS) 2. EXIGENCIAS DE LOS ACCIONISTAS 3. EXPECTATIVAS SOCIAL, POLÍTICA Y LEGAL 4. COMPORTAMIENTO DE LA COMPETENCIA 5. EXPECTATIVAS DE LOS COLABORADORES LA SITUACIÓN DEL NEGOCIO

20 SITUACIÓN DEL NEGÓCIO RESULTADOS DEL NEGÓCIO INVESTIGUE HIPOTISIS SOBRE LA SITUACIÓN Y CAUSAS DE LOS RESULTADOS DEL NEGOCIO

21 COMO LA ORGANIZACIÓN ACTUA? 1. ACTITUDES EN DIRECIÓN A LA ESTRATÉGIA Y A LOS OBJECTIVOS 2. ACTITUDES CUANTO A LAS LINEAS MAESTRAS Y LAS RESTRICCIONES 3. MANERA ACTUAL DE LA DISTRIBUCIÓN DEL PODER Y DE LAS RECOMPENSAS 4. LO QUE LOS COLABORADORES HACEN AHORA Y LO QUE NO HACEN 5. OTRAS NORMAS QUE EXPLICAN COMO LAS COSAS SON O NO SON EJECUTADAS CULTURA

22 RESULTADOS DEL NEGOCIO CULTURA INVESTIGUE LAS POSIBLES CAUSAS CULTURALES DE LOS RESULTADOS DEL NEGOCIO AHORA HAGAN LA COMPARACIÓN !

23 PERSONASINFORMACIÓN RECOMPENSASESTRUCTURA TAREAS CULTURA TOMA DE DECISIÓN SON LOS ELEMENTOS CAUSAS DE LA CULTURA OBSERVADA?

24 ESTRATÉGIA DEL NEGÓCIO COMPONENTES DEL TRABAJO

25 VISIÓN/MISIÓN ESTRATÉGIA COMPETITIVA PRINCÍPIOS PARA LA OPERACION OBJECTIVOS Y METAS VALORES Y CRENCIAS (LO QUE SE ACEPTA COMO VERDAD, MISMO QUE NO SEA VERDAD) NICHOS DEL MERCADO PRODUCTOS/SERVICIOS TECNOLOGIAS COMO COMPETIR? PRIORIDADES DE MEJORA PLANES DE ACCIÓN ESTRATEGIA DE OPERACIONES COMO HACER PARA LOGRAR INNOVACIÓN Y CAMBIOS? ESTRATEGIA DEL NEGOCIO

26 No son rutinarios Gestión por proyectos Sin repetición solamente los procesos de proyecto Gestión por procesos Estratégia del Negocio/Empresarial ESTRATEGIA DE LAS OPERACIONES Innovación y Cambios

27 Los tres grandes procesos PROCESOS DE GESTIÓN DE LA INNOVACIÓN Gestión de la Innovación Gestión del Pipeline Gestión del Conocimiento Gestión de Proyectos ID

28 Recolección de información interna y externa Recolección de ideas Validación de ideas innovadoras Base de dato de ideas/concepto de innovación Evaluación del proyecto (económica/financiera) Desarrollo del concepto “teórico” Aprobación del proyecto Desarrollo de prototipos de productos o pilotos de procesos en “tamaño real” Branding del nuevo producto/servicio Escalamiento industrial Lanzamiento al mercado Transformación de la innovación en un negocio/proceso en marcha GESTIÓN DEL PIPELINE Observación e ideas Generación e conceptos Selección de proyectos Desarrollo pilotos Marketing Roll-out de la innovación

29 EL PROCESO DE GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO Gestión del conocimiento El flujo constante del conocimiento en la organización permite un mejor entendimiento del entorno interno y externo facilitando la generación de ideas innovadoras. Generación del conocimiento Captur a/ Adquis ición Organiza ción Búsq ueda Dispo nibi- lidad Distrib ución Interno Externo Disponible Requerido Ideas Conocimiento Experiencia

