Proyecto de Simplificación Administrativa

Presentación del tema: "Proyecto de Simplificación Administrativa"— Transcripción de la presentación:

1 Proyecto de Simplificación Administrativa
Secretaría de Administración y Finanzas Proyecto de Simplificación Administrativa Programa de Trabajo “Lis de Veracruz: Arte, Ciencia, Luz”

2 Agenda Tema 1- Presentación 2- Presentación de los trámites
Dirección General de Recursos Financieros Dirección General de Recursos Humanos Dirección de Recursos Materiales 3 – Cierre

3 Objetivo de la Reunión Presentar el proyecto de Simplificación Administrativa, y en base a sus dos primeras etapas, exponer la forma como se llevan a cabo actualmente los trámites que se realizan ante la SAF, así como los resultados preliminares del estudio de opinión, con la finalidad de obtener de viva voz los comentarios u observaciones de los usuarios del campus Orizaba-Córdoba.

4 Eje 1. Descentralización
Objetivo: Descentralizar las funciones sustantivas y de apoyo para proveer a las Vicerrectorías regionales de las estructuras necesarias para su funcionamiento y operación Programa 2 Simplificación de los procedimientos administrativos

5 Principales Consideraciones
El Manual de Procedimientos Administrativos ha tenido actualizaciones parciales desde 2006, siendo necesaria una revisión integral. La capacitación hacia los administradores se ha dado como esfuerzo aislado y esporádico. Trámites que son obsoletos, repetitivos y asincrónicos con el trabajo académico.

6 Programa de Trabajo Etapa I Julio – Noviembre 2010 La liberación del Estudio de Opinión diseñado para conocer la opinión de la Comunidad Universitaria respecto de los trámites que realiza ante la Secretaría de Administración y Finanzas. Etapa II Septiembre – Diciembre 2010 Llevar a cabo reuniones de trabajo regionales con la presentación de los resultados obtenidos e intercambios de planteamientos en temas generales y específicos.

7 Programa de Trabajo Etapa III Septiembre – Junio 2011 Reorganizar las atribuciones y responsabilidades de los administradores de las entidades académicas y dependencias, actualizando normas, políticas y procedimientos administrativos. Etapa IV Permanente Implementar un programa de capacitación para administradores y directivos.

8 Resultados esperados Implementar procesos simplificados, descentralizados y construidos con la participación de toda la Comunidad Universitaria. Tener una normatividad actualizada. Contar con un sistema de capacitación permanente que permita conducir los procesos administrativos correctamente. Establecer un medio de comunicación permanente entre la administración y la academia.

9 Presentación de los trámites

10 Esquema de exposición Cada director presentará los trámites que le correspondan y los resultados preliminares del estudio de opinión. Posteriormente dará entrada para que se emitan las opiniones que se consideren necesarias en cada trámite.

11 Resultados preliminares por Región Corte al 20 de Septiembre de 2010

12 Resultados preliminares del estudio de opinión:
Implementar trámites en línea/formularios electrónicos Desburocratizar/Analizar tiempos y horarios Mejorar la atención al usuario Mejorar Comunicación (informar a tiempo los cambios en general) Revisar políticas/Unificar criterios

13 Horario General del Evento
Actividad Inicio Término Presentación 11:00 11:15 Presentación de trámites 14:30 Descansos 10 minutos cada 2 hrs. Comida 15:00 17:00 Continuación de Presentación de trámites 20:30

14 Reglas Respetar los tiempos programados. El moderador cederá el uso de la palabra. Expresar opiniones que apoyen la simplificación de trámites. Podrán expresar su opinión en forma escrita.

15 Presentación de los trámites
Dirección General de Recursos Financieros Dirección de Presupuestos Dirección de Ingresos Dirección de Egresos Dirección de Contabilidad Departamento de Inventarios

16 Trámites de la Dirección General de Recursos Financieros
Dirección de Presupuestos Modificación Presupuestal 1.1 Transferencia 1.2 Reprogramación

17 Modificación Presupuestal Áreas que participan
Nombre Modificación Presupuestal Áreas que participan Dirección de Presupuestos / Departamento de Control Presupuestal del Gasto Finalidad Modificaciones al presupuesto programado en POA por alguna situación imprevista. Requisitos Documentos Tiempo atención Salida Generales: No cuente con tachaduras y enmendaduras. Cumpla la justificación . Formato(s): Modificación Presupuestal DGRF-P-FI-01 Otros: 1 a 3 días Transferencia Reprogramación Reconocimiento de Ingresos Legales: Las necesarias de acuerdo a la Guía Contabilizadora . Las cuentas de origen y destino no pertenezcan a la misma cuenta agrupadora.

