CURSO-TALLER ARCHIVO DE TRAMITE

Presentación del tema: "CURSO-TALLER ARCHIVO DE TRAMITE"— Transcripción de la presentación:

1 CURSO-TALLER ARCHIVO DE TRAMITE
Instructor: Rosario Campa Montaño Hermosillo, Sonora, 01 marzo 2013

2 Introducción Los Archivos mantienen las pruebas de nuestras actuaciones, se nutren de los documentos que ingresan y que se producen en el diario quehacer de una institución.

3 Conceptos Básicos Archivo. Documento de archivo Expediente
Principio de procedencia y orden original. Ciclo vital del documento. Sistema de Archivo Normatividad

4 1- Servir de apoyo a la toma de decisiones y..
La función esencial de los archivos es, 1- Servir de apoyo a la toma de decisiones y..

5 2.- Proporcionar de forma oportuna, Información veraz
Sociedad Archivo Instituto Federal de Acceso a la Información Pública Administración Pública Grupos o ciudadanos individuales Instituciones, dependencias, entidades oficiales Actividad Administrativa

6 LA INFORMACIÓN PUEDE SER CLASIFICADA EN:
Confidencial Reservada

7 CONCEPTOS Y PRINCIPIOS
Archivo: Conjunto orgánico de documentos, en cualquier soporte, que son producidos o recibidos en el ejercicio de sus atribuiciones por los sujetos obligados oficiales.

8 CONCEPTOS Y PRINCIPIOS
La Archivística es una ciencia interdisciplinaria que resuelve problemas vinculados a la eficiencia y eficacia de las organizaciones y que garantiza la perdurabilidad del patrimonio histórico, que es un elemento sustancial de la identidad y la memoria de la humanidad.

9 QUÉ TENEMOS ? Almacén de papeles Archivo 1
Papeles apilados, diarios, boletines, fotocopias... Documentos importantes que hay que conservar clasificados y ordenados 2. Pocas personas saben lo que hay. Inventario de los documentos con la descripción correspondiente. 3. Los documentos llegan como pueden. Traslado organizado. 4. Cada persona conserva o elimina lo que le parece oportuno. Criterios únicos de conservación y eliminación. 5. Es difícil encontrar y consultar un documento. Consulta y préstamo de la documentación de forma ágil. 6. Todo el mundo puede acceder. Acceso para el personal autorizado. 7. No hay normas de archivo ni de clasificación. Manual de gestión de documentación y archivos y cuadro de clasificación

10 FUNCIONES DE LOS ARCHIVOS
Reunir Exige un control y canalización de la producción documental. Conservar Asegurar la integridad física de los soportes documentales, evitando al máximo las condiciones medioambientales y de riesgo que puedan causar daño a la información. Servir/difundir Implica organización, descripción, difusión, orientación. Consiste en ofrecer datos concretos que impliquen facilidad de acceso y consulta.

11 QUE ES UN DOCUMENTO DE ARCHIVO ?
Información contenida en cualquier soporte y tipo documental, producida, recibida y conservada por cualquier organización o persona en el ejercicio de sus funciones o desarrollo de su actividad.