30 Saber lo que hacer= ¨know how¨ Saber por que hacer= ¨know why¨ Saber cuando hacer= ¨know when¨ Saber con quien hacer=¨know whom¨ Que necesitamos para innovar y empreender

31 EL PROCESO DE GESTION DE PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN Y DESARROLLO

32 Conjunto de actividades interdependientes orientadas hacia un objetivo especifico, con duración predeterminada. Complejo. No repetitivo. Recursos limitados. Los objetivos deben ser concretos, mesurables, alcanzables y retadores (SMART!). Los objetivos de proyectos de investigación y desarrollo deben apuntar a hacer contribuciones tecnológicas: Nuevos productos. Nuevos procesos. Disminuciones en costos. Ahorros en capital. Mejoras logísticas. Control de contaminación. PROYECTO

33 Proyectos de ingeniería. Proyectos de investigación básica. Proyectos de desarrollo socioeconómico. Proyectos de investigación aplicada. Proyectos de desarrollo tecnológico. Riesgos: los proyectos de investigación y desarrollo ofrecen generalmente un mayor riesgo Incertidumbre. Personal requerido. Flexibilidad. TIPOS DE PROYECTOS

34 Procesos de Iniciación Procesos de Planificació n Procesos de Control Procesos de Ejecución Procesos de Cierre Las flechas representan flujos de información Despliegue de la gestión de proyectos en procesos

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36 Iniciación PlanificaciónEjecución ArranqueEjecución Iniciación Desarrollo del Plan de Proyecto Planificació n del Alcance Definici ón del Alcanc e Definición de Actividade s Estimación de Duración de Actividades Sequencia -ción de Actividade s Desarrollo de la Programació n Planificació n de Recursos Presupuest o de Costes Estimació n de Costes Planificació n de la Calidad Planificació n Organizativ a Incorporaci ón de Personal Planificació n de la Comunicaci ón Identificació n de Riesgos Desarrollo de Medidas Cuantificaci ón de Riesgos Planificació n de Compras Planificació n de Solicitudes Ejecución del Plan de Proyecto Garantía de Calidad Desarrollo del Equipo Distribució n de Informació n Solici - tudes Selecció n Proveed o-res Adminis -tración de Contrat os

37 Control Cierre Ejecución Finalización Control Global de Cambio s Verific a-ción del Alcan ce Control del cambio de Alcance Control de la Programaci ón Control de Costes Control de la Calidad Reporte de Rendimient o Control de Medidas Cierre Administrati vo Cierre de Contratos

38 Necesidades tacitas de los usuarios Inputs tecnologicos Evaluación de la performance Creación de Conceptos

39 Conocimientos tacitos internos Conocimientos tacitos externos Conocimientos explicitos

40 Hacer los cambios con la gestión de proyectos y sus procesos Buscar orientación en los modelos de excelência

41 Visión Dinámica/integrada – Procesos Lo que se necesita es una visión dinámica, integrada, de la organización y del comportamiento directivo Un retrato unificado de organizaciones como colecciones de procesos, un diagrama de procesos de organización

42 TIEMPO PROCESOS DE CAMBIO procesos de trabajo PROCESOS DE TOMA DE DECISIONES PROCESOS DEL COMPORTAMIENTO PROCESOS DE COMUNICACIÓN PROCESOS DE APRENDISAGE DE ORGANIZACIÓN PROCESOS DEL COMPORTAMIENTO PROCESOS DE TOMA DE DECISIONES PROCESOS DE COMUNICACIÓN PROCESOS DE APRENDISAGE DE ORGANIZACIÓN

43 Procesos de Organización Organización Trabajo Cambios Comportamiento

44 Procesos de Gestión Negociación y Contratación Monitoramiento y Control Direccionamiento Gestión

45 Matriz de los Procesos Negociación y Contratación Monitoramiento y Control Direccionamiento Gestión Trabajo Cambios Comportamiento Organización