18 RESULTADOS PRELIMINARES Trámite: Modificación Presupuestal

19 Trámites de la Dirección General de Recursos Financieros
Dirección de Ingresos Autorización de cuotas de eventos autofinanciables Cobro de cuotas y aranceles Expedición de recibos oficiales Patronatos y Fideicomisos

20 Autorización de Cuotas de Eventos Autofinanciables
Nombre Autorización de Cuotas de Eventos Autofinanciables Áreas que participan Entidad Académica o Dependencia, Secretaria de Administración y Finanzas (SAF), Dirección General de Recursos Financieros, Dirección de Ingresos. Finalidad Contar con un documento oficial donde se autoricen las cuotas de su evento. Requisitos Documentos Tiempo atención Salida Generales: Solicitud de autorización al SAF Mencionar nombres de: entidad acadé- mica/dependencia, clave programática, evento, conceptos de cobro, cuotas, formas de pago, periodicidad y Coordinador Formato(s): Escrito en papel membretado (original) Otros: Copia a la Dirección de Ingresos 5 Días hábiles a partir de que reciben el oficio de solicitud en la SAF Oficio de Autorización de cuotas Legales: Política 245 y 249 del Manual de Procedimientos Administrativos (MPA) POA

21 RESULTADOS PRELIMINARES
Trámite: Autorización de Cuotas de Eventos Autofinanciables

22 Cobro de Cuotas y Aranceles Áreas que participan
Nombre Cobro de Cuotas y Aranceles Áreas que participan Entidad Académica o Dependencia, Dirección de Ingresos. Finalidad Existencia de centros de cobro donde brinden este servicio a la comunidad universitaria Requisitos Documentos Tiempo atención Salida Generales: Apegarse al Tabulador autorizado de Cuotas por Servicios Administrativos y Académicos Moneda de curso legal. Cumplir con horarios de reporte Formato: Comprobantes Bancarios (Original, si fue en ventanilla) Oficio y documentación soporte. Otros: Por alumno: no más de 3 minutos. Por póliza: un día hábil. Recibos Oficiales de Ingresos. Registro contable. Legales: Política 39 al 42, 43 y 49 del MPA POA Cajero y Supervisor capacitados en manejo del SIIU.

23 RESULTADOS PRELIMINARES Trámite: Cobro de Cuotas y Aranceles

24 Expedición de Recibos Oficiales Áreas que participan
Nombre Expedición de Recibos Oficiales Áreas que participan Entidad Académica o Dependencia, Dirección de Ingresos. Finalidad Contar con existencia suficiente de Recibos Oficiales de Ingresos, para surtir a los centros de cobro de la Universidad y realizar cobros amparados con estos comprobantes, incluyendo los derivados de Convenios. Requisitos Documentos Tiempo atención Salida Generales: Solicitud al Director de Ingresos, Indicar el tipo de recibo, cantidad y evento para el que se utilizarán Indicar el tipo de recibo, monto, datos fiscales del beneficiario y concepto. Copia del Convenio Formato: Escrito en papel membretado (original), o Medios electrónicos Otros: 2 a 3 días hábiles Recibos Oficiales de Ingresos Legales: Política 27 a 29 y del 33 al 36 del MPA Ley del IVA Reglas de Operación del CONACYT Las del Convenio POA

25 RESULTADOS PRELIMINARES Trámite: Expedición de Recibos Oficiales

26 Registro contable de Ingresos de Convenios Áreas que participan
Nombre Registro contable de Ingresos de Convenios Áreas que participan Entidad Académica o Dependencia y Dirección de Ingresos. Finalidad Registrar contablemente los ingresos derivados de Convenios. Requisitos Documentos Tiempo atención Salida Generales: Póliza de Registro de Movimientos diarios AAA 10% Convenios en general 20% Convenios PEMEX Copia original del recibo que empare el importe Comprobante bancario Formato: Otros: 2 Días Hábiles Disponibilidad financiera para el ejercicio del proyecto. Legales: Manual de Procedimientos Administrativos. Manual de navegación del SIIU BANER

27 Patronatos y Fideicomisos Áreas que participan
Nombre Patronatos y Fideicomisos Áreas que participan Entidad Académica o Dependencia, Secretaria de Administración y Finanzas (SAF), Dirección General de Recursos Financieros, Dirección de Ingresos. Finalidad Documento oficial con autorización de cuotas a Patronatos/Fideicomisos. Requisitos Documentos Tiempo atención Salida Generales: Solicitud de autorización al SAF Anexar acta del Comité del Patronato Mencionar los conceptos de cobro, cuotas, periodicidad, entidad académica y clave programática. Formato: Escrito en papel membretado (original) Otros: Copia a la Dirección de Ingresos 5 Días Hábiles a partir de que reciben el oficio de solicitud en la SAF Oficio de autorización de Cuotas de Patronato y Fideicomiso Legales: Artículo 17 de la Ley Orgánica Artículos 17 y 18 del RIE Política 267 a 271 del MPA

28 RESULTADOS PRELIMINARES Trámite: Patronatos y Fideicomisos

29 Trámites de la Dirección General de Recursos Financieros
Dirección de Egresos Fondo Rotatorio Solicitud Comprobación Reposición Vale Viáticos Pago directo a Proveedores Entrega de Cheques en Caja Reposición de Cheques