12 DOCUMENTO DE ARCHIVO Unidad de Planeación y Evaluación de Políticas Educativas Dirección General de Acreditación, Incorporación y Revalidación Dirección de Incorporación y Revalidación México, D. F.T 24 de octubre de 2008 Asunto; Oficio Comisión C. DIRECTOR DE ESCUELA PRESENTE. Me refiero a los trabajos que la Secretaría de Educación Pública realiza en torno a la “Encuesta nacional sobre el uso de resultados de ENLACE, identidad de los educandos y la participación de la comunidad educativa en programas estratégicos", y a la visita que se realiza del 27 al 31 de octubre del año en curso, a ese plantel a su digno cargo, me permito hacer de su conocimiento que el C.__ _ _ es el visitador que ha sido acreditado para tal efecto. Bajo este contexto, hago de su conocimiento que para el cumplimiento del propósito establecido, dicho visitador deberá llevar a cabo las siguientes actividades: 1. Acreditarse con identificación oficial ante el C. Director del Plantel Educativo. 2. Requerir al C. Director o Personal Administrativo del Plantel lo siguiente: Copia fotostática del Acta de Nacimiento de los alumnos que estuvieron inscritos en el ciclo escolar cuyos registros administrativos del plantel indican la carencia de la CURP, o que presentan alguna incongruencia con base a la lista que se le hizo llegar previamente. Copia fotostática del Acta de Nacimiento de los alumnos de nuevo ingreso al ciclo escolar cuyos registros administrativos del plantel indican la carencia de la CURP. Llenar la encuesta sobre los motivos de la carencia de la CURP de los Alumnos y la participación de Ja comunidad educativa en programas estratégicos. Sellar el presente Oficio. 3. Entregar una copia del formato de control de las actas de nacimiento de los alumnos citados en los numerales 2.1 y 2.2. Al agradecer de antemano el apoyo que tenga a bien brindar al visitador comisionado en las funciones que se le han encomendado, hago propiajftMftocasión para reiterarle las seguridades de mi más alta y distinguida consideración. !. E. P. RHCIÜN tENtML 81 ACKMUCIM rCMríHtlON I REVUIIUIM ida Andrade. - Director General de Acreditación Incorporación y Revalidación - Prosante ”2008. Ario da la Educación Física y al Deporte" Arcos de Belen numero piso. Col. Centro. C P 06010, Mexictrt Tel. 01 <55) | Fax: 01 (55) Dirección General de Acreditación

13 CARACTERÍSTICAS Únicos: Producidos para realizar un trámite específico de la institución, a diferencia de otros documentos múltiples, como los libros o las revistas. Orgánicos: Se derivan de las funciones y estructura orgánica de la institución. Seriados: Los documento de archivo se producen uno a uno relacionados entre sí.

14 EL DOCUMENTO DE ARCHIVO DEBE GARANTIZAR
La correcta toma de decisiones La rendición de cuentas La transparencia de acciones El acceso a la información

15 DOCUMENTOS DE APOYO INFORMATIVO
• Documentación de apoyo para las gestiones administrativas. •Forman parte del expediente, pero no se consideran patrimonio documental y no pasan a formar parte de un archivo. Ejemplo: Textos legales, boletines oficiales, copias de informes, documentos que no son producidos por el área ni son originales por lo cual deben ser eliminados antes de llegar al archivo de concentración.

16 EXPEDIENTE Unidad documental formada por un conjunto de documentos
generados, orgánica y funcionalmente por un sujeto productor en la resolución de un mismo asunto.

17 SERIE DOCUMENTAL Conjunto de expedientes similares que se integran con documentos producidos de manera continua como resultado de una misma actividad. G* W iV i*12 'írf üenn l-L'àrf ÍXM

18 SECCIÓN Primera división del fondo, se organiza conforme al principio de procedencia y orden original, de acuerdo a la estructura orgánica o a las funciones de la institución. Son las agrupaciones documentales procedentes de una institución o división administrativa importante con una organización y función definida e independiente.

19 FONDO DOCUMENTAL Es el conjunto documental procedente de una institución o persona, conservado en el archivo de dicha institución o de una unidad de archivo; es el resultado natural de la actividad que ésta realiza.

20 MODELO DE NIVELES DE CLASIFICACIÓN DE UN FONDO

21 EXISTEN DOS PRINCIPIOS ARCHIVÍSTICOS BÁSICOS
Principio de procedencia. Principio de orden original.

22 PRINCIPIO DE PROCEDENCIA PRINCIPIO DE ORIGEN ORIGINAL
Consiste en respetar el origen de los fondos, procedentes de una entidad, observando su estructura o clasificación. PRINCIPIO DE ORIGEN ORIGINAL Establece que los documentos de archivo deberán conservarse de acuerdo con el orden que le asignó el área productora. Los documentos se producen con base en un procedimiento administrativo, por lo que se van colocando siguiendo la secuencia del trámite.