46 Cambios Negociación y Contratación Monitoramiento y Control Direccionamiento

47 Liderazgo Personas Politica y Estrategia Alianzas y Recursos Procesos Resultados en personas Resultados en Clientes Resultados en la sociedad Resultados Clave RESULTADOSAGENTES FACILITADORES INOVACIÓN Y APRENDIZAJE

48 Como transformar todo esto en acciones y resultados? ?

49 1.Saber lo que hacer= ¨know how¨ 2.Saber por que hacer= ¨know why¨ 3.Saber cuando hacer= ¨know when¨ 4.Saber con quien hacer=¨know whom¨ El modelo de los 4S

50 Politica y Estrategia Policy Deployment Como hacer gestión de las prioridades en el trabajo rutinario diario, con involucración de las personas en el logro de los resultados Un sistema para integrar gestión del cambio y consecución de objetivos

51 PLAN GENERAL PROYECTOS Objectivos subordinados AREAS DE MEJORA (indicadores del desempeño) OBJECTIVOS DE MEJORA BUSINESS PLAN PLAN ANUAL GVR -(Gestión a Vista de las Rupturas)

52 Las mejores practicas Como hacer? actividades y formas de hacerlas Objetivos estrategicos Resultados a alcanzar autoevaluación en que puntos cambios son necesarios? Gestión eficiente de procesos, tarefas, personas y tiempo para cumplir con los objetivos estrategicos Plan Estratégico

53 Un ejemplo de despliegue del proceso de gestión de procesos en etapas y subprocesos 1. reconocimiento, evaluación y selección de los procesos con prioridad 2. Gestión y mejora de los procesos seleccionados

54 En que punto estamos? Que procesos necesitamos mejorar? Cuales son nostros procesos criticos? ? ? ?

55 Selección de los procesos críticos IQC Innovación5215 Generación de la Demanda5215 Servicios pos venta3112 Gestión de la Calidad4308 Atención a los Pedidos4308 C=I(5-Q)

56 selección de los objetivos estratégicos mas importantes selección de los fatores clave seleción de los processos relacionados a los fatores clave selección de los procesos con prioridad 1. reconocimiento, evaluación y selección de los procesos con prioridad

57 2. gestión y mejora de los procesos seleccionados selección de responsable por el proceso definición de los limites del proceso identificación de las necesidades de los clientes y definición de los indicadores del desempeño registro del flujo del proceso Evalucación de los subprocessos seleción de los subprocessos críticos e tipos de mejora a alcanzar despliegue de los subprocessos críticos estabelecimento de los requisitos de la calidad y indicadores de desempeño internos actuación para alcanzar las mejoras comprobación de las mejoras, estandarización y selección de prioridades subsiguientes

58 Procesos Empresariales Criticos= los que tienen la criticidad mas elevada  Innovación  Generación de la Demanda  Servicios Pós-Venta  Gestión de la Calidad  Atención a los Pedidos

59 Servicios pos venta Innovación Generación de la Demanda Exc. Neg. Exceléncia en los Procesos

60 Exceléncia en las Prácticas del Trabajo  Desempeño de la Gestión (Projectos)  Investigación a respecto de los procesos  Disciplina para Mejora de los Procesos  Disciplina para Solución de los Problemas  Grupos de trabajo

61 Cambios radicales en dirección a la Exceléncia Excelencia en el Desempeño del Negócio Excelencia en la Satisfacción de los Clientes Excelencia en los Procesos Críticos Excelencia en las Prácticas del Trabajo

62 P D C A Haciendo la gestión para la Excelencia.Foco en los Procesos Críticos.Identificación de los Principales Drivers.Despliegue de las Metas Gestión de los Procesos & Proyectos de Mejora Evaluación del Desempeño.Aplica las Lecciones.Orienta a los Otros

63 Herramientas para Planificación  Policy Deployment transforma estrategia en metas de procesos  Quality Function Deployment transforma necesidades de los clientes en especificaciones de procesos Requisitos del Proyecto Especificaciones del Proceso Características de las Partes Requisitos del Proyecto Necessdades De los Clientes Características das Partes O que Como O que

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