VISITA A GRUPOS PRIMARIOS Decreto 236 de 2006, “Por el cual se Establece la Creación de los Grupos Primarios en todas las Dependencias de la Administración.

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3 VISITA A GRUPOS PRIMARIOS
Decreto 236 de 2006, “Por el cual se Establece la Creación de los Grupos Primarios en todas las Dependencias de la Administración Central del Municipio de Envigado” MG-P-004 Procedimiento de Seguimiento y Mejora de la Gestión MG-F-006 Acta de Grupo Primario 2010

4 Objetivo: Dar Claridad al oficio enviado por la Sección de calidad el 17 de Febrero de 2010 con radicado Nro , Asunto: Compromisos pendientes con el sistema de Gestión Integral y Plan de Trabajo 2010. Metodología de Trabajo: Socializar el Plan de Trabajo 2010 Socializar Requisito de la Norma Vs Estado dentro de la dependencia Dejar Claro los Compromisos Equipo de Trabajo: Sección de Calidad vs dueño del Servicio, procedimiento o proceso Agente de Cambio: Apoyo en los procesos de AIC e Infraestructura

5 agenda Plan de Trabajo 2010 Control de Documentos
Propiedad del Cliente Preservación del Producto Calibración y Metrología Servicios No Conformes Acciones Correctivas – Preventivas y de Mejora Auditorías Internas de Calidad e ICONTEC Infraestructura Matriz de Riesgos Centro de Recepción Documental Propuesta de Indicadores Compromisos Implementación de TRD

6 1. Plan de trabajo 2010 Auditorias Internas de Calidad
# Actividad R Ene FEB Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre 1 CAPACITACIÓN y SOCIALIZACIONES 2 3 4 5 Capacitación Meci Vs NTCGP RC Visita a Grupos Primarios para analizar pendientes y compromisos. Ajustes al SGI D Hacer las tareas que se dejan de este grupo primario VERIFICACIÓN Auditor Amigo y autoevaluación del control Auditorias Internas de Calidad AI Revisión por la Dirección Auditorías de Renovación I

7 2. Control de documentos

8 PT GT VC FC GT AA GT Centro de Recepción Satelital
Medio Ambiente Despacho Sección Ambiental Sección Desarrollo Rural Sección Parques y Arborización Sección Autoridad Ambiental Centro de Recepción Satelital Escuela de Formación Ciudadana PT GT VC FC GT AA GT servicios Servicio de Movilización (GT) Asistencia Técnica Agropecuaria y Ambiental (AA) Autorización y Permisos Ambientales municipales (GT) Control y Seguimiento Ambiental (VC) Mantenimiento del Ornato Público (PT) Educación y Capacitación Ambiental y Agropecuaria Entrega en Adopción de Fauna Doméstica Esterilización de la Fauna Doméstica Recepción de Fauna Doméstica y Silvestre Guías Formación sistemas de acueductos rurales Dctación Instructivo para entrega en adopción fauna doméstica Instructivo para esterilización de fauna doméstica Instructivo para recepción de fauna domestica y para la recepción de fauna silvestre Procedimiento para la asesoría y asistencia técnica en desarrollo rural Procedimiento para permisos y autorizaciones ambientales Procedimiento para control y Seguimiento ambiental Procedimiento para el mantenimiento del Ornato Público Procedimiento para reforestación Fondos Acumulados

9 Oficina para el Empleo y la productividad
Desarrollo Económico Despacho Oficina para el Empleo y la productividad Oficina para la Capacitación y el Emprenderismo PT Fomento y turismo servicios AA GS AA Intermediación para el Empleo Asesoría y Asistencia Técnica Empresarial Microcréditos Dctación Procedimiento asesoría y asistencia técnica empresarial Procedimiento de intermediación para el empleo Procedimiento para acceder a microcréditos Programa Microcrédito Plan de Negocio Procedimiento del servicio fomento y turismo