23 Criterios para la organización de archivos
❖ Uniformes ❖ Asegurar su localización expedita ❖ Disponibilidad, integridad, conservación y custodia Organización

24 Proceso de clasificación
Documentos Conjunto de documentos Agrupación por asuntos = acción particular = Expediente por asunto Conjunto de expedientes Agrupación de expedientes similares = acción general =

25 VALORES DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO
Valor Primario • Administrativo • Legal • Fiscal/Contable • Técnico Valor Secundario • Evidencial • Testimonial • Informativo

26 VALORES PRIMARIOS Ejemplos: Valor Administrativo
Oficios, tarjetas informativas, memorándums, trámites relacionados con proyectos, informes, reportes de actividades, minutas de reuniones, actas administrativas, etc. Su conservación es por un período de 7 años; de 2 a 3 años en archivo de trámite, el resto en concentración. Valor Administrativo Son los documentos generados o recibidos en las oficinas en función de las actividades de las áreas administrativas. El valor administrativo se encuentra en todos los documentos producidos

27 VALORES PRIMARIOS Valor Fiscal o Contable Ejemplo
Valor que tienen los documentos que sirven de justificación y comprobación de las operaciones contables y financieras o sirven de testimonio de obligaciones tributarias Registro de relaciones con la hacienda pública. Ejemplo Impuestos, facturas, registros contables, nóminas, libros de contabilidad, pólizas de cheques, estados financieros. Su conservación es por un período de 12 años: de 3 a 6 en archivo de trámite y el resto en concentración

28 VALORES PRIMARIOS Valor Legal Valor Técnico Ejemplos Ejemplos
Aquel que pueden tener los documentos que sirvan de testimonio ante la ley o que se refieren a derechos u obligaciones legales o jurídicas. Registros de trámites jurídicos Ejemplos Propiedad, Laborales, escrituras, bienes, leyes, decretos, acuerdos. Su conservación en el archivo de trámite será hasta la resolución del asunto. Una vez en concentración. Valor Técnico Es aquel que evidencía las acciones de las áreas operativas a través de los documentos técnicos. Ejemplos Estudios, programas, dictámenes, investigaciones, proyectos.

29 VALORES SECUNDARIOS Valor Evidencial Valor Testimonial
Documentos que adquieren valor permanente en virtud de derechos y obligaciones imprescindibles Valor Testimonial Documentos que dan testimonio de aspectos de la evolución de la institución Valor Informativo Documentos cuya información es útil a la sociedad y su aplicación a cualquier campo de la investigación

30 CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS
“Etapas por las que sucesivamente atraviesan los documentos de archivo desde que se producen (archivo de trámite) y pasan por el archivo de concentración, hasta que se eliminan o se conservan en un archivo histórico”. adabi

31 CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS
Archivo de Trámite Fase activa La información contenida es vigente o actual. De uso constante e inmediato. Archivo de Concentración Fase semiactiva La información constituye un asunto en espera de su conclusión. De uso ocasional. Fase inactiva La información es de interés para la investigación, la ciencia y la cultura. Archivo Histórico

32 FASES VALORES USOS/ DURACIÓN USUARIOS ARCHIVO/ FUNCIÓN Activa Primarios Legales o jurídicos Administrativos Contables o Fiscales Institucional Constante 3 a 5 años Área productora en atención a sus actividades Trámite (Documentación en trámite; elaboración o gestión del documento, uso intensivo, vigencia administrativa y consulta frecuente). Semiactiva Ocasional Hasta 40 años Área productora Concentración (Consulta esporádica, documento tramitado, motivo de recurso o consulta como antecedente. va adquiriendo valor histórico evaluación para su selección o expurgo) Inactiva Secundario Evidencial Testimonial Informativo Social Conservación permanente Investigador y público en general Histórico TP E TS TP, Transferencia primaria, E: Eliminación, TS: Transferencia Secundaria

33 TRANSFERENCIA ❖ Traslado controlado y sistemático de expedientes
semiactivos al archivo de concentración y de los inactivos al archivo histórico TRASNFERENCIA PRIMARIA TRASFERENCIA SECUNDARIA

34 SISTEMA INTEGRAL DE ARCHIVOS El flujo y la transferencia
de los documentos Unidades orgánicas Archivo de trámite Archivo de concertación Otras fuentes de información Archivo histórico

35 Componen al sistema los archivos:
los servicios archivísticos. la administración de archivos la legislación archivística y el personal.

