Consejos para la Instalación de un IFMS Mayo de 2007 ICGFM Miami Instalación de un IFMS.

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1 Consejos para la Instalación de un IFMS Mayo de 2007 ICGFM Miami Instalación de un IFMS

2 ICGFM – IFMS Implementation - 2May 2007 imcl Definición del Escenario Ud. es el Ministro de la Hacienda del País X Ud. acaba de firmar un contrato por un valor de varios millones de dólares con un proveedor para instalar un IFMS para todo el gobierno. ¡ Ud. está contento! Pero, ¿Qué hará Ud. ahora?

3 ICGFM – IFMS Implementation - 3May 2007 imcl ¡ Ud. empieza a preocuparse! ¿Por qué? –Porque, hasta cierto punto, la mayoría de los proyectos de IFMS casi siempre fracasan Y –Porque Ud. ya debe haber hecho una serie de preparaciones Pero, principalmente –¡ Porque es justamente aquí donde el trabajo empieza de verdad!

4 ICGFM – IFMS Implementation - 4May 2007 imcl Principales etapas de la instalación de un IFMS

5 ICGFM – IFMS Implementation - 5May 2007 imcl Diseño de la configuración El proveedor debe configurar su paquete para que esté de acuerdo con las características especificadas –La configuración debe atenerse a las opciones del sistema –Por eso, se realiza a través de las actualizaciones del sistema Clasificación del presupuesto/carta de cuentas –El aspecto más crucial y difícil de la configuración –Esto establece la estructura de contabilidad e informes Una tarea para contadores y no para especialistas en TI –Cada paquete tiene sus propios límites y terminología Flujo de trabajo –Definido en la mayoría de los paquetes –Cambios al flujo de trabajo del paquete podrán causar grandes problemas –Contrabalancear con la necesidad de cumplir con los procedimientos y prácticas gubernamentales –Asegurar que se cumpla con las Reglas Financieras o que las mismas sean corregidas

6 ICGFM – IFMS Implementation - 6May 2007 imcl Arquitectura del sistema Base de datos central o Bases de datos distribuídos Base de Datos Central Libro mayor central Ministerio A Ministerio B Ministerio C Los ministerios y otras entidades asientan sus datos localmente, pero todos se procesan en una sóla base de datos Bancos de datos distribuidos L. mayor Ministerio A L. Mayor Ministerio B L. Mayor Ministerio C Consolidación y gestión centralizadas Los ministerios y otras entidades tienen sus propios libros mayores y basess de datos, pero hay una gestión central

7 ICGFM – IFMS Implementation - 7May 2007 imcl Necesidades de hardware & redes Sitio de desarrollo –Para que el proveedor elabore y pruebe los sistemas Sitio de capacitación Servidores de producción –Dependen de la arquitectura del sistema –Probablemente habrá servidores múltiples para funciones diferentes –Si hay bases de datos distribuídos habrá replicación en cada sitio –Arreglos de apoyo y recuperación después de un desastre –Equilibrio entre costos y riesgos Redes y sitios de enlaces –Redes de área amplia y metropolitanas –Opciones de tecnología P. ej., fibra óptica, red inalámbrica, satelital Redes en sitios individuales –¿De quién es la responsabilidad?

8 ICGFM – IFMS Implementation - 8May 2007 imcl Pruebas Al Hacer Pruebas –Pruebas extensivas con datos en vivo –Habrá probablemente una serie de módulos elaborados y probados separadamente, p. ej.: Presupuesto, compromiso, libro mayor, ingresos, informes, nómina, etc. Se Requiere –Guiones de prueba –Desarrollo de formatos de salida –Cumplimiento de las IPSAS –Estructuración de un proyecto de pruebas –Equipos de usuarios que realicen las pruebas –Firma de aprobación necesaria en la serie de etapas Diseño de la configuración, prueba del sistema piloto, sistema(s) en vivo