10 PT GS VC Centro de Recepción Satelital servicios
Obras Públicas Despacho Sección Interventoría Sección Técnica y Mantenimiento Sección Infraestructura y Mantenimiento Sección Obreros Centro de Recepción Satelital servicios Suministro de Materiales Mejoramiento de Vivienda Plan lotes y terrazas Vivienda Nueva Mantenimiento de la Infraestructura Pública Construcción Infraestructura Pública Permiso de Rotura Recibo de Urbanizaciones PT GS VC Dctación Fondos Acumulados Procedimiento para el suministro de materiales de carácter comunitario. Procedimiento para mantenimiento de la Infraestructura Pública Procedimiento para recibo de urbanizaciones Manual de Infraestructura

11 Escuela de Formación Ciudadana
Transportes y Transito Despacho Asesoría Jurídica Jurisdicción Coactiva Sistema penal Acusatorio Asuntos Civiles y Contrav. Transporte Público Control Agentes Transito Educación Seguridad Vial Informática Técnica Centro de Recepción Satelital Guías Escuela de Formación Ciudadana Fondos Acumulados

12 CP Dctación CP-P-001 Procedimiento de Comunicaciones
Despacho Sección de Imagen CP Dctación CP-P-001 Procedimiento de Comunicaciones Plan de Comunicaciones Manual de Imagen Corporativa

13 Escuela de Formación Ciudadana
OFICINA DE PREVENCIÓN, ATENCIÓN Y RECUPERACIÓN DE DESASTRES servicios AA FC Atención y Recuperación de Emergencias y Desastres Formación para la Atención de Emergencias y Desastres Guías Escuela de Formación Ciudadana

14 DE MG GD GR CC PA GH GR GD GR Centro de Recepción Dctación
Administrativa Despacho Sección Bienes Sección Comercial. Y Suministros Dir Talento Humano Dr Informática Sección Calidad Sección Admon Documental Sección Servicios y Apoyo DE MG GD GR CC PA GH GR GD GR Dctación PA-P-004 elaboración del Plan de compras Informatica: Ajustar el plan estratégico de sistemas acorde a las necesidades de los usuarios y las definidas por sistemas a Corto mediano y largo plazo. Talento Humano: Ajustar las Políticas del Talento Humano Plan de Capacitación Evaluar la Eficacia de la Capacitación Análisis de las educación, formación, habilidades y experiencia de los funcionarios Organizar los procedimientos de educación y empleados Plan de Mejoramiento Individual Manual de Infraestructura Fondos Acumulados

15 Escuela de Formación Ciudadana
Bienestar Social y Comunitario Despacho Área Bienestar Social Área Desarrollo Comunitario AA GS VC FC Servicios Asesoría, Asistencia Técnica y Capacitación a la Ciudadanía y a las Organizaciones en Torno al Desarrollo Municipal Legalización de Organismos de Acción Comunal Atención Biosicosocial Subsidios Atención Integral a personas desprotegidas y en abandono Vigilancia y Control a las Actuaciones de los Organismos de Acción Comunal Formación ciudadana y comunitaria FC-G-005 Formación Comunitaria Modulo I y II FC-G-006 Formación escuela comunidad Guías AA-P-024 Procedimiento para Organismos Sociales y Comunitarias GS-P-001 Procedimiento Atención Biosicosocial Personas en Situación Vulnerabilidad GS-P-006 Procedimiento de Subsidios GS-P-004 Procedimiento Ayuda Humanitaria Desplazados GS-P-005 Procedimiento para institucionalización de población VC-P-012 procedimiento de organismos comunales FC-P-005 Procedimiento para la formación ciudadana área de desarrollo comunitario GS-P-002 Procedimiento para el programa Alcalde en su Casa Dctación Escuela de Formación Ciudadana