30 Fondo Rotatorio - Solicitud Áreas que participan
Nombre Fondo Rotatorio - Solicitud Áreas que participan Entidad Académica o Dependencia, Dirección de Egresos Finalidad Trámite por medio del cual se comprometen los recursos que ejercerán las dependencias para su reposición periódica. Requisitos Documentos Tiempo atención Salida Generales: Cancelar el fondo rotatorio del ejercicio anterior Entregar el formato Registro de Firmas de Titulares Presentarse en el horario de recepción de documentos Contar con disponibilidad presupuestal y financiera Formato: Vale GF-GE-F-03 (Original y 2 copias) Otros: Por importes iguales o mayor a $10, aperturar cuenta bancaria mancomunada Máximo 5 días hábiles después de presentarlo en la Ventanilla de Recepción de Documentos Cheque o transferencia bancaria Legales: Cumplir con el Reglamento de Ingresos y Egresos Capítulo IV Arts. 32 al 50 Cumplir con los requisitos de forma y fiscales que indica el MPA Respetar políticas para Fondo Rotatorio Recabar el Vo. Bo. del titular de la entidad académica o dependencia cuando el encargado de comprobar el vale sea el responsable de un proyecto

31 Fondo Rotatorio - Comprobación Áreas que participan
Nombre Fondo Rotatorio - Comprobación Áreas que participan Entidad Académica o Dependencia, Dirección de Egresos Finalidad Trámite por medio del cual se presentan los documentos que comprueban el ejercicio del fondo solicitado en el POA. Requisitos Documentos Tiempo atención Salida Generales: Presentarse en el horario de recepción de documentos Formato: Afectación Presupuestal / Orden de Pago GF-GE-F-01 (Original y 2 copias) Fotocopia de Vale de Fondo Rotatorio Otros: Anexar el formato Desglose de Proveedores Documentación original comprobatoria Máximo 4 días hábiles Copia de Afectación con número de póliza Legales: Cumplir con el Reglamento de Ingresos y Egresos Capítulo IV Arts. 32 al 50 Cumplir con los requisitos de forma y fiscales que indica el MPA Respetar políticas para Fondo Rotatorio y documentación comprobatoria Consulta de la Guía Contabilizadora como herramienta de apoyo para identificar la cuenta del gasto Recabar el Visto Bueno del titular de la entidad académica o dependencia cuando el encargado de comprobar el vale sea el responsable de un proyecto

32 Fondo Rotatorio - Reposición Áreas que participan
Nombre Fondo Rotatorio - Reposición Áreas que participan Entidad Académica o Dependencia, Dirección de Egresos Finalidad Trámite por medio del cual se reponen los recursos de los gastos realizados, soportados en el Fondo Rotatorio. Requisitos Documentos Tiempo atención Salida Generales: Presentarse en el horario de recepción de documento Contar con disponibilidad presupuestal y financiera Formato: Afectación Presupuestal / Orden de Pago GF-GE-F-01 (Original y 2 copias) Otros: Formato Desglose de Proveedores GF-GE-F-04 Documentación original comprobatoria Máximo 4 días hábiles Cheque o transferencia bancaria Legales: Cumplir con el Reglamento de Ingresos y Egresos Capítulo IV Arts. 32 al 50 Cumplir con los requisitos de forma y fiscales que indica el MPA. Respetar políticas para Fondo Rotatorio y documentación comprobatoria Consulta de la Guía Contabilizadora como herramienta de apoyo para identificar la cuenta del gasto Recabar el Vo. Bo. del titular de la entidad académica o dependencia cuando el encargado de comprobar el vale sea el responsable de un proyecto

33 RESULTADOS PRELIMINARES
Trámite: Fondo Rotatorio (Solicitud, Comprobación y Reposición)

34 Nombre Vale - Solicitud Áreas que participan
Entidad Académica o Dependencia, Dirección de Egresos (en proyectos PIFI: Dirección de Planeación) Finalidad Trámite por medio del cual se obtienen recursos de manera anticipada para la adquisición de materiales, viáticos o la realización de un evento. Requisitos Documentos Tiempo atención Salida Generales: Contar con disponibilidad presupuestal y financiera No tener adeudos Presentarse en el horario de recepción de documentos 5 días hábiles antes de la fecha del evento Formato: Vale GF-GE-F-03 (Original y 2 copias) Otros: Soporte del motivo del gasto Presupuesto del gasto que solicita Máximo 5 días hábiles Cheque o transferencia bancaria Legales: Cumplir con el Reglamento de Ingresos y Egresos Capítulo IV Arts. 32 al 50 Cumplir con los requisitos de forma y fiscales que indica el MPA. Respetar políticas para Vales de Gastos a Comprobar PIFI: Incluir Meta, Objetivo, Proyecto, Actividad y autorización de la Dirección de Planeación