36 CONTROLES Y HERRAMIENTAS PARA ADMINISTRAR EL ARCHIVO DE TRAMITE
Cuadro General de Clasificación Archivística Catálogo de Disposición Documental. Identificación de expedientes (carátula) Inventario de expedientes de trámite Circulación de documentos y/o expedientes Depuraciones Inventario de expedientes transferidos Transferencias primarias Procedimiento de Administración de Archivo de Trámite

37 ¿QUE SE BUSCA CON LA IMPLANTACIÓN DE UN SISTEMA INTEGRAL DE ARCHIVOS?
Estandarización de las políticas de administración de archivos y el establecimiento de procedimientos que aseguren una apropiada organización y protección de los mismos. ¿Para qué? Para que la evidencia e información contenida en los documentos se recupere de una manera eficiente, con base en prácticas y procedimientos homogéneos.

38 Beneficios Eficiencia en trámites administrativos.
Información ágil y oportuna. Facilitar la toma de decisiones. Optimizar recursos. Optimizar espacios. Garantizar la custodia, conservación y recuperación. Cumplir con la normatividad en materia de transparencia y acceso a la información. Conformar la memoria histórica

39 Legislación y normatividad interna en archivo
Constitución política de los Estados Unidos Mexicanos Ley de Acceso a la Información Pública Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado y los Municipios. Art. 63 Código Penal Federal Ley Federal de Archivo Ley que regula la Administración de Documentos Administrativos e Históricos. Lineamientos Generales para la Administración Documental en el Estado de Sonora.

40 DERECHO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA
Principios constitucionales Artículo 6o. Constitucional - Derecho a la información (que genera o posee el gobierno) Artículo 8o. Constitucional - Derecho de petición (información contenida en documentos)

41 Es Obligación de los funcionarios Públicos:
• “Rendir cuentas sobre el ejercicio de las funciones que tenga conferidas y coadyuvar en la rendición de cuentas de la gestión pública, proporcionando la documentación e información que le sea requerida en los términos que establezcan las disposiciones legales correspondientes”

42 LOS SERVIDORES PÚBLICOS ESTAMOS SUJETOS A:
Auditorias y Observaciones realizadas por: Órgano Interno de Control. Auditores Externos. Secretaría de la Función Pública. Auditoria Superior de la Federación. Requerimientos de Información de otros Organismos

43 Por lo que también es obligación de los servidores Públicos:
“custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o comisión, tenga bajo su responsabilidad e impedir o evitar su uso, sustracción, destrucción ocultamiento o inutilización indebidos”

44 • También es obligación del servidor público evitar la sustracción, destrucción, ocultamiento de la información o documentación que se encuentre bajo su custodia o a la cual tenga acceso, o de la que tenga conocimiento en virtud de su empleo, cargo o comisión.

45 Si se destruye o extravía expediente, por falla en documento......
Código Penal Federal Artículo 214, fracciones IV Si se destruye o extravía expediente, por falla en documento...... QUE PODRIA SUCEDERLE? Despido o Renuncia • ¿Nada más?

46 • Las sanciones contempladas en La Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos indican: I.- Amonestación privada o pública; II.- Suspensión del empleo, cargo o comisión por un período no menor de tres días ni mayor a un año; III.- Destitución del puesto; IV.- Sanción económica, e V.- Inhabilitación temporal para desempeñar empleos, cargos o comisiones en el servicio público.

47 Las sanciones consideradas en el Código Penal Federal contemplan:
• De dos a siete años de prisión, • Multa de treinta a trescientas veces el salario mínimo diario vigente en el Distrito Federal en el momento de cometerse el delito y • Destitución e inhabilitación de dos a siete años para desempeñar otro empleo, cargo o comisión públicos.

48 • La Secretaria de Educación y Cultura, tiene la obligación de proporcionar los documentos comprobatorios de los trámites efectuados en aras de su quehacer y facilitar la consulta de información a todas las personas que lo soliciten a través de la unidad de enlace.

49 • La Secretaria de Educación y Cultura, tiene la obligación de proporcionar los documentos comprobatorios de los trámites efectuados en aras de su quehacer y facilitar la consulta de información a todas las personas que lo soliciten a través de la unidad de enlace.