16 Escuela de Formación Ciudadana
Salud Despacho Dir. Sistemas de Inf Dir. Asegura/ Dir. Insp. Vig y Control Dir. Vig Epidemiol. Dir. Seguridad Aliment. Dir. Prestacion de serv. Dir. Farmacodependencia Dir. Salud Pública Guías Escuela de Formación Ciudadana AA GT GT VC FC VC AA AA FC AA FC FC servicios Asesoría y capacitación en Sistemas de Inf Admon. Certificados Estadist. Vitales Generaciónde Inf de Salud Aseguramiento al SGSSS Formación en Temas de Sanidad Vigilancia Sanitaria Inspección, Vigilancia y Control Área Pública Vigilancia a Establecimientos Especializados Vigilancia Epimed. Alimentación Escolar Prestación Servicios Asistencia Cardiovascular FC actores SGSSS Tratamiento Residencial Adicciones Tratamiento Ambulatorio FC Prevención Adiciones FC Sexual y Reproductiva AA-P-021 procedimiento para el aseguramiento en salud GT-P-003 Procedimiento para el aseguramiento en salud AA-P-013 Procedimiento para el tratamiento ambulatorio de adicciones AA-P-014 Procedimiento para tratamiento residencial de adicciones VC-P-009 procedimiento para vigilancia epimediologica Dctación AA-P-011 Procedimiento complementaria alimentaria y nutricional AA-P-007 procedimiento para la prestación de servicios

17 CS AA GT VC GT AA VC servicios Dctación Conciliaciones
Gobierno Despacho Sección Inspección Policía Sección Comisaría de Familia Sección Defensa y Seguridad CS AA GT VC AA GT VC servicios Conciliaciones Permiso de Transporte de Menaje Doméstico Licencia de Inhumación y Cremación Permiso de Traslado de Semovientes Expedición de Licencias de Ventas Ambulantes o Estacionarias Atención de Solicitudes por Perturbación Atención de despachos comisorios Vigilancia y Control al Uso del Espacio Público y Establecimientos Conciliaciones Restablecimiento de Menores en Situación de Vulnerabilidad Violencia Intrafamiliar Asesorías Especializadas Información de la Central de Monitoreo Servicio Carcelario (Vigilancia y Custodia de Sindicados) VC-P-003 vigilancia y custodia de sindicados AA-P-002 fijación de cuota alimentaria y regulación de visitas AA-P-003 atención de casos por violencia intrafamiliar AA-P-004 el restablecimiento de derechos AA-P-006 asesoría trabajo social AA-P-009 asesoría psicológica AA-P-023 asesorías especializadas VC-P-010 centro de emergencias Dctación VC-P-002 atención de solicitudes de contravenciones en espacio publico Fondos Acumulados

18 AR GT PA AR GT GT AR Liquidación Predial Liquidación I y C servicios
Hacienda Despacho Sección Jurídica, Fiscal y Cobro Sección Vivienda Sección ppto y Finanzas Pub Sección Predial Sección IyC Dir Contabilidad AR GT PA AR GT GT AR servicios Liquidación Predial Liquidación I y C PA-P-001 formulación del presupuesto público Dctación AR-P-006 Procedimiento cobro persuasivo Fondos Acumulados

19 Escuela de Formación Ciudadana
Educación para la Cultura Despacho Área Jurídica Área Planeación Educativa Área Inspección y Vigilancia Área Calidad Educativa Área Cobertura Educativa Área Admitiva y Financiera Dir. Cultura Centro de Recepción Satelital Guías VC AA GT FC GT-P-006 proyectar e identificar estrategias de ampliación de oferta y requerimientos bas GT-P-007 procedimiento para identificar estrategias de acceso y permanencia GT-P-008 procedimiento para solicitar (prematricula) reserva cupo para alumnos antiguos GT-P-009 procedimiento para inscribir alumnos nuevos FC-P-003 procedimiento proyección artística VC-P-005 Procedimiento de la auditoría de matricula FC-P-004 Procedimiento para formación ciudada dir cultura AA-P-012 procedimiento para la programación y ejecución de la asistencia técnica AA-P-015 procedimiento para garantizar el operativo de la aplicación de pruebas saber AA-P-016 procedimiento para apoyar la ejecución planes de mejoramiento AA-P-017 procedimiento para la orientación de estrategias pedagógicas AA-P-025 Procedimiento para realizar evaluación del desempeño docentes y directivos docentes GT-P-016 Procedimiento escenarios culturales Escuela de Formación Ciudadana GT-P-015 procedimiento para créditos educativos Fondos Acumulados