35 Entidad Académica o Dependencia, Dirección de Egresos Finalidad
Nombre Vale - Comprobación Áreas que participan Entidad Académica o Dependencia, Dirección de Egresos Finalidad Trámite por medio del cual se entregan los documentos probatorios de los gastos generados en el periodo y por el concepto solicitado. Requisitos Documentos Tiempo atención Salida Generales: Apego a las fechas de comprobación establecidas en el Vale Presentarse en el horario de recepción de documento Formato: Afectación Presupuestal / Orden de Pago Pago GF-GE-F-01 (Original y 2 copias) Fotocopia de Vale GF-GE-F-03 Otros: Anexar el formato Desglose de Proveedores Documentación original comprobatoria. Presentar comprobante de pago a proveedores por importes mayores a $2,000.00 Máximo 4 días hábiles Copia de Afectación con número de póliza Legales: Reglamento de Ingresos y Egresos Capítulo IV Arts. 32 al 50 Cumplir con los requisitos de forma y fiscales que indica el MPA Respetar políticas para Vales de Gastos a Comprobar y documentación comprobatoria y Guía Contabilizadora PIFI: Incluir Meta, Objetivo, Proyecto, Actividad y autorización de la Dirección de Planeación Recabar el Visto Bueno del titular de la entidad académica o dependencia cuando el encargado de comprobar el vale sea el responsable de un proyecto

36 RESULTADOS PRELIMINARES Trámite: Vale (solicitud y Comprobación)

37 Requisitos Documentos Tiempo atención Salida Nombre
Viáticos - Solicitud Áreas que participan Entidad Académica o Dependencia, Dirección de Egresos. Finalidad Obtener recursos para llevar a cabo alguna comisión Requisitos Documentos Tiempo atención Salida Generales: Suficiencia Presupuestal y disponibilidad financiera No tener adeudos Cumplir con calendario y horario de recepción. Formato: Solicitud de viáticos GF-GE-F-02 (original y 2 copias) Otros: Oficio de comisión o invitación (original o copia) o correo electrónico. Máximo 5 días hábiles a partir de la entrega de documentación en la "ventanilla de recepción de documentos" Cheque En caso de las regiones: Transferencia Bancaria. Legales: Cumplir con el Reglamento de Ingresos y Egresos Capítulo IV Arts. 32 al 50 Cumplir con los requisitos de forma y fiscales que indica el MPA Respetar Tarifas Respetar Políticas (generales, zonas rurales, semiurbana o al extranjero) Utilizar las Partidas pertinentes PIFI: Incluir Meta, Objetivo, Proyecto, Actividad y autorización de la Dirección de Planeación

38 Viáticos - Comprobación Áreas que participan
Nombre Viáticos - Comprobación Áreas que participan Entidad Académica o Dependencia, Dirección de Egresos (en proyectos PIFI: Dirección de Planeación) Finalidad Trámite por medio del cual se entregan todos los documentos probatorios de los gastos de la Comisión realizada. Requisitos Documentos Tiempo atención Salida Generales: Presentarse en el horario de recepción de documentos Apego a las fechas de comprobación establecidas en el viático Formato: Afectación Presupuestal/ Orden de Pago GF-GE-F-01 (Original y 2 copias) Otros: Copia de la solicitud del viático Documentación original comprobatoria Máximo 4 días hábiles Copia de Afectación con número de póliza Legales: Cumplir con el Reglamento de Ingresos y Egresos Capítulo IV Arts. 32 al 50 Cumplir con los requisitos de forma y fiscales que indica el MPA Cumplir con las políticas de comprobación de viáticos y sobre la documentación comprobatoria PIFI: Incluir Meta, Objetivo, Proyecto, Actividad y autorización de la Dirección de Planeación. No se acepta el pago de propinas

39 Nombre Viático - Reposición Áreas que participan
Entidad Académica o Dependencia, Dirección de Egresos (en proyectos PIFI: Dirección de Planeación) Finalidad Trámite para recuperar los gastos cuando el beneficiario aportó recursos económicos para llevar a cabo la comisión. Requisitos Documentos Tiempo atención Salida Generales: Presentarse en el horario de recepción de documentos Suficiencia Presupuestal y disponibilidad financiera Formato: Solicitud de Viático GF-GE-F-02 (Original y 2 copias) Otros: Documentación original comprobatoria Autorización especial para viáticos al Extranjero Máximo 5 días hábiles Cheque o Transferencia Bancaria Legales: Cumplir con el Reglamento de Ingresos y Egresos Capítulo IV Arts. 32 al 50 Cumplir con los requisitos de forma y fiscales que indica el MPA Cumplir con las políticas de viáticos, comprobación de viáticos y sobre la documentación comprobatoria PIFI: Incluir Meta, Objetivo, Proyecto, Actividad y autorización de la Dirección de Planeación. No se acepta el pago de propinas