50 Ley 167 • Artículo 5°. Los servidores públicos, al término del desempeño de su cargo, harán entrega, a quien corresponda, de toda la documentación oficial que se encuentre en su poder, atendiendo a las disposiciones legales establecidas.

51 LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL EN EL ESTADO DE SONORA
ARTICULO 1°.- Los presentes lineamientos son de orden general y obligatorio para los sujetos obligados oficiales en relación a la administración, conservación y preservación de sus archivos.

52 LINEAMIENTOS PARA LA ORGANIZACIÓN DOCUMENTACIÓN PÚBLICA
Y CONSERVACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN PÚBLICA • ARTICULO 2°.- Dichos lineamientos tienen por objeto establecer criterios generales en materia de generación de datos, registros y archivos así como su conservación, clasificación archivística y consulta que permita una pronta localización y seguridad de la información pública requerida.

53 MÓDULO II. Archivo de trámite
Temario ■ Principios y conceptos fundamentales ■ Instrumentos de control y consulta ■ Clasificación documental ■ Expediente administrativo e informativo ■ preparación de transferencia primaria

54 Archivo de trámite Objetivo específico
Inducir al participante en la adminsitración de archivo de trámite.

55 Realidad actual del Archivo de Trámite

56 ARCHIVO DE TRAMITE • Unidad responsable de la administración de documentos de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones de una unidad administrativa.

57 EL ARCHIVO DE TRÁMITE O DE OFICINA FUNCIONES E IMPORTANCIA
•Servir a la gestión administrativa de la institución. •Servir a la organización del archivo en su conjunto. •Transferir al archivo de concentración la documentación cuyos plazos de vigencia administrativa hayan concluido. •Apoyar a la unidad de enlace para proporcionar servicios de información a la ciudadanía en general.

58 Archivo de Trámite En este archivo se inicia la formación de expedientes. Objetivo: garantizar la integridad y conservación de los documentos y expedientes, facilitar y controlar su uso. Es indispensable para el logro del objetivo que los documentos estén organizados y conservados bajo criterios uniformes de tal manera que permitan su localización expedita y disponibilidad inmediata.

59 Responsables de Archivo de Trámite
• Los responsables de los archivos de trámite tienen las siguientes funciones: I. Integrar los expedientes de archivo. Organizar y resguardar la documentación que se encuentra activa y aquella que ha sido clasificada como reservada o confidencial, conforme al catálogo de disposición documental. Guardar evidencia de la administración de su archivo. Hacer entrega de sus expedientes e inventarios al término de su relación de trabajo con la SEC.

60 Archivo de Trámite V. Coadyuvar con el área coordinadora de archivos o en su caso, con el Archivo de Concentración, en la elaboración y actualización permanente del Cuadro General de Clasificación, el Catálogo de Disposición Documental y el Inventario general. VI. Elaborar los inventarios para transferencia primaria. VII. Valorar y seleccionar los documentos y expedientes de las series documentales, con el objeto de realizar las transferencias primarias al Archivo de Concentración, conforme al Catálogo de Disposición Documental.

61 Enlaces de Archivo Todo Enlace, (por Dirección General o Direccion de Area) tienen las siguientes funciones: I.- Fungir como representante del SIA en su área, para coordinar a los responsables de archivo de trámite en: actualización del CGCA, designación de los Responsables de los Archivos de Trámite, elaborar plano de su área y etiquetar el mobiliario donde se encuentren los expedientes. II.- Asesorar a los RAT en el manejo documental, de los procedimientos de la administración documental, las depuraciones.

62 III.- Estar informados acerca de las capacitaciones, verificaciones y cambios en las políticas del SIA para coordinar al respecto a los responsables de los archivos de trámite de sus áreas. IV.- Coordinar las transferencias primarias. V.- Coordinar la entrega-recepción de los responsables de archivo de trámite en lo relativo a la documentación.

63 Instrumentos de control y consulta
LOS INSTRUMENTOS DE CONTROL Y CONSULTA PROPICIAN LA ORGANIZACIÓN, CONSERVACIÓN Y LOCALIZACIÓN EXPEDITA DE LOS ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS. I. Cuadro general de clasificación archivistica. II. Catálogo de disposición documental. III. Inventarios: IV. Guía simple.