20 Escuela de Formación Ciudadana
Planeación Despacho Sección Sist. Inf Sección Planeación Dllo Sección Gestión Urbanística Sección Catastro Guías DE PA GT-P-014 Procedimiento para entrega de información sisben PA-P-005 Procedimiento de Gestión de Proyectos PA-P-006 Procedimiento de Gestión de Proyectos del Presupuesto Participativo GT PA-P-007 Procedimiento para apoyo a macroproyectos AA-P-008 asesoría a instancias de planeación y participación Escuela de Formación Ciudadana Fondos Acumulados

21 Escuela de Formación Ciudadana
Equidad de Genero Despacho AA FC servicios Atención integral a la mujer Formación Integral a la mujer Guías Dctación Escuela de Formación Ciudadana AA-P-022 Procedimiento atención integral a la mujer FC-P-002 Procedimiento para formación a la mujer

22 Sección Jurisdicción Coactiva
Tesorería Despacho Sección Auditoría Sección Jurisdicción Coactiva AR GT Expedición de Paz y Salvos y Certificados de Propiedad, IVA y Retención en la Fuente Diferentes a los Laborales Fondos Acumulados

23 GJ CC GT Manejo???? Sistematización
Jurídica Despacho Área de Contrataciones Área de procesos Judiciales Área de Apoyo Legal y Administrativo GJ GJ-P-001 procedimiento para derechos de petición y consultas GJ-P-002 procedimiento para atención de tutelas GJ-P-005 procedimiento para atención de demandas GJ-P-006 procedimiento cobro de multas y clausulas penales GJ-P-007 procedimiento de acción disciplinaria segunda instancia CC Manejo???? Sistematización GT GJ-P-003 procedimiento para reconocimiento de personería jurídica GJ-P-004 procedimiento para matriculas de arrendador Fondos Acumulados

24 EI MG MG-P-005 Procedimiento para atención de QRS
Control Interno Despacho EI MG EI-P-001 Procedimiento de Auditoria Interna EI-P-002 Procedimiento para evaluación del sistema MG-P-005 Procedimiento para atención de QRS

25 3. Propiedad del cliente MG-P-007 Procedimiento para la propiedad del Cliente La entidad debe cuidar los bienes que son propiedad del cliente mientras estén bajo su control o los esté usando. La entidad debe identificar, verificar, proteger y salvaguardar los bienes que son propiedad del cliente suministrados para su utilización o incorporación dentro del producto y/o servicio. Si cualquier bien que sea propiedad del cliente se pierde, deteriora o de algún otro modo se considera inadecuado para su uso, la entidad debe informar de ello al cliente y mantener registros (véase el numeral 4.2.4). NOTA: La propiedad del cliente puede incluir la propiedad intelectual y los datos personales. Código Formato Dependencia VC-F-074 VC-F-075 Inventario de vehículo Inventario de Moto Orden de salida de vehículos Secretaria de Transportes y Transito AA-F-015 Acta de Compromiso Medio Ambiente VC-F-059 Acta de Incautación (Espacio Público) Acta de Entrega Gobierno Desarrollo Económico Educación Salud Obras públicas Bienestar Social y Desarrollo Comunitario Equidad de Genero Hacienda Planeación Tesorería

26 4. Preservación del producto
Ruta: Kale \ Calidad \Alcaldia de Envigado\ Sistema de Gestión Integral \ mejoramiento de la gestión \ procedimientos \ MG-P-008 Procedimiento para la preservación del Producto La entidad debe preservar el producto y/o servicio durante el proceso interno y la entrega al destino previsto para mantener la conformidad con los requisitos. Esta preservación debe incluir, según sea aplicable, la identificación, manipulación, embalaje, almacenamiento y protección. La preservación debe aplicarse también, a las partes constitutivas de un producto y/o servicio. ALMACENAMIENTO: Etapa en la cual se guarda el producto en condiciones apropiadas y controladas para conservar y mantener sus condiciones fisicoquímicas. EMBALAJE: Son las envolturas destinadas a resguardar los productos en su almacenaje y transporte. MANIPULACION: Es la actividad realizada para la preparación del producto. PROTECCIÓN: son las medidas que se toman para evitar alteración del producto. PRESERVACION DEL PRODUCTO: La entidad debe preservar la conformidad del producto y/o servicio durante el proceso interno y la entrega al destino previsto. MG-F-030 Formato criterios para la preservación del Producto