9 ICGFM – IFMS Implementation - 9May 2007 imcl Cambios en la Organización La instalación de un IFMS, en general, requiere un cambio organizacional –Frecuentemente dejado a un lado o subestimado –Cambios típicos –Reglas de negocio controladas por el sistema –Nuevos flujos de trabajo –Autorización electrónica –Debe haber estructuras de gestión que sean consistentes El cambio para un IFMS en todo el gobierno requiere un sentido de propiedad por parte de todos del gobierno –Los otros Ministerios, Departamentos y Agencias deberán estar envolucrados lo más pronto posible –Un ejercicio en gestión de cambio

10 ICGFM – IFMS Implementation - 10May 2007 imcl Capacitación de los usuarios Sólo puede empezar cuando el sistema esté configurado Laboratorio de capacitación con una copia del sistema Capacitación para: –Usuarios –Gerentes –Soporte técnico Habilidad de ofrecer capacitación continua –Necesidades de personal nuevo/transferido –Estructura de la gestión de capacitación –Capacitación de los capacitadores –Unidad permanente de capacitación

11 ICGFM – IFMS Implementation - 11May 2007 imcl Migración de datos y saldos Más sencilla con el régimen de contabilidad en base de caja –Sólo hay que reconciliar saldos bancarios y en efectivo Si se está pasando a un sistema modificado o completo de acumulaciones –Reconciliar: saldos de préstamos, avances y prepagos –Otros activos y saldos bajo el sistema completo de acumulaciones Mapear el presupuesto a la nueva estructura de códigos –El presupuesto habrá sido preparado de acuerdo con los códigos antiguos Considerar la creación de una Situación o Estado de Cosas –Si no hay un saldo arrastrado que sea confiable ¿Serán asentados los datos del año anterior para comparación?

12 ICGFM – IFMS Implementation - 12May 2007 imcl Los méritos de arquitecturas diferentes Las bases de datos centrales típicos de un IFMS –Aseguran normas y códigos en común –Más fáciles de controlar –Los datos son consolidados automáticamente para análisis Pero –Son más grandes = más complejas –Software & hardware caros –Dependen crucialmente de los sitios de enlace de la red –Difícil de individualizar para necesidades específicas en un sistema centralizado P. ej. las obras públicas, la asistencia a la salud, la educación, todas tienen sus necesidades específicas de información

13 ICGFM – IFMS Implementation - 13May 2007 imcl En vivo Etapa crítica cuando el sistema entra en vivo– el inicio del uso operativo del sistema Entrar en vivo por fases, p. ej.: 1.Por módulo 2.Por fase Lo ideal es entrar en vivo al inicio del ejercicio –Las transacciones de todo un año serán procesadas en un único sistema –Misma estructura de códigos para todo el año –No hay necesidad de transferir los saldos en el medio del año

14 ICGFM – IFMS Implementation - 14May 2007 imcl Necesidad de planificar para la operación simultánea de un IFMS y el sistema antiguo Situación inevitable: –IFMS en algunos sitios –Sistemas antiguos (de legado) en otros sitios Los sistemas de legado podrán ser manuales o electrónicos Los sistemas de legado deben ser operados y mantenidos por varios años: –Mientras se lanza el IFMS –Para dar acceso a los datos históricos Problemas de mantenimiento de sistemas de legado: –Pueden utilizar una tecnología antigua –Pueden usar una carta de cuentas diferente –¿Cómo consolidar los datos para los informes?

15 ICGFM – IFMS Implementation - 15May 2007 imcl Lanzamiento del IFMS El IFMS será lanzado progresivamente a través del gobierno ¿Cortes horizontales o verticales? Ministerio A Depto 1Depto 2 ProyectoAgencia Ministerio B Depto 1Depto 2 ProyectoAgencia Cortes horizontales Fase 1: Todos los Ministerios Fase 2: Departamentos Fase 3: Proyectos & agencias Cortes verticales Fase 1: Todo el Ministerio A Fase 2: Todo el Ministerio A