64 CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN
ARCHIVÍSTICA •Instrumento técnico que refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de cada dependencia o entidad. •Instrumento que organiza intelectualmente la información y los archivos de una institución que son el reflejo de su quehacer.

65 EJEMPLO DE CUADRO GENERAL DE CLASIFICACION ARCHIVISTICA (AGN)
CODIGO SECCIONES 1C LEGISLACION 2C ASUNTOS JURIDICOS 3C PROGRAMACION, ORGANIZACION Y PRESUPUESTARON 4C RECURSOS HUMANOS 5C RECURSOS FINANCIEROS 6C RECURSOS MATERIALES Y OBRA PUBLICA 7C SERVICIOS GENERALES 8C TECNOLOGIAS Y SERVICIOS DE LA INFORMACION 9C COMUNICACION SOCIAL 10C CONTROL DE AUDITORIA DE ACTIVIDADES PUBLICAS 11C PLANEACION, INFORMACION, EVALUACION Y POLITICAS 12C TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACION

66 CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN
ARCHIVÍSTICA CÓDIGO SECCIONES SERIES 1C Legislación 2C Asuntos Jurídicos 3C Programación, Organización y presupuestación 4C Recursos Humanos 5C Recursos Financieros 6C Recursos Materiales y Obra Pública 7C Servicios Generales 8C Tecnologías y Servicios de la Información 9C Comunicación Social 10C Control y Auditoría de Actividades Públicas 11C Planeación, Información, Evaluación y Políticas Educativas 12C Transparencia y Acceso a la Información 13 Educación básica 14 Educación Media Superior y Superior 15 Registro, Certificación y Servicios a Profesionistas

67 DESCRIPCIÓN/CONTENIDO
SECCIÓN: 1C LEGISLACIÓN SECCION 1C LEGISLACIÓN CÓDIGO SERIES DESCRIPCIÓN/CONTENIDO 1C.1 Disposiciones en la materia Disposiciones legales en materia de legislación federal 1C.2 Programas y Proyectos sobre legislación Instrucciones y estrategias contenidas en programas y proyectos en materia de legislación. 1C.3 Leyes Leyes expedidas por congreso de la unión o congresos locales. 1C.4 Códigos Códigos federales o locales en materia civil, penal, entre otros. 1C.5 Convenios y tratados internacionales Instrumentos jurídicos a nivel internacional 1C.6 Decretos Disposiciones generales denominados decretos. 1C.7 Reglamentos Normas jurídicas para la aplicación o desarrollo de una ley denominado reglamento. 1C.8 Acuerdos Generales Resolución de carácter general denominado acuerdo. 1C.9 Circulares Escritos de carácter general en el que se notifica información 1C.10 Instrumentos Jurídicos consensuales Convenios, bases de colaboración, acuerdos, etc. Instrumentos jurídicos que establecen obligaciones para las partes suscriptoras. 1C.11 Resoluciones Decisiones de autoridad judicial o administrativa 1C.12 Compilaciones jurídicas Cuerpo de obra, extractos de libros, de documentos, normas jurídicas o disposiciones normativas. 1C.13 Diario Oficial (publicaciones en el) Publicaciones del Diario Oficial de y gaceta oficial del Distrito Federal y/o periódicos oficiales de las entidades federativas. 1C.14 *Normas oficiales mexicanas La regulación técnica de observancia obligatoria expedida por las dependencias competentes. 1C.15 Comités y subcomités de normalización Actas y documentos que se generen en comités y subcomités de normalización. 1C.16 Boletín Oficial General del Estado de Sonora (publicaciones en el) Documentos que respalden el desarrollo de una norma oficial mexicana.

68 SECCIONES SUSTANTIVAS
Son aquellas por las que fue creada la institución, es decir sus competencias o funciones principales que le dan origen y la distinguen de otras instituciones. 13S Educación básica 14S Educación media superior y superior 15S Registro, certificación y servicios a profesionistas 13S Educación administrativa 14S Extensión educativa 15S Relaciones internacionales vs

69 CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL
• Identificar las competencias, funciones y actividades de cada unidad administrativa, ésta es la base de los procesos de clasificación de la documentación. • Analizar la relación existente entre las funciones y actividades de una oficina (unidad administrativa). • Identificar las tipologías y series documentales que produce la oficina (no el análisis o valoración de documentos individuales).