27 5. Calibración y Metrología
Conjunto de operaciones que establecen, bajo condiciones específicas, la relación entre los valores de las magnitudes que indique el instrumento de medición o un sistema de medición, o valores representados por una medida materializada o por un material de referencia, y los valores correspondientes determinados por medio de patrones. NOTA 1: El resultado de una calibración permite bien sea asignar a las indicaciones los valores de las magnitudes por medir, o determinar las correcciones con respecto a las indicaciones. NOTA 2: Una calibración también puede determinar otras propiedades metrológicas tales como el efecto de las magnitudes de influencia. NOTA 3: El resultado de una calibración se puede registrar en un documento que a veces se llama certificado de calibración o informe de calibración. Ruta: Kale \ Calidad \Alcaldia de Envigado\ Sistema de Gestión Integral \ mejoramiento de la gestión \ procedimientos \MG-P-010 Procedimiento para Calibración y Metrología MG-F-035 Formato Control de Dispositivos de Medición

28 6. Servicios no conformes
Ruta: Kale \ Calidad \Alcaldia de Envigado\ Sistema de Gestión Integral \ mejoramiento de la gestión \ procedimientos \ MG-P-002 Procedimiento para Servicios No Conformes MG-F-002 Control de los Servicios Identificación de un SNC Consolida las observaciones de MG-F-002 Coordinador GP 2. No Se Presta el Servicio MG-F-002 1. Ingreso de la Solicitud del Servicio 2 Se Analiza cuales se han vuelto repetitivas 1 2. Se Presta el Servicio GP FTS Oportunidad Calidad del Servicio Cero Reprocesos No Equivocaciones Si No Diligencia el Anexo Nro 4 Del Formato MG-F-006 Deja constancia en el acta de GP de su análisis ¿Bien Prestado? Registra en Casilla de Observaciones No Si Envía Copia del anexo y el acta de GP a Calidad para su consolidación y Seguimiento Fin Si Fin

29 7. Acciones c-p-m Ruta: Kale \ Calidad \Alcaldia de Envigado\ Sistema de Gestión Integral \ mejoramiento de la gestión \ procedimientos \ MG-P-001 Procedimiento para Acciones Correctivas – Preventivas y Mejora ACCIÓN CORRECTIVA: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una No Conformidad detectada u otra situación no deseable. NOTA 1: Puede haber más de una causa para una no conformidad. NOTA 2: La acción correctiva se toma para evitar que algo vuelva a producirse, mientras que la acción preventiva se toma para prevenir que algo suceda. NOTA 3: Existe diferencia entre corrección y acción correctiva. Video… NO CONFORMIDAD: Incumplimiento de un requisito REQUISITO: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria. NOTA 1: "Generalmente implícita" significa que es habitual o una práctica común para la entidad, sus clientes y otras partes interesadas, el que la necesidad o expectativa bajo consideración esté implícita. NOTA 2: La palabra obligatoria, se refiere, generalmente, a disposiciones de carácter legal. NOTA 3: Pueden utilizarse calificativos para identificar un tipo específico de requisito, por ejemplo, requisito de un producto y/o servicio, requisito de la gestión de la calidad, requisito del cliente. NOTA 4: Los requisitos pueden ser generados por las diferentes partes interesadas. C liente L egales I mplícitos O rganizaciones