16 ICGFM – IFMS Implementation - 16May 2007 imcl Plan de lanzamiento – para cada grupo de sitios

17 ICGFM – IFMS Implementation - 17May 2007 imcl Otros problemas Seguridad –¿Quién es el dueño de las informaciones y quién controla la seguridad? Deben ser los usuarios, p. ej., el Ministerio de Hacienda, no el departamento de TI –Derechos de acceso Niveles de acceso y controles –La seguridad física –Apoyo y recuperación después de un desastre Gestión de los registros –¿Permanecerán accesibles los registros en el sistema de legado? –La retención y el control de los registros Electrónicos e impresos en papel

18 ICGFM – IFMS Implementation - 18May 2007 imcl Gestión del Proyecto La instalación de un IFMS es un proyecto de grandes proporciones –Gestión estructurada de acuerdo a las necesidades –Preferencialmente, utilizar una metodología normalizada de gestión del proyecto P. ej. PRINCE (Projects In a Controlled Environment) desarrollado para el gobierno del RU La instalación del IFMS con el control del gobierno y no del proveedor –Ejercicio con la gestión de un contrato importante –La gestión del proyecto podrá ser tercerizada

19 ICGFM – IFMS Implementation - 19May 2007 imcl Componentes del Proyecto PRINCE II

20 ICGFM – IFMS Implementation - 20May 2007 imcl Organización del Proyecto Junta del Proyecto Usuario superior EjecutivoProveedor Gerente del proyecto Equipo 1 Líder del equipo Integrantes Equipo 2 Líder del equipo Integrantes Garantía del proyecto Apoyo al Proyecto

21 ICGFM – IFMS Implementation - 21May 2007 imcl Equilibrio entre los roles del proveedor y del gobierno

22 ICGFM – IFMS Implementation - 22May 2007 imcl Matriz de roles RolGob.ProveedorComentario 1. Gestión del proyecto Puede ser tercerizada 2. Marco legal y regulatorio 3. Entrega y configuración del Software 4. Hardware y redes Puede haber contratos separados o combinados con el del softwareturnkey 5. Capacitación inicial de usuarios Debe haber capacitación de los capacitadores 6. Capacitación continua Podría ser continuada por el proveedor ou tercerizada 7.Preparación de los datos para migración al IFMS 8. Cambios organizacionales y gestión de cambios 9. Operación continua del sistema Podría ser hecha por el proveedor u otro contratista – tercerización 10.Soporte continuo Podría ser tercerizado

23 ICGFM – IFMS Implementation - 23May 2007 imcl Sostenibilidad continua de un IFMS Muchos IFMS: –Son difíciles de sostener y/o –Cubren sólo una parte del gobierno Problemas principales: –Costo Costos continuos de operación Costos de mantenimiento Licencias de software –Organizacionales Estructura de soporte técnico insuficiente Recursos de capacitación insuficientes Escasez/rotatividad de pesonal adiestrado –Diseño del sistema Insuficiencias del diseño del sistema se manifiestan con el transcurso del tiempo

24 ICGFM – IFMS Implementation - 24May 2007 imcl Beneficios de un IFMS Mejor gestión financiera -Sólo si se utiliza la información Mejor distribución de los recursos –Sólo si el sistema presupuestario está vinculado a los objetivos estratégicos Mejor gestión de recursos (valor x dinero) –Sólo si los gerentes utilizan las informaciones financieras Reducción de fraude y corrupción –Si el sistema es diseñado y utilizado para mejorar los controles Mejor transparencia y responsabilidad –Si la información del sistema está publicada en un formato útil, p. ej.: Estados de cuentas en el sitio web del gobierno, de acuerdo a las IPSAS

25 ICGFM – IFMS Implementation - 25May 2007 imcl Conclusiones Un IFMS podrá traer beneficios reales La instalación es un desafío –Debe ser reconocida como un proyecto grande con impactos en todo el gobierno –Requiere recursos importantes –No subestimar el tiempo necesario Los problemas de sostenibilidad deben ser tratados desde un principio Los beneficios de un IFMS no son automáticos –Debe haber una estrategia para alcanzar los beneficios