70 Ejemplo de codificación para el Cuadro General de Clasificación Archivística:

71 EXPEDIENTE ADMINISTRATIVO Y EXPEDIENTE INFORMATIVO

72 EXPEDIENTE ADMINISTRATIVO O POR ASUNTO
Características de los expedientes administrativos o por asunto: • Son los expedientes conformados por documentos generados por las áreas que son la evidencia del cumplimiento de sus atribuciones. • Son documentos originales que forman un asunto, y deben ser clasificados de acuerdo al CGCA hasta la serie. Debido a que se trata de documentación que tiene valor archivístico, se transfieren al archivo de concentración cuando se dé el cierre del asunto.

73 EXPEDIENTE INFORMATIVO O DE CONTROL
Características de los expedientes informativos o de control: • En general, éstos expedientes están conformados por documentación diversa, copias cuya utilidad reside en información de apoyo para las tareas asignadas. • Su depuración se realiza en el archivo de trámite, con la periodicidad que el área considere necesaria de acuerdo con el manejo o consulta de la documentación contenida. Debido a que se trata de documentación que no tiene valor archivístico, no se transfieren al archivo de concentración. Su clasificación acorde al CGCA es hasta la Sección.

74 IDENTIFICACIÓN DE EXPEDIENTES
Conforme a los Lineamientos del 23 de Marzo de 2012: El marcado de identificación del expediente debe contener como mínimo los siguientes elementos: I. Unidad administrativa; II. Fondo; III. Sección; IV. Serie; V. Número de expediente o clasificador: el número consecutivo que dentro de la serie documental identifica a cada uno de sus expedientes; En la ceja de la portada o guarda exterior del expediente deberá señalarse la nomenclatura asignada a los incisos III, IV y V.

75 IDENTIFICACIÓN DE EXPEDIENTES
VI. Fecha de apertura y, en su caso, de cierre del expediente; VII. Asunto (resumen o descripción del expediente); VIII. Valores documentales; IX. Vigencia documental; X. Número de fojas útiles al cierre del expediente: es el número total de hojas contenidas en los documentos del expediente.

76 CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN
DOCUMENTAL • Es el registro sistemático y normalizado de los valores documentales, la clasificación de la información, los períodos de guarda y el destino final de las series documentales que conforman los fondos de nuestra institución.

77 Clasificación de la Información
CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL Nível Código Identificación Valoración Primaria Clasificación de la Información Vigencias A L C F R AT AC AH Sección 2 Asuntos Jurídicos Serie 2.1 Disposiciones en la materia X 6 4 P 2.2 Programas y proyectos en materia educativa 2.3 Registro y certificación de firmas 3 2.4 Registro y certificación de firmas acreditadas ante la dependencia 2.5 Actuaciones y representaciones en materia legal 2.6 Asistencia, consulta y asesorías 2.7 Estudios, dictámenes e informes (iniciativas de ley, acuerdos, etc.) 2.8 Juicios contra la dependencia 2.9 Juicios de la dependencia 2.10 Amparos 2.11 Interposición de recursos administrativos 2.12 Opiniones técnico jurídicas 2.13 Inspección y designación de peritos 2.14 Desfalcos, peculados, fraudes y cohechos 5 2.15 Notificaciones 2.16 Inconformidades y peticiones 2.17 Delitos y fallas 2.18 Derechos humanos 2.19 Regularización jurídica de los planteles educativos del Estado de Sonora 1 9 A.- Administrativo L.- Legal C.- Contable F.- Fiscal R.- Reservado C.- Confidencial AT.- Archivo de Trámite AC.- Archivo de Concentración AH.- Archivo Histórico I.- Indefinido P.- Permanente

78 TRANSFERENCIA PRIMARIA
Archivo de trámite Archivo de concentración Se refiere al traslado de la documentación inactiva o semiactiva, que ha dejado de tener utilidad inmediata para las funciones de la unidad generadora.

