1 LA BUENA GESTIÓN DE LAS ORGANIZACIONES COMUNITARIAS Community Solutions- NESB Community Safety Proyecto de Desarrollo y Coordinación Auspiciado por Illawarra.

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1 1 LA BUENA GESTIÓN DE LAS ORGANIZACIONES COMUNITARIAS Community Solutions- NESB Community Safety Proyecto de Desarrollo y Coordinación Auspiciado por Illawarra Forum Inc.

2 2 ÍNDICE 1. 1. Diseño de la estructura de su organización. 2. 2. Funciones y responsabilidades generales de su comité de administración. 3. 3. Funciones y responsabilidades de los titulares. 4. 4. Sub-comités.

3 3 LA ESTRUCTURA DE SU ORGANIZACIÓN Dibuje un mapa que incluya:  Miembros del comité de administración.  Metas y valores de la organización.  Órganos de financiación y otras fuentes de fondos.  Miembros de la organización.  Gerente/coordinador, otro personal y voluntarios.  Organizaciones gubernamentales y no gubernamentales importantes.  Servicios prestados.  Proyectos principales.  Grupos beneficiarios y clientes atendidos por la organización.

4 4 FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL COMITÉ   Responsabilidad general   Legales   Financieras (incluye planificación)   Gestión de los empleados y voluntarios   Políticas y procedimientos   Locales y equipo   Representación y cabildeo   Consulta a la comunidad

5 5 RESPONSABILIDAD GENERAL Los comités de administración:   Son el órgano encargado de la gestión de la organización.   Suelen ser elegidos durante una Asamblea General Anual.   Tienen la responsabilidad jurídica del funcionamiento general de la organización.

6 6 RESPONSABILIDADES LEGALES (1) Velar por que la organización:   Funcione según la Constitución.   Cumpla con la NSW Association Incorporation Act 1984.   Funcione según las leyes y reglamentación del Gobierno Federal de Australia y de los Gobiernos Estatales y Municipales p.ej. Protección del menor Derechos de autor Salud e higiene ocupacionales (OH&S) Impuestos Ley de Privacidad

7 7 RESPONSABILIDADES LEGALES (2) Velar por que la organización:   Cumpla con sus responsabilidades legales como empleador.   Se desempeñe de conformidad con los contratos de financiación firmados por la organización.   Demuestre gestión responsable mediante sistemas contables apropiados y buenas prácticas.   Cumpla con su Deber legal de prudencia y diligencia hacia sus clientes y empleados.

8 8 RESPONSABILIDADES FINANCIERAS (1) Velar por que la organización:  Cuente con fondos suficientes para funcionar.  Obtenga financiación periódica: subsidios gubernamentales/privados, colectas de fondos, etc. subsidios gubernamentales/privados, colectas de fondos, etc.  Cumpla con los acuerdos de financiación: Gestión responsable, fondos utilizados para clientes/ servicios/ zonas geográficas beneficiarias, etc. Gestión responsable, fondos utilizados para clientes/ servicios/ zonas geográficas beneficiarias, etc.

9 9 RESPONSABILIDADES FINANCIERAS (2) Velar por:  La preparación y aprobación de planes financieros y presupuestos.  La utilización de un buen sistema de contabilidad y el registro actualizado y correcto de los ingresos y gastos.  La supervisión y ajuste periódicos de los gastos, según sea necesario.  La preparación de una Declaración anual de ingresos y gastos.  La auditoría de la Declaración anual de ingresos y gastos, según las exigencias de la ley y las buenas prácticas.

10 10 GESTIÓN DE LOS EMPLEADOS Y VOLUNTARIOS (1)  Descripciones actualizadas del empleo para todo el personal.  Buenos procedimientos de contratación (Igualdad de oportunidad de empleo) y gestión de empleados y voluntarios.  Apoyo, formación y supervisión de empleados y voluntarios.

11 11 GESTIÓN DE LOS EMPLEADOS Y VOLUNTARIOS (2) Responsables de la prestación de:  Condiciones de trabajo adecuadas y seguras para empleados y voluntarios.  Procedimientos adecuados para el examen del rendimiento y para atender las quejas.  Comunicación con trabajadores y voluntarios.  Cumplimiento de los laudos y leyes laborales pertinentes.

12 12 POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS Velar por:  La formulación y actualización de políticas y procedimientos estándar, según sea necesario.  La aplicación apropiada de políticas y procedimientos.

13 13 LOCALES Y EQUIPO  Proporcionar los locales, instalaciones y recursos físicos necesarios.  Mantener y administrar las propiedades y recursos de conformidad con las leyes y reglamentos pertinentes: Legislación de salud e higiene ocupacionalesLegislación de salud e higiene ocupacionales

14 14 REPRESENTACIÓN Y CABILDEO  Representar a la organización ante la comunidad.  Promover las metas, servicios y logros de la organización.  Realizar actividades de cabildeo, presentando ante los políticos las cuestiones fundamentales a que se enfrentan la organización y los clientes/grupos beneficiarios/comunidad.

15 15 CONSULTA A LA COMUNIDAD  Comunicarse con las personas y grupos atendidos por la organización.  Establecer redes en el sector de servicios comunitarios.  Comunicarse con personalidades de importancia clave en la comunidad local.

16 16 FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DE LOS TITULARES

17 17 ESTRUCTURA DE LOS COMITÉS DE ADMINISTRACIÓN  Miembros ordinarios.  Ejecutivo: PresidentePresidente TesoreroTesorero SecretarioSecretario Miembro ejecutivo de enlace con la Administración Pública.Miembro ejecutivo de enlace con la Administración Pública.  Subcomités.  Comités o grupos de estudio ad hoc.  Comités asesores.