40 RESULTADOS PRELIMINARES
Trámite: Viático ( Solicitud, Comprobación y Reposición)

41 Pago Directo a Proveedores Áreas que participan
Nombre Pago Directo a Proveedores Áreas que participan Entidad Académica o Dependencia, Dirección de Egresos Finalidad Trámite por medio del cual se gestionan los recursos para el pago de los compromisos contraídos con proveedores por concepto de honorarios y arrendamientos. Requisitos Documentos Tiempo atención Salida Generales: Presentarse en el horario de recepción de documento de acuerdo al Calendario (Martes, Jueves y Viernes) Suficiencia Presupuestal y disponibilidad financiera Formato: Afectación Presupuestal / Orden de Pago GF-GE-F-01 (Original y 2 copias) Otros: Documentación original comprobatoria Presentar cotizaciones y cuadro comparativo por importes de $5, a $40,000.00 Tramitar mediante requisición ante Recursos Materiales por importes de $40, en adelante De acuerdo a programación (30 a 45 días) Sujeto a disponibilidad financiera Cheque o transferencia bancaria Legales: Cumplir con el Reglamento de Ingresos y Egresos Capítulo IV Arts. 32 al 50 Cumplir con los requisitos de forma y fiscales que indica el MPA Respetar políticas que le apliquen de acuerdo al MPA y Guía contabilizadora Recabar el Visto Bueno del titular de la entidad académica o dependencia cuando el encargado de comprobar el vale sea el responsable de un proyecto

42 RESULTADOS PRELIMINARES Trámite: Pago directo a proveedores

43 Entrega de Cheques en Caja (y/o Comprobante de Depósito)
Nombre Entrega de Cheques en Caja (y/o Comprobante de Depósito) Áreas que participan Entidad Académica o Dependencia, Dirección de Egresos Finalidad Trámite por medio del cual, la dependencia recoge los cheques impresos. Requisitos Documentos Tiempo atención Salida Generales: Presentarse en el horario de entrega de cheques. Para fechas de pago de nómina: Presentarse después de las 11:00 horas Presentar identificación oficial vigente Formato: Copia Afectación Presupuestal GF-GE-F-01con sello de recibido en Dirección de Egresos Otros: Contra recibo para pago de gasto médico De acuerdo al número de usuarios formados y documentos a recoger Cheque Copia de Afectación Presupuestal con sello de PAGADO Comprobante de depósito Reporte de Pagos Legales: Cumplir con las políticas aplicables de acuerdo al MPA Haber entregado formato Registro de Firmas de personal autorizado en la Dirección de Egresos

44 Nombre Reposición de Cheques Áreas que participan
Beneficiario, Entidad Académica o Dependencia, Dirección de Contabilidad, Dirección de Egresos Finalidad Trámite por medio del cual, se solicita la reposición del cheque que fue cancelado por extravío, maltrato, deterioro o vencimiento. Requisitos Documentos Tiempo atención Salida Generales: Para su cobro, presentarse en el horario de atención de la ventanilla del Departamento de Caja Sueldos: Visto bueno del administrador de la entidad académica o dependencia Formato: Ninguno Otros: Gastos: Oficio original firmado por el interesado indicando folio a reponer Sueldos: Reporte del Sistema Bancario donde se indique el bloqueo del cheque por robo o extravío. Máximo 4 días hábiles Cheque repuesto Legales: Los descritos y aplicables en el procedimiento documentado Ley de Títulos y operaciones de crédito

45 Trámites de la Dirección General de Recursos Financieros
Dirección de Contabilidad Recepción de la Nómina firmada con cheques cancelados definitivos Constancia de sueldos y salar

46 Recepción de la nómina firmada con cheques cancelados definitivos
Nombre Recepción de la nómina firmada con cheques cancelados definitivos Áreas que participan Entidades Académicas y Dependencias; y Dirección de Contabilidad Finalidad Trámite por medio del cual, la dependencia entrega quincenalmente la nómina firmada y los formatos de cheques concentrados y cancelación de depósitos por pagomático y/o cheque impreso Requisitos Documentos Tiempo atención Salida Generales: Cumplir con los calendarios y horarios de entrega Formato: Entregar la nómina firmada Formato de Cancelación de Depósitos por Pagomático y/o cheque impreso y cheques cancelados. Otros: Al 3er. Día hábil de pago, entrega la región Xalapa. Al 5º. día hábil de pago, entrega el resto de las regiones. Cancelación de cheques. Legales: Los cheques cancelados deberán traer el sello de cancelado.

47 Constancia de Sueldos y Salarios Áreas que participan
Nombre Constancia de Sueldos y Salarios Áreas que participan Persona que solicita y la Dirección de Contabilidad Finalidad Trámite por medio del cual el empleado solicita una constancia de sueldos y salarios pagados por la Universidad en un año calendario. Requisitos Documentos Tiempo atención Salida Generales: Nombre, Número de Personal y Registro Federal de Contribuyentes correctos. Formato(s): Formato de Solicitud de Constancia de Sueldos y Salarios. Otros: En caso de realizar el tramite por primera vez o corrección de datos, anexar copia de la cédula de identificación fiscal. Recepción de solicitudes último día hábil de diciembre. Fecha de entrega de constancia a partir de la segunda quincena de febrero. Constancias de Sueldos y Salarios formato 37. Legales: Artículo 117 fracción III de la Ley del Impuesto Sobre la Renta.