79 TRANSFERENCIA PRIMARIA
Archivo de trámite Archivo de concentración La transferencia debe ser controlada y sistemática, con esta actividad se cede a personal profesional, la custodia de la documentación, con la finalidad de obtener servicios de información eficientes, eficaces y expeditos.

80 TAREAS OPERATIVAS Organizar y conservar los documentos con criterios archivísticos. Tratamiento físico del expediente para transferir la documentación al Archivo de Concentración Revisión y depuración primaria. Compactación de expedientes y eliminación de soportes metálicos. Ordenar e inventariar los documentos transferidos. Coordinar transferencias.

81 PREPARACIÓN PREVIA A LA TRANSFERENCIA PRIMARIA
Revisión y expurgo: Es necesario revisar la documentación contenida en los archivos o expedientes que conforman la remesa que será transferida al Área de Concentración y eliminar toda aquella documentación que no haya sido producida por y para la SEC o bien que no haga referencia a sujetos u objetos de la Institución.

82 Verificar que no falta ningún documento dentro de los expedientes y que no falta ningún expediente dentro de la serie. Verificar la ordenación correcta (numérica, cronológica, alfabética...) de los documentos. Eliminar carpetas de anillos y broches Bacco, así como sustituir fólderes en malas condiciones.

83 INTEGRACIÓN DE LAS CAJAS
• La documentación deberá ordenarse en las cajas de archivo, de acuerdo al número de folio, que se le haya dado a su fólder o carpeta.

84 ELABORACIÓN DE INVENTARIOS
Formato de inventario Cantidad de cajas de que consta la remesa Nombre de la Unidad Generadora Observaciones Nombre y firma de la persona que autoriza la transferencia Nombre y firma de la persona que recibe la transferencia

85 TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS
Los documentos son transferidos al Área de Concentración para su custodia, esta transferencia debe realizarse preferentemente bajo la supervisión del representante de la Unidad Generadora, con recursos de la propia unidad.

86 ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN
Unidad responsable de la administración de documentos cuya consulta es esporádica por parte de las unidades generadoras (semiactivos), y que permanecen en él, hasta el cumplimiento de su ciclo vital y se determina su destino final.

87 Funciones del Archivo de concentración
I.- Recibir de los archivos de trámite la documentación semiactiva. II.- Conservar precautoriamente la documentación semiactiva hasta cumplir su vigencia documental, conforme al catálogo de disposición documental o al cumplir su período de reserva. III.- Solicitar al área coordinadora de archivos de la dependencia o entidad, en su caso, con visto bueno de la unidad administrativa generadora, la liberación de los expedientes para determinar su destino final.

88 Funciones IV. Coadyuvar con el área coordinadora de archivos, la elaboración del cuadro general de clasificación, el catálogo de disposición documental y el inventario general. V. Elaborar los inventarios de baja documental y de transferencia secundaria. VI. Valorar en coordinación con el archivo histórico, en su caso, los documentos y expedientes de las series resguardadas conforme el catálogo de disposición documental (Lineamiento décimo séptimo) VII. Realizar, en su caso, las transferencias secundarias al archivo histórico de la dependencia o entidad, o al Archivo General de la Nación.

89 BENEFICIOS Liberar a las oficinas de los documentos que ya no son necesarios para el trabajo diario, a fin de mejorar el funcionamiento administrativo. Conservar los documentos semiactivos en forma centralizada, lo que permite optimizar los recursos humanos, materiales y financieros, así como la conservación documental, la eficacia y eficiencia en los procesos archivísticos.

90 IMPORTANCIA La conservación de los documentos semiactivos debe responder a criterios de seguridad y rentabilidad. La unidad administrativa que trasfiere sus documentos, delega la responsabilidad de la custodia de la conservación de sus archivos al Archivo de Concentración, pero conserva el derecho exclusivo de la consulta y préstamo, o en su caso, de reactivar uno o varios expedientes. Realizar dichas funciones a bajo costo mediante el aprovechamiento intensivo del espacio y del recurso humano.

91 TRANSFERENCIA SECUNDARIA
Archivo de Concentración Archivo Histórico

92 GRACIAS