Proyecto de Modernización de Secretarías de Educación - PMSE Bogotá, Julio de 2014.

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1 Proyecto de Modernización de Secretarías de Educación - PMSE Bogotá, Julio de 2014

2 Promover la renovación de la gestión de las Secretarias de Educación - SE y sus estructuras con procesos orientados al cumplimiento de su misión y con sistemas de información de soporte apropiados. Modernizar las herramientas actuales, con el fin de optimizar la utilización de los recursos de las Secretarías de Educación, buscando mejorar sus indicadores de cobertura y calidad. Implementar estructuras organizacionales acorde con la misión de las Secretarías de Educación de manera que se amplíe la capacidad de apoyo a las instituciones educativas a su cargo. Promover un cambio de mentalidad y actitud en las Secretarías de Educación, con el fin de responder a nuevos retos. Objetivos PMSE

3 Procesos Sistemas de información Estructura Componentes PMSE Gente y Cultura

4 Modelo Operativo II. Diseño de procesos Modelo Macro Diseño Detallado Estructura Modelo Seguimiento I. Planeación estratégica Normatividad Concepto Entidad Misión / Visión Objetivos y Funciones III. Diseño de Sistemas de Información Sistemas de información e infraestructura tecnológica

5 Modelo Operativo Ministerio de Educación Nacional - MEN Asistencia Técnica a las Secretaría de Educación - SE Fortalecimiento Organizacional EstructuraProcesos Sistemas de Información Profesionales Ente Certificador Lideres Funcionales Profesionales soporte técnico Empresas de apoyo en AT Personal de estructura Gerentes de Modernización de las SE Fortalecimiento Organizacional

6 Antecedentes-Logros Procesos 2004 Areas de oportunidad en SI, recursos, modelos de operación. Diseño e implementación de procesos – mapa de procesos. 2007-2011 Certificación de procesos a 46 SE - 2009. Certificación de procesos a 74 SE- 2011. Formación de servidores de SE. 2012-2013 Acompañamiento presencial y asistencia técnica Certificación e implementación de Procesos Actualización de Referentes

7 Antecedentes-Logros Gente y Cultura 2008 Definición, diseño, implementación y consolidación de estrategia planeada de DO. Incorporación de ejes temáticos. Diagnóstico de SE, para medir el grado de apropiación de los procesos. 2009 Implementación de las estrategias de intervención. 2010-2011 Capacitación a servidores de las SE. Reformulación de la pagina web del PMSE.

8 Antecedentes- Logros Sistemas de Información Soporte tecnológico al Macroproceso de Gestión del Talento Humano. Opera con 10 módulos que componen el sistema. Un mejor control de planta, oportunidad de información, sistematización de trámite de novedades, entre otros beneficios. HUMANO Administración de PQRS. Mejora en la oportunidad y trazabilidad en la respuesta a requerimientos. Implementación de recepción de requerimientos por canal web. SAC

9 Antecedentes- Logros Sistemas de Información Sistema de alta gerencia, de inteligencia de negocios, y en esa medida está orientado a apoyar la toma de decisiones. Cuenta con 4 módulos (reportes analíticos, análisis de información, proyecciones y simulaciones, captura unificada de formatos). SGCF Cuenta con siete módulos (PEI, PMI, PAM, Reportes, otros) en donde operan los tres actores (EE, SE, MEN). Permite una mejor toma de decisiones a la SE y al Ministerio en lo referente a calidad educativa. SIGCE

10 Antecedentes- Logros Estructuras Logros: Se han implementado las estructuras en setenta y dos (72) Secretarías de Educación. En quince (15) más se han viabilizado y están en proceso de adopción e implementación. Otras seis (6) se encuentran en proceso de diseño y viabilización de sus estructuras. Beneficios: Analizar la Estructura organizacional de acuerdo con la gestión por procesos. Estimar el incremento a largo plazo de los costos de las plantas de cargos. Optimizar las funciones a desempeñar por parte de los directivos – docentes.

11 Equipo de trabajo Componente de Procesos y gente & cultura Cristina Miranda Subdirectora de Desarrollo Organizacional cmiranda@mineducacion.gov.co cmiranda@mineducacion.gov.co 2222800 ext. 4700 Gerente del Proyecto de Modernización de Secretarías de Educación Germán Cordón G. Líder del componente de procesos y gente & cultura gcordon@mineducacion.gov.co 2222800 ext. 4702 gcordon@mineducacion.gov.co Equipo de personal de procesos y gente y cultura

12 Equipo de trabajo Componente de Sistemas de Información – Técnico Luis Fernando Duque Jefe de Oficina de Tecnología lduque@mineducacion.gov.co lduque@mineducacion.gov.co 2222800 ext. 1600 Zulma Rocio Rojas Líder del componente de sistemas de información zrojas@contratista.mineducacion.gov.co 2222800 ext. 1610 zrojas@contratista.mineducacion.gov.co Equipo de personal de sistemas de información - técnico

13 Equipo de trabajo Componente de Sistemas de Información – Funcional Fredy Orlando Rodríguez Líder Funcional Sistema Atención al Ciudadano - SAC frodriguez@contratista.mineducacion.gov.co - 2222800 ext. 4104 frodriguez@contratista.mineducacion.gov.co Nury Paola Granados Líder Funcional Sistema de Recursos Humanos- HUMANO ngranados@contratista.mineducacion.gov.co - 2222800 ext. 2212 ngranados@contratista.mineducacion.gov.co José Ricardo Sánchez Líder Funcional Sistema de Gestión de la Calidad Educativa- SIGCE ricsanchez@contratista.mineducacion.gov.co - 2222800 ext. 2313 ricsanchez@contratista.mineducacion.gov.co Harold Ramírez Álvarez Sistema de Información de Gestión y Control Financiero - SGCF hramirez@mineducacion.gov.cohramirez@mineducacion.gov.co - 2222800 ext. 2237 Firmas de soporte de asistencia técnica - funcional

14 Soporte funcional y técnico Sistemas de SistemaContratoObjetoFecha fin SIGRRHH 938/2012Asistencia Técnica, Soporte, Capacitación02/06/14 959/2012Soporte al Licenciamiento, mantenimiento31/12/14 190/2013Bodega de Datos RRHH31/03/14 SIGCE669/2012Asistencia Técnica, Soporte y Capacitación15/07/14 SGCF668/2012Asistencia Técnica, Soporte y Capacitación30/06/14 SAC836/2012Asistencia Técnica, Soporte y Capacitación15/06/14 SGCF, SIGCE, SAC 836/2012Mantenimiento, Correctivo y Evolutivo19/05/14 RRHH1383/2013 Implantación de Humano en SE de Medellín 30/12/13 Fuente. Ceinte S.A.

15 Equipo de trabajo Componente de estructuras Martha Lucia Pabón Subdirectora de Fortalecimiento Institucional mpabon@mineducacion.gov.co 2222800 ext. 2230 Lina María Hernández Estructuras Lhernandez@contratista.mineducacion.gov.co 2222800 ext. 2011