48 Presentación de los trámites
Dirección General de Recursos Humanos Dirección de Personal Dirección de Nóminas

49 Trámites de la Dirección General de Recursos Humanos
Dirección de Personal Revisión de cargas académicas Movimiento de personal académico (vía SISPER) Solicitud de constancias Préstamo de personal

50 Revisión de Cargas Académicas Áreas que participan
Nombre Revisión de Cargas Académicas Áreas que participan Dirección General de Recursos Humanos, Direcciones de Áreas Académicas, Organización Sindical F.E.S.A.P.A.U.V. Finalidad Revisar en cada región de la Universidad la carga académica y horas base de los académicos. Requisitos Documentos Tiempo atención Salida Generales: Cargas Académicas impresas de SISPER. Contar con la presencia del Director de Facultad, Jefes de Carrera, Representante Sindical y Analista de Cargas Académicas. Formatos: Horarios para revisión de cargas ARH-I-F-10 Acta de Revisión de Cargas Académicas ARH-I-F-12 Cargas Académicas impresas. Calendario por cambio de semestre ARH-I-Ot-01 Otros: De acuerdo al formato de horarios para revisión de cargas. Cargas académicas revisadas y firmadas. Legales: Legislación Universitaria Contrato Colectivo de Trabajo de Personal Académico Estatuto de Personal Académico Manual de Procedimientos Administrativos

51 RESULTADOS PRELIMINARES
Trámite: Revisión de cargas académicas

52 Movimientos de Personal Académico (Vía SISPER) Áreas que participan
Nombre Movimientos de Personal Académico (Vía SISPER) Áreas que participan Dependencias, Áreas Académicas, Dirección de Personal y Dirección de Nóminas. Finalidad Efectuar el Pago de Sueldo y Prestaciones Económicas a los Trabajadores Requisitos Documentos Tiempo atención Salida Generales: Establecidos en las políticas del Procedimiento de Pago de Sueldo y Prestaciones Económicas ARH-DGRH-P03 Formato: Propuesta Movimiento de Personal ARH-GE-F-03 (original y 2 copias) Solicitud de Asignación de Personal ARH-I-F-01 (en caso de ser personal de nuevo ingreso) original. Otros: Oficios para elaborar movimientos de alta, baja o modificaciones. De acuerdo al Calendario de Cierre para Recepción de Documentos para Pago de Sueldo y Prestaciones Económicas. Cheque de pago y/o depósito de sueldo y prestaciones económicas en forma quincenal. Legales: Legislación Universitaria Contrato Colectivo de Trabajo de Personal Académico Estatuto de Personal Académico Manual de Procedimientos Administrativos

53 RESULTADOS PRELIMINARES
Trámite: Movimientos de personal vías SISPER

54 Solicitud de Constancias de Trabajo Áreas que participan
Nombre Solicitud de Constancias de Trabajo Áreas que participan Dirección de Personal Finalidad Entregar al Trabajador la Constancia Requisitos Documentos Tiempo atención Salida Generales: Llenar la solicitud Firmar la solicitud l Anexar copia de talón de cheque de la ultima quincena de pago. Formato: Solicitud de Constancia ARH-P-F-10 y Copia de Talón de Cheque de Ultima Quincena Solicitud de Constancia de Personal Académico ARH-P-F-44 y Otros: 4 Días Hábiles Constancias Legales:

55 RESULTADOS PRELIMINARES
Trámite: Solicitud de constancias

56 Préstamo Personal por Anticipo de Sueldo Áreas que participan
Nombre Préstamo Personal por Anticipo de Sueldo Áreas que participan Dirección General de Recursos Humanos, Dirección de Contabilidad, Departamento de Caja Finalidad Otorgar Préstamo de Anticipo de Sueldo a los Trabajadores Requisitos Documentos Tiempo atención Salida Generales: Llenar la solicitud Firmar la solicitud el trabajador y el aval Anexar copia de talón de cheque de la ultima quincena de pago del trabajador y el aval. Formato: Solicitud de Préstamo por Anticipo de Sueldo ARH-P-F-23 (original y copia) Copias de talón de cheques del trabajador y aval. Otros: Oficio donde los sindicatos relacionan las solicitudes de préstamos. De acuerdo a las políticas establecidas y la disposición financiera. Cheque por anticipo de sueldo Legales: Contrato Colectivo de Trabajo de Personal Académico Contrato Colectivo de Trabajo de Personal Admvo., Técnico y Manual