30 Ejemplos de fuentes de acciones correctivas y preventivas son:
ACCIÓN PREVENTIVA: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad potencial u otra situación potencial no deseable. NOTA 1: Puede haber más de una causa para una no conformidad potencial. NOTA 2: La acción preventiva se toma para prevenir que algo suceda, mientras que la acción correctiva se toma para evitar que vuelva a producirse. MEJORA CONTINUA: Acción permanente realizada, con el fin de aumentar la capacidad para cumplir los requisitos y optimizar el desempeño. Ejemplos de fuentes de acciones correctivas y preventivas son: Las Quejas de los Cliente Los Reclamos de los Clientes Los informes de Auditoría (Control Interno, Internas, Externas, ICONTEC) Los Resultados de la Revisión por la Dirección Los Resultados del Análisis de Datos Los Resultados de las Mediciones de Satisfacción Las Mediciones de Procesos Las Mediciones de los Servicios Los Resultados de Autoevaluación Los Resultados de Analizar la Gestión La Gestión de Riesgo La Revisión de las Necesidades y Expectativas del Cliente

31 8. AUDITORIAS EI-F-012 control de hallazgos
Auditorías Internas de Calidad: La entidad debe llevar a cabo, a intervalos planificados, auditorías internas para determinar si el Sistema de Gestión de la Calidad, a) Es conforme con las disposiciones planificadas, con los requisitos de esta norma y con los requisitos del Sistema de Gestión de la Calidad establecidos por la entidad, y b) se ha implementado y se mantiene de manera eficaz, eficiente y efectiva. El responsable del proceso que esté siendo auditado debe asegurarse de que se realizan las correcciones y se toman las acciones correctivas necesarias sin demora injustificada para eliminar las no conformidades detectadas y sus causas. Las actividades de seguimiento deben incluir la verificación de las acciones tomadas y el informe de los resultados de la verificación (véase el numeral 8.5.2). EI-F-012 control de hallazgos 2. Auditorías de Seguimiento o Renovación: la empresa Certificadora “ICONTEC” por intervalos de un año realiza el seguimiento a la implementación, cumplimiento y mejora del Sistema de Gestión de Calidad sobre la Norma NTCGP 1000:2009 e ISO 9001:2008.

32 9. INFRAESTRUCTURA NTCGP 1000:2009, 6.3 INFRAESTRUCTURA: La entidad debe determinar, proporcionar y mantener la infraestructura necesaria para lograr la conformidad con los requisitos del producto y/o servicio. La infraestructura incluye, cuando sea aplicable: a) edificios, espacio de trabajo y sus servicios asociados (por ejemplo: redes internas de suministro de servicios públicos o cableado estructural, entre otros). b) herramientas, equipos y sistemas de información (tanto hardware como software) para la gestión de los procesos, y c) servicios de apoyo (tales como transporte y comunicación). 6.4 AMBIENTE DE TRABAJO: La entidad debe determinar y gestionar el ambiente de trabajo necesario para lograr la conformidad con los requisitos del producto y/o servicio. NOTA: El término "ambiente de trabajo" está relacionado con aquellas condiciones bajo las cuales se realiza el trabajo, incluyendo: factores físicos, ambientales y de otro tipo (tales como ergonomía, el ruido, la temperatura, la humedad, la iluminación o las condiciones climáticas). MECI 1000:2005, Garantizar que la entidad posea la infraestructura necesaria para que la información sea oportuna, integra y confiable con el fin de soportar la gestión de operaciones en la entidad. Acuerdo 049 de 2000, “Por el cual se desarrolla el artículo del Capítulo 7 “Conservación de Documentos” del Reglamento General de Archivos sobre “condiciones de edificios y locales destinados a archivos”. Ruta: Kale \ Calidad \Alcaldia de Envigado\ Sistema de Gestión Integral\ Gestión del Recurso Físico \Registros \Evaluación Infraestructura \Infraestructura Consolidada Seguimiento 2009

33 10. MATRIZ DE RIESGOS

34 Contexto Estratégico: Distinción y análisis del conjunto de circunstancias internas y externas que puedan generar eventos que originen oportunidades o afecten el cumplimiento de su función, misión y objetivos institucionales. Factores Externos: Requisitos del cliente Requisitos legales y reglamentarios Condiciones o Aspectos Sociales, culturales, económicos, políticos y públicos Cambios Tecnológicos Orden Público Relaciones con otras entidades Factores Internos: Planeación Situación Actual de la Entidad Manejo de Recursos Estructura Organizacional Controles Existentes Procesos y procedimientos Disponibilidad presupuestal Gestión del talento Humano Resultados de Evaluación Ruta: Kale \ Calidad \Alcaldia de Envigado\ Sistema de Gestión Integral \ Direccionamiento Estratégico \ Contexto Estratégico \ DE-F-011 Contexto Estratégico Institucional

35 Riesgo Descripción Causa Consecuencia
Identificación de Riesgos: se debe identificar aquella posibilidad de ocurrencia de una situación que pueda entorpecer el desarrollo normal de las funciones de la entidad y le impidan el logro de sus objetivos. Riesgo Descripción Causa Consecuencia Análisis de Riesgos: Consiste en estimar la probabilidad de ocurrencia o frecuencia de los riesgos y la severidad o impacto de sus consecuencias, calificándolos y evaluándolos, con el fin de determinar la capacidad de la organización para su aceptación o manejo, Sin tener en cuenta los controles existentes. CATEGORÍA VALOR ASIGNADO Alta: Se espera que ocurra en la mayoría de las circunstancias 3 puntos Media: Es posible que ocurra en algunas veces 2 puntos Baja: Puede ocurrir solamente en circunstancias excepcionales. 1 puntos CATEGORÍA VALOR ASIGNADO Catastrófico: Afecta la operación segura del proceso y/o involucra el incumplimiento de regulaciones gubernamentales 20 puntos Moderado: Permite la operación del proceso, pero bajo condiciones de desempeño reducido. 10 puntos Leve: No afecta la operación del proceso ni su desempeño. 5 puntos

36 Valoración del Riesgo: Consiste en determinar el nivel o grado de exposición de la entidad a los impactos del riesgo después de evaluar los controles existentes, permitiendo estimar las prioridades para su tratamiento. ¿Los controles están documentados? ¿Se están aplicando en la actualidad? ¿Son efectivos para minimizar el riesgo? CONTROLES EXISTENTES analizar los controles RIESGO CON CONTROL ¿Están Documentados? ¿Se están aplicando en la actualidad? ¿Son Efectivos para minimizar el riesgo? Probabilidad Impacto Resultado Políticas de Administración de Riesgos: Consiste en identificar, evaluar y seleccionar las opciones de tratamiento y manejo de los riesgos de acuerdo a la valoración, tales como: Evitar el Riesgo Reducir la posibilidad de ocurrencia (evitar las causas) Mitigar las consecuencias Compartir o Transferir el riesgo Asumir el Riesgo ACCIONES RESPONSABLE FECHA DE REALIZACION SEGUIMIENTO Ruta: Kale \ Calidad \Alcaldia de Envigado\ Sistema de Gestión Integral \riesgos \ DE-F-012 Gestión de Riesgos

37 11. CENTRO RECEPCIÓN DCTAL
Ley 594 de 2000, “Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos”. Acuerdo 060 de 2001, “Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas”. Digitalización de Documentos (Virtual Office) Actos Administrativos GD-F-013 Control de Correspondencia Carpetas Recorridos Mensajería Correo Certificado (Servientrega) Ruta: Kale \ Calidad \Alcaldia de Envigado\ Sistema de Gestión Integral \ Gestión Documental \ Guías \ GD-G-002 Guía para elaborar Comunicaciones Oficiales Decreto 1151 del 14 de abril de 2008, “Por el cual se establecen los lineamientos generales de la Estrategia de Gobierno En Línea, que son de obligatorio cumplimiento para las entidades que conforman la administración pública en Colombia”.

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39 12. INDICADORES Los indicadores permiten la construcción del cuadro de mando (Balanced Score Card) que monitoreen y evalúen la evolución de los aspectos estratégicos, tácticos y operativos de la Administración Municipal; con el fin de soportar el impacto, los resultados y la gestión. CUADRO DE MANDO ESTRATÉGICO: Agrupa los indicadores de impacto de la Administración Municipal, relacionando las diferentes perspectivas del modelo de gestión por proceso con las Líneas Estratégicas del Plan de Desarrollo Municipal. Son considerados Key Performance Indicators (KPI), es decir, indicadores claves en la evaluación del desempeño y el impacto de la gestión de la Administración Municipal. Es un Cuadro de manejo del Alcalde Municipal y su Consejo de Gobierno, que se convierte en una herramienta esencial para la toma de decisiones. Rentabilidad Social Desarrollo Humano Satisfacción de Necesidades Básicas Calidad de Vida Gobernabilidad Integridad Transparencia Comunidad Participación Satisfacción Contribución Procesos Internos Servicios Públicos Desarrollo Social, Económico y Cultural Desarrollo del Territorio y Ambiental Seguridad y Convivencia Desarrollo Organizacional Hacienda Publica Gestión Humana Desarrollo del Talento Humano Desarrollo Tecnológico Cultura y Clima Organizacional

40 NBI Cuadro de Mando Estratégicos Cuadro de Mando Táctico
Agrupa los indicadores de resultado de cada Proceso o Unidad Ejecutora. Los indicadores que lo componen son impulsores de los indicadores claves de desempeño que relaciona el Cuadro de Mando Estratégico. Es decir, los resultados arrojados por los indicadores tácticos contribuyen decisivamente al logro de los impactos reseñados en el Cuadro de Mando Estratégico. Dichos indicadores son de manejo de cada Líder de Proceso o Director de Unidad Ejecutora. Cuadro de Mando Estratégicos Cuadro de Mando Táctico NBI Porcentaje de hogares en viviendas inadecuadas Porcentaje de hogares en viviendas sin servicios públicos Porcentaje de hogares con hacinamiento crítico Porcentaje de hogares con ausentismo escolar

41 HOJA DE VIDA DEL INDICADOR:
Los indicadores cuentan con una “Hoja de Vida” o metadato, lo que posibilita su estandarización. El cuadro de mando integral se va a manejar en una hoja de excel donde se vera reflejado la hoja de vida del indicador y los resultados. Nota: desaparecen las fichas del indicador que están en las carpetas del indicador dentro de los procesos. Línea Estratégica del Plan de Desarrollo Perspectiva Componente Proceso: Relación del indicador con un proceso de la cadena de valor Indicador Clave de Desempeño Nivel de Desagregación Definición Operacional del Indicador: Señala para qué se establece el indicador y qué mide. Formula de Calculo: Formula matemática utilizada para el calculo del indicador Factor Clave de Éxito Escala de Medición: Magnitud referencia para la medición. Ejemplo: Porcentaje, número de asesorías. Línea Base para la Medición: Es el valor obtenido en el período inmediatamente anterior. En el caso de que no exista, se escribirá no se aplica. Meta: Es el valor que se espera alcance el indicador Rangos de Evaluación Frecuencia o Periodicidad: El periodo en que se está midiendo el indicador. Especifique el período en el cual va a medir. Fuente: Señala la(s) fuente(s) de la(s) cual(es) se obtiene la información para el cálculo del indicador. Por ejemplo: Sistemas de información, resultados encuestas del cliente externo, interno, verificación del servicio y control de visitantes. Responsable de la Medición: funcionario encargado de medir el indicador Responsable Acciones: Funcionario encargado de analizar el indicador y tomar acciones o decisiones

42 Propuesta de indicador del area

43 13. COMPROMISOS Revisar, Ajustar o Diseñar la Documentación del Proceso Revisar la Caracterización de los Procesos, Objetivo, actividades, entradas, salidas, interacción con otros procesos Escuela de Formación Ciudadana – Líder, Inventario y las Guías Identificar la Propiedad del Cliente y aplicarlo Identificar Productos a Preservar, llenar el formato y aplicarlo Identificar los Equipos de Calibración y aplicarlo Puesta en Marcha de los SNC Registro de las Acciones C-P-M Cerrar las Acciones de las Auditorias Internas de Calidad, Icontec y Revisión por la Dirección Revisar y ajustar las necesidades de Infraestructura Revisar y presentar ajustes a la Matriz de Riesgos y al Contexto Estrategico Puesta en Marcha del CRD Calcular Indicadores a 31 de diciembre de 2009 y comenzar a aplicar los nuevos Terminar para algunas dependencias tareas especificas

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