18 18 MIEMBROS ORDINARIOS DEL COMITÉ (1)  Apoyar las metas de la organización.  Concurrir periódicamente a las reuniones del comité y contribuir al debate.  Ser puntual y leer las actas, orden del día y otra información.  Hacerse cargo de responsabilidades determinadas según sea necesario.  Mantener la confidencialidad.  Compartir la responsabilidad general en el funcionamiento de la organización.  Participar en los procesos de planificación y evaluación de la organización.

19 19 MIEMBROS ORDINARIOS DEL COMITÉ (2)  Mantenerse informados sobre cuestiones relativas a la organización.  Apoyar a otros miembros del comité de administración en sus responsabilidades.  Desempeñarse dentro del marco jurídico y de las metas de la organización.  Concurrir a programas de formación/desarrollo.  Representar a la organización y promoverla.  Participar en delegaciones ante órganos de financiación y participar en las actividades de cabildeo.

20 20 PRESIDENTE  Manejar las actividades del Comité de administración: incluye presidir reuniones, seguimiento de tareas del comité, velar por el cumplimiento de las reglas de la constitución, hablar en nombre del comité, etc. incluye presidir reuniones, seguimiento de tareas del comité, velar por el cumplimiento de las reglas de la constitución, hablar en nombre del comité, etc.  Desempeñarse como representante oficial y portavoz de la organización.  Desempeñarse en nombre del comité de administración y/o la asociación en casos de emergencia.

21 21 SECRETARIO/A  Trata con la correspondencia recibida y enviada por la organización.  Se encarga de mantener los archivos y registros oficiales de la organización al día, en orden y disponibles cuando sean necesarios.  Vela por que el comité formule por escrito políticas y procedimientos apropiados para la organización y por que éstos se mantengan al día y se pongan en práctica.

22 22 TESORERO/A  Prepara un presupuesto  Supervisa los presupuestos y el flujo de fondos  Mantiene las cuentas de ingresos y gastos  Presenta informes financieros periódicos al comité  Se encarga de la preparación, auditoría y presentación de las cuentas anuales (Declaración de ingresos y gastos) ante la Asamblea General Anual  Vela por que los fondos y activos se administren correctamente

23 23 MIEMBRO EJECUTIVO DE ENLACE CON LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA  Notifica a la NSW Office of Fair Trading (Secretaría de defensa de la competencia) de cualquier cambio en los asuntos oficiales de la organización, su constitución y su situación financiera.  Lleva un registro de los miembros del comité.  Presenta una Declaración anual de ingresos y gastos.

24 24 SUB-COMITÉS  Son pequeños grupos de trabajo : Establecidos para realizar tareas que requieren experiencia/conocimientos o tiempo Establecidos para realizar tareas que requieren experiencia/conocimientos o tiempo Responden ante el Comité de administración Responden ante el Comité de administración El Comité de administración puede invitar a los empleados, miembros del comité y otras personas a formar parte de los sub- comités. El Comité de administración puede invitar a los empleados, miembros del comité y otras personas a formar parte de los sub- comités.  Están subordinados a las decisiones del Comité de administración.

25 25 SUB-COMITÉS AD HOC Y ASESORES  Sub-comité ad hoc: Creado para un solo propósito Creado para un solo propósito Trata con cuestiones específicas Trata con cuestiones específicas Se disuelve una vez terminada su tarea Se disuelve una vez terminada su tarea  Sub-comité asesor: Se desempeña como observador o experto Se desempeña como observador o experto Produce recomendaciones para el Comité de administración Produce recomendaciones para el Comité de administración

26 26 RECURSOS (1) Para obtener mayor información sobre: (todos consultados el 6 de junio de 2005)  Reglas modelo www.fairtrading.nsw.gov.au/business/association/modelrules.html www.fairtrading.nsw.gov.au/business/association/modelrules.html  Constitución de la asociación en sociedad www.fairtrading.nsw.gov.au www.fairtrading.nsw.gov.au  Deber legal de prudencia y diligencia www.workcover.nsw.gov.au www.ftmaustralia.org.au www.workcover.nsw.gov.au www.ftmaustralia.org.au www.workcover.nsw.gov.au www.ftmaustralia.org.au  Cuestiones laborales www.industrialrelations.nsw.gov.au www.ja.com.au www.employersfirst.org.au www.industrialrelations.nsw.gov.au www.ja.com.au www.employersfirst.org.au www.industrialrelations.nsw.gov.au www.ja.com.au www.employersfirst.org.au  Confidencialidad y Privacidad www.privacy.gov.au/act/privacyact www.privacy.gov.au/act/privacyact

27 27 RECURSOS (2) Para obtener mayor información sobre: Impuestos, GST, declaraciones de actividad, ABN, etc. www.ato.gov.au Impuestos, GST, declaraciones de actividad, ABN, etc. www.ato.gov.au www.ato.gov.au Organizaciones comunitarias y sus políticas, procedimientos, buen gobierno y gestión, cuestiones financieras y de planificación: Illawarra Forum Inc. www.illawarraforum.org.au Organizaciones comunitarias y sus políticas, procedimientos, buen gobierno y gestión, cuestiones financieras y de planificación: Illawarra Forum Inc. www.illawarraforum.org.au www.illawarraforum.org.au  Asociación de Servicios Comunitarios Locales. www.lcsa.org.au www.lcsa.org.au  Volunteering Illawarra tel. 4225 7812.  Organizaciones comunitarias y su financiación y cuestiones financieras, liderazgo, cuestiones administrativas, de seguros y gestión del riesgo.  Our Community. www.ourcommunity.com.au www.ourcommunity.com.au