57 RESULTADOS PRELIMINARES
Trámite: Préstamo personal por anticipo de sueldo

58 Pago de Sueldo y Prestaciones Económicas de Personal
Nombre Pago de Sueldo y Prestaciones Económicas de Personal Áreas que participan Dirección de Presupuestos, Dirección de Personal, Dirección de Nominas, Coordinación de Integración Salarial, Dirección de Contabilidad Finalidad Efectuar el Pago de Sueldo y Prestaciones Económicas a los Trabajadores Requisitos Documentos Tiempo atención Salida Generales: Establecidos en las políticas del Procedimiento de Pago de Sueldo y Prestaciones Económicas ARH-DGRH-P03 Formato: Propuesta Movimiento de Personal ARH-GE-F-03 Propuesta-Movimiento de Beca ARH-GE-F-04 Propuesta Movimiento de Personal de Apoyo ARH-GE-F-15 (anexando copia de no impedimento laboral) Solicitud de Retención de Impuestos ARH-I-F-06 Otros: Oficios para elaborar movimientos de alta, baja o modificaciones. De acuerdo al Calendario de Cierre para Recepción de Documentos para Pago de Sueldo y Prestaciones Económicas. Cheque de pago y/o depósito de sueldo y prestaciones económicas en forma quincenal. Legales: Manual de Procedimientos Administrativos Contrato Colectivo de Trabajo de Personal Académico Contrato Colectivo de Trabajo de Personal Admvo., Técnico y Manual

59 RESULTADOS PRELIMINARES
Trámite: Pago de sueldos y prestaciones económicas

60 Trámites de la Dirección General de Recursos Humanos
Dirección de Nóminas Entrega de la nómina para pago Solicitud de trámite de tarjeta “Pagomatico” para el pago de nómina

61 Entrega de la nómina para pago Áreas que participan
Nombre Entrega de la nómina para pago Áreas que participan Vicerrectorías, Dirección de nóminas, Dirección de egresos Finalidad Poner a disposición la nómina, cheques y comprobantes de depósito para realizar el pago al personal en tiempo y forma. Requisitos Documentos Tiempo atención Salida Generales: Nómina procesada Cumplir con el calendario de entrega Para la nómina “mecanizada” 72 horas antes de la fecha de pago. Eventual, apoyo y becas 48 horas antes Archivo de dispersión 24 horas antes Para el pago de suplencias y pensión alimenticia el día de pago. Formato(s): Otros: Se realiza el aviso por correo electrónico. Es inmediato por que se consulta y se imprime directamente del sistema. Archivos de: Nómina Cheques Comprobantes de depósito Comprobantes de descuento Comprobantes del SAR Reportes Avisos Legales: Cumplir con el pago de salarios según los CCTs. (1). (1) Art. 52 y 54 SETSUV y FESAPAUV, respectivamente.

62 RESULTADOS PRELIMINARES
Trámite: Entrega de la nómina para pago

63 Solicitud de trámite de tarjeta "Pagomático" para el pago de nómina
Nombre Solicitud de trámite de tarjeta "Pagomático" para el pago de nómina Áreas que participan Dirección de Nóminas, Dirección de Egresos Finalidad Agilizar el pago vía deposito, evitar aglomeraciones en los bancos y obtener el beneficio de pago de nómina vía deposito en una cuenta “pagomático”. Requisitos Documentos Tiempo atención Salida Generales: Es opcional Hacer la solicitud vía oficio o correo o acudir a la sucursal Banamex Aparecer en la nómina mecanizada. Tener más de un año como eventual Avisar a la Dirección de nóminas del número de tarjeta al obtenerla Formato: No se llena ningún formato. La solicitud es vía correo indicando número de personal y nombre. Si acude a la sucursal debe cumplir con los requisitos que establece el formato de contrato del Banco. Otros: Si el plástico es personalizado-cuando menos un mes. Si se acude a la sucursal - menos de 20 minutos. Obtener el plástico Legales: Cumplir oportunamente con el pago de salarios según el CCT. No aplica para personal del SETSUV y de apoyo.

64 Presentación de los trámites
Dirección de Recursos Materiales Requisiciones

65 Nombre Requisición Áreas que participan
Entidad Académica y Dependencia, Dirección de Recursos Materiales, Dirección General de Recursos Humanos, Dirección General de Tecnología de Información, Dirección de Proyectos, Construcciones y Mantenimiento. Finalidad Solicitar la compra de materiales, mobiliario y equipo, así como el mantenimiento de bienes. Requisitos Documentos Tiempo atención Salida Generales: Suficiencia presupuestal y disponibilidad financiera. Formato(s): Requisición (original y dos copias). En ventanilla 10 minutos por requisición. Tiempo proceso 15 a 30 días compra directa. 45 días Invitación a cuando menos Tres Personas. 90 días Licitación Pública. Suministro de los materiales, mobiliario y equipo, así como el mantenimiento de los bienes. Legales: Cumplir con las políticas por concepto de gasto del Manual de Procedimientos Administrativos. Otros: Anexar una cotización cuando los artículos no se encuentran en los catálogos. Anexar oficio de justificación cuando se requiera una marca determinada .

66 RESULTADOS PRELIMINARES Trámite: Requisiciones

67 Trámites de la Dirección General de Recursos Financieros
Departamento de Inventarios Registro de bienes muebles Levantamiento físico del inventario Transferencia de bienes muebles Retiro de bienes en desuso

68 Registro de Bienes Muebles Áreas que participan
Nombre Registro de Bienes Muebles Áreas que participan Entidades Académicas y Dependencias, Departamento de Control de Inventarios. Finalidad Trámite mediante el cual se registran los bienes adquiridos o recibidos en donación. Requisitos Documentos Tiempo atención Salida Generales: Adquisicion : Factura Original Copia de la orden de Compra Copia de la afectación presupuestal Formato(s): No aplica Otros: Donación: Aviso de control de alta y baja de mobiliario y equipo (original y copia) Oficio de solicitud 10 días hábiles a partir de que se recibe la factura o documento soporte Etiquetas de Código de Barras. Resguardo de Activo Fijo. Legales: Cumplir con lo establecido en el reglamento para el control patrimonial y el procedimiento de Registro y resguardo de bienes de activo fijo. Donacion: Acta administrativa Copia de convenios Contrato de donación

69 Levantamiento Físico del Inventario Áreas que participan
Nombre Levantamiento Físico del Inventario Áreas que participan Entidades Académicas y Dependencias, Departamento de Control de Inventarios. Finalidad Trámite mediante el cual las entidades académicas y dependencias solicitan el inventario de bienes muebles por procesos de entrega-recepción. Requisitos Documentos Tiempo atención Salida Generales: Realizar el levantamiento físico del inventario anual en tiempo y forma. Solicitar el levantamiento físico del inventario por cambio de titular. Formato: Respuesta al levantamiento físico del inventario anual (original y copia) Otros: Oficio de envió 30 días hábiles a partir de recibir la respuesta ( LFIA) Los establecidos en el acta admva de entrega –recepción. Respuesta al levantamiento físico del inventario anual (original y copia). Bitácora de seguimiento al levantamiento físico del inventario anual. Bitácora de seguimiento a los procesos de entrega recepción. Acta administrativa de entrega-recepción Compromisos a cumplir Legales: Cumplir con lo establecido en el reglamento para el control patrimonial y el procedimiento de regularización de bienes activo fijo Cumplir con metodología para el levantamiento físico del inventario en las entidades académicas y dependencias

70 Transferencias de Bienes Muebles Áreas que participan
Nombre Transferencias de Bienes Muebles Áreas que participan Entidades Académicas y Dependencias, Departamento de Control de Inventarios Finalidad Trámite que permite la transferencia de un bien mueble en buen estado entre las entidades académicas y dependencias. Requisitos Documentos Tiempo atención Salida Generales: Que las características de los bienes de activo fijo a transferir sean las registradas en el SIIU. Formato: Aviso de control de alta y baja de mobiliario y equipo (original y 2 copias). Otros: Oficio de solicitud de transferencia. 5 días hábiles a partir de que se recibe el formato . Etiquetas de Código de Barras. Resguardo de Activo Fijo. Legales: Cumplir con lo establecido en el reglamento de control patrimonial y el procedimiento de regularización de bienes activo fijo. Cumplir con el instructivo de llenado.

71 Retiro de Bienes en Desuso Áreas que participan
Nombre Retiro de Bienes en Desuso Áreas que participan Entidad Académica o Dependencia, Departamento de Control de Inventarios Finalidad Trámite que permite desincorporar los bienes obsoletos e inservibles del inventario de las entidades académicas y dependencias. Requisitos Documentos Tiempo atención Salida Generales: Bienes en desuso Peticiones de donación Acuerdo Rectoral de donación y venta Formato: Aviso de control de alta y baja de mobiliario y equipo Dictamen técnico. Otros: Oficio de retiro de bienes en desuso. 30 días hábiles a partir de que se recibe el acuerdo rectoral . Retiro de bienes en desuso. Acta administrativa de donación y venta Baja de bienes del patrimonio universitario Legales: Cumplir con lo establecido en el reglamento para el control patrimonial y en el procedimiento de retiro de bienes en desuso. Cumplir con la metodología para el retiro de bienes obsoletos e inservibles. transferir los bienes a la ubicación 103 almacén de bajas provisional.

72 RESULTADOS PRELIMINARES Trámites de Inventarios

73 NOMBRE PUESTO CORREO Mtro. Salvador Tapia Spinoso
Director General de Recursos Financieros C.P. Guadalupe Cruz Feria Directora General de Recursos Humanos Lic. Yolanda Bocarando Martínez Directora de Recursos Materiales C.P. Antonio Ramírez Velázquez Director de Personal C.P. Pedro Bolaños Durán Director de Nominas LAE Citlali Pacheco Ramírez Directora de Presupuestos C.P. Bianey Hernández Andrade Directora de Egresos C.P. Eduardo Burgos Suárez Director de Ingresos C.P. Ángela Quiñones Guerra Jefa del Depto. de Afectación Contable LAE Jesús Contreras Guzmán Jefe del Depto. de Control de Inventarios

74 Gracias por su participación
Estudio de opinión: Buzón de quejas y sugerencias: Gracias